写真：（左）泉水様　（右）本行様

お客様や社内からの“よくある問い合わせ”の自己解決プラットフォーム、「Helpfeel（ヘルプフィール）」などのクラウドサービスを中心に展開している株式会社Helpfeel。

同社は2019年12月にまるごと人事を導入し、採用担当が不在のなかで採用機能の立ち上げを行ないました。
導入当初の従業員数は10数名でしたが、事業成長に伴って2022年の採用目標人数は従来の年間10数名から約60名へと、4倍ほどにまで急増しました。

本記事では、同社に2022年に入社された採用担当の本行（ほんぎょう）様と泉水（せんすい）様のお二人に、組織拡大期にまるごと人事をどのように活用されたのかを伺いました。

採用目標が急増しても、外部リソースの活用により、採用活動を急拡大することができた

2022年に採用人数が約4倍と大幅に増加されていますが、どのような背景があったのでしょうか？

本行様：社名にもなっている当社の「Helpfeel（ヘルプフィール）」というSaaSのプロダクトが好調で、軌道に乗ってきたことが大きな理由です。

もともと当社は、「Gyazo」というスクリーンショットの共有ツールなど、BtoCのプロダクト開発を中心に事業を展開していました。そのため、会社組織はエンジニアが多く、マーケティング・バックオフィスを含めても20名ほどで事業運営をしていました。

ところが、Helpfeelがありがたくも多くの企業に導入されるようになり、それに伴いセールスやカスタマーサクセス等の職種の採用を強化する必要が出てきたため、採用目標人数も年々大きく増やしていきました。

具体的には、2021年には採用人数が年間10数名だったところから、翌年2022年には約60名強、2023年には80名前後の採用目標を掲げている状態です。

採用人数の増加にあたり、どのように採用計画を検討されたのでしょうか？また計画に際して課題などはありましたか？

本行様：もともと当社は、エンジニアの方には一定の知名度があったものの、一般的な知名度はまだあまりない状況だったんです。

そのため、採用計画実行にあたっての最初の課題は、自社の認知拡大でした。まずは当社を知ってもらい、業務イメージを具体的にもってもらうことが重要でした。

そこで、求人広告を出す「待ちの採用」だけではなく、スカウトやエージェントなど能動的にアプローチできる手法をメインに、採用計画を立てていきました。

加えて、採用計画を実行する採用担当のリソース不足も課題でした。当時、採用担当はまだ1名でしたが、採用計画を達成するため年間約10,000通のスカウト送信の計画を立てていました。

また、スカウト送信数の増加に応じて応募者対応も増えていきますが、急拡大していくために必要な採用担当や社内体制がまだ十分に整っていなかったんです。

そのような課題に対して、どのようにカバーされたのでしょうか？

本行様：リソース不足については、まるごと人事のプランを変更して対応していただくボリュームを増やしたり、業務委託や他の採用代行なども活用したりして垂直立ち上げをしました。

採用担当の採用も並行して進めていましたが、当社が求めるレベルの採用経験があり、かつカルチャーフィットする候補者に出会えるまでには時間がかかります。そのため、まずは外部リソースを活用して採用活動を立ち上げました。

また、当社の認知度不足や業務理解不足を補うために、採用広報のコンテンツ発信にも注力し、2022年の1年間で約80本もの採用広報記事を公開したんです。大量のスカウトや応募者対応・選考対応を進めながら、それだけの量の採用広報記事を作成するのは、自社だけではできない業務量だと思います。

まるごと人事などの外部リソースを活用してオペレーションをお任せしていたからこそ、私たちは面接や採用企画・採用広報といったコア業務に集中できました。

スカウト返信率だけでなく、返信後の歩留まりを見ることで、採用成功につながる

2022年のスカウト経由の内定者のうち、まるごと人事がご支援したスカウトの内定者がもっとも多かったと伺いました。まるごと人事のどのようなご支援が成果につながったと感じられますか？

本行様：スカウト代行の精度の高さが一番の要因だと思います。まるごと人事でスカウトを送っていただいた方の選考通過率が、全体的にとても高かったんです。実際にカジュアル面談に進んだ際にも、当社のターゲットに合致した方とお会いできている印象がありました。

まるごと人事の場合、スカウトを送信して終わりではなく、面接後の反応や歩留まりも見て改善してくださることが成果につながっていると感じます。

また、プロジェクトの進め方として、全体像をしっかりと共有しながら進められていることもポイントだと思います。

例えば、スカウトの状況を踏まえて、どの職種でどのくらいスカウトを送信していくのか、といった計画部分の情報を月ごとに共有していただいています。

加えて週次ミーティングでは、実際のスカウト現場で起きているリアルな情報などの定性部分も含めて、当社とまるごと人事の認識をすり合わせながら進められていることで、効果も上がっていったと思います。

ご支援当初から応募者対応は包括的にご依頼くださっていますが、特にどのような点をご評価いただいていますか？

本行様：いつも対応にスピード感があり、スムーズに進行していただける点ですね。スカウトを送った候補者から返信がきたら、すぐにこちらにも連携してくださっています。

あとは、私から抽象的な伝え方をしても、しっかり意図を読み取って的確に対応してくださるので助かります。毎回一から説明しなくても済むと、依頼にかかるコミュニケーション負荷が少なくなるため、とてもありがたいです。

泉水様：採用活動を進めているとどうしても判断に迷う場面もあるのですが、まるごと人事の担当者は「では、このようにしてみてはいかがでしょうか？」と、いつも具体的な提案をしてくださるので助かっています。

