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2023.09.05 更新日:2024.05.09
この記事の監修者:今 啓亮

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採用代行(RPO)の活用事例|成功のポイントも紹介

採用代行(RPO)の活用事例|成功のポイントも紹介

自社に必要な人材を効果的に確保するために活用できる採用代行(RPO)。自社に合った採用代行サービスを選び、定期的なコミュニケーションをとりながら採用活動を二人三脚で進めていくことが採用成功の鍵になります。

本記事では、採用代行(RPO)に依頼できる業務や、採用代行の活用事例を紹介します。また、失敗例や成功のためのポイントもお伝えします。

関連動画採用代行(RPO)の代表が語る「採用代行」の種類と特徴

採用代行(RPO)に依頼できる業務

Handsome businessman boss or HR specialist having an interview with job applicant and male candidates waiting.

まずは、採用代行に依頼できる業務の例を見ていきましょう。ただし、採用代行を提供する会社によって、依頼できる範囲は異なるため、依頼前に必ず確認することが大切です。

 

採用計画

  • 採用課題の明確化
  • 採用ターゲットやペルソナの設計
  • スケジュール設定
  • キーメッセージの作成
  • 選考プロセス設計 など

採用代行サービスによっても異なりますが、自社の採用課題を洗い出し、その課題を解決するための採用計画の立案から依頼できる場合があります。

自社に必要な人材を明確化したり、採用ターゲットを設定したりといった重要なプロセスにおいて、アドバイスを求めることもできます。

採用計画に関する業務は、直接候補者に関わるわけではないものの、採用の成功を左右する重要なプロセスです。

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母集団形成(募集)

  • 求人媒体の選定、求人広告作成
  • スカウトメールの作成と送信
  • 採用イベントの企画、運営 など

自社の採用課題やターゲットに合わせて、適した求人媒体を選定し、求人広告を作成します。ダイレクトリクルーティングの場合は、スカウトメールを作成・送信します。

採用代行サービスの担当者は、採用市場に関する豊富なノウハウを有しているため、そのノウハウを活かして、候補者に響くスカウトメールや求人広告の作成を期待できます。

 

候補者対応・選考

  • 応募や選考に関わる連絡業務
  • 応募書類の管理や選定(スクリーニング)
  • Webテストの実施
  • 面接日程の調整
  • 面接会場の確保
  • 面接代行 
  • 合否連絡 など

面接日程の調整や、当日の面接代行、合否連絡などを任せられるサービスもあります。特に、応募者の管理や連絡業務は、応募者が多くなるほど工数が増え、採用担当者の業務負荷が大きくなりやすいものです。

応募者との連絡業務だけでも採用代行に任せることで工数が削減され、採用担当者が他のコア業務に注力できるようになります。

 

内定

  • 内定の連絡
  • 内定辞退者への連絡やヒアリング
  • 内定者向けのイベント企画(研修や懇親会など)
  • 入社書類の作成 など

内定者への連絡や、内定辞退者へのヒアリングなど、選考が終了した後のフォローに対応してくれる採用代行サービスもあります。内定後に定期的なフォローメールを送ったり、懇親会を開いたりとコミュニケーションを継続させることで、内定辞退を防ぎます。

 

採用代行(RPO)の活用事例

Successful trader or businessman in the workplace. New start up venture concept

採用代行によっては、エンジニアやクリエイターなど特定の職種に強い場合があります。また、新卒や中途採用などの採用方法の対応範囲も異なります。

ここからは、採用代行の活用事例を、まるごと人事の導入事例からいくつかご紹介します。

 

新卒採用における活用事例

採用課題

  • 新卒採用における社内のリソースが不足していた
  • 採用担当者の採用ノウハウが十分ではなかった

採用代行に依頼したこと

  • 応募者対応
  • エントリーした学生への対応
  • 説明会の案内 など

採用成果

  • エントリー数や説明会の予約数が増え、母集団形成に成功

 

新卒採用に対応できる採用担当者が不足していたリファインホールディングス株式会社では、自社の魅力が伝わる募集文の作成や、エントリーした学生への細やかな対応などを採用代行に依頼。採用の専門家によるノウハウを生かして魅力訴求に注力したところ、興味をもってくれる学生が増え、エントリー数が2倍、説明会の予約数が3倍も増加しました。

参考記事:

 

中途採用における活用事例

採用課題

  • 数十人という採用目標を達成するための、社内リソースが不足していた。
  • 職種ごとにそれぞれの魅力訴求が必要だった。

採用代行に依頼したこと

  • 母集団形成
  • エージェントとのコミュニケーション
  • 募集文面、スカウトメール作成
  • 応募者対応 など

採用成果

  • スカウトの返信率が上がり、1年で20名以上の採用に成功

 

チーターデジタル株式会社では、事業拡大により採用を加速させる必要がありましたが、採用活動に対応できる社内リソースが不足していました。そこで採用代行に母集団形成やスカウト対応などを依頼。ターゲットに沿った内容になるように何度も試行錯誤しながら、募集文面やスカウト文面をブラッシュアップしていき、結果的にスカウトの返信率が急増。年間で20名以上もの採用に成功しました。

