データを元にした採用活動の支援。機動性高く「パートナー」として寄り添うスタンスが、まるごと人事の魅力

「テクノロジーの力で財布から身分証をなくす」をミッションに、eKYC事業 （本人確認サービス事業）やデジタル身分証事業を展開する株式会社TRUSTDOCK。

同社では採用活動の加速にともない、2021年7月よりまるごと人事をご導入いただきました。導入後の1年ほどで、従業員数は約30名から約60名に急拡大しています。

今回は、人事部　執行役員の千葉直子様と採用ご担当者の関山みずき様のお二人に、まるごと人事導入にいたった経緯や、導入の効果などを伺いました。

事業の変化に柔軟に対応できる「機動性の高い採用チーム」を実現するため、まるごと人事を導入

まるごと人事の導入を検討した背景を教えてください。

千葉様：当時（2021年7月）は従業員数が30名ほどで、人事は私ともう1名の計2名、加えて業務委託数名といった体制で採用活動を回していました。私たち人事2名は、採用だけではなく制度設計などほかの人事業務とも兼務でしたが、多い月には数百件のスカウトメールを送信し返信率も高かったので、ダイレクトリクルーティングで成果を出せる状態にはなっていたんです。

ただ、今後の採用計画を考えると、これからもっと採用人数やポジションが増えることは明らかでしたし、それにともない採用チャネルを増やす必要もありました。

そのなかで安定してダイレクトリクルーティングを回せる体制を維持するとなると、個人の業務委託の方より企業にお任せしたほうが良いのではないかと思い、RPO（採用代行）の導入を検討し始めました。

業務委託での体制強化ではなく、なぜRPOサービスにされたのでしょうか？

千葉様：当社のようなベンチャー企業は、大企業とは違い事業の状態や方針によって常に体制が変動し、それにともなう急な採用人数の増減が発生します。

そのような場合、業務委託の方ですと急に来月から人員や依頼量を増やす・減らすといった対応や、一度依頼量を減らしてから再度増やすことが難しくなります。こちらとしても、個人で活動されている業務委託の方に突発的な対応ばかりお願いしても申し訳ないと思っていました。

当社の採用チームとしては、変化の多い環境にも柔軟に対応できる、機動性の高いチームにすることが重要です。そのため、業務委託ではなく法人でおこなっているRPOサービスのほうがフレキシブルに対応いただけるのではないかと思い、RPOサービスを検討しました。

最終的にまるごと人事に決めた理由をお聞かせください。

千葉様：一番の決め手は、1ヶ月という短期間で契約の変動ができる点でした。

他社のサービスも比較検討したのですが、その多くが3ヶ月〜半年単位での変動だったんです。その点、初月の契約だけでなく、契約開始後も1ヶ月単位でプラン変更ができるまるごと人事の契約形態は、当社のようなベンチャー企業にとっては大きなメリットでした。

データにもとづいた採用活動の基盤づくりに貢献

実際にまるごと人事を導入されてから、メリットを感じられたのはどのような点でしょうか？

千葉様：データをもとにした採用活動の基盤づくりを、一緒に作り上げてくださったことですね。

私たちは、スカウト送信数や返信率といったデータを週次で確認して、改善していくことを大切にしています。というのも、ダイレクトリクルーティングを強化するにあたって、感覚ではなく数字をもとにPDCAを回すことが重要だと考えているためです。

まるごと人事の担当者は、こういったデータを重要視する当社の考えを理解してくださって、「このデータも取ってみませんか？」「このようにデータを集計してみませんか？」など積極的に提案いただけるのがうれしいですね。

RPOサービスによっては、代行会社独自のやり方や対応範囲に制限があるケースもあります。一概にどちらが良いとはいえませんが、提案しながらパートナーとして一緒に作り上げてくださるまるごと人事のスタンスが、当社にはとてもマッチしているなと感じています。

日々のスカウト代行業務において、まるごと人事をご評価いただいている点はありますか？

関山様：今千葉からも話があったとおり、当社では毎週ポジションごとに数値目標を立てて、結果と照らし合わせながら採用を進めています。

目標に届いていないポジションがあれば、「なぜ目標に達しなかったのか？」という点を振り返って、改善施策の検討をおこなっているんです。

まるごと人事は、毎週仮説と改善案を一緒に考えてもらえる姿勢がありがたいです。

自社だけで振り返ると、どうしても情報や視点が偏ってしまいがちですが、まるごと人事では他社のデータや採用トレンドを踏まえたうえで提案してくださる点に価値を感じています。

たとえば、あるポジションでスカウト返信率が低ければ、市況によるものなのか、それとも当社に要因があるのかといった判断をするためのアドバイスをいただけるので、具体的な改善策につなげられます。

千葉様：仮説と改善案も正解があるわけではなく、継続的に修正をして成果を高めていくことが重要です。

まるごと人事と1年半ほどともに続けてきたからこそ、過去のデータを踏まえて「次はこのやり方で、このくらいの期間実行すれば成果が出るだろう」といった今後の予測が立てられるようになってきています。

これは、まるごと人事がデータを蓄積して分析しながら改善を続けてくださるからこそで、採用チームとしても貴重な財産です。

変動の多いベンチャー企業には、まるごと人事のように提案しながらサポートしてくれるパートナーが必要

先日は弊社からの提案で、新たな媒体も導入いただいたと伺っています。どのように導入を決断されたのでしょうか？

千葉様：まるごと人事の担当者から、「この媒体を導入してみませんか？」とお話しいただいたのがきっかけです。

実は、その媒体は当社でも過去に一度利用していたのですが、当時はあまり成果が出ておらず、長らく利用を控えていました。

でも、当社の採用状況や採用基準を深く理解いただいているまるごと人事からの提案だったので、導入理由を精査した上で「○○さん（まるごと人事の担当者）がそう言うならやってみましょう！」と決断できました。