また、私自身は今年（2023年）2月に入社したばかりなのですが、自分が当社の選考中だったときも、不明点があればすぐに返信がきて安心した記憶があります。

応募者対応を内製化せずに、採用代行（RPO）に依頼するメリットはどのような点にあると感じられますか？

本行様：採用状況の繁閑に合わせて、フレキシブルにリソースの増減ができる点ですね。

当社のように年々採用規模が大きくなってくると、対応する採用担当の採用が間に合わなかったり、採用できても活動の忙しさに繁閑の波があったりします。

まるごと人事のような採用代行（RPO）に依頼することで、例えば急に来月から採用担当のリソースを増やすといった場合でも、すぐに対応していただけます。変動が多い採用業務だからこそ、柔軟に対応いただけるのはとても助かります。

泉水様：さらに採用代行（RPO）に依頼することで、我々採用担当の工数が空き、よりコア業務に集中できるのも大きいですね。

採用担当の業務は、採用計画を立てて、求人内容作成や面接対応をするなど、本当に多岐に渡ります。特に採用戦略には時間をかけて集中して行なわないといけない。

それらの業務をすべて数少ない自社の採用担当だけで回すのは、やはりリソース的に厳しいと感じます。

機械的ではなく、人が介在しているからこそのコミュニケーションのとりやすさが、まるごと人事の魅力

2019年12月にまるごと人事を導入いただいてから、もう3年半ほど契約を継続してくださっていますが、長くご契約いただいている要因は何でしょうか？

本行様：まるごと人事の担当者とのコミュニケーションが取りやすく、人が介在している温かみを感じながら採用が進められている点が大きいです。

まるごと人事と当社や候補者とのやりとりはオンライン上で行なわれるため、どうしても機械的になってしまうこともあるかと思います。

しかしまるごと人事の場合は、数名の方がフロントに立ってコミュニケーションを取っているので、知らない人ではなく「この担当者がうちの会社を担当してくれている」という安心感があります。

また、まるごと人事の担当者は、当社の候補者や選考中の方も正確に把握していて、週次ミーティングやチャットツールなどで「今選考中の○○さんの進捗はいかがですか？」のように具体的に確認してくださいます。話が早く、確実な情報共有ができるので助かっていますね。

泉水様：候補者だけではなく、当社の事業部担当者のことも把握してくださっています。何か依頼したいときも、「この職種の担当は○○さんでしたよね？」とわかったうえで確認してくださるので、一から説明する必要がないんです。

さらに、何か良い進捗があると私たちと同じ温度感で喜んでくださって、気持ち的にも励まされました。

外部委託なのですが、まるで社内の人間のような近さを感じられることは、非常に良いなと思っています。

採用オペレーションを安心して任せられるからこそ、採用広報にも注力できる

貴社は採用広報に注力されていますが、採用広報を運用するうえでのポイントがあればお聞かせください。

本行様：当社の採用広報記事は、基本的には社員全員で書いています。

書く内容は、採用チームで決めたテーマをお願いするだけではなく、テーマの候補をいくつか出して、執筆担当本人に書けそうなテーマを選んでもらっています。

当社はフルリモートの組織なので、テキストコミュニケーションに慣れているメンバーが多いということもありますが、「同僚の記事を読むのは楽しい」といった社内の雰囲気もあったので、採用チームとしては文章を書くことの楽しさを再確認しながら進められるようにしています。

まるごと人事に採用業務をお任せしているからこそ、私たちが採用広報を運用する時間も捻出できていますね。

貴社の展望や、まるごと人事に今後期待されることはありますか？

泉水様：当社はこの数年で急激に採用拡大を進めてきましたが、今後もさらに事業や組織を成長させていく必要があります。それに伴い採用も加速していかなければなりません。

しかし単に人を増やせば良いのではなく、しっかり当社にマッチした優秀な方を採用し、より良い組織にしていきたいと思っています。

そのためには、引き続きまるごと人事に、安定した採用活動の運用をお任せしていきたいと考えています。

まるごと人事の導入を検討している人事担当者に向けてのメッセージをお願いします。

本行様：まるごと人事に対応いただいて良かったと思うのは、やはり人間味のある対応やコミュニケーションの取りやすさという点が大きいです。

事務的で機械的になりがちな採用活動を、まるごと人事は適切にコミュニケーションを取りながら柔軟に対応してくださるので、その点がおすすめですね。

柔軟な対応でいうと、当社には社員自身が自社製品を使って使用感を試す「ドックフーディング」という文化があるのですが、まるごと人事にも当社製品のScrapboxを使って業務を行なっていただいています。

採用代行サービスによっては、使用するツールに制限がある会社もあるので、当社の価値観を理解して柔軟に対応していただける点も、他のサービスと比較した際のメリットだと感じます。

泉水様：何か相談した際にも「それはできない」と単に断るのではなく、代替案を含めて提案してくださる点もおすすめのポイントです。

ちょうど先日も、まるごと人事の担当者に、「スカウト送信のフローについて、こう変更したいのですが可能ですか？」とご相談した際、「その変更は難しいのですが、こういった対応であれば可能です」といったやりとりがありました。

積極的に提案してくださることで、コミュニケーションの負荷が少なく、より良い採用活動のために改善していくことができるので、引き続きコミュニケーションを取りながら、同じ目線で採用活動を進められたらうれしいですね。

(インタビュー実施日：2023年5月19日)

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