ChatGPTで採用活動を効率化！企業が知るべき活用法と6つのメリット・注意点

生成AIの代表格であるChatGPT(チャットジーピーティー)。

業務効率化に役立つと耳にしたことがある方も多いのではないでしょうか。

ChatGPTは対話形式で情報を提供し、求人広告やスカウトメールの作成を支援します。

本記事では、ChatGPTの基本から採用活動での活用法、メリットデメリット、親和性の高いサービスまで詳しく解説します。ぜひご活用ください。

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ChatGPTとは

ChatGPTは、OpenAIによって開発された大規模言語モデルです。人間のような自然な対話ができ、質問に答えたり、文章を作成したり、翻訳したりなど、幅広いタスクをこなせます。大量のテキストデータを学習しており、その知識に基づいて様々な情報を提供します。

ChatGPTについて、以下に詳しく説明していきます。

ChatGPTの特徴

ChatGPTは、自然な対話が可能なAIシステムです。特徴は大量のテキストを学習し、人間のような会話を実現することです。利用するほど回答精度が向上しますが、誤情報のリスクもあります。

2023年3月には、より高性能な「GPT-4」が登場し、文章生成やプログラミングなど、幅広い分野で活用されています。

ChatGPTでできること

ChatGPTで具体的に何ができるのか、以下の3点を順に説明します。

文章要約

まず1つ目は、文章の要約機能です。ChatGPTは、与えられた文章の文脈を理解し、内容を要約できます。

長文の記事や研究レポートを読む際、時間がない場合や、重要なポイントを素早く把握したい場合に役立つでしょう。

ブレインストーミング

2つ目は、ブレインストーミングのサポートです。

ChatGPTは、人の代わりに新たなアイデアを提案できます。適切な情報を学習させた上で質問すれば、データに基づいたアイデアも提示可能です。

また、希望するアイデアの数を指定できるため、アイデアが出ずに困った際に、多くのアイデアを生み出すのに役立つでしょう。

サポートやヘルプデスク

3つ目は、サポートやヘルプデスクとしての活用です。

ChatGPTは質問への回答が可能です。この機能を応用することで、ユーザーからの質問に自動応答できます。

例えば、よくある質問やFAQの回答を学習させておけば、営業時間外でも24時間体制でユーザーをサポートできます。

採用分野でChatGPTが注目される背景

採用業務では求人票作成やスカウトメール送信、応募者対応など、多くの定型業務が発生します。ChatGPTは、膨大なテキストデータを学習しているため、文章作成や質問応答を瞬時に行えます。

昨今、人材不足や採用競争の激化により、企業は限られたリソースで効率的に採用活動を進める必要が出てきました。AIを活用すれば、採用担当者は戦略的な業務に集中できるでしょう。

また、2023年以降、ChatGPTの精度が大幅に向上し、ビジネス用途での実用性が高まりました。採用分野でも、業務効率化とコスト削減の両立を実現する手段として注目を集めています。

採用活動におけるChatGPTの活用例

1．求人広告の作成

採用活動における求人広告の作成は、媒体やターゲットに応じた原稿が必要で時間と手間がかかります。

ChatGPTを活用すれば、指示文で基本原稿を生成し、詳細条件で精度を高められます。多言語対応やキャッチコピー作成にも有効で、A/Bテスト用の原稿も即座に作成可能です。

ChatGPTは、採用広告作成の効率化と質向上に貢献します。

2．スカウトメールの作成

ダイレクトリクルーティングにおけるスカウトメールの作成に、ChatGPTは非常に有効です。

テンプレート作成や個別カスタマイズに役立ち、候補者の属性情報を入力すれば、マッチしたスカウト文を生成します。個別の微調整は必要ですが、属性に合わせたスカウト文作成は採用業務の効率化に貢献します。

ChatGPTは、スカウト文作成の時間短縮と質向上を支援します。

3．タイトル案の選択肢を広げる

セミナーやスカウトメールのタイトル考案に、ChatGPTは有効です。「タイトル案を〇個作成」と指示すれば、多様な案を提示し、発想の幅を広げられます。特にスカウトメールでは、タイトルが開封率を左右するため重要です。

