写真：（左）下島様　（右）二場様

株式会社ディー・エヌ・エー（DeNA）は、「一人ひとりに想像を超えるDelightを」をミッションに、エンターテインメントと社会課題の両領域で多彩な事業を展開。ゲームやスポーツ・スマートシティ、ヘルスケアなど、幅広い分野で革新的なサービスを提供しています。

同社は、2021年から採用人数の増加に伴いまるごと人事を導入し、3年以上の長期に渡って継続して利用いただいています。

今回は、同社ヒューマンリソース本部組織開発部の橋本様・二場様・下島様に、まるごと人事導入に至った背景や導入後の効果、長期で契約継続いただいている理由などを伺いました。

採用人数が6~7倍に急増！採用チームをゼロから組成するより、オペレーションは採用代行に依頼することに。

採用代行導入を検討した背景や、当時の採用体制・課題を教えてください。

橋本様：大きなきっかけは、2021年当時、採用チームの人数に対して採用目標人数が急増したことです。

多い年には年間数百名の採用をしていましたが、当社では事業や組織の状況に応じて柔軟に採用人数や採用チームを変容させていたため、導入検討時は少人数で採用活動を行っていました。

ですが、次年度から採用目標人数が増加することになり、ピーク時と同規模である年間数百名の目標となりました。その目標数に対し、今の採用チームのまま、採用オペレーションに対応するメンバーをゼロから育成するのは難易度が高いと判断しました。

当時、リクルーターとして面接〜クロージングまでのコアな採用業務をメインで経験してきたメンバーが多くいたため、採用オペレーションの部分をお任せできる採用代行を探し始めたんです。

採用代行の選定基準と、まるごと人事に決定した理由を教えてください。

橋本様：採用代行を導入するにあたって、計4社程度に相談させてもらいました。最終的にまるごと人事に決めた理由は、柔軟性の高さでした。

当社は採用活動の流動性が高いので、例えば「日程調整とスカウトを複数のポジションで少しずつ対応してほしい」などのニーズがあります。しかし他社のサービスでは日程調整とスカウトが別プランになっており、どちらもまとめて対応できるところは限られていました。

かつ、当時は必要な採用工数やプロジェクト数も見通せていなかったのですが、まるごと人事はその点にも対応できるようなプランを提案してくれ、ここなら臨機応変に対応してもらえそうだと感じました。

細やかなリマインドや提案で、リードタイムを大幅に短縮。複雑な採用オペレーションの型化も実現。

ご導入当初の採用状況と、まるごと人事との業務分担を教えてください。

橋本様：当時は6部門にわたって、20〜25職種ほどの対応を依頼しました。

まるごと人事には日程調整等を中心に、スカウト業務、部門担当者との調整、採用進捗を踏まえた改善施策の提案などをしていただきました。また、まるごと人事導入後しばらくしてからATS（採用管理システム）の移行があり、それに伴う採用オペレーションの再構築も手掛けていただきましたね。

導入当初、特に役立った支援は何でしたか？

二場様：社外の方から採用知見をインプットできたことが大きかったです。私はこれまで営業のキャリアが長く、まるごと人事導入と同時期の2021年頃にHRに異動してきました。営業のバックグラウンドをもつリクルーターとして、社内で採用ノウハウやフローなどのインプットを行いつつ、社外の方からも採用の市況感や具体的な業務の進め方などの採用知見を直接得られる機会は、とても貴重でした。

基本的な採用業務を代行するだけではなく、当時私が気づかなかった点にもプラスアルファで提案いただけたことも助かりましたね。例えば、候補者と社内との調整においても、「こういうコミュニケーションを取ったらスムーズではないでしょうか？」といった提案をしてもらいました。それも、1つではなくいくつかのパターンを揃えて出してくれたので、こちらが比較検討や意思決定しやすい提案をしてくれるのがありがたかったです。

下島様：複雑な個別のオペレーションフローに、フレキシブルに対応いただけたのも良かったです。例えば2部門にまたがった募集の面接設定では、1回の面接の前半と後半で各部門担当者をアサインしていただいたこともありました。

他にも、面接前後に準備と振り返りの時間が欲しいという部門からの個別相談に対しては、面接後の社内ミーティングの予定まで設定していただきました。こういった個別の事象にも柔軟に対応しつつ、ルール化や整備も並行して行ってもらえたことが、とても印象に残っています。

