採用代行（RPO）に向いてる人は？8つの特徴と失敗しないポイントまで徹底解説

採用代行サービスは、企業の採用活動を外部の専門家が支援するものです。プロに委託することで、採用の質や効率向上が期待できます。

しかし、どのような人材が採用代行に向いているのか、また、自社に合ったサービスをどう選べば良いのか、判断に迷うことも少なくありません。

そこでこの記事では、採用代行に向いている企業・そうでない企業の特徴や、サービス選定のポイントなどを詳しく解説します。

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採用代行サービスとは何か？

人材不足が深刻化する昨今、多くの企業が採用活動に課題を抱えています。そんな中で注目を集めているのが、採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）サービスです。

採用代行とは、企業の採用業務を一括で外部の専門会社に委託するサービスを指します。従来の人材紹介との大きな違いは、単に候補者を紹介するだけでなく、採用計画の立案から内定者フォローまで、採用にまつわるあらゆる業務を代行してくれる点にあります。

なぜ今、採用代行サービスが注目されるのか

このサービスが注目される背景には、採用手法の多様化があります。求人媒体の選択肢が増え、SNSの活用やオンライン面接の導入など、採用活動はより複雑化しています。また、採用市場の競争が激化しているため、より戦略的な採用活動が不可欠になりました。

採用代行サービスでできること

採用代行では、採用戦略の立案や採用計画の策定といった上流工程から、求人原稿の作成、応募者対応、面接設定などの実務作業、さらには内定者フォローまでをワンストップで任せられます。特に、人事部門の人手不足に悩む企業や、採用ノウハウが不足している企業にとって、非常に有効なサービスと言えるでしょう。

関連記事 採用代行（RPO）とは？BPOとの違いも解説 採用活動を進める中で、効率化や専門性を追求する手段として注目されている「採用代行（RPO）」。その名前を耳にしたことはあっても、具体的にどのようなサービスなのか、疑問を持つ方も多いのではないでしょうか...

採用代行に向いている人の特徴

ここでは、採用代行に向いている人の特徴を6つご紹介します。

高いヒアリング能力で課題を深く掘り下げられる

採用代行に向いている担当者は、優れたヒアリング能力を持っています。企業の採用担当者が認識している表面的なニーズだけでなく、潜在的な課題まで引き出す力があります。

たとえば、「経験豊富なエンジニアが欲しい」という要望の裏には、若手育成体制が未整備で即戦力を求めているケースが多い、といったように本質を見抜きます。また、企業の事情や制約を深く理解し、丁寧なヒアリングから得た情報を基に最適な施策を導き出せるでしょう。

客観的なデータ分析ができる

採用代行で成果を出すには、客観的なデータ分析能力が不可欠です。担当者は、感覚だけに頼らず、採用市場の動向や競合状況をデータに基づいて冷静に分析し、戦略に反映させます。

具体的には、求人媒体ごとの応募数や内定承諾率、面接通過率などを収集・分析して課題を可視化し、PDCAサイクルを回して改善を図ります。さらに、BIツールやExcelなどを活用して採用指標を整備・分析し、レポートするスキルも求められます。

コミュニケーションと交渉のバランス感覚に優れている

採用代行に向いている担当者は、コミュニケーションと交渉のバランス感覚が優れています。企業担当者に対して、時には厳しい指摘や改善提案も必要ですが、その際も相手への配慮を忘れず、論理的かつ丁寧に伝える勇気とスキルが求められます。

また、候補者との対話では、不安を解消し信頼関係を構築する能力も欠かせません。企業と候補者双方の利害を調整し、納得解を見出す交渉力も不可欠です。

トレンドや変化に強く、柔軟な対応ができる

採用市場や企業状況は常に変化するため、採用代行担当者には変化への強い対応力と柔軟性が求められます。急な面接日程の変更や事業戦略転換に伴う採用ターゲットの変更など、予期せぬ事態にも迅速かつ適切に対応する能力が重要です。

また、採用市場のトレンドや新しい採用手法を常に把握し、素早く取り入れる姿勢も欠かせません。過去の成功体験に固執せず、新しい技術や考え方にもオープンで、柔軟に対応する姿勢が採用成果の向上につながるでしょう。

多様なタスクを同時進行できる実務能力がある

採用代行業務は多岐にわたり、複数のタスクを効率よく進める実務能力が必須です。求人票作成やスカウト、応募者対応、面接調整など、多種多様な業務を並行処理します。

複数の業務を遅滞なく正確に進めるには、高いタスク管理能力が欠かせません。そのため、各タスクの優先順位を見極め、状況に応じて柔軟にスケジュールを調整しながら業務を遂行する能力が大事です。

候補者や顧客に対して誠実でフォローに力を入れられる

採用代行で成果を出す担当者は、候補者や顧客企業に対し常に誠実で、丁寧なフォローを怠りません。特に候補者には、選考プロセス全体を通じて気持ちに寄り添った対応を心がけます。

面接後の結果連絡だけでなく、フィードバックを丁寧に伝えたり、入社前の不安解消のための面談を設定したりすることも重要です。「この担当者がいたから入社を決めた」と思われるほどの信頼関係構築が理想です。顧客企業に対しても、進捗をこまめに報告し、課題や改善提案を共有するなど、事業成功を真摯に願う姿勢で関わるのも欠かせません。