参考記事:

 

エンジニア採用における活用事例

採用課題

  • 社内の採用ノウハウが不十分だった。
  • スカウト返信率が低かった。

採用代行に依頼したこと

  • オペレーション全般
  • スカウト業務 など

採用成果

  • スカウトの返信率が上がり、エンジニアとデザイナー各1名ずつの採用に成功

 

株式会社EventHubでは、採用代行にオペレーションとスカウト業務全般を依頼しました。一般的にエンジニアの採用は難度が高いといわれており、同社もなかなかスカウト返信率が上がらないといった課題がありました。そこで採用代行では、スカウト文面を定期的にブラッシュアップし、送信したあとも定期的に候補者とコミュニケーションを取り続けるなど、きめ細かに対応。結果的にスカウト返信率が上がり、求めていたエンジニア人材の採用につながりました。

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採用代行(RPO)における失敗例と対応策

To do list,time management and deadline concept. Vector illustration

採用代行における失敗例には、どのようなパターンがあるのでしょうか? 対策とあわせていくつか紹介します。

 

依頼までに負担・時間がかかる

採用代行によっては、依頼する際に依頼内容をまとめたマニュアルを自社で作成しておかなければならないこともあります。その場合は、サービス開始までに時間がかかることもあるでしょう。

採用代行への依頼を決めたら、採用目標時期から逆算して、なるべく余裕をもって依頼することが重要です。

 

求めていた業務品質に満たない

採用代行に依頼する際は、業務範囲や支援体制を把握しておかないと、求めていたクオリティとのギャップを感じることもあります。また、自社の採用課題をしっかりと把握しておかないと、せっかく導入しても活用しきれない場合があります。

 

採用代行の支援体制については、以下のポイントを確認しておきましょう。

  • 専任の担当者がつくのか
  • 何名で対応するのか
  • どのように/どのくらいの頻度で担当者とコミュニケーションをとるのか

導入後に、採用代行の担当者と定期的にコミュニケーションをとり、その都度期待値をすり合わせていくことも大切です。

 

評価基準・ターゲットがずれていた

評価基準やターゲットのずれに気づかないまま選考を進めてしまうと、結果的にミスマッチや採用活動の長期化につながってしまう恐れもあります。

ずれがあった場合、すぐに気づいて軌道修正できるようにするためにも、定期的な進捗確認が不可欠です。採用代行と自社で定期的に進捗ミーティングを行ない、目線が合っているかを確認しておきましょう。

 

採用代行(RPO)活用における成功のポイント

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最後に、採用代行を効果的に活用するためのポイントをお伝えします。

 

依頼する業務範囲を明確化する

採用代行に依頼する業務の範囲を明確にしておきましょう。

例えば、同じ面接に関する業務でも、当日の面接官代行のみに対応しているサービスもあれば、面接日程の調整から面接会場の手配、応募者への連絡、面接後のフォローまで行なってくれる採用代行もあります。

予算とも相談しつつ、依頼する部分に迷ったら、まずは採用媒体の選定や運用、応募者への連絡対応、面接の日時設定などのノンコア業務から依頼するのがおすすめです。

 

自社の課題・目的に合う採用代行(RPO)を選ぶ

前述のとおり、一口に採用代行といっても、強みのある領域は異なります、自社の採用課題を解決できる知見や実績がある採用代行を選ぶことが大切です。

もちろんコスト面での比較も重要ですが、まずは「自社の採用課題を理解して解決できるか」という点を重視して採用代行を選ぶことをおすすめします。

 

繁忙期にスポット依頼するのも一つの手

採用代行サービスによっては、短期契約が可能な場合もあります。その場合、繁忙期の数ヶ月間だけ、採用代行にスポット依頼するのも一案です。

特に、採用のスケジュールがほぼ統一されている新卒採用は、採用活動における繁閑期と繁忙期があります。面接の実施時期など、採用担当者の負担が大きくなる繁忙期に合わせて採用代行に依頼することで、より効率的に採用活動を行えるでしょう。

 

ポイントを押さえて、採用代行の効果的な活用を

Recruitment agency and five cv resume. Business people looking for workers and hiring, recruiting concept.

採用代行を活用することで、自社の採用担当者の工数や負担を大きく削減できるとともに、採用の知見が豊富なプロフェッショナルに任せることで、採用力を高めることにもつながります。本記事で紹介したポイントを確認して、採用代行の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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この記事の監修者:今 啓亮
この記事の監修者:今 啓亮

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2015年に東京でマルゴト株式会社(旧社名:株式会社ビーグローバル)を創業。
スタートアップから大手企業まで幅広く採用関連のプロジェクトに携わった後、2017年に月額制の採用代行”まるごと人事”の提供を開始。
2021年にバックオフィス代行”まるごと管理部”も開始。
「理想のサービスと理想の職場を同時実現する」を経営理念に掲げ、全員がフルリモートで働くユニークな組織運営を行う。
2022年に本社住所を東京から札幌に移転し、自身も関東から札幌に移住。

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