採用を成功させるために重要な業務の一つに、面接の日程調整があります。

日程調整はスピーディーに行わなければ、優秀な人材を逃してしまうことがあるかもしれません。

本記事では、まず採用において面接の日程調整が重要な理由を解説し、日程調整メールの書き方、日程調整業務を効率化するためのツールを紹介します。

採用において面接の日程調整が重要な理由

就職活動を行っている人の多くは、複数の企業の求人に応募します。ピンポイントで一社だけに応募するという人は、あまりいないでしょう。

そのため、書類選考から面接までに間が空きすぎると、応募者の入社意欲が低下してしまったり、他の企業に流れてしまったりするリスクが高くなります。

特に中途採用の場合は、働きながら転職活動を行っている人がほとんどで、面接を行える日も限られているため、早めに日程を押さえておく必要があります。

応募者からの辞退を防ぎ、優秀な人材を採用する確率を上げるためには、応募をもらってからできるだけ早く面接の日程調整を行うことが重要なのです。

面接の日程調整メールの書き方

面接の日程調整は、できる限りメールで行いましょう。

電話だと、伝達ミスや聞き間違いによりトラブルが発生する可能性があります。

面接の日程調整メールに記載するべき項目は、以下のとおりです。

• 件名
• 宛名
• 挨拶
• 面接の日程・場所
• 持ち物
• 当日の注意事項
• 担当者名・連絡先

例文を交えながら、それぞれの項目を詳しく紹介します。

件名

件名は、受け取った相手が一目で面接の日程調整メールだとわかるような文章とします。

〈例〉

日程調整メールに限らず、ビジネスメールでは必ずわかりやすい件名を記載します。長すぎる文章はわかりにくいため、20文字以内に収めるようにしましょう。また、機種依存文字は使わないようにしてください。受け取る人の環境によっては、正しく表示されないことがあります。

宛名

宛名は、メールを送る相手に合わせて、以下のように記載します。

一斉送信する場合の「各位」ですが、この言葉には敬称の意味が含まれています。「応募者様各位」は間違いになりますので、注意しましょう。

挨拶

挨拶と担当者名、加えて、数ある求人の中から自社に応募してくれたことへの感謝を伝えると、丁寧な印象を与えることができます。

〈例〉

面接の日程・場所

次に、このメールが面接の日程調整メールであることと、面接の候補日、実施場所を記載します。

〈例〉

【面接場所】

面接場所は、住所に加えて、駅からの所要時間や、地図のURLを記載しておくと、より親切です。

また、面接をオンラインで実施する場合は、日程調整の段階で候補者に伝えるのは使用するツール名のみで構いません。オンライン面接のリンク（URL）や、当日の流れ、事前に準備しておいてほしいことなどは、日程確定メールでまとめて伝えるのがおすすめです。

持ち物

次に、持ち物です。「面接なんだから当然持ってくるだろう」と思わず、当日必要なものはすべて記載しましょう。持ち物は、箇条書きで羅列するとわかりやすいです。

〈例〉

当日の注意事項

面接を対面で実施する場合は、応募者が来社した時の受付方法を、オンラインで実施する場合は、事前に確認しておいてほしいことや、面接中の注意事項などを記載します。これらは、日程確定メールで伝えても構いません。

担当者名・連絡先

最後に、応募者が面接について問い合わせができるように、採用担当者名と問い合わせ先を記載しましょう。

また、「電車が遅れており、約束した時間に間に合わない」「オンライン面接のリンクにアクセスできない」など、面接当日にトラブルが発生する可能性もあります。そのような場合の緊急連絡先も、あわせて記載しておきましょう。

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日程調整ツールを導入しよう

日程調整ツールとは、採用面接の日程調整だけでなく、社内外で行う会議やミーティングなど、さまざまな予定の日程を自動で調整できるツールのことです。

多くの日程調整ツールは、候補日を選ぶだけで、対象者へのメール送信や、カレンダーへの日程の反映も自動で行ってくれる仕組みとなっています。

そのため、日程調整にかかる手間を大きく削減することができ、選考や採用戦略の見直しといった業務に多くの時間を割けるようになります。

また、対象者への連絡漏れや、ダブルブッキングなどのミスも起きにくくなるでしょう。

おすすめの日程調整ツール3選

最後に、おすすめの日程調整ツールを3つ紹介します。

Spir（スピア）

Spir（スピア）は、株式会社Spirが運営する日程調整ツールです。

Spirを導入することで、候補日の抽出や日程確定のお知らせ、カレンダー登録、Web会議URLのリンクの発行などが自動化されるため、日程調整にかかる手間と時間を大きく削減できます。メールを受け取る相手も、リンク先で都合の良い日時をクリックするだけなので、ストレスなく、スムーズに日程調整が完了します。その結果として、辞退率の低下、面接数の増加といった効果も期待できるでしょう。

個人用とチーム用で使用できる機能に差はありますが、個人であれば無料で使い続けることが可能で、チームで利用する場合も1ヶ月間無料で試すことができます（2023年9月現在）。

公式サイト：Spir（スピア）｜使いやすさで選ばれる日程調整ツール

ScheCon（スケコン）

ScheCon（スケコン）は、株式会社TIME MACHINEが運営する日程調整ツールです。

スケコンの魅力の一つが、使いやすさです。シンプルなデザインになっているので、これまでに日程調整ツールを利用したことがない人でも、すぐに使いこなすことができるでしょう。1対1の日程調整や、複数人での日程調整、空き時間の確認、Web会議URLの自動発行、オンライン名刺交換など、機能も豊富です。

無料プランでは月ごとに8回まで日程調整の主催を行うことができ、日程調整回数無制限のビジネスプランでも税込み990円（年払い/月）と、始めやすい料金設定となっています（2023年9月現在）。

公式サイト：ビジネスの日程調整ツール＆オンライン名刺交換は「スケコン」

TimeRex（タイムレックス）

TimeRex（タイムレックス）は、ミクステンド株式会社が運営する日程調整ツールです。

候補日のリストアップや、日程確定後のカレンダーへの登録、Web会議URLの発行、さらにキャンセルやリスケ時に発生するやり取りなども自動化できます。公式サイトでは、TimeRexを導入することで日程調整業務の95％を削減できると紹介されています。情報セキュリティマネジメントシステムに関する国際標準規格であるISO27001認証を取得しており、セキュリティ面も安心です。

利用できる機能に制限はありますが、0円から始められます。すべての機能が使えるプランでも税抜き1,250円（年払い/月）と、利用しやすい料金設定も魅力です（2023年9月現在）。

公式サイト：TimeRex – 無料で利用できる日程調整自動化ツール

日程調整を効率化して採用活動をスムーズに進めよう

応募者からの辞退を防ぎ、優秀な人材を採用する可能性を高めるためには、できるだけスピーディーに面接の日程調整を行う必要があります。

そのためには、「素早く対応する」ことだけでなく、「わかりやすいメールを書くこと」も大切です。

日程調整メールを作成する際は、今回紹介した項目を必ず記載するようにしてください。

また、日程調整ツールを導入すれば、日程調整業務が効率化されるだけでなく、記載ミスや連絡漏れ、ダブルブッキングといったトラブルも発生しにくくなります。

フリープランや無料トライアルがあるツールも多数ありますので、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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