採用代行（RPO）の活用事例｜成功のポイントも紹介

自社に必要な人材を効果的に確保するために活用できる採用代行（RPO）。自社に合った採用代行サービスを選び、定期的なコミュニケーションをとりながら採用活動を二人三脚で進めていくことが採用成功の鍵になります。

本記事では、採用代行（RPO）に依頼できる業務や、採用代行の活用事例を紹介します。また、失敗例や成功のためのポイントもお伝えします。

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関連動画：採用代行（RPO）の代表が語る「採用代行」の種類と特徴

採用代行（RPO）に依頼できる業務

まずは、採用代行に依頼できる業務の例を見ていきましょう。ただし、採用代行を提供する会社によって、依頼できる範囲は異なるため、依頼前に必ず確認することが大切です。

採用計画

• 採用課題の明確化
• 採用ターゲットやペルソナの設計
• スケジュール設定
• キーメッセージの作成
• 選考プロセス設計　など

採用代行サービスによっても異なりますが、自社の採用課題を洗い出し、その課題を解決するための採用計画の立案から依頼できる場合があります。

自社に必要な人材を明確化したり、採用ターゲットを設定したりといった重要なプロセスにおいて、アドバイスを求めることもできます。

採用計画に関する業務は、直接候補者に関わるわけではないものの、採用の成功を左右する重要なプロセスです。

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母集団形成（募集）

• 求人媒体の選定、求人広告作成
• スカウトメールの作成と送信
• 採用イベントの企画、運営　など

自社の採用課題やターゲットに合わせて、適した求人媒体を選定し、求人広告を作成します。ダイレクトリクルーティング１の場合は、スカウトメールを作成・送信します。

採用代行サービスの担当者は、採用市場に関する豊富なノウハウを有しているため、そのノウハウを活かして、候補者に響くスカウトメールや求人広告の作成を期待できます。

候補者対応・選考

• 応募や選考に関わる連絡業務
• 応募書類の管理や選定（スクリーニング）
• Webテストの実施
• 面接日程の調整
• 面接会場の確保
• 面接代行
• 合否連絡　など

面接日程の調整や、当日の面接代行、合否連絡などを任せられるサービスもあります。特に、応募者の管理や連絡業務は、応募者が多くなるほど工数が増え、採用担当者の業務負荷が大きくなりやすいものです。

応募者との連絡業務だけでも採用代行に任せることで工数が削減され、採用担当者が他のコア業務に注力できるようになります。

内定

• 内定の連絡
• 内定辞退者への連絡やヒアリング
• 内定者向けのイベント企画（研修や懇親会など）
• 入社書類の作成　など

内定者への連絡や、内定辞退者へのヒアリングなど、選考が終了した後のフォローに対応してくれる採用代行サービスもあります。内定後に定期的なフォローメールを送ったり、懇親会を開いたりとコミュニケーションを継続させることで、内定辞退を防ぎます。

採用代行（RPO）の活用事例

採用代行によっては、エンジニアやクリエイターなど特定の職種に強い場合があります。また、新卒や中途採用などの採用方法の対応範囲も異なります。

ここからは、採用代行の活用事例を、まるごと人事の導入事例からいくつかご紹介します。

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新卒採用における活用事例

採用課題

• 新卒採用における社内のリソースが不足していた
• 採用担当者の採用ノウハウが十分ではなかった

採用代行に依頼したこと

• 応募者対応
• エントリーした学生への対応
• 説明会の案内　など

採用成果

• エントリー数や説明会の予約数が増え、母集団形成に成功

新卒採用に対応できる採用担当者が不足していたリファインホールディングス株式会社では、自社の魅力が伝わる募集文の作成や、エントリーした学生への細やかな対応などを採用代行に依頼。採用の専門家によるノウハウを生かして魅力訴求に注力したところ、興味をもってくれる学生が増え、エントリー数が2倍、説明会の予約数が3倍も増加しました。

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中途採用における活用事例

採用課題

• 数十人という採用目標を達成するための、社内リソースが不足していた。
• 職種ごとにそれぞれの魅力訴求が必要だった。

採用代行に依頼したこと

• 母集団形成
• エージェントとのコミュニケーション
• 募集文面、スカウトメール作成
• 応募者対応　など

採用成果

• スカウトの返信率が上がり、1年で20名以上の採用に成功

チーターデジタル株式会社では、事業拡大により採用を加速させる必要がありましたが、採用活動に対応できる社内リソースが不足していました。そこで採用代行に母集団形成やスカウト対応などを依頼。ターゲットに沿った内容になるように何度も試行錯誤しながら、募集文面やスカウト文面をブラッシュアップしていき、結果的にスカウトの返信率が急増。年間で20名以上もの採用に成功しました。

