写真：（左）橋本様　　（右）中前様

「発明で、半径5mの人を幸せに」をミッションに、複数のデリバリーサービスの一元管理・POS等基幹システムとの連携を実現する「Camel（キャメル）」などのプロダクト開発や提供を行なっている株式会社tacoms。

同社には、バックオフィス担当者の退職をきっかけに、2024年2月よりまるごと労務を導入いただいています。

今回は、同社のコーポレート責任者の橋本様と、HR責任者の中前様に、まるごと労務導入前の課題や導入後の変化についてお話を伺いました。

担当者の退職により、急遽労務代行を導入。引き継ぎ期間半月で、労務業務をまるごと代行

バックオフィス代行導入を検討した背景を教えてください。

橋本様：私が入社したのは2024年5月ですので、導入時にはいなかったのですが、もともと社員1名だけでバックオフィス業務を行なっていたところ、その1名が退職することになったためだと聞いています。

新たなバックオフィス担当者を採用するにしても時間がかかりますが、バックオフィス業務を止めることはできません。そこで、すでに採用代行で支援してもらっていた「まるごと人事」の系列である「まるごと労務」の導入を決めたとのことでした。

まるごと労務担当者：お声掛けいただいたのが2024年1月中旬で、1月末にはご退職とのことでしたので、急いで引き継ぎをしました。簡易的な業務手順をまとめた資料はありましたので、資料をもとに数回のミーティングで内容を確認させていただきました。

まるごと人事の支援で、評価いただいていたポイントはありますか？

中前様：普段の採用オペレーション業務はもちろん、そこにプラスアルファで細やかなフォローをしてくれていたので、労務代行でも同様の動きが期待できるのではと思いました。

例えば採用代行では、候補者対応時に「この方はそろそろ再連絡の予定時期になりますが、コンタクトを取りましょうか？」のように、細かく状況を把握しながら、候補者体験を考慮したうえで業務を遂行していただけました。

橋本様：そうですね。当社内での経理と労務周りの体制が十分に整っていないなか、業務を遂行するだけではなく全体感を理解したうえでサポートいただけるのは、導入決定するうえで重要だったのではないかと思います。

導入当初はまるごと労務にどのようなことを期待されていましたか？

橋本様：当初はコーポレート機能がまだ盤石ではありませんでしたが、規模は拡大し続けているため、何か問題が発生する前に管理部門の体制構築をしたかったんです。そんな最中にバックオフィス担当者まで不在になってしまう状況でした。

そのため、当社から伝えたことだけをやる・伝えないとやらないではなく、しっかりとバックオフィス業務の知見があり、当社の状況も把握したうえで自発的に動いてもらえるサービスに安心して任せたかったので、その部分に大きく期待を寄せていました。

まるごと労務が業務フローを構築し、担当者不在でも労務業務が安定運用できていた

導入当初の支援内容を教えてください。

まるごと労務担当者：導入当初は、tacoms様にバックオフィス専任の方がいらっしゃらなかったため、労務業務全般をまるごと労務で対応しました。具体的には、勤怠管理や給与チェック、入退社手続き、従業員からの申請や社会保険労務士との連携などです。

引き継ぎの際の資料をもとに、社員や社労士の方との過去のやりとりも参考に対応を進めました。フローが固まっていない業務もありましたので、並行して業務フローの整備も行なっていきました。

その後、2024年5月に橋本様がご入社されたとのことですが、ご入社当初のバックオフィスの状況を教えてください。

橋本様：私が入社した2024年5月時点では、管理部門の社員は実質ゼロでした。それにも関わらず、法令対応含めた労務で必要な手続きが、着実に回っていると感じました。

代行サービスを利用する場合、普通は社内で業務フローを構築してから、部分的な業務を依頼することが多いと思います。しかしまるごと労務は業務フロー構築から対応してくれたので、私が入社したときにはすでに、社内に管理機能ができあがっている状態でした。