やはり、これまで長く積み上げてきた関係性と信頼感があるからこそそう思えましたね。

関山様：具体的には、媒体のセットアップから会社情報・募集情報などをアップデートするところまで、すべてまるごと人事に進めていただきました。

情報を更新するだけではなく、まるごと人事だからこそもっているエンジニア採用の知見や他媒体での成果も入れつつ更新していただいたので、自分たちでおこなうよりも効果が出やすかったと思います。

実際に内定を出すところまでつながったので、本当に挑戦して良かったと思っています。

1年以上支援させていただいていますが、特にご評価いただいている点は何でしょうか？

千葉様：まるごと人事とは、私たちが事業や組織戦略で重要視している、「機動性の高い採用チーム」を実現するための理想の関係性が築けています。

発注者・受注者といった上下の関係性ではなく、文字通りパートナーとして、こちらの意図や希望を理解しながら同じ目線で一緒に考えて作り上げてくださるので、社員に近い存在です。

たとえばスカウトメールの文面案を考える上でも、担当者が当社のことを理解して「こういう人がターゲットであれば、このような一文も足してみてはいかがでしょうか？」というように当社の社員に近い目線で提案してくれます。

このような一つひとつの工夫が候補者の心を動かして、成果にも表れてくるのではないかと思っています。

我々のようなベンチャー・スタートアップ企業は、会社や採用状況の変動が大きいので、常にアップデートして改善を続ける必要があります。

その点でも、まるごと人事のように一緒に考えて提案して、サポートするスタンスのRPOサービスであることは重要です。このような手厚いサポートがあって、当社が望んでいた採用体制が実現できていることは本当にうれしく思っています。

密度の濃さが求められる採用広報だからこそ、リソースを確保しコンテンツを強化するべき

貴社では採用広報にとても注力されていますが、どのような目的で取り組まれているのでしょうか？

千葉様：当社の企業理解の促進です。

採用活動を始めた当時はまだ創業メンバー数名しかおらず、「TRUSTDOCK」の社名でインターネット検索をしてもあまり情報が出てこなかったんです。そのような状況でスカウトメールを送っても、当社の事業内容やビジョンは伝わらず効果が薄くなってしまいます。

そこで、まずはインターネット上に出てくる当社の情報を増やそうと考えました。

また採用広報コンテンツを事前に候補者に読んでいただくことで、1回の面談時間の密度を上げる狙いもあります。

候補者の方が事前に企業情報をインプットできる場がないと、初回の面談で経営陣や面接官がまず基本的な会社説明をする必要が出てきます。貴重な面談の機会を、その場でしかできない対話の時間にするためにも、採用広報コンテンツは有効です。

さらに、当社の情報をわかりやすく公開したり、スカウトメールの文面のなかに入れたりすることで、入社後のカルチャーギャップが減らせる利点もありました。

できるだけ入社前に当社の雰囲気を伝えて、入社後のミスマッチを減らすこと、正しいイメージでTRUSTDOCKに魅力を感じて好きになっていただくことが採用広報の目的なので、そのためのコンテンツ作りには労力を惜しみません。

さらには採用広報の記事を読むことで、社内でもお互いのキャラクターが理解しやすくなるため、記事をきっかけに社内の関係性が深まるという副次的効果もありましたね。

採用広報の重要性を感じつつも、なかなか継続するのは難しいかと思います。採用広報を継続するコツがあれば教えてください。

千葉様：一番重要なのは、専任で採用広報コンテンツの作成に時間をかけることができるリソースの確保です。私たちはプロのライターの方にご協力をお願いしていました。

すべての採用広報のコンテンツを社内の人間だけで書こうとすると、それぞれメイン業務もあるので、毎月コンスタントに制作し続けるのにすごく労力やコストがかかります。そうなるとなかなか続かないですよね。

思い切って外部の方に依頼することで、社員の工数も大きく空きますし、コンスタントにコンテンツをアップし続けられるんです。

さらにコンテンツを作るフローも工数をかけないように工夫しています。

たとえばインタビュー時間を確保してその場で一から聞くのではなく、事前に対象者に質問項目をドキュメントで送っておいてテキストで回答してもらう。そうすることでコンテンツを作る社員、インタビューを受ける社員双方の負担も少なくなり、コンテンツとしても確実なものができやすいんです。

あとは採用広報で重要なのは写真ですね。

採用広報のコンテンツや求人媒体に載せるものも含めて、当社の社員やチームのイメージが伝わる写真はとても大切です。そのため当社では、半年に一度くらいの頻度で社員全員が出社して、大撮影会を開催しています。

最後に、今後の採用の方向性と、まるごと人事に期待することを教えてください。

千葉様：今後の採用の方向性としては、エンジニア採用の強化をとくに重要視しています。新たな採用チャネルの活用を含めた新しい方法に取り組んだり、採用市場が苦しい中でも自社の勝ちパターンを築いていく必要があると思っています。

まるごと人事には引き続き、「どのように採用成功につなげるか」をともに考えるパートナーとしてご支援いただきたいです。

関山様：当社では、社員一人ひとりのライフプランとキャリアプランを尊重しながら、プロフェッショナルとして全力で活躍してほしいという考えを持っています。

選考を通じてもライフプランとキャリアプランを伺い、TRUSTDOCKで働くことがマッチするか対話しながら進めていますので、引き続きまるごと人事ともそういったスタンスを共有して、一緒に採用活動を進めていければと思っています。

(インタビュー実施日：2022年10月20日)

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