ChatGPTを「壁打ち相手」として活用し、募集職種や企業名などの基本要素を含むタイトル案を生成します。私たちは受信者に響くフレーズの考案に集中することで、開封率向上に繋げられます。

4．書類選考評価基準作成

書類選考の評価基準が不明確な場合、ChatGPTは一般的な評価基準の作成に役立ちます。過去の膨大なデータに基づき、普遍的な基準を提示します。

選考時、個人情報を除いた応募者の志望動機などをChatGPTに読み込ませ、評価を比較することも可能です。

評価基準がない場合は、「書類選考の評価基準を作成してください」と質問すると良いでしょう。

ChatGPTは、客観的な評価基準の確立を支援します。

5．ペルソナの要件定義

採用活動に現場社員が参加する場合、ペルソナの共有は選考基準の統一に不可欠です。ペルソナとは、理想の人物像を詳細に定義したものです。

ChatGPTにペルソナ作成を依頼する際は、採用背景や現状を説明することで、より具体的な定義が得られます。

これにより、選考担当者間の評価基準のばらつきを抑え、要件定義を明確にし、一貫性のある採用活動を実現できます。

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6．応募者とのチャット対応・FAQ自動化

応募者からの問い合わせ対応は、採用担当者の業務時間を大きく圧迫します。ChatGPTを活用したチャットボットを導入すれば、よくある質問に24時間自動で回答できます。

「勤務時間は何時から何時ですか」「リモートワークは可能ですか」といった基本的な質問には、即座に正確な情報を提供可能です。採用担当者は、より重要な面接対応や選考業務に時間を割けるでしょう。

7．面接質問案の作成と事前準備

面接官が候補者に適切な質問を用意する作業は、意外と時間がかかります。

ChatGPTに職種や求める人物像を伝えれば、効果的な質問案を複数提示してくれます。

「チームワークを重視するエンジニア職の面接質問を5つ作成してください」と指示すれば、具体的な質問例が得られるでしょう。さらに、候補者の経歴に応じた深掘り質問の作成にも活用できます。

8．内定者フォローと入社前コミュニケーション

内定から入社までの期間、適切なフォローを行わなければ辞退リスクが高まります。ChatGPTを活用すれば、定期的なフォローメールや入社前課題の作成が効率化できるでしょう。

「入社前に読んでおくべき書籍を紹介するメールを作成してください」と依頼すれば、温かみのある文面が生成されます。内定者の不安を解消し、入社への期待を高めるコミュニケーションをChatGPTがサポートします。

9．他言語対応の応募受付や選考のスクリーニング

グローバル採用を行う企業にとって、言語の壁は大きな課題です。ChatGPTは多言語に対応しており、外国人応募者とのコミュニケーションを円滑にします。

英語や中国語など、さまざまな言語で書かれた応募書類を日本語に翻訳し、内容を要約できるでしょう。反対に、日本語の求人票を多言語に翻訳して発信すれば、応募者の幅が広がります。

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採用活動におけるChatGPTをうまく使いこなすポイント

ここでは、採用活動でChatGPTを使いこなすための3つの重要なポイントを解説します。

1．情報を具体的に入力する

ChatGPTで意図した回答を得るには、情報を具体的に入力することが大事です。例えば、「○○について400文字で要約してください」や「○○を箇条書きで5つ挙げてください」といった指示が有効です。

使い始めは、抽象的で一般的な回答が出やすいかもしれません。その場合は、「上記の2番について、もっと○○な表現にしてください」のように質問を重ねて調整することで、より精度の高い回答を得られます。

2．効果的なプロンプト（指示文）を設計する

ChatGPTから質の高い回答を引き出すには、プロンプトの設計が重要です。「求人票を作成してください」だけでは漠然としすぎており、期待する結果が得られません。

「IT企業の営業職募集で、年収400万円以上、リモートワーク可能な求人票を500文字で作成してください」のように、条件を明確に伝える必要があります。背景情報や目的、希望する文体まで指定すれば、より実用的な回答が得られるでしょう。