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エンジニア採用における活用事例

採用課題

• 社内の採用ノウハウが不十分だった。
• スカウト返信率が低かった。

採用代行に依頼したこと

• オペレーション全般
• スカウト業務　など

採用成果

• スカウトの返信率が上がり、エンジニアとデザイナー各1名ずつの採用に成功

株式会社EventHubでは、採用代行にオペレーションとスカウト業務全般を依頼しました。一般的にエンジニアの採用は難度が高いといわれており、同社もなかなかスカウト返信率が上がらないといった課題がありました。そこで採用代行では、スカウト文面を定期的にブラッシュアップし、送信したあとも定期的に候補者とコミュニケーションを取り続けるなど、きめ細かに対応。結果的にスカウト返信率が上がり、求めていたエンジニア人材の採用につながりました。

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【エンジニア採用】採用代行（RPO）活用事例

エンジニア採用でお悩みの企業さまや担当者の方はぜひ参考にしてください。

テックリード採用の母集団を広げ、安定したスカウト運用体制を確立

EC業界／従業員数201〜500名／支援期間5年5ヶ月（2020年9月導入）
BASE株式会社の導入事例

導入後の成果
業務分担の体制が整い、滞っていた採用活動が一気に前進。ターゲットの再設計により、これまでリーチできなかった層まで含む精度の高い母集団を形成できた。スカウト送信数を継続的に担保できるようになり、カジュアル面談への導線も強化。

抱えていた課題
コロナ禍でEC需要が急拡大し、採用ニーズも急増。一方で社内の採用チームはリソースが不足し、各部門へのダイレクトリクルーティング支援、特にスカウト候補者のピックアップに十分な時間を割けずにいた。

なかでもテックリードは需要が高く人材が不足しがちな職種で、データベースを検索してもマッチする候補者に出会えず、ターゲット設定の視野が狭まっていた。

実施した施策
まるごと人事が、エンジニア・マーケティング・広報・バックオフィスなど多職種のスカウトピックアップを担当。「なぜ採用したいのか」「なぜその人物像を求めるのか」まで深くヒアリングし、精度の高い候補者リストを提供した。

テックリード採用では、重要な要件は維持したまま、登録者数の多い検索条件（Java・Laravelの経験、建設業・製造業など他業界の人材）を新たに提案。

いきなり広げず無理のない範囲で段階的に条件を緩和し、母集団の幅と質のバランスを最適化した。

まるごと人事への評価
「単なる作業代行ではなく、社内にコミットして伴走してくれる」「自社メンバーのような温度感でワンチームで動いてくれる」と評価。採用市場の動向を踏まえた提案や、複数の異なる職種を同時並行で柔軟にさばく対応力も心強かったという。
人事が本来の価値を発揮するための不可欠なパートナーと位置づけている。（インタビュー実施日：2025年12月）

前年比3倍の採用目標人数を達成、エンジニア採用の現場連携を強化

IT/通信業界／従業員数51〜200名／支援期間2年（2023年6月導入）

株式会社メドコムの事例

導入後の成果
導入から約1年で、2023年度は前年度の約3倍の採用目標人数を達成。現場連携の強化によりスカウト候補者のピックアップ精度が高まり、ターゲットを広げてスカウト送信数も担保。

これまで返信率の低かったポジションでも、返信率の改善と面談数の増加につながった。

抱えていた課題
事業拡大に伴い、毎月2〜3名・年間20〜30名の採用が急務で、特にエンジニア採用を急ぐ必要があった。一方、採用体制は経営企画や広報を兼任する2名のみ。

年間200〜300名規模の面接をこなすなかでリソースが逼迫し、社内にエンジニア採用のノウハウも不足、母集団形成にも苦戦していた。

実施した施策
まるごと人事が、面接の日程調整、エンジニア部門への要件ヒアリングによるJD作成、スカウト文面作成、候補者ピックアップ、スカウト送付までを一括で支援。数値分析にもとづく改善案の提案やAIを活用した文面ブラッシュアップを重ねた。

毎週1回の定例ミーティングで課題をタイムリーに共有し、壁打ちしながら改善を即実行。まるごと人事が直接同社のエンジニアとコミュニケーションを取ることで現場との連携を強化し、要件の解像度とターゲット像を明確にした。

まるごと人事への評価
「イチから説明しなくても意図を汲み取って自発的に動いてくれる」「外部委託というより、自社メンバーの一員としてワンチームで動いている感覚」と評価。指示を仰ぐのではなくA案・B案・C案と具体的な選択肢を示す進め方や、市況・他社事例を踏まえたコンサル的な提案も信頼につながったという。

採用方針の変化が多いベンチャー企業にこそ勧めたいパートナーと位置づけている。（インタビュー実施日：2025年3月）

ハイクラスのエンジニア採用に成功、BizDev含む計4名を採用

SaaS/アプリケーション業界／従業員数0〜50名／支援期間2年1ヶ月以上（2023年3月導入）

株式会社Azit様の事例

導入後の成果
2024年にはBizDev・PdM・エンジニアなど計4名を採用。継続的に質の高いスカウトを担保しつつ、定期的な数値報告と改善提案により、業務を任せながらも社内が常に状況を把握し課題に気付ける状態を維持できた。

