採用難を背景に企業自ら候補者にアプローチをする、スカウト型採用が注目されています。

しかし、スカウト型採用は運用の業務負荷が大きく、成果が出るまでには一定の時間が必要です。そこで、スカウト型採用の運用リソースやノウハウの確保が難しい企業において、スカウト代行サービスの活用が広まっていることをご存知でしょうか。

今回はスカウト代行サービスに委託できる業務や選定時のポイント、サービスの比較を紹介します。

スカウト型採用は、ダイレクトリクルーティングとも呼ばれ、求人媒体に登録している人材に対して、企業がメッセージを送り、直接アプローチをする採用手法です。

従来の採用においては、求人を人材紹介会社に依頼をした後や求人サイトに掲載した後は、応募や紹介があるまで「待つ」しかありませんでした。一方、スカウト型採用は、企業が自社にマッチする候補者を自ら探してアプローチする「攻め」の採用手法と言えます。

参考：スカウト型採用とは？サービス選定のポイントやメリット・デメリットを解説

スカウト代行サービスとは、候補者の選定や、スカウトメールの文面作成などのスカウト業務を企業に代わって代行するサービスです。

スカウト型採用は採用ターゲットに対して企業から直接アプローチができる一方、採用担当者の業務負荷が増えるというデメリットがあります。

スカウト代行サービスを活用することで、採用担当者の工数を抑えられるだけでなく、スカウト代行サービスの担当者が持っている知見を活かしたスカウト業務を期待できます。

採用代行（RPO）サービスとの違い

採用代行（RPO）とは、企業の採用業務のほぼ全てを代行できるサービスです。

スカウト代行サービスに委託できる業務はスカウト業務に特化していますが、採用代行（RPO）の業務範囲は、スカウト代行サービスに比べて幅広く、採用活動全般に及びます。

たとえば、採用戦略の設計や立案、募集文の作成、スカウト業務や面接の日程調整などが挙げられ、そうした業務を一括して、または一部を委託できます。

ここではスカウト代行サービスに委託できる業務を紹介します。

スカウト型採用は候補者にスカウトメールを送信するだけではなく、継続的に運用を続けPCDAを回して改善を図ることで成果が見込める採用手法です。スカウト代行サービスを活用する際には、単発での依頼ではなく、中長期的にサポートをしてもらえるサービスを検討しましょう。

1.ペルソナ設計

スカウト型採用は、はじめに採用ターゲットの具体的な人物像を設定（※採用ペルソナ）します。

採用ペルソナの設計は、この後のどの媒体を活用したらよいか、どのような条件で候補者を検索したらよいか、どんなメッセージを送るのがよいかなどを検討する上で重要なプロセスです。

スカウト代行サービスなら職種やポジション、候補者の属性や志向性を踏まえた採用ペルソナの設計も期待できます。

2. 媒体の選定

採用ターゲットによって、アプローチに最適なスカウト型サービスは異なります。

そのため、スカウト型サービスの選定にあたっては、それぞれのサービスがもつ特徴を把握することが必須です。

サービスやプランを選ぶ際には、スカウト代行サービスの担当者にアドバイスをもらうのがおすすめです。さまざまな媒体運用の経験があるため、第三者的な視点で助言をもらえるでしょう。

3. 募集文・スカウトメール文面作成

候補者に向けた募集文・スカウトメール文面で訴求すべきポイントは、採用ターゲットの職種、所属する業界、会社や志向性などによって異なります。

スカウト代行サービスの担当者知見をもとにスカウトメールの作成もしてもらえるため、自社が採用したい人材に向けたライティングが期待できます。

4. 候補者のリストアップ

スカウトメールを送る候補者を、ペルソナ設計をもとにリストアップします。

希少な人材のピックアップにあたっては、送信できる候補者が少ない場合もあるため、検索条件をこまかく調整しながら検索することが必要です。     

検索条件は粒度が粗すぎても自社にマッチしない人材が含まれてしまい、細かすぎても候補者が少なすぎるなど調整が難しい作業です。こうした候補者の選定にあたってもスカウト代行サービスなら、検索方法や条件などに関する知見も期待できます。