3．ChatGPTの立場を指定する

ChatGPTの能力を最大限に引き出すには、「役割指定」がポイントです。ChatGPTに得意分野や視点を含めた立場を指定してみましょう。

例えば、「マーケターとして」「採用担当者として」と指示することで、専門知識や思考に基づいた、質の高いアウトプットが期待できます。

立場を指定することで、文脈理解が深まり、多様なアイデア創出にも繋がります。

4．対話を重ねて精度を高める

ChatGPTは一度の質問で完璧な回答を出すとは限りません。最初の回答をたたき台として、対話を重ねながら精度を高めていく姿勢が大切です。

「もっと具体的な表現にしてください」「応募者が魅力に感じる要素を強調してください」と追加指示を出せば、回答の質が向上します。何度かやり取りを繰り返すうちに、意図に沿った内容に近づいていくでしょう。

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ChatGPTを使った採用のメリット

採用活動にChatGPTを導入すると、どのようなメリットがあるのか、以下に4つ紹介します。

1．採用業務の効率化

ChatGPTは、情報の高速処理と効率化に強みを持っています。採用活動では、膨大な応募書類や履歴書の確認作業が発生しますが、ChatGPTを活用することで、書類選考の自動化が実現可能です。

大量のデータを短時間で分析し、自社に最適な候補者を迅速に抽出できるため、採用担当者はより戦略的な業務に集中できます。

2．人的リソースの補完

ChatGPTを導入することで、応募者とのコミュニケーションを24時間体制で実現できます。採用担当者の時間やリソースが限られている場合でも、ChatGPTが自動で質問に回答したり、よくある疑問を案内したりすることが可能です。

これにより、応募者からの問い合わせに迅速に対応できるだけでなく、採用担当者は他の重要な業務に注力できます。

3．採用コストの削減

人材採用には広告費や面接費用など、様々なコストがかかりますが、ChatGPTを活用することで業務の自動化と効率化が進み、結果として採用コストの削減が期待できます。

例えば、これまで書類選考に費やしていた時間や労力を大幅に削減することで、採用担当者の人件費を抑制できます。

さらに、ChatGPTは応募者データの分析・蓄積も可能であるため、適性検査に頼らずとも、より精度の高い人材の見極めが実現します。

4．採用プロセスの改善

ChatGPTを活用することで、応募者とのコミュニケーションを自動化し、採用プロセスを改善できます。

例えば、書類選考の合否通知を迅速化したり、面接日程の調整を自動化したりすることで、応募者の待ち時間を短縮し、時間的なストレスによる応募辞退を防ぐことができます。

5．選考の公平性向上とバイアス排除

人間による選考では、無意識のバイアスが評価に影響を与える可能性があります。ChatGPTを活用すれば、性別や年齢、学歴といった属性に左右されない、客観的な評価基準を設定できるでしょう。

応募書類の内容を統一された基準でスコアリングすれば、面接官の主観による評価のばらつきを抑えられます。すべての候補者に同じ質問を投げかけ、回答内容を公平に分析する仕組みも構築可能です。

6．グローバル採用への対応力強化

海外からの優秀な人材を採用したくても、言語の壁が課題となる企業は少なくありません。ChatGPTは100以上の言語に対応しており、多言語での求人票作成や応募書類の翻訳が可能です。

英語や中国語で書かれた職務経歴書を即座に日本語へ翻訳し、内容を理解できるでしょう。面接時の通訳サポートや、外国人社員向けのオンボーディング資料作成にも活用できます。

ChatGPTを採用活動に利用する際の注意点

一方で、採用活動にChatGPTを導入時に気をつけることについて。以下に3つ紹介します。

1．生成された文章をそのまま使用しない

ChatGPTは、必ずしも常に正確な情報を提供するとは限りません。また、学習データが最新でない可能性もあります。

2024年4月現在、ChatGPTの「GPT-4」モデルの学習データは、2023年4月時点の情報に基づいています。

さらに、著作権で保護された情報や、倫理的に不適切な内容を含む文章が生成されるリスクも考慮する必要があります。

そのため、ChatGPTが生成した文章をそのまま使用することは避け、あくまで参考資料や下書きのたたき台として活用することをおすすめします。

2．ハルシネーション（誤情報生成）の対策を行う

ChatGPTは、存在しない事実をもっともらしく生成する「ハルシネーション」と呼ばれる現象が発生します。採用業務で誤った情報を応募者に伝えれば、信頼を損なうだけでなく、トラブルに発展する危険性もあるでしょう。

