複雑な勤怠管理も、業務フロー改善とシステム活用で約60%の工数削減に成功

「ロボティクスで、人間のちからを引き出す」をミッションに掲げ、LOVEをはぐくむ家族型ロボット『LOVOT（らぼっと）』を展開しているGROOVE X株式会社。

同社には、2023年6月からまるごと労務を導入いただいています。

今回は同社の人事チーム鈴木様と榊山（さかきやま）様に、まるごと労務導入による効果を伺いました。

課題だった勤怠管理業務。業務の代行だけでなく、改善も期待していた

労務代行導入を検討した背景や、当時の体制・課題を教えてください。

鈴木様：当時は私も含めた計3名体制で人事・労務業務を回していたのですが、そのうちの1名が退職することになり、労務代行導入を検討しはじめました。

私は労務の実務経験があまり豊富ではなかったので、手探りで進めた結果、どうしてもミスが発生しやすくなっていたんです。また、私は労務のほかにも組織開発なども担当しており、工数もひっ迫していました。

業務面では、当社では複数の勤務形態があり、勤怠管理システムを導入したものの活用が進んでおらず、勤怠管理業務が煩雑という課題もありました。

労務担当を採用するのではなく、労務代行を利用したのはなぜですか？

鈴木様：新たに労務担当を採用することも検討したのですが、スキルや経験がある方を採用できるか不明確ですし、入社後のオンボーディングにも一定の期間を要します。

その懸念点や当時のバックオフィス面での課題を考慮すると、労務の経験や知識が豊富なプロにお願いしたほうが良いだろうと考え、労務代行サービスの導入を決めました。

まるごと労務に決定した理由を教えてください。

鈴木様：もともと採用代行の「まるごと人事」を導入しており、支援いただくなかで優秀な方が多い印象があったんです。また、依頼に対しても「できません」と言われることが少ないので相談がしやすく、柔軟に対応していただけました。

すでに信頼感があったので、採用だけではなく労務もお願いしたほうがバックオフィスの効率化もできるのではないかと考え、導入を決定しました。

システム導入だけでなく、業務フローも整備してもらえたことで、工数が大幅に削減できた

ご導入後はどのような支援をさせていただいたのでしょうか？

まるごと労務担当者：当時は特に勤怠管理業務に課題があったため、その部分から支援させていただきました。既存の業務フローをキャッチアップしながら、どのようにシステム活用を進めるかご提案し、運用を進めていったんです。具体的には、年次有給休暇や残業時間の管理方法の見直し、労働条件通知書の電子化などです。

その後、人事管理・勤怠管理システムの切り替えをすることになり、新規システム導入の支援を行いました。

まるごと労務導入後の効果を教えてください。

鈴木様：本当に労務業務全般をまるっとお任せしているので、こちらの工数が大幅に削減できています。まるごと労務のサポートがなければ、とても業務が回っていないと思いますね。

榊山様：私はまるごと労務導入の3ヶ月後に入社したのですが、当時はあまり業務に関する情報や仕組みがまとまっておらず、2名だけの体制では対応しきれる状態ではありませんでした。

まるごと労務を導入していたおかげで、絶対に自分がやらなければならない業務と、まるごと労務にお願いしたほうが早い業務を明確に切り分けられて、業務がスムーズになりましたね。

また当社で使用しているシステムも、私は今まで使ったことがないものでした。そのため、業務のたびに使い方を1から調べなければならなかったんです。

まるごと労務を利用していたことで、ツールの利用方法がわからなければ都度教えてもらえたり、不明な点はシステム会社に問い合わせをしてもらえたりして、コア業務に集中できたので、本当に助かったのを覚えています。

気持ちとしても、何かあればまるごと労務に頼れるという安心感がありました。

勤怠管理業務において、ご評価いただいている点があれば教えてください。

鈴木様：それまで使っていた勤怠管理システムでは、勤怠情報の入力が滞っている社員が多くいたことが長年の課題でした。まるごと労務導入前は、私が一人ひとりに都度連絡して入力してもらっていたのですが、これだけで工数がひっ迫していました。そこをまるごと労務に支援してもらえたことで、私の工数が大幅に削減できたんです。

また、並行して複雑化していた勤務表や業務フローを整理し、システムを活用した効率的なフローに改善してもらいました。それまで使用していたエクセルの勤務表はもはや誰が作成したかわからず、複雑な計算式が入っていたり入力に手間がかかったりして、扱いに苦労していたんです。

それを、スプレッドシートで自動チェックできるフォーマットに変更し、不備がある社員への連絡もまるごと労務が対応してくれたことで、入力や確認が格段に速くなり、約60%の工数削減に繋がりました。システム活用のハード面だけでなく、運用・実務のソフト面も整備してもらえたことがとても助かりました。

榊山様：当社では変形労働制を採用しているのですが、どんどん店舗が増えていくなかで、社内だけだと社員一人ひとりのシフト管理にもなかなか手が回りませんでした。現場のマネジメントメンバーも変形労働制の理解が十分ではなく、シフトも都度変更があるなかで管理しきれないこともあります。

そこを、まるごと労務が店舗の社員と直接やり取りしてくれ、完全にお任せできているのでとても助かっていますね。

シフト管理の方法も店舗によってやり方が異なっていたのですが、まるごと労務が共通のフォーマットを作成して全店舗に展開してくれたので、効率がアップしました。現場のマネジメントメンバーからも、対応が早いのでありがたいという声を聞きます。