5. スカウトメール文面のカスタマイズ・送信

スカウトメールは候補者ごとに文面のカスタマイズを行うことで、返信率の改善が期待できます。

送信方法には候補者に対して一人ひとりオリジナルの文面を作成し、個別に送る「個別送信型」と、候補者に同じ文章を一斉に送る「一斉送信型」の2種類があります。スカウトメール文面を候補者に一斉に送る「一斉送信型」は一度に多くの候補者に対してアプローチが可能です。

しかし、候補者に自社への興味を持ってもらうためには、受け取り側に「自分だけに送られている」と思ってもらえる「個別送信型」によるオリジナルの文面が望ましいでしょう。

スカウト代行サービスであれば、運用の知見を生かして候補者の属性や志向性などから、アプローチすべきポイントや切り口を工夫したスカウトメール文面の作成が期待できます。スカウトメールの返信率の向上にもつながるでしょう。

6. 返信後の対応（面接の日程調整）

スカウト型採用の場合、自社が採用したい人材からの応募となるため、基本的にカジュアル面談や初回の面接は確約した上で進めるケースが多くなります。候補者から返信が届いたら、早めに日程調整を行いましょう。

CX（候補者体験）の向上には日程調整のスピード感も重要です。

スカウト代行サービスの活用によって、採用担当者だけでは対応しきれない業務の代行も可能なため、安定した候補者対応が見込めます。

7. フィードバック・改善

​​スカウト型採用による成果を出すためには、PDCAを回してスカウトの精度を上げていくことが重要です。しかし、自社でゼロからノウハウを蓄積し、成果を出すには一定の時間がかかります。

スカウト代行サービスはさまざまな業界、職種やポジションにおいて媒体の運用経験があります。そのため、運用で培ったノウハウをもとに改善策の立案ができ、スカウトの精度の向上を期待できます。     

スカウト代行サービスの料金形態は月額制と従量課金制の2つに分類されます。

サービスによって料金形態や費用にはばらつきがあるので、予算を踏まえ、自社に合ったサービスを選びましょう。

月額制

月額制のサービスはスカウト業務のみに留まらず、採用業務全般の代行や採用成功に向けた助言も可能な場合が多いです。

20万円／月以上の価格設定が相場ですが、中には10万円／月を下回るサービスもあります。

採用は重要な業務だからこそ、費用面だけではなく、実績や支援体制などを踏まえて信頼できるサービス選びがポイントです。

従量課金制

従量課金制はスカウトスカウト業務の範囲によって金額が異なる料金形態です。

たとえば、スカウトメールの送信のみや、スカウトメールの送信と面接の日程調整といった業務を単発で依頼することも可能です。

ここではスカウト代行サービスを選ぶ際のポイントをお伝えします。

1. 採用ターゲット層とのマッチ度
2. 対応してもらう範囲
3. 情報共有や返事のスピード感
4. 導入実績・運用実績の有無
5. クオリティ担保のための支援体制

1. 採用ターゲットにマッチしているか

スカウト代行サービスによって、得意とする領域や対応可能な業務が異なります。

たとえば、得意とする領域は新卒向け、中途向け、職種ごとなどサービスによってさまざまです。そのため各サービスの特徴や強みを把握し、自社の採用ターゲットにマッチしたスカウト代行サービスを選びましょう。

2. 対応してもらう業務範囲を整理する

前述の通り、スカウト代行サービスはそれぞれ強みや対応できる業務範囲が異なります。

そのため、あらかじめ社内のリソースを踏まえて、なにを・どこまでスカウト代行サービスに委託するのかを整理しておきましょう。

また、スカウト業務に限らず、採用活動全般に課題がある場合や、ほかの採用業務の代行も依頼したい場合には、対応できる業務範囲がより広い採用代行サービスを活用するのもよいでしょう。

