お役立ち情報
さまざまな企業が存在し、求職者にとって選択肢の多い現代において、どのように採用活動をおこなっていくのかは企業の大きな課題です。採用活動をより効率良く、より良い結果とするためには採用活動のコツを知ることが重要です。本記事では、採用活動における課題を解説し、ステップ別の採用活動のコツと採用手法を紹介します。
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目次
採用活動の課題
採用活動を効率よくおこなうためには、最初に自社の課題を認識する必要があります。ここでは代表的な採用活動における課題を紹介します。
母集団形成がうまくいかない
母集団形成とは、自社に興味のある求職者を募り、社員の候補となる人材の集団を形成することです。
自社の求める人材と出会うためにも求職者からの応募を集めることが重要ですが、うまく集められず採用活動に苦戦するケースも見られます。
母集団形成をおこなうためには求人票やスカウトメールなどの募集文の内容が重要になってきます。募集文の時点で魅力を感じてもらえなければ興味をもってもらえず、応募を集めるのは難しいでしょう。直接の交流ではないものの、企業と求職者との最初のやりとりの場であると考え、募集文では魅力を伝える工夫が必要です。
しかし、魅力といっても福利厚生や待遇などといった入社後のメリットばかりをアピールすればいいというわけではありません。応募自体は得られるかもしれませんが、「求めている人材からの応募を集める」ことが母集団形成では重要となります。
ただ応募を集めても自社とのマッチ度が低い求職者が集まってしまえば、選考通過率の低下や、選考・内定辞退も増えるでしょう。さらには、マッチ度が低いことが見抜けなければ採用後にミスマッチが発覚して早期離職に至るケースも考えられます。これは自社に合った人材の採用ができないだけでなく、採用活動の工数が増えてしまうため、効率を下げる要因となってしまいます。
したがってメリットだけでなく、自社の抱えている課題や、ミッション、ビジョンなどについても記載しましょう。求職者側の応募する際の判断材料になり、魅力的に感じるポイントが増えることで、マッチ度が高い求職者を集めることにつながります。
また、自社をより知ってもらうために情報発信をおこなうことも重要です。求人票などを見て自社に興味を持った求職者が多くの情報を得られるように、採用広報記事など、自社の情報が載ったページを制作しておくことが重要でしょう。求職者の求める発信ができていればそれだけ求める人材からの応募も増えます。
まずは母集団を形成し、採用活動のスタートラインに立ちましょう。
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求職者へのケアができていない
母集団形成はできたけれど選考辞退、内定辞退が起きる場合は求職者へのケアが足りていない可能性が高いといえます。採用活動は自社と求職者が双方向にやりとりをおこなうものです。企業が求職者を知る場であると同時に、求職者も企業を知る場でもあります。
そのため、自社の魅力を正しく伝え、選考に進みたい・入社したいと考えてもらうための取り組みとして求職者へのケアが必要です。自社の魅力をしっかりと伝えることで入社の動機づけをおこない、スピード感をもって対応することでほかの企業への入社を決めるリスクを減らすことができます。
採用スキル・ノウハウ不足
母集団の形成や求職者へのケアをしようと思っても採用に関するスキルやノウハウがなければうまく進められないということもあるでしょう。
採用を計画的に進めるための情報整理や、必要な情報を発信する能力、選考時の求職者とのコミュニケーション能力など、採用活動には必要となるスキルやノウハウが非常に多く存在します。こういった「課題を解決できる能力を集めること」も採用活動の内包する課題といえます。
そのためには、採用活動をおこなう前、あるいは採用活動をおこなうなかで少しずつスキルやノウハウを積み上げていく必要があります。採用活動に関する情報を収集する、学習会に参加するなど積極的にスキルを身につけていくことが重要です。
また、実際に採用活動をしていくなかで振り返り、問題点やうまくいった点を言語化して蓄積しましょう。問題点は改善し、うまく言った点は継続するなど、蓄積した経験を生かしていくことができれば次の採用活動にも役立てることができるでしょう。
【ステップ別】採用活動のコツ
課題を踏まえて、採用活動の目標設定から選考終了後までのステップ別のコツを紹介します。
1.採用活動の目的を設定する
採用活動をおこなう前に、その採用活動で最終的に何を達成するのか「目的を設定」しましょう。
たとえば、下記が挙げられます。
- 現在不足している人材を採用し、現状の課題を解決する
新規事業の展開にあたり業務に必要なスキルを持っている社員がいない、あるいは事業の拡大に伴い社員数が不足してしまった場合に設定される目的です。 - 今後不足しそうな人材を採用する
現状は問題ないが、次の事業展開や事業の拡大に備えて不足すると考えられるスキルを持った社員を採用する場合に設定される目的です。 - 組織に新しい人材を採用し、組織の活性化を図る
社員の固定化が進み、新しい発想やスキルを持った人材が確保したくなった場合に設定される目的です。ほかにも、新しい社員を採用することで社内を活気づける意味合いもあります。
このように採用活動の目的を具体的に設定しましょう。
2.採用計画を立てる
採用計画とは、採用活動の目的をもとに「採用する人数」、「採用スケジュール」、「どのような人材を採用するか」、「採用者の待遇」を設定することです。
