導入事例

2023.10.10 更新日:2024.06.19
まるごと人事 編集部

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十人十色の選考フロー。最高の候補者体験を実現したまるごと人事の支援

写真:(左)永田様 (中央)片山様 (右)吉田様

 

SHE株式会社は、「一人一人が自分にしかない価値を発揮し、熱狂して生きる世の中を創る」をビジョンに掲げ、女性のためのキャリアスクール「SHElikes(シーライクス)」などさまざまなサービスを展開しています。

同社には、資金調達に伴う採用体制強化のため、2023年1月よりまるごと人事を導入いただいています。

今回は、同社の採用グループマネージャーの永田様と、同じく採用グループの吉田様、片山様の3名に、まるごと人事導入前の採用課題や、導入後の変化についてお話を伺いました。

 

採用目標が急増するなか、一人ひとりにカスタマイズした選考フローを実現するため、採用代行のリプレイスを検討

まず、まるごと人事導入を検討された背景を教えてください。

永田様:資金調達を機に採用を加速させていくにあたって、採用体制を強化したかったためです。

当社では2022年10月に資金調達を行なったことなどから、それまで年間20名前後だった採用人数が、半年で30名ほどと約3倍に急増しました。

当時の採用体制としては、私と別業務を兼任していた吉田の2名で、別途オペレーション業務を他の採用代行会社様に依頼していました。

私は採用業務がメインミッションではあったものの、採用広報を含む採用全体の仕組み作りや、社内外の採用体制作りといった業務もありました。吉田は、上述の通り当初別業務と兼任で、採用業務に大きくリソースを割けない状況でした。

そのような背景から、当時月間200名ほどの応募があった採用オペレーションは、採用代行会社様に依頼していました。しかし、当社では応募いただいた候補者様へ提供する”候補者体験”の質をとても大切にしており、実現するためにはどうしても外部の方へお任せしきれず社内で対応するケースが多かったため、リソース不足とクオリティ維持に課題を感じていました。

そこで、クオリティを落とさず採用を加速させていくにあたり、あらためてもっと柔軟に対応いただける、パートナーのような採用代行サービスの導入を検討し始めたことがきっかけです。

 

数ある採用代行サービスのなかから、まるごと人事をお選びいただいた理由をお聞かせください。

永田様:採用代行サービスを選定するにあたり、当社としては「クオリティ」「柔軟性」「コスト」という3つの軸がありました。まるごと人事への決め手は、その3つに加えて支援いただける職種数の制限がないことでした。

採用代行サービスによっては、対応できる職種数に制限を設けていることもあります。しかし当社のようなスタートアップでは募集職種の変化が激しく、突発的に新規ポジションの募集が発生したり、新たな媒体活用を始めたりすることもあります。

そういった点で、職種数を気にすることなくフレキシブルに対応いただける、まるごと人事の支援体制に魅力を感じました

加えて、まるごと人事は当社への理解度が高く、信頼できると感じたことも大きいですね。商談の時点から、当社ならではの候補者体験や採用プロセスを含めた企業理解をしっかりしてくださって、柔軟に対応いただける確信を持ちました。

 

候補者様に「SHEと出会えて良かった」と思ってもらうために。候補者体験を大切にする当社の姿勢に寄り添う、まるごと人事の支援

まるごと人事を導入いただいたあとは、どのような役割分担をされていますか?

永田様:候補者対応は、まるごと人事に一貫してお任せできています。

具体的には、応募対応からカジュアル面談の設定、カジュアル面談実施後は当社内で個別プロセスの設計を行なったのちに、候補者様ごとにカスタマイズしたコミュニケーションや社内の面接官とのやりとりなど、ほとんどの職種で運用をお願いしています。

 

貴社が候補者体験を大切にされているのは、どのような背景があるのでしょうか?