まるごと人事の支援により、特に効果を感じられた点があれば教えてください。

下島様：定期的なリマインドにより、選考のリードタイムが短縮できています。業務都合により各部門担当者の書類選考の回答が、スケジュール通りに得られないことが稀にあります。その際もまるごと人事からリマインドいただくことで、遅延を防ぐことができています。

リマインドも機械的ではなく、「◯◯さん、今お忙しい状況でしょうか？リマインドのご連絡をしても大丈夫ですか？」とリクルーターへ事前に確認していただくなど、配慮してもらえるのもうれしいです。

二場様：社内だけで対応していると、リマインドすることも失念してしまうケースもあります。まるごと人事が各候補者の状況をキャッチアップしながら、社内とのコミュニケーションも配慮して漏れなくスピーディーに対応してもらえるので、安心して任せられています。

橋本様：当社だけではなく、どの会社もリクルーターは本当に毎日忙しい方が多いと思います。日々の業務に追われながら多数の候補者とやりとりするため、どうしても抜け漏れが出てしまうこともあります。

まるごと人事に漏れなく候補者の進捗管理をしてもらえるだけでなく、「◯日間返信がなかったら再連絡する」など、パターン分けされた対応フローを提案してくれたり、テンプレート化していただくことで、採用活動全体のスピード感が上がったと感じています。

流動性の高い採用活動においても、柔軟で質の高い対応をしてもらえることが、長期で契約する理由。

スカウト代行業務において、役に立ったポイントはありますか？

下島様：候補者に響くようなスカウト文面など、積極的に改善案を出していただけることです。当社側で最終的な文面の確認はしつつも、実績に基づいてご提案いただけるのでありがたいです。

スカウトメールの送信頻度についても、送信してから少し期間が空いた候補者に対しての再送を提案していただき、実際に返信につながったこともあります。効果的な解決策をいつも提案していただけていると感じます。

スカウト媒体でも、運用フローを積極的に改善してくださいました。例えば募集ポジションやレイヤー別に、機密性を担保しながら採用に関わるメンバーが確認しやすいように情報管理するなど、スカウトオペレーションのフローも細やかに調整してもらいました。おかげで当社の運用工数も削減できています。

橋本様：当社の場合、1ポジションごとの募集枠が少なく、ポジション数が非常に多い状況です。そのため、枠が埋まったらまた別のポジションを募集するなど、スカウト対応いただくポジションが短期間で変動します。

スカウト代行サービスですと、スカウト送信数◯通・◯ポジションまでと決まっているケースも多いですが、まるごと人事はその点の柔軟性がとても高いと感じます。ターゲット人材のデータベースが少ないポジションの場合には、一旦データベースが枯渇したらすぐ他の媒体も見ていただいたり、他のポジションの優先度を高めたりという提案をしてもらえるのもありがたいです。

スカウトの効果はいかがでしたか？

橋本様：まるごと人事導入前は、当社内に数名のスカウト専門部隊がいて、そこでノウハウを蓄積していました。組織体制の見直しによりスカウト専門部隊がなくなったあと、スカウト業務は他の業務などに押されてどうしても後回しになっていたのですが、まるごと人事が着実にスカウト運用を進めてくださることで、スカウト送信数・決定数を担保できています。

これは、まるごと人事が日々のリマインドを着実に進めてくれていることが大きいですね。毎週決まったタイミングでプッシュしてくれたことにより、スカウト業務が滞らず進行できるようになりました。
まるごと人事という専門家がいることによって、適切なタイミング、適切な内容でリマインドをしてくださっていると感じています。

3年以上ご契約を継続いただいていますが、まるごと人事のどのような点に価値を感じられていますか？

橋本様：当社の事業構造上、多種多様なポジションを採用する必要があり、かつ事業状況に合わせて採用数も変化させるため、非常に流動性が高いです。当社独自の多様性や流動性に対して迅速にキャッチアップし、業務を遂行することを社内工数で担保し完結するのは、かなり難易度が高いと考えています。

まるごと人事の場合はどのポジション、どの面接官に対しても、スピード感をもって高いレベルで対応していただけるので、採用オペレーションのクオリティを担保できています。

まるごと人事とのコミュニケーションはいかがですか？

二場様：基本的にオンラインでのやりとりですが、その点でやりづらさを感じたことはないですね。というのも、チャットでのまるごと人事の文面や背景説明がわかりやすく、こちらが意思決定や返信しやすいようにまとめてくれているので、コミュニケーションがスムーズなんです。

