人事アウトソーシングとは｜委託できる業務やメリット・デメリットを解説

「アウトソーシング」は、英語の「out（外部）」と「sourcing（調達・業務委託）」を組み合わせた和製英語で、自社の業務を外部委託することを指します。同じ意味の言葉で「アウトソース」という言葉があります。

現在、企業がアウトソーシングできる業務は多岐にわたりますが、人事業務もその一つです。

本記事では、アウトソーシングできる人事業務の内容や、アウトソーシングするメリット・デメリット、アウトソーシングする際にチェックすべきポイントについて解説します。

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アウトソーシングできる人事業務

まずは、人事業務のなかでアウトソーシングできる業務の一例を紹介します。ただし、アウトソーシング先の代行会社によって委託できる業務は異なるため、事前に確認しておくことが大切です。

1.採用業務

採用業務の特徴は、スカウトメールを含む候補者対応や、面接、フォローなど、候補者一人ひとりに合わせた対応が必要になる業務が多い点です。

採用や面接に関わる以下のような業務もアウトソーシング可能です。

• 求人広告作成
• 求人媒体管理
• スカウトメールの対応
• 会社説明会の告知・実施
• 面接日程の調整
• 書類選考
• 候補者対応
• 内定後の内定者フォロー　など

人事業務のなかでも、これらの採用に関わる業務だけをアウトソーシングしたい場合は、採用代行（RPO）への委託がおすすめです。採用代行（RPO）では、採用のプロフェッショナルの知見や経験から、有益なノウハウを得られる可能性もあります。

2.労務管理

社員の情報や雇用契約、社会保険等に関わる以下のような業務もアウトソーシング可能です。

• 勤怠データの集計補助
• 入退社手続き
• 社会保険手続き
• 契約書類作成/管理
• 身上変更登録/管理
• 36協定管理
• 健康診断管理
• 社員問合せ対応

上記のように業務内容は多岐にわたり、申請期限の管理なども不可欠です。

また、法律や税金関係の専門知識が必要になることに加えて、定期的に法改正が行われるので、改正内容に対する迅速な対応も求められます。また、季節によって繁閑の差が大きいことから、アウトソーシング向きの業務といえます。

3.給与計算

人事業務のなかでも、毎月一定の手間がかかる給与計算ですが、これらの業務はアウトソーシングが可能です。

• 給与計算
• 賞与計算
• 年末調整事務
• 給与明細の発行
• 有給休暇の取得状況の管理

これらの業務は専門知識が求められ、社員の人数が多くなるほど負担も大きくなるため、自社で行う場合は毎月一定のコストがかかります。

4.人材育成・研修

人材育成を目的とした研修の準備・運営などもアウトソーシング可能です。

• 対象社員のリストアップ
• 研修内容の決定
• 研修日程や場所の調整
• 講師の選定・打合せ
• 各関係者への連絡
• 当日の進行　など

人事業務のなかでも、人材育成の部分の工数削減につながります。

人事アウトソーシングの種類

人事アウトソーシングに依頼できる業務は多岐にわたるため、アウトソーシングサービスにも複数の種類があります。ここでは、依頼業務別の人事アウトソーシングサービスの種類を解説します。

1. 採用代行

採用活動の設計から実務の実行まで、専門チームが一貫して支援します。人手不足やノウハウ不足を補い、短期採用から通年採用まで柔軟に対応可能です。

• メリット：
  • 採用の質とスピードを両立できる
  • 採用担当者の負担軽減
  • 採用ブランディングの強化も可能

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2. 労務アウトソーシング

法改正に影響を受けやすい労務業務を専門家が代行します。労務リスクへの対応力も備え、安心して運用を任せられます。

• メリット：
  • 法令違反やトラブルの未然防止
  • 専門知識を活かした正確な運用
  • 突発的な対応にも迅速に対応可能

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3. 給与計算アウトソーシング

毎月の定型業務を高精度・高セキュリティで処理します。外部システムとの連携や年末調整にも柔軟に対応可能です。

• メリット：
  • ミスの削減による従業員満足度の向上
  • マイナンバー等の厳格な管理に対応
  • 人事・経理部門の負担を軽減

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4. 教育研修アウトソーシング

新入社員から管理職まで、成長段階に応じた研修プログラムを提供。外部講師やeラーニング活用による柔軟な運用が可能です。

• メリット：
  • 教育内容の最適化と質の向上
  • 社内リソースを割かずに専門的な研修を実施
  • コストの可視化・効率的な人材育成が実現

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アウトソーシングが難しい人事業務

人事業務のなかには、一般的な代行会社にアウトソーシングすることが難しい業務もあります。

例えば、経営戦略と連動させた採用戦略の立案などは、経営層も巻き込んで自社で判断して行う必要があるため、代行会社へ全面的に委託することが難しい場合があります。

経営戦略に関わる部分で、採用の専門家のアドバイスが必要な場合は「採用コンサルティング」の活用がおすすめです。

採用コンサルティングについて、詳しくは以下の記事もお読みください。

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ほかにも、現金や有価証券を直接扱う業務（一例：給与や賞与を社員に現金で手渡しするなどの業務）は、万が一紛失や盗難などが発生した場合のリスクが高いため、対応不可な代行会社が多いようです。

人事業務をアウトソーシングするメリット

人事業務を代行会社にアウトソーシングすることで、どのようなメリットがあるのでしょうか。3つのメリットを紹介します。

自社の担当者がコア業務に注力できる

人事業務には、毎月の勤怠管理や給与計算など、決まったタイミングで繰り返し発生する業務も多く含まれます。これらの業務は利益に直結しない「ノンコア業務」に分類されます。