永田様:当社の人事ポリシーには、「ワークライフダイバーシティ」や「Love Everything」といった価値観があり、多様性を尊重するカルチャーが強くあります。

採用活動も人事ポリシーと紐づけて考えていて、採用プロセスを通じて候補者お一人お一人の本質を捉え、SHEのことも理解していただいたうえで、「転職」という人生にとって大切な意思決定を、当社と候補者様の双方でできればと考えています。

そのような候補者体験を提供するには定型の採用プロセスでは難しいため、工数をかけてでも十人十色でプロセスをカスタマイズして、双方にとって一番良い結果を生み出していくことを大切にしています。

さらに採用チームとしても、転職という一大イベントにおいて、合否問わず「SHEを受けて良かった」「SHEと出会えて良かった」といった”感動”を作っていきたいという想いを、全員で強く持っています。


そのような背景から、候補者様に合わせた完全個別プロセスによって、最高の候補者体験をデザインすることをとても大切にしています。

 

▼SHEの採用プロセス

実際にまるごと人事を導入されて、印象的だった点があればお聞かせください。

吉田様:まるごと人事は、当社が採用代行サービス選定の軸として大切にしていた「柔軟性」が本当に高いです。おかげで、当社の理想である「一人ひとりにカスタマイズした候補者体験」が実現できていると感じています。

具体的には、候補者様のなかにはSHElikesの受講生の方や、以前応募していただいた方など、さまざまな背景の方がいらっしゃいます。

候補者対応の文面ひとつとっても、背景に合わせて言葉選びをしていただいたり、選考を進めるなかでも社内の面接官と共有できるようにメモを残していただき、「この方はSHElikesの受講生なので、このような進め方をしてはいかがでしょうか?」というように先回りして提案していただけるので、安心して候補者対応をお任せできることが本当にありがたいですね。

加えて、候補者対応のフローやATS(採用管理システム)の活用などで気になった点をどんどん伝えてくださるので、迅速に軌道修正ができて採用フローの改善につながっています。

まさに、私たちが採用代行サービスに期待していたとおり、「パートナー」としてワンチームでの採用活動を進めてくださっている感覚があります。

 

片山様:私は、まるごと人事の先回りした対応に日々助けられています。

例えば、以前面談の再調整が発生した際、後ほど詳細を記載しようと思い、取り急ぎ要件だけSlackに残していたことがあったんです。

それをまるごと人事の担当者が依頼前にキャッチしてくださり、そこから何をすれば良いのか把握して「〇〇様の〇月〇日の面談はリスケしておきますね」「スケジュールを確認したら〇日と〇日が空いていますが、どちらの方がご都合が良いでしょうか?」と連絡をくださったことがあって。

こちらから詳細に依頼を伝える前に状況を把握して動いてくださることで、依頼の工数がとても少なくて助かっていますし、候補者様にも同じように配慮していただけるので、候補者体験の向上にもつながっていると感じます。

 

内定までのリードタイムが約1/3に短縮。内定承諾率改善により、採用成功を実現

まるごと人事導入後、応募から内定のリードタイムが92日から26日に短縮したと伺いました。リードタイムが短縮したことにより、採用成果に変化はありましたか?

永田様:採用成功にかなり結びついている実感があります。具体的には、半年で30名という採用目標をほとんど達成することができました。まるごと人事導入前の2022年4月から9月までは約10名の採用でしたので、リードタイム短縮による内定承諾率の改善が大きく影響していると思っています。

数値としては、以前は約68%だった内定承諾率が約96%まで上昇しました。

吉田様:実際に対応した候補者様からも、「ここまで本当に丁寧に伴走していただき、ありがとうございます」と感謝の想いをお伝えいただくことが増えました。

まるごと人事は、面接の連絡1つとっても、候補者お一人お一人に内容をカスタマイズして送ってくださるので、候補者様が受ける当社の印象をさらに上げてくださっていると感じます。

 

具体的に、まるごと人事のどのような支援がリードタイム短縮につながったと思われますか?

片山様:まるごと人事は、とにかく対応スピードが早く、驚くことが多いです。

例えばまるごと人事導入前は、他の業務もあるなかで社内で対応をしていたため、候補者様への返信が遅れてしまったことによる日程の再調整がたびたび発生していました。

候補者様のなかには、当社以外にも並行して他社の選考を進めている方も多いので、返信が遅れてしまった間に他社との面接が入ってしまうケースも多かったんです。

そうなるとリードタイムが長期化するだけでなく、当社の選考中に他社への入社を意思決定されてしまうというリスクも生じます。

その点まるごと人事は、候補者様からエントリーがあった際の当社への共有や、そのあとの候補者様への返信など一つひとつの対応がとても早いので、リードタイム短縮や内定承諾率改善に大きく影響していると感じます。

吉田様:対応の初動が早いだけではなく、着実に対応進捗を確認してくださったり、当社内でもスピーディーに判断できるように、ATSの活用方法を改善してくださることもポイントだと思っています。