採用計画を立てることで必要な経費や動員しなければならない人員を逆算することができます。計画を立てる際は「情報を具体化する」ことがポイントで、必要に応じてフローチャートを作成し、採用者の人数や待遇についてはテキスト化するなど、具体的なものとしましょう。
計画がしっかりと立てられていれば、道筋ができあがっているため、効率よく採用活動をおこなうことが可能です。また、求人票や説明会の内容を作成する際に、より明確に要項を作成することが可能です。
参考記事：https://marugotoinc.jp/blog/recruitment-planning/
3.採用戦略を立て、募集を開始する
採用戦略とは、より円滑に採用計画を達成するために立てる戦略のことです。たとえば、自社の強みや他社との差別化できる点を探し出して活用する、どういったスキルの人材をどのような業務内容で雇用するのか採用要件を決めます。
また、採用要件に無理はないか、待遇は相場と大きくかけ離れていないかなどを確認するために、採用市場や求職者についてリサーチし、理解を深めることも必要です。
そのほか、競合他社の採用活動や求職者の動向を調査し、市場で求められている採用活動を目指す必要があります。
これらの収集した情報から採用手法を決めていきます。求職者のニーズに合わせた採用手法を利用することで効率的に採用活動をおこなうことができるでしょう。また、利用する採用手法に合わせて求人原稿や説明会の内容を作成し、募集を開始します。具体的な採用手法については後述します。
4.経過の観察・振り返りをもとに改善をおこなう
募集を開始したら、計画・戦略通りに進んでいるか、経過を観察して振り返りをしましょう。計画段階では問題なくても、実際に動かしてみて想定していない事態が発生することもあります。
たとえば、自社の情報発信が十分だと思っていたものが実際には不足しており、求職者に自社のことを知ってもらうことが難しい状況に陥っていれば、応募そのものが得られなかったり、内定まで進んでも辞退されてしまったりするケースが考えられます。
このように問題は発生していないか、戦略に合わせてきちんと採用活動をおこなうことができているか常に確認し、改善していく必要があります。
また、計画・戦略通りに進んでいても振り返りは必ずおこないましょう。より良い採用手法や情報発信の仕方、スケジュールの前倒しや、予算・人員の削減など、改善点が見つかる可能性があります。
参考記事：https://marugotoinc.jp/blog/recruitment-planning/
5.選考の実施
応募が集まったら選考を実施します。採用活動は自社と広報車が双方向にやりとりする場でもあるため、コミュニケーションの手段や求職者とのタッチポイントは多い方が良いと言えます。
カジュアル面談の実施や、複数回に渡る面接をおこない、ミスマッチを防ぎましょう。
面接では、求職者に自社の魅力から雰囲気、特徴、時には課題まで理解してもらわなければなりません。そのため、伝えるべき内容が伝わるように綿密な準備をもって面接をおこないましょう。
また、企業と求職者は対等な立場でなければなりません。採用の場では企業が「求職者を選んでいる」という意識に陥ることがあります。
しかし、求職者もまた「企業を選んでいる」立場であるため一方的な選考をおこなわず、求職者の希望も考慮したやりとりが必要です。
6.内定者フォロー・振り返り
内定者が決定したら、内定の通知だけでなく、フォローもしましょう。
内定者は入社までの期間で不安を抱えることもあり、仮に内定を辞退されてしまうと企業にとって大きな機会損失になります。そうならないためにもしっかりとしたフォロー、対応を心がける必要があります。
入社までのスケジュールを確認し、必要書類のやりとりや連絡対応を迅速におこなうことや、何かわからない点や不安がないかを聞くなどといったフォローが望ましいでしょう。
また、合わせて採用活動全体の振り返りをおこないます。次の採用活動に生かすためにも情報をまとめましょう。今回の採用活動はどのような点がうまくいっており、どのような点に問題があったでしょうか。言語化し、まとめておくことが採用課題の一つである「採用スキル・ノウハウ不足」を解消することにつながります。
参考記事：https://marugotoinc.jp/blog/joboffer-follow/
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採用手法まとめ
目的にあった採用手法を選択するためには採用手法への理解が必要です。ここではそれぞれの採用手法について紹介します。
求人広告
求人広告とは、求人情報を掲載し、求職者を募ることができる媒体です。以前は紙媒体の物が主流でしたが現在ではインターネットの普及に合わせて、Web上のサービスが主流となっています。
多くの人の目に触れ、アピールが可能なため、会社の知名度が低くても応募数を増やすことが期待できます。
しかし、ただ掲載すれば必ずしも求職者を増やせるものではない点には注意が必要です。求人広告は同一ページ内にほかの企業の情報も多く表示されているため、目を引くようなものでなければなりません。また、内容が求職者にとって充実しており魅力的に見えなければ応募する可能性は低いでしょう。求人情報一つとっても、工夫とノウハウが必要な点はおさえておきましょう。
人材紹介サービス（エージェント）