さらに、「OKでしたらこのスタンプを押してください」など、返信の手間が省けるように配慮してもらえるのも助かりますね。次にこういうことが起こるだろうと、常に先を読んでコミュニケーションを取ってくれるので、余計な時間や手間がかからずストレスがないです。部門の面接官ともスムーズに連携できています。

下島様：あとは、レスポンスの早さも助かっていますね。チャットで相談しても、基本的にすぐ返信いただけることが多く、業務が滞ることが少ないです。質の高いコミュニケーションの取り方や文面のまとめ方は、社内のコミュニケーションでも参考にさせてもらっています。

橋本様：コミュニケーションの内容に応じて、オンラインミーティングで細かく話すものと、チャットで確認するものを判断して分けてもらえるのもありがたいですね。

導入してすぐの頃は、当社の背景や状況などを十分に把握いただくため、頻度高くミーティングをしていました。当社の採用業務への理解が高まってからは、ミーティング回数を減らしてチャットに移行したりと、フレキシブルに対応を変えていただけました。そのあとも、背景を確認すべきだと判断したらミーティングでヒアリングするなど、内容に合わせて、当社の工数負担が少なくなるようにコミュニケーション方法を変化させてくれたのがありがたかったです。

単に業務の代行ではなく、採用活動の質が一段上がることがまるごと人事の価値。

今後に向けて、事業や組織の展望をお聞かせください。

二場様：当社の事業の柱には、ゲーム、ライブコミュニティ、スポーツ・スマートシティ、ヘルスケア、メディカルなどがあります。このなかで現状ではゲームやライブコミュニティ、スポーツの売上比率が大きい状況ですが、ヘルスケア、メディカルなどの社会課題領域事業の利益貢献の拡大も目指しています。

加えて、今すでに川崎駅隣接の「川崎新!アリーナシティ・プロジェクト」が動いており、地域密着型事業もさらに強化していくつもりです。

このような事業の拡大に伴って、採用体制も柔軟に変化に対応できる状態を目指していきます。

今後、まるごと人事に期待することはありますか？

二場様：これまでお話ししたように、オペレーション品質・コミュニケーション品質には絶大な信頼を置いています。また、今お伝えした事業拡大に伴って、今後もプロジェクト内容や対応数が変動することが予想されます。引き続き、今の品質や柔軟性の高さを維持しながらご支援いただけるとありがたいですね。

橋本様：これまでの支援のなかでも、ベストな採用オペレーションを構築してくださったと思っています。一方で採用手法や媒体のトレンドは年々変わりますので、その時々で良い採用手法、採用オペレーションに改善していく余地があれば、ぜひご提案をいただけるとうれしいです。

まるごと人事をご検討されている企業様に向けて、メッセージをお願いいたします。

二場様：まるごと人事に依頼する大きなメリットは、豊富な採用知見を活かしたコミュニケーションやオペレーション品質が担保できる点だと思います。それらをお任せするだけではなく、一緒に進めていくことで自社内にも採用知見が蓄積できるので、自社の採用活動の品質も一段上がるのではないでしょうか。単に何時間稼働して業務をお任せする、という以上の価値があると思います。

下島様：まるごと人事にオペレーションやコーディネーター、スカウト業務などをお任せすることで、採用担当は本質的な採用業務に注力できます。

例えば採用課題について採用部門へのヒアリングや、候補者の方への対応などです。普段の採用業務に追われて、重要度が高いけれども緊急度が低い業務になかなか着手できていない採用担当の方には、まるごと人事は本当におすすめです。

また今日お話ししたように、これまで当社の「選考フローをこうしたい」といった個別依頼にも、本当に柔軟かつスピーディーに対応していただけました。当社のような様々な選考フロー、ニーズにも細かく対応いただけた実績があるため、スタートアップでもある程度オペレーションが確立された大企業などでも、どんな企業にも状況に応じた対応ができるのではないかと思います。

橋本様：自社の採用担当が1～2名ほどで、本当はあと1名欲しいけれど新たに採用するまでではないケースは多いと思います。そのような企業こそ、まるごと人事を導入することで、自社の採用担当だけだとどうしても取りこぼしてしまうようなタスクや日程調整などを細やかにサポートしてもらえるので、より採用活動が円滑に進むと思います。

業務委託やアウトソースをする際、コミュニケーションコストがかかり、結局自分で対応したほうが早いのではないかという懸念もあると思います。当社でも長年複数のプロジェクトをお任せしていましたが、まるごと人事ではその心配がまったくなかったので、安心してお任せできると思います。

（インタビュー実施日：2024年9月30日）

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