エンジニア採用という職種理解の難しい領域でも、まるごと人事が作成したスカウト文面にCTOから良い反応が得られ、安心して任せられる体制が整った。

抱えていた課題
事業拡大に向けて採用を加速するフェーズだったが、採用担当が不在で、代表自らがスカウトやカジュアル面談を担っていた。当然リソースは逼迫し、行動量も限られていた。

社内ではコア業務に集中するためバックオフィス全般の外注比率を高めたい意向があり、加えてスカウト運用の経験があり自社にカルチャーマッチする採用担当者の確保自体が難しい、という事情もあった。

実施した施策
BizDevをメインにPdMやサーバーサイドなどのエンジニア採用について、スカウトでの母集団形成から候補者対応までを一貫して担当。担当者が自走し、ほぼ毎週、数値報告と改善提案を実施した。

新しいポジションが出るたびに面接へ同席して目線を合わせ、採用プロセスにまで入り込んで職種理解を深化。送信数だけでなく「スカウトした候補者が入社後どう活躍できるか」まで見据えて設計した。媒体・エージェント選定では複数社を比較したうえで最適案を提案。

まるごと人事への評価
「外注にもかかわらず、内製と同じ水準でコミットしてくれる」「社内の人間と同じ視点でサポートしてもらえる」と評価。依頼せずとも担当者から施策提案が上がる進め方や、KPIに偏りすぎず変化の多いスタートアップに柔軟に対応する姿勢を高く評価し、「結局大切なのは人」としてチーム継続を望んでいる。

組織をスケールさせたいスタートアップには、内製と外注を組み合わせたハイブリッドの人事体制を勧めている。（インタビュー実施日：2024年10月）

採用代行（RPO）における失敗例と対応策

採用代行における失敗例には、どのようなパターンがあるのでしょうか？　対策とあわせていくつか紹介します。

依頼までに負担・時間がかかる

採用代行によっては、依頼する際に依頼内容をまとめたマニュアルを自社で作成しておかなければならないこともあります。その場合は、サービス開始までに時間がかかることもあるでしょう。

採用代行への依頼を決めたら、採用目標時期から逆算して、なるべく余裕をもって依頼することが重要です。

求めていた業務品質に満たない

採用代行に依頼する際は、業務範囲や支援体制を把握しておかないと、求めていたクオリティとのギャップを感じることもあります。また、自社の採用課題をしっかりと把握しておかないと、せっかく導入しても活用しきれない場合があります。

採用代行の支援体制については、以下のポイントを確認しておきましょう。

• 専任の担当者がつくのか
• 何名で対応するのか
• どのように／どのくらいの頻度で担当者とコミュニケーションをとるのか

導入後に、採用代行の担当者と定期的にコミュニケーションをとり、その都度期待値をすり合わせていくことも大切です。

評価基準・ターゲットがずれていた

評価基準やターゲットのずれに気づかないまま選考を進めてしまうと、結果的にミスマッチや採用活動の長期化につながってしまう恐れもあります。

ずれがあった場合、すぐに気づいて軌道修正できるようにするためにも、定期的な進捗確認が不可欠です。採用代行と自社で定期的に進捗ミーティングを行ない、目線が合っているかを確認しておきましょう。

採用代行（RPO）活用における成功のポイント

最後に、採用代行を効果的に活用するためのポイントをお伝えします。

依頼する業務範囲を明確化する

採用代行に依頼する業務の範囲を明確にしておきましょう。

例えば、同じ面接に関する業務でも、当日の面接官代行のみに対応しているサービスもあれば、面接日程の調整から面接会場の手配、応募者への連絡、面接後のフォローまで行なってくれる採用代行もあります。

予算とも相談しつつ、依頼する部分に迷ったら、まずは採用媒体の選定や運用、応募者への連絡対応、面接の日時設定などのノンコア業務から依頼するのがおすすめです。

自社の課題・目的に合う採用代行（RPO）を選ぶ

前述のとおり、一口に採用代行といっても、強みのある領域は異なります、自社の採用課題を解決できる知見や実績がある採用代行を選ぶことが大切です。

もちろんコスト面での比較も重要ですが、まずは「自社の採用課題を理解して解決できるか」という点を重視して採用代行を選ぶことをおすすめします。

繁忙期にスポット依頼するのも一つの手

採用代行サービスによっては、短期契約が可能な場合もあります。その場合、繁忙期の数ヶ月間だけ、採用代行にスポット依頼するのも一案です。

特に、採用のスケジュールがほぼ統一されている新卒採用は、採用活動における繁閑期と繁忙期があります。面接の実施時期など、採用担当者の負担が大きくなる繁忙期に合わせて採用代行に依頼することで、より効率的に採用活動を行えるでしょう。

ポイントを押さえて、採用代行の効果的な活用を

採用代行を活用することで、自社の採用担当者の工数や負担を大きく削減できるとともに、採用の知見が豊富なプロフェッショナルに任せることで、採用力を高めることにもつながります。本記事で紹介したポイントを確認して、採用代行の活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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