採用に関わる当社メンバーのみだと、他業務があるなかでどうしてもすぐ対応しきれず、見落としてしまうこともあるのですが、まるごと人事の担当者が漏らすことなくリマインドしてくださるのでとても安心しています。

また、より効率的に動けるように、採用の業務フローを改善してくださったことも大きいですね。

例えば、ATSを見れば候補者お一人お一人の今の状況が一目で判断できるようにしてくださっているので、当社としても判断のスピードが短縮できています。

ほかにも、以前は面接後に担当者が申し送りをする際に、評価機能を入力してからさらにタイムラインにも入力する……というフローだったのですが、評価機能だけ入力したらまるごと人事が内容を把握して、次のアクションを取るように変えてくださったので、タイムラインの申し送りが不要になって一気に工数が減らせました。

導入前の弊社からの説明と、導入後でギャップを感じる部分はありましたか?

永田様:ネガティブなギャップでいうと、実はまったくありません。

ポジティブなギャップとして、商談時に支援内容を説明いただいた際、ライトプランの稼働時間(約0.5人月)をお聞きして、「その時間で足りるかな?」と思ったんです。業務量的に、ベーシックプラン(約1人月)で対応いただいたほうが良いんじゃないかと。

しかし実際に開始して、ライトプランの稼働時間のなかでもここまで採用活動が回って、採用成果にもつながることにとても驚きました。

あとは、商談時のイメージよりさらに入り込んで提案いただけることも予想以上でした。

導入前は、「とはいえ社内で対応しなければいけない業務も一定量残るだろう」と思っていました。それが、ここまで安心してお任せできて、社内の採用メンバーは本質的な採用のコア業務に時間が割けるということが、とてもありがたく思っています。

 

採用代行のイメージを覆すまるごと人事のサービス。業務の切り出しではなく、採用課題に対して提案してくれるパートナー

今後の貴社の展望をお聞かせください。

永田様:事業に関しては、「学ぶ」と「働く」が循環するキャリアプラットフォームを作っていくことが重要になってきます。

学びの場である「SHElikes」のコンテンツをより充実させながら、最近リリースされた「SHE WORKS(シーワークス)」という人材マッチングサービスと連携して、仕事につながるマッチングを生み出していくことを目標としています。

組織の面では、今当社はちょうど「100名の壁」を超えるタイミングに差し掛かっているので、現場と経営層との「結節点」となるミドルマネジメントレイヤーの人材をいかに生み出していくかがポイントになります。

まるごと人事のおかげで採用も加速して、良い意味で今まで当社にいなかったような方も入社されているので、既存メンバーとどう融合していくかも組織戦略上とても大切だと考えています。

 

そのなかで、今後まるごと人事に期待されることはありますか?

吉田様:もうすでに期待を超えるご支援をしていただいているので、引き続き今のような「採用活動に伴走するパートナー」として、ご協力いただきたいと思っています。

また、採用活動は少し先の事業や組織の方向性を見据えて動いていくことが重要だと考えています。当社からも、今後の会社の方向性や方針をまるごと人事にできる限りお伝えして、同じ採用グループとしてさらに「ワンチーム」で採用活動を進めていけるとうれしいです。

 

最後に、まるごと人事導入を検討している企業に、メッセージがあればお願いします。

片山様:採用代行に依頼したい業務が明確な企業はもちろん、「採用活動・採用プロセスをより良くしていきたいけれど、改善点が明確になっていない」という企業にも、まるごと人事は特におすすめしたいです。

まるごと人事なら、「もっとこうすると良いと思います」と積極的に提案をしてくださるので、本当の意味でのパートナーとしてお任せできるサービスだと感じています。

永田様:当社のように、「候補者体験を大切にしたい」「候補者様ごとにカスタマイズした採用活動をしたい」という企業には、ぜひ検討いただけると良いと思います。

一辺倒な候補者対応ではなく、候補者様にとって何がベストか考えている企業には、まるごと人事は適していると思いますね。

吉田様:私も片山と同じで、採用オペレーションに何か課題を感じている企業には、まずまるごと人事を使ってみることをおすすめしたいですね。

まるごと人事は、採用代行のイメージを良い意味で覆してくださるサービスだと感じています。

採用代行は「採用業務の一部を切り離してアウトソースする」というイメージが強かったのですが、まるごと人事は本当に私たちと同じチームとして動いていただけるので、イメージが変わると思います。

(インタビュー実施日:2023年8月9日)

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