業務の効率化を目指して利用されることも多い採用代行（RPO）。コストはかかりますが、ポイントを押さえて採用代行を利用することで、トラブルの発生防止はもちろん、採用コストの削減にも繋がります。

本記事では、採用代行を活用する流れを紹介するとともに、活用するためのポイントを解説します。

採用代行(RPO)とは

採用代行とは、採用にかんする業務を代行するサービスのことです。英語では「Recruitment Process Outsourcing」と表記するため、頭文字を取ってRPOと呼ぶこともあります。

企業のリソース状況に応じて、採用業務の一部のみを委託するケースや、採用業務の全般を委託するケースなど、委託する範囲はさまざまですが、採用市場の調査・分析、採用計画の策定にはじまり、母集団形成や応募者対応、面接代行まで幅広く委託できます。

利用する代行サービスによっては、特定の業務に強みがある場合や、逆に委託できない業務がある場合もあるので注意が必要です。

採用代行に依頼するまでの流れ

実際に採用代行を依頼するまでにどのような準備が必要になるのかを紹介します。

1.採用課題を明確にする

採用代行を利用することで、どのような採用課題を解決したいのかを明確にしましょう。例えば「母集団の形成がうまくいかない」「歩留まりが悪い」「内定辞退が多い」「ミスマッチが多い」など現状の課題を洗い出します。そのうえで、なぜ採用代行を利用するのかを明確化しておきます。そうすることで代行を依頼する際のすり合わせがスムーズになり、コミュニケーションロス防止にも繋がります。

2.社内リソースを確認する

課題を解決するために利用できる社内リソース（人的リソース・金銭的リソース）の確認を行いましょう。採用に課題が発生している場合には利用できるリソースが限られていることも多いため、正しいリソースの把握は重要です。特に採用代行を利用する場合には、採用代行にかけられる費用、その費用でどこまでの業務を代行してもらえるのかを確認します。希望する業務を代行してもらえない場合は、自社の人員を利用して対応する必要があります。また、自社の人員リソースをうまく利用して業務範囲を分割すれば、費用を抑えて採用代行を利用することもできます。

3.依頼する業務を明確にする

どこまでの業務を採用代行サービスに委託するのかを明確にしましょう。「項目2.社内リソースを確認する」でも紹介した通り、依頼業務の範囲を明確にすることによって、業務効率化やコミュニケーションロスの防止に繋がります。

4.サービス選定

課題・リソース・依頼したい内容を踏まえてサービスを選定します。この際に、利用する代行サービスの実績や対応可能業務の範囲・定期レポートの有無・強みなど代行サービスごとの特徴についても調査しましょう。自社の採用課題、採用目標に合わせて最適な代行サービスを選択することが望まれます。

採用代行に依頼した後の流れ

採用代行を依頼した後には、どのような対応をしなければならないのでしょうか。ここでは依頼後の流れを紹介します。

1.キックオフミーティング

プロジェクトの立ち上げに合わせて、企業と採用代行サービス担当者の顔合わせを実施します。この時間を利用して可能な限り詳細にすり合わせを行います。採用ターゲット、選考方法、採用コストなど採用の前提となる条件のすり合わせを行います。

2.依頼業務のマニュアル化

代行サービスによっては、業務の振り分けにあたりマニュアルの作成を求められる場合があります。どの業務をどこまで自社が担当するのか、代行サービスに担当してもらうのかを明確にします。この際、進行の仕方やスケジュールについても明文化しておき、計画的な採用を進められるようにしましょう。ただし、採用代行サービスによってはこの工程が必要ない場合があります。

マニュアル作成の社内リソースが確保できない場合、サービス選定時にマニュアル作成の有無を確認するとよいでしょう。

3.委託業務のスタート

採用代行サービスが、人員の確保や業務フローの設計など、採用活動を行うための体制を構築し、ここまでの工程を踏まえて採用活動をスタートします。

4.定例ミーティング

採用の進捗や代行業務についてのすり合わせを定期的に実施します。その都度、採用市場や自社の状況に変化はなかったかを確認し、採用活動の方針や手法を見直す必要がないかどうかの検討を行います。

もし、ここまでの採用活動がうまくいっていなければ、原因の追求と改善案の検討が必要です。一方で、ここまでの採用活動が順調な場合でも、より良い手法や見直すべき点について検討することでより効率の良い採用活動に繋げていきます。

採用代行を活用するポイント

採用代行をうまく活用していくために注意するべきポイントがあります。ここでは採用代行を活用するにあたって特に重要なポイントについて紹介します。これらのポイントをしっかりと押さえることで無駄のない採用活動を行いましょう。

ターゲットと採用基準をすり合わせる

自社と代行サービスとの間でターゲットや採用基準のすり合わせができていなければミスマッチが発生する可能性があります。採用代行を依頼した後の流れにも記載していましたが、これは特に重要なポイントです。事前に一度目となる打ち合わせを行い、ターゲットや採用基準を決定し、共有を行いましょう。具体的にはターゲットの「スキル・知識」「パーソナリティや志向性」「ペルソナ」、必要であれば「資格」などを洗い出し、共有します。

目的にあった代行サービスを選択する

代行サービスを選択する際に最も重視すべきポイントは「自社の採用課題を解決できるか」です。そのためには委託したい業務に対応できるサービスであることはもちろん、自社の抱えている課題解決に強みを持った代行サービスであることが望ましいでしょう。

コストパフォーマンスを重視し、「費用が安いから」という理由だけでサービスを選ばないようにしましょう。代行サービスの実績や顧客満足度を踏まえて自社にマッチするかどうかを検討しなければ、仮に採用できたとしても採用ミスマッチにより早期退職に繋がるかもしれません。結果的に余計なコスト増加に繋がるケースも考えられます。

目的を最短で達成できる選択をすることで無駄なコストをカットし、課題を解決できる採用に繋がります。

採用代行の有効活用で採用成功に繋げる

採用代行は自社に採用ノウハウがなく採用がうまくいかない場合や、ノウハウはあるものの採用活動に課題がある場合に有効活用することができます。自社の課題や現状を踏まえて必要なサービスを選定していきましょう。活用することで採用関連業務の効率化や採用成功、自社の採用担当者の負担軽減、リソース確保にも繋がっていきます。

しかし、事前のすり合わせや認識の統一が不十分だと、ミスマッチを招くなどのリスクもあるため十分注意しなければなりません。採用代行とはいえ丸投げしてしまうのではなく、常に担当者との情報共有や、コミュニケーションをとり、状況の変化にも対応していきましょう。

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