具体的には、社内のメンバーが迷うことなく労務関連の申請に対応できる仕組みづくりや社労士への連携フローなどです。勤怠管理や給与チェックといった労務の基礎業務において、おそらく以前は属人的に行われていたであろう業務が、誰でも効率的にできるようにフローが構築されていました。

社内にバックオフィスの知見がある専任者がいなくても、社内・社外と連携を取りながら管理部門が回る状態になっていた。これが、まるごと労務を導入した1つ目の大きな効果だったのではないかと思います。

橋本様ご入社後の支援内容はどのようなものでしたか？

橋本様：私の入社以前は、社内のバックオフィス担当が不在のなかでまるごと労務がフローを構築してくれていたので、当社側の意思はあまりない状態でした。私が入社したあとは、「会社としてこうしていきたい」といった当社の意思を伝え、まるごと労務側から「じゃあこうしてみましょうか？」と提案をいただく積み重ねで、少しずつアップデートしていきました。

具体的には、各担当の業務分担やコミュニケーション方法を明確化したり、レポートラインやツールを整理したりして効率化を図りました。それまでは各業務の承認フローが整っていない状態だったため、きちんと作業履歴が残り、あとから遡って確認したいときに誰が判断して何をしたのか振り返れるようなフローにしたいと思っていました。

Slackのワークフロー機能を活用し、社内の申請・業務の履歴が残るようにフロー構築などもお願いしましたね。

会社の方針から逆算して解決策を提案。システム・ツールにも精通しているため、効率化が進む

ご支援で、特に評価いただいているポイントを教えてください。

中前様：具体的な業務で言うと、組織の状況を把握し、まるごと労務担当者のほうから「よければこちらでやっておきますよ」と声をかけてくださるのでありがたいです。例えば全社周知のための労務関連の展開資料など、短期間で時間をつくることが難しい部分も気付いてくれて。「こちらの件、資料作成しておきましょうか？」と業務を拾ってくれることがよくあります。

この気遣いは、少人数で人事をまわしているフェーズの会社は特に助かると思います。

橋本様：当社から明確な指示をしなくても、当社の方針や目指すべきゴールから逆算して、実現するための解決策を具体的に返答してもらえるのも非常に助かりますね。

私自身も入社して間もなかったので、まだ当社の状況を十分に知っていたわけではなかったのですが、「今のtacoms様の状況だと、こちらの進め方のほうが良いかもしれません」と、当社の状況を鑑みたうえで提案してもらえたのも良かったです。

常に当社の業務改善や工数削減まで考慮してサポートしてもらえるという、日々の業務の積み重ねが本当にありがたいですね。

具体的な業務改善のエピソードはありますか？

橋本様：大きかったのは、入退社の業務フロー構築ですね。入社手続きのフローがまったく整理されていなかったところから、ゼロベースで構築していただきました。まるごと労務導入前は、社内で誰がどの部分を担うのか明確になっておらず、入退職者が出るたびに、都度対応できるメンバーが場当たり的に動いていたんです。

そこをまるごと労務が、入退社時に必要なタスクをリスト化し、決めたフローが円滑に進むように資料をまとめて共有してくれました。Slackの連携やチェックリストでの管理などを徹底することで、メンバーそれぞれの役割が明確化し、抜け漏れもなくなったんです。

ツール活用の面でも、当社の希望に沿ったうえでさまざまな改善をしてもらいました。労務管理システムやチャットツールの機能にも知見が豊富なので、私が相談すればすぐにSlackでワークフローを組んでくれたり、労務管理システムでの申請フローを構築してくれたりしました。

各ツールを最大限活用したうえで、より当社が使いやすくなるようにしてくれて、業務が効率化したと感じています。

拡大期の組織のなかで、まるごと労務の支援で役立ったことがあれば教えてください。

橋本様：組織拡大期は、社内の体制や社員数、コミュニケーションのボリュームなどの変動性が高くなります。社員数が大きく増加すると、最適なフローも都度変わります。10〜20人のときには対応できていたフローが回らなくなり、40〜50人の組織に合うフローに構築・改善していかなければならない。