ノンコア業務自体は付加価値を生まないものの、一定の工数がかかるため、アウトソーシング向きといえます。

ノンコア業務をアウトソーシングすることで、人事担当者は、採用力向上や人材育成など、価値向上につながる「コア業務」に、より多くの時間を割くことができるようになるメリットがあります。

法改正に確実に対応できる

人事労務に関する法律や、社会保険制度などは、定期的に改正が行われます。法改正の内容を理解して対応していかなければ、法律違反となる恐れもあるでしょう。

法律や社会保険制度などに詳しいプロフェッショナルに業務をアウトソーシングすることで、確実に法改正に対応することができます。

代行会社のノウハウを活用できる

代行会社は、さまざまな企業の人事業務に対応してきた実績があり、豊富な知見を持っています。

自社の人事業務をアウトソーシングする過程で、その知見を活かした業務フローの改善や見直しを提案してもらえることもあるでしょう。また、定期的な業務レポートを出してもらうことで、ノウハウとして活用することができ、第三者の視点を貴重な「気づき」として得ることができます。

コスト削減につながることも

特に労務を含めた人事業務は、法律や税金、就業規則などの複雑な専門知識が求められるため、専門スキルを持った人材の採用コストや、スキル習得のための育成コストがかかります。

代行会社へアウトソーシングすることで、アウトソーシングの費用はかかりますが、採用コスト・育成コストを削減できます。

また、担当者がコア業務に注力できることで付加価値を生みやすくなり、結果的にコスト削減につながるケースもあるでしょう。

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人事業務をアウトソーシングするデメリット

一方で、人事業務をアウトソーシングすることによるデメリットもあります。

内製化が難しくなる恐れもある

人事業務のアウトソーシングでは、給与計算や法改正への対応、採用媒体の管理や面接代行など、専門性のある複雑な業務を任せることが可能です。

しかし、これらの業務に関するスキルや知見などを持った社員が自社にいないことで、今後、内製化することが難しくなる恐れもあります。

長期的な視野をもって、アウトソーシングよるコストパフォーマンスを考えることが大切です。

選択する代行会社やプランによっては、コスト増になる場合も

人事業務をアウトソーシングすることで、場合によってはコストパフォーマンスが下がる恐れもあります。

代行会社の選び方によっては、想定よりも多くのコミュニケーションコストがかかったり、方向性の食い違いによる工数増加が発生したり、ミスによる品質低下を招いたりと、結果的にコストが増加してしまうケースがあります。

また、選択するプランやオプションの有無によっても費用が変わるため、コストパフォーマンスを見極めて、適切な代行会社に依頼する必要があります。

人事業務をアウトソーシングする際のチェックポイント

人事業務をアウトソーシングする際に、代行会社を選ぶポイントを紹介します。

料金体系やサービス内容

アウトソーシングにおけるサービス内容は、代行会社やプラン・オプションの有無によっても異なります。まずは「どの人事業務をアウトソーシングしたいか」を洗い出してから、対応してもらえる会社・プランを絞り込みましょう。

絞り込む際には、以下を確認しておきましょう。

• 基本サービスの内容に何が含まれているのか（どこまで対応してもらえるのか）
• オプションの内容（自社に必要かどうか）
• プランの最低契約期間
• 料金体系（定額制・成功報酬制・従量課金制　など）

アウトソーシングしたい業務が「オプション」扱いになっている場合、追加費用が必要になる場合があるため、確認が必要です。

また、料金体系をチェックする際には、自社に合った料金体系を選ぶことも大切です。人事業務のなかでも、賞与計算や採用・面接業務などは、繁閑の差が大きく、「繁忙期だけ委託したい」ケースもあるでしょう。その場合は、定額制で1ヶ月～3ヶ月単位で契約できるプランを選ぶと安心です。

実績・サポート体制

一口に代行会社といっても、得意な業種や職種、企業規模などが異なります。

代行会社の候補を絞ったら、公式Webサイトや資料などをもとに実績をチェックし、自社と同じ業種や職種、同規模の会社への支援実績がある代行会社を選ぶと安心です。

また、サポート体制の確認も大切です。代行会社によって、アウトソーシング業務の担当者が1名のみの場合もあれば、複数名で構成された専任チームが担当する場合もあります。

あわせて、普段のコミュニケーション手段・頻度も確認しておきましょう。目線のずれを防ぐための定例ミーティングは設定されるか、業務レポートを出してもらえるか、といった点を確認しておくことで、コミュニケーション不足による思わぬ工数増加を防ぐことにつながります。

セキュリティ体制

人事業務では、採用候補者や社員の個人情報をはじめ、重要な個人情報を扱うことが多くなります。セキュリティ対策や個人情報保護に関するルールを遵守している代行会社を選びましょう。

セキュリティ体制をチェックするための基準の1つに、「プライバシーマーク®（Pマーク）」があります。

プライバシーマーク®とは、「JIPDEC（一般財団法人 日本情報経済社会推進協会）」が1998年に発足させた制度で、適切に個人情報を取り扱っていることを示す認証マークです。個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の確立・運用など、条件を満たした企業のみが取得できます。

公式Webサイトなどにこのマークがあれば、個人情報を管理している会社であると判断できます。

人事業務をアウトソーシングすることで付加価値を高める

人事業務には、繁閑の差が大きい業務も多く含まれるため、アウトソーシングしやすいといえます。アウトソーシングを効果的に活用することで、人事担当者の負担が軽減されるだけでなく、より付加価値の大きいコア業務に注力できるようになるでしょう。

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