人材紹介サービスとは、求人情報をもとに、登録者データベースからエージェントに要件を満たす人材をマッチングしてもらうサービスです。経歴やスキルをもとにマッチングをおこなうため、より採用要件に近い人材をピンポイントに探すことができます。
既にノウハウやスキルをもった人材のプロと相談しながら候補となる人材を探して貰えるほか、スケジュール調整や書類選考などの作業を代行してもらえるため、採用の工数を減らし、自社のスキル不足を補うことができます。
便利なサービスである反面、成果報酬型であり費用の相場は内定者の年収の３５％ほどと高額です。例として、年収が４００万円の場合は１４０万円になります。また、採用業務を代行してしまうため、自社にノウハウやスキルが蓄積しにくいこともデメリットの一つです。
リファラル採用
リファラル採用とは、自社の社員から、自社に合いそうな知人を紹介してもらう手法です。インセンティブを設けることが多く、相場は１～３０万円ほどです。企業によっては５０万円以上に設定するケースもありますが人材紹介の１４０万円と比較するとそれでも安価だと言えます。
リファラル採用に向けた制度作りや社員教育は必要ですが、社員の紹介で信頼できる人を採用でき、ミスマッチや早期退社のリスクなどを軽減することができます。ただし、社員の人脈に依存するため、多くの人材にアプローチすること期待できず、成果がでるとも限らないといったデメリットがあります。
参考記事：https://marugotoinc.jp/blog/referral/
ダイレクトリクルーティング
ダイレクトリクルーティングとは、求人サイトに登録している求職者に対して直接スカウトメールを送る手法です。事前に求職者の職務経歴やスキルを確認してから声をかけることができるのが特徴です。そのため、積極的な転職活動はしていないものの転職も視野にいれている「転職潜在層」にもアプローチすることが可能で、求めている人材とも出会いやすい特徴があります。
ほかの採用手法と比較して自分たちの力で採用活動をおこなう割合が大きいため、採用課題にあった「採用スキル・ノウハウ不足」の解消が見込めます。
しかし、求める人材を決め、候補となる人材を選定し、スカウトメールの送付や直接のやりとりをおこなわなければならないため、工数が非常に多くなります。また、メールの作成のしかたや人材の選定のしかたなどノウハウがなければ難しい点も多く存在します。
このような工数の多さや、難易度の高さから採用活動をダイレクトリクルーティングのみに絞ってしまうと採用活動が長期化する可能性も高いです。
参考記事：https://marugotoinc.jp/blog/directrecruiting-cost/
合同企業説明会
合同企業説明会とは、多数の企業と求職者が一堂に会し、マッチングをおこなうイベントのことです。非常に多くの求職者と直接顔を合わせてコミュニケーションをとることができます。
それによりファーストコンタクトがテキストコミュニケーションに限定されないため、表情が見えず口調も伝わらない特有の難しさを回避することができます。
また、自社ブースを自分たちで装飾し、採用ピッチ資料を始めとする自社を知ってもらうための配布コンテンツも制作して手渡しできるため、他社との差別化や自社の特色をより明確に感じてもらうこともできるでしょう。
ただし、来場者数が多ければコミュニケーションを取れる時間が少なくなってしまう可能性や、多くの企業が集まるため、差別化が不十分だと自社が埋もれてしまう可能性もあります。
自社ホームページ
自社ホームページにて情報を掲載するほか、求人ページを設け、直接の応募を募る手法です。自社のホームページであれば、サービスを利用しないため、広告の費用や成果報酬は必要なく、情報も自由に制限なく掲載できることが特徴です。
文章だけでは伝えきれない社内の雰囲気なども写真で掲載でき、詳細な情報が求職者の目に触れることで、より自社への理解が深まり、採用のミスマッチを防ぐことも期待できます。
また、自社に興味を持ち、直接ホームページを訪れた人材からの応募であれば、意欲と熱意を持った人材である可能性も高いと言えます。
しかし、自社ホームページまでたどり着いてもらうには、自社を知ってもらう必要があるため、日ごろから情報を発信し、知名度を得ておくことが重要です。また、応募してもらうためにも掲載する自社のコンテンツやホームページ作りは力をいれ、魅力が伝わるような工夫をしましょう。
採用活動には綿密な準備と振り返りが重要
採用活動には、さまざまな課題があり、一朝一夕にはいかないものです。だからこそ現状の把握、情報の収集、綿密な計画をもって進めていかなくてはなりません。
採用活動のコツは丁寧な情報整理にあり、会社のフェーズや採用市場に合わせて採用手法を選択しましょう。そして、適切な振り返りをおこない、分析を続けることで改善していきましょう。
採用活動には大きなエネルギーが必要ですが、新しいメンバーと共により強く大きな企業へと進化することを目指して丁寧に取り組んでいきましょう。
この記事を参考に求める人材との出会いを見つけてください。
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マルゴト株式会社まるごと人事事業部 事業企画
テーマパークホテル勤務、ベンチャー企業の社長室室長を経て、2019年にマルゴトへ入社。マネージャー、ゼネラルマネージャーを経て、現在は「まるごと人事」事業部の事業企画として従事。
中長期目線の事業課題の解決を通じた顧客価値の最大化を目指す。
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