3. 担当者とのコミュニケーションはスムーズか

採用業務を円滑に行うためには日頃から関係者同士のコミュニケーションが重要です。

サービスの選定にあたっては、自社の採用担当者とスカウト代行サービスの担当者間でのやり取りのスムーズさも確認すべきポイントです。担当者とはチャットツールで普段からコミュニケーションが取れるか、自社の業務時間内で対応してもらえるか、といった点を確認しておきましょう。

4. 導入実績・運用実績が十分か

運用ノウハウの有無を見極めるには、企業への導入実績や媒体運用実績がポイントです。

実績が十分にあれば、スカウト型サービスの運用に関する知見を持っている可能性が高いといえ、スカウト型採用による成果を期待できます。

自社がほしい職種やポジションにマッチした運用が期待できそうかを確認しましょう。

5. 支援体制が整っているか

企業によっては、担当者によってクオリティのばらつきが生じる場合もあるため、支援体制も確認のポイントです。

社内での教育・研修体制や、ノウハウや知見の共有がされているか、クオリティチェックの体制が整っているかなど、事前に確認をしておきましょう。

ここではスカウト代行サービス8社を紹介します。     

スカウト代行サービスをご紹介しましたが、スカウト代行会社に依頼すれば必ず期待した成果が出るわけではないため注意が必要です。

スカウト代行サービスを効果的に活用するためには、自社内での工夫や担当者同士の協力体制の構築も必要です。ここではスカウト代行サービスの活用に向けた3つのポイントを紹介します。

1. 担当者への正確な情報伝達
2. 担当者とのコミュニケーション
3. 採用プロセス適正化

1. 企業情報や採用目標を正しく伝える

スカウトメールの効果を高めるためには、スカウト代行サービスの担当者に採用目標や事業情報、採用ターゲットの人物像や募集要件などの情報を適切に伝えましょう。

採用目標や面談後の採用進捗を共有することで、返信率やスカウトメール送信数といったKPI改善のための提案をしてもらえることもあります。また、採用ターゲットの人物像や募集要件、面談後の所感を共有することで、候補者のピックアップやスカウトメール文面の改良につなげてもらえる可能性もあります。

 2. 積極的にコミュニケーションを取る

スカウト代行サービスの担当者は、同じ目標を持つパートナーです。

日頃からコミュニケーションを取ることで協力体制の構築につながります。スカウトメール文面のカスタマイズや候補者のピックアップ方法など、スカウト業務に関する悩みや困りごとを相談してみましょう。

自社がスカウト業務や採用においてどのような課題を感じているのか、スカウト代行サービスの担当者が把握できれば、アドバイスをもらいやすくなる、課題に沿った改善を行った上でスカウトメールを送信できるなど、採用活動の改善も見込めます。

業務を任せきりにするのではなく企業側からのコミュニケーションも重要なポイントです。

3. 採用決定までのプロセスを適正化する

スカウト返信から採用決定までの選考プロセスでは、それぞれのステップで辞退者が発生する可能性があります。ミスマッチによる辞退者を減らし、候補者の精度をあげるためにも、採用のプロセスを適正化しましょう。

スカウト代行サービスには、選考プロセスや候補者管理の方法も含めてアドバイスができるサービスもあるので、活用してみるとよいでしょう。

スカウト型採用が「攻め」の採用手法として注目される一方、効果的に活用するために一定のノウハウやリソースが必要です。採用担当者の業務負荷を軽減し、ノウハウの不足を補うためには、スカウト代行サービスの活用も有効でしょう。

スカウト代行サービスには、各社それぞれ特徴や強みがあるため、自社が採用したい職種、ポジションにおいての運用実績があるかが重要です。また、効果を見込むためには、スカウト代行サービスに業すべて任せきりにするのではなく、委託する企業側からも積極的な情報提供やコミュニケーションが必要です。

スカウト代行サービス各社の特徴や強みを把握し、自社に合ったサービスを選びましょう。