その点まるごと労務なら、会社の状況を理解したうえで、変動する状況にもスピーディーに対応してもらえます。効率化が必要な業務を見つけたら、自発的に効率化の提案もしてもらえる。

変化の早い拡大期の組織には、特におすすめのサービスだと感じます。

中前様：拡大期だからこその整備が追いつかなくなったところを、まるごと労務が解決に向けて進めてくださいますよね。今後のことを考えたフローを、お持ちの知識と調べてくださった情報を掛け合わせ、tacomsに適した状態で提案してくださいます。

そのため弊社側もその分のリソースを他の人事業務に充てることができ、スピード感をもった人事体制の構築ができています。

社員採用や業務委託、他の代行サービスとの違いを感じる点はありましたか？

橋本様：まるごと労務の知見の豊富さを感じました。複数社でのバックオフィス業務の経験があり、社内でも十分にナレッジ共有がされているので、それらの専門性や経験などを活かして提案してくれます。バックオフィス業務の知識がきちんとあるため、コミュニケーションもスムーズで、どんどん改善が進められます。

また、業務委託や代行サービスに委託すると、マニュアルに書かれたことだけ対応するスタンスの方も多いですし、それもある意味正しいかたちです。ですがまるごと労務は、常に業務改善を意識して提案やサポートをしてくれます。

それも押し付けるのではなく、「こうすればもっと良くなるのではないですか？」と提案いただき、相談しながら改善を進められる点も、他のサービスとの大きな違いですね。

社内メンバーとのフロント業務も、安心して任せられるサービス品質が「まるごと労務」の特徴

今後に向けて、事業や組織の展望をお聞かせください。

橋本様：当社の主力事業である「Camel（キャメル）」は、飲食店の売上・利益率アップや業務効率化を目指したものです。今後はCamelだけではなく、より飲食店の課題解決になるようなサービスを幅広く展開していきたいですね。

例えば、初期開発が不要かつ低コストで、自社のテイクアウト・デリバリー注文サイト構築を実現するモバイルオーダー「Camel Order」はすでに好評いただいています。

今後さらなる事業領域の拡大を目指し、マルチプロダクト戦略を推進し、飲食店様向けのオンライン注文やCRM（顧客管理）の支援を包括的に提供するサービスを目指していきます。

事業成長に伴って採用も加速させていきますので、これからもさらに成長する組織の中で、ミッションに共感いただける方にエントリーしてもらえるとうれしいです。

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今後、まるごと労務に期待することをお聞かせください。

橋本様：引き続き事業拡大期が続くので、社員数やお客様との取引量が増え、バックオフィスの業務量も増えていきます。そこに対処できるように、さらに効果的かつ効率的な仕組みを構築し、会社の成長を支えていくことが管理部門として重要です。

まるごと労務には、当社の変化にも柔軟に対応しつつ、引き続き管理体制の構築に貢献していただけるとうれしく思います。

まるごと労務をご検討されている企業様に向けて、メッセージをお願いいたします。

橋本様：まるごと労務は、担当者のレベルが高く運営体制もしっかりされているため、安心してお任せできる点がおすすめです。

社内にバックオフィスの知見が少なく、わからないまま外注しなければいけないというシーンもあると思います。そのような場合、依頼側に知見がないため、本当にしっかり対応してもらえているのか評価ができないこともあるかもしれません。

その点、まるごと労務はサービス品質が高いので安心して一任できます。外部委託が不安な方にこそ、ぜひ使ってみていただきたいですね。

中前様：外部の方に社内のメンバーとのフロント業務までお願いすると、どうしても機械的・事務的な対応になってしまうこともあるかと思います。それゆえ結局フロント業務は社内で対応することになり、なかなか依頼したい業務が依頼しきれない。

まるごと労務は当社の社員にも丁寧にコミュニケーションを取ってくれるので、相談しやすいですし安心できますね。個別の業務だけでなく、社員とのフロント業務まで安心して任せたい会社におすすめのサービスです。

（インタビュー実施日：2024年10月2日）

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