変化の激しいスタートアップのバックオフィス業務でも、信頼できるパートナーがいることで安心して対応できる

ご支援全体を通じて、評価いただいている点はありますか？

鈴木様：依頼できる業務の幅広さですね。幅が広いだけではなく、頼んだ業務をどれもきちんと整理・効率化してくれるので助かっています。しかもいつもスピーディーに対応してくれるので、業務が滞らないんですよね。

例えばエンゲージメントサーベイ・退職率などの集計表や、取締役会で使用する労務関連の資料、社員の残業時間管理リストなど、さまざまな資料作成をお願いしているのですが、こちらで簡易的に作成したファイルをきれいにまとめて、日々の運用がしやすいように整えてくれます。

ちょっと依頼して良いか迷うような業務も「これってお願いできますか？」と聞くと、すぐ検討したうえで対応してくださいます。こちらとしても相談しやすいし、本当に右腕のような存在で助かっています。

榊山様：当社の労務担当者がまだ少ないので、どうしても社員1人あたりの業務量が増えたり、社員同士の確認が必要な業務も多いです。まるごと労務に入ってもらうことで、定例ミーティングやチャットなどでリマインド・確認を進めてもらえて、業務が滞ることなくスムーズに進んでいるのが助かっていますね。

相談したり一緒に業務を進めてもらえるのが本当に心強く、同僚のような存在です。

現在、まるごと労務との業務分担はどのようになっていますか？

鈴木様：今は、榊山さんともう1名の社内メンバー、まるごと労務で労務業務を担ってもらっています。

まるごと労務担当者：現在まるごと労務では、鈴木様や榊山様からの要望を具体化し、ブラッシュアップしながら効率化を推進できるよう、最適な業務フローを構築しています。

具体的には雇用契約書の作成など雇用関係の業務や、日々の勤怠管理・従業員管理資料の作成など従業員管理にまつわる業務、あとは導入したツールやシステムの設定などを行なっています。

まるごと労務を長期契約いただいていますが、その理由を教えてください。

榊山様：当社はまだスタートアップのフェーズにあり、事業拡大に伴う組織編制や採用数の増加により、労務業務も変化が大きいです。

そのような変化に対応するには、知見が豊富で柔軟に業務フローを改善できる担当者が必要です。私たちも過去の経緯などすべてを把握できていないなか、手探りで対応している部分もあるので、まるごと労務にノウハウを補完してもらったり業務をフォローしてもらうことで、安心して日々の労務業務に対応できます。

労務は社員が安心して働くための根幹の機能ですので、社員の信頼を損なわずに労務業務を安定運用できることは、とてもありがたいです。

鈴木様：そうですね、スキルや知識が豊富な担当者が支援してくれる点は、利用し続ける大きな価値だと感じます。まるごと労務の代わりに社員を採用するとしても、スキル・カルチャーともにフィットする方を採用する難度は高いです。

採用や育成に時間をかけるよりは、労務経験が豊富な方が揃っているまるごと労務に依頼するほうが早いし、安心ですね。

外部パートナーというより、何でも相談できる同僚のような存在

これからの事業や組織の展望をお聞かせください。

鈴木様：事業面では、おかげ様でLOVOTの販売状況が好調なので、このまま販売台数を拡大し、世界規模のスタートアップに成長していきたいです。

当社は自由度が高く、一人ひとりの裁量が大きい会社です。自由な一方で、やはり自発的な行動や変化への対応が求められますので、自立している社員が多いです。

それゆえに当社の人事は難しいこともたくさんありますが、やはりLOVOTという1つのプロダクトに向けて社員全員でコミットしている一体感が魅力です。新しいメンバーが増えても、同じゴールに向かって、LOVOTを1人でも多くのユーザーさんに届けていきたいですね。

今後、まるごと労務に期待することをお聞かせください。

鈴木様：当社はIPOを視野に入れているので、今までよりも社内制度をしっかり整えていくことが不可欠です。現在の体制から変化も多く大変な業務になるかと思いますが、引き続きまるごと労務にお力添えいただいて、乗り越えていければと考えています。

最後に、まるごと労務をご検討されている企業様に向けてメッセージをお願いいたします。

鈴木様：まるごと労務のおすすめポイントは、フレキシブルさとスピード感のある対応だと思っています。

他の代行サービスを利用した際に、「ここは支援範囲外です」と断られることも多くありました。まるごと労務はいつも「大丈夫ですよ」と快く引き受けていただけるので、すごく安心感がありますね。

加えてレスポンスも業務スピードもとても早い。月額料金のなかで依頼できる時間数が決まっているのですが、その時間数で対応できるだろうと想定していたより多くの業務を依頼できています。

本当に信頼してお任せできるので、2025年2月から稼働時間を追加で依頼させていただきました。社内の経理部門や知人でバックオフィス業務に悩んでいる方にも、いつもおすすめしています。

榊山様：まるごと労務の担当者は、ただ外部委託している取引先というよりは、本当に同じ社内で働く同僚のような感覚なんですよね。ちょっとした話もしやすいし、相談にも乗ってもらいやすいし、リラックスして接することができます。

事務的な雰囲気にならずに一緒にお仕事できることが個人的にはうれしいし、おすすめできるポイントだと思っています。

（インタビュー実施日：2025年2月7日）

3分でわかる！
「まるごと労務・経理」の資料を無料でダウンロード

労務・経理を仕組みづくりから実務まで代行！
急な担当者の退職など社内のバックオフィス担当の代わりとして、設計から実務まで伴走支援します

無料で資料をダウンロード！