特に労働条件や福利厚生、選考スケジュールなど、重要な情報は必ず人間が確認する必要があります。複数の情報源と照合し、事実確認を徹底すれば、誤情報の拡散を防げます。

3．個人情報に留意する

ChatGPTに入力した情報は、学習データとして利用される可能性があります。応募者の氏名や住所、電話番号といった個人情報を入力すれば、情報漏洩のリスクが高まるでしょう。

過去には、社外秘データが他ユーザーへの回答に利用された事例も報告されており、大手企業や自治体で使用禁止の動きも出ています。

応募者の個人情報や企業の機密情報を安易に入力することは避け、社内イントラネットに実装された生成AIの利用に限定するなど、明確なルールを設けましょう。

ChatGPT利用時は、普段以上に個人情報の取り扱いに注意が必要です。

4．過度な自動化による候補者体験の低下を防ぐ

すべての応募者対応をChatGPTに任せると、機械的な印象を与えて候補者の志望度を下げる恐れがあります。人間らしい温かみのあるコミュニケーションは、採用活動において欠かせません。

定型的な質問対応はChatGPTに任せ、個別相談や面接後のフォローは採用担当者が直接行うといった役割分担が重要です。候補者が「大切にされている」と感じられる体験設計を意識しましょう。

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ChatGPTと親和性の高い採用サービス

ダイレクトリクルーティング

ChatGPTは、ダイレクトリクルーティングで配信するスカウト文の作成に役立ちます。

複数の候補者に配信する場合でも、それぞれの属性に合わせた文面を自動生成できるため、反応率などを比較検討しながら、最も効果的な文面を見つけることができます。

さらに、スカウト対象の絞り込みに関しても、自社の活躍社員の傾向を基にキーワードや属性を明確化できるため、採用ターゲットの言語化にお困りの企業にもおすすめです。

適性検査

適性検査を活用して自社で活躍する人材の傾向を分析し、その結果をChatGPTによるスクリーニングに役立てることができます。

ChatGPT単体でも活躍人材の分析は可能ですが、精度や信頼性の面で限界があるため、専門的な適性検査サービスとの併用をおすすめします。

人材紹介

人材紹介サービスを利用する際に必須となる求人票の作成も、ChatGPTを活用すれば簡単に行えます。

求人票は一定のフォーマットに沿って作成する必要があるため、自社の企業情報や募集要項をChatGPTに学習させることで、迅速な作成が可能です。

特に中途採用など、急な人員補充が必要になった場合、ChatGPTを活用することで準備時間を大幅に短縮できます。

求人媒体

ChatGPTを利用すれば、就職・転職サイトや求人媒体に掲載する募集要項を簡単に作成できます。募集職種、必要なスキル、経験年数、給与情報など、詳細な情報を入力することで、より具体的な募集要項を作成可能です。

さらに、ChatGPTの学習機能を活用することで、採用ターゲットに合わせた最適なコンテンツ作成も可能です。

例えば、ターゲット層の年齢、性別、興味関心などを考慮した、響く言葉遣いや表現でコンテンツを生成できます。

これにより、ターゲット層のニーズに合致した情報を発信し、応募者の興味を引きつけ、応募数の増加に繋げることができます。

ChatGPT活用時のセキュリティとコンプライアンス対策

採用業務でChatGPTを活用する際は、セキュリティとコンプライアンスへの配慮が欠かせません。個人情報保護法やGDPRといった法規制に違反すれば、企業の信頼を失うだけでなく、罰則の対象となる可能性もあります。

適切なルール整備と運用体制を構築すれば、安全にChatGPTを活用できるでしょう。

個人情報の取り扱いルールと社内体制の整備

採用活動では応募者の氏名や連絡先、職歴といった個人情報を日常的に扱います。ChatGPTへの入力内容を管理する明確なルールを定めなければ、意図しない情報漏洩が発生するリスクが高まるでしょう。

まず「個人を特定できる情報は入力禁止」という基本方針を社内で共有する必要があります。採用担当者向けの研修を実施し、どのような情報が機密に該当するのか、具体例を示しながら教育すれば理解が深まります。

さらに、ChatGPT利用時のチェックリストを作成し、入力前に必ず確認する運用フローを整えましょう。

オプトアウト設定と学習データ管理

ChatGPTの無料版では、入力したデータがAIの学習に利用される可能性があります。企業向けプランや学習機能をオフにする設定を活用すれば、データの外部利用を防げるでしょう。オプトアウト設定の手順は、以下のとおりです。

• ChatGPTの設定画面から「Data Controls」を選択する
• 「Chat History & Training」の項目をオフに変更する
• 設定変更後は履歴が保存されないため定期的に確認する

設定完了後も、定期的に管理画面を確認し、意図しない変更が発生していないかチェックする習慣をつけましょう。有料プランへの切り替えも検討すれば、より高度なセキュリティ対策が可能になります。

情報漏洩を防ぐための運用ガイドライン

社内でChatGPTを利用する際は、全社員が遵守すべき運用ガイドラインの策定が重要です。「応募書類をそのまま貼り付けない」「氏名や連絡先は伏せ字にする」といった具体的な禁止事項を明文化すれば、認識のずれを防げます。

万が一、機密情報を誤って入力した場合の報告ルートと対応手順も定めておきましょう。定期的に利用状況を監査し、ガイドライン違反がないか確認すれば、継続的なリスク管理が実現します。

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ChatGPT導入前に確認すべきチェックリスト

ChatGPTを採用業務に導入する前に、自社の状況を整理し、必要な準備を進める必要があります。課題の明確化やプランの選定、社内ルールの整備という3つのステップを踏めば、スムーズな導入が可能になるでしょう。

自社の採用課題とChatGPT活用の適合性診断

ChatGPTは万能ツールではなく、解決できる課題とできない課題が存在します。まず、自社が抱える採用上の問題点を洗い出し、AIで効率化できる領域を特定しましょう。

「求人票の作成に時間がかかりすぎる」「応募者対応が追いつかない」といった定型業務の課題であれば、ChatGPTが効果を発揮します。一方「候補者の人間性を深く見極めたい」「経営層との最終面接を効率化したい」といった高度な判断が必要な場面では、人間が主導すべきでしょう。

有料版と無料版の違いと選び方

ChatGPTには無料版と有料版が存在し、機能や制限内容が大きく異なります。無料版は手軽に始められる反面、応答速度や利用回数に制限があり、入力データが学習に使われるリスクもあるでしょう。

有料版（ChatGPT Plus・ChatGPT Team・ChatGPT Enterprise）では、優先アクセスや高度なモデル利用、データ保護機能が提供されます。採用業務で継続的に活用するなら、セキュリティ面で優れた有料プランの検討をおすすめします。

小規模な試験導入であれば無料版から始め、効果を確認してから有料版へ移行する段階的なアプローチも有効です。

社内での利用ルール策定と担当者教育

ChatGPTを全社に展開する前に、明確な利用ルールと教育プログラムの準備が必要です。利用ルールで定めるべき項目は、以下のとおりです。

• 入力禁止情報の範囲（個人情報、機密情報、契約書の詳細など）
• 利用可能な業務範囲（求人票作成、メール文面作成など）
• 生成された文章の確認プロセス（必ず人間がチェックする）
• トラブル発生時の報告ルートと対応フロー

ルール策定後は、採用担当者向けの研修を実施し、実際の活用シーンを想定した演習を行いましょう。定期的にルールを見直し、新たなリスクや課題に対応できる体制を整えれば、安全かつ効果的なAI活用が継続します。

まとめ

ChatGPTは、文章作成やアイデア出しに役立つ便利なツールです。ただし、以下の2点に注意すれば、業務を強力にサポートしてくれるでしょう。

• 完璧な回答を求めすぎないこと
• Googleのような検索エンジンと勘違いしないこと

質問の仕方に少しコツが必要ですが、まずは試してみることをおすすめします。

日本ではChatGPTを導入している企業はまだ少ないですが、技術の進化に伴い、今後導入が進むと考えられます。採用競争が激化し、採用担当者の負担が増える中で、ChatGPTは業務効率化や精度向上に貢献する可能性があります。

議事録の作成、文章の添削、簡単なプログラミングなど、ChatGPTの活用方法は多岐にわたります。使っていくうちに、新たな活用法を発見できるかもしれません。ぜひ積極的に活用してみてください。

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