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採用代行に向いていない人の特徴

ここでは、採用代行に向いていない人の特徴を3つご紹介します。

個人の主観だけに頼る

候補者の評価を個人の感覚や主観だけに頼る人は、採用代行には不向きです。明確な評価基準がないまま、担当者の「人を見る目がある」といった自負のみで採用を進めると、結果にばらつきが生じやすくなります。

感覚的な評価は客観性に欠け、優秀な人材を見逃す原因にもなりかねません。採用は企業の将来を左右するため、データや客観的な基準に基づいた評価が不可欠です。

既存のやり方に縛られている

過去の成功体験や既存のやり方に固執し、新しい手法や考え方を取り入れることに消極的な人は、変化の速い採用市場で成果を出すのは難しいでしょう。

特にコロナ禍以降、オンライン面接の導入など採用活動は大きく変化しました。このような変化に対応できず、昔ながらの手法にこだわり続けると、競争力のある人材獲得は困難になります。「以前はこのやり方でうまくいった」といった固定観念は新しい挑戦を妨げるため、市場トレンドを常に把握し、新しい技術や手法を柔軟に取り入れる姿勢が求められます。

変化や改革を避ける

採用戦略を根本から見直す際、既存のやり方への抵抗や経営層との意見衝突も予想されます。問題の本質から目をそらし、表面的な対応で済ませようとしたり、衝突を避けたりする傾向がある人は、採用代行で大きな成果を上げるのは難しいでしょう。

採用課題は根深い場合が多く、小手先の改善では解決しない場合があります。衝突を恐れて必要な提言をためらう姿勢では、抜本的な改善は望めません。困難な状況でも臆せず改革を推進する勇気と行動力が必要です。

採用代行に向いている性格の人

採用代行の仕事には、特定の性格特性を持つ方が適しています。ここでは、採用代行で活躍できる人の性格について詳しく見ていきましょう。

チームワークを大切にする協調性

採用代行の仕事では、社内外の多様な人たちと協力しながら業務を進める必要があります。そのため、チームワークを大切にできる協調性の高い人が、この仕事に向いています。

チームワークを重視する人の主な特徴は、次のとおりです。

• 協調性: 他者と協力し、共通の目標達成に向けて取り組めます。
• 貢献意識: チーム全体の成功のために、自分の役割を積極的に果たします。
• オープンな姿勢: 他者の意見や提案を積極的に受け入れられます。
• サポート精神: 同僚やチームメンバーを積極的に支援できます。
• コミュニケーション力: 円滑な情報共有と意見交換ができます。

このようにチームワークを大切にできる人は、採用代行の複雑な業務プロセスをスムーズに進められます。クライアント企業、候補者、社内スタッフなど、多様な関係者と協力しながら、最適な採用結果を導き出すことができるでしょう。

変化に対応できる柔軟な思考力

採用市場は常に変化しており、新たな課題や要求に直面することも少なくありません。そのため、柔軟性のある思考を持つ人が採用代行に向いていると言えます。

柔軟な思考を持つ人の主な特徴は、次のとおりです。

• 適応力: 新しい状況や環境に迅速に対応できます。
• 創造性: 従来の枠にとらわれず、新しい発想ができます。
• 問題解決力: 複数の視点から問題にアプローチし、解決策を見つけられます。
• 学習意欲: 新しい知識やスキルを積極的に吸収します。
• 変化への対応力: 予期せぬ事態にも冷静に対処できます。

柔軟な思考を持つ人は、刻々と変化する採用市場において、効果的な戦略を立案し実行できます。クライアントのニーズや市場トレンドに合わせて、柔軟に採用アプローチを調整することも可能となるでしょう。

ポジティブな姿勢

採用代行の仕事では、困難な局面に直面することもあります。そのような状況でも前向きに取り組める、ポジティブな姿勢を持つ人が向いています。

ポジティブな姿勢を持つ人の主な特徴は、次のとおりです。

• 楽観性: 困難な状況でも希望を見出せます。
• レジリエンス: 挫折から迅速に立ち直ることができます。
• モチベーション維持: 長期的な目標に向けて努力を継続できます。
• 影響力: 周囲にポジティブな影響を与えられます。
• 成長志向: 失敗を学びの機会として捉えられます。

ポジティブな姿勢を持つ人は、採用代行業務におけるさまざまな課題を乗り越えられます。クライアントや候補者に対しても前向きな姿勢で接することで、信頼関係を構築し、円滑な採用プロセスを実現できるでしょう。

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採用代行サービスの選定で失敗しないための5つのポイント

ここでは、RPOサービス選定で失敗しないために確認すべき5つのポイントを解説します。

担当者の資質とスキルを見極める

採用代行サービスを選ぶ上で重要なのは、実際に業務を担当するコンサルタントや担当者が「採用代行に向いている人の特徴」を備えているかを確認することです。

具体的には、単に採用スキルが高いだけでなく、以下のような資質を有しているかを確認しましょう。

• 固定観念にとらわれず、柔軟な発想ができるか
• 客観的なデータに基づいて評価・分析ができるか
• 変化を恐れず、積極的に改革を推進できるか
• 他者の視点に立ち、誠実なコミュニケーションが取れるか
• プレッシャーの中でも冷静に対応できるか
• 地道な作業にも粘り強く取り組めるか

また、時には企業に厳しい意見も的確に伝えられる交渉力や提案力も欠かせません。加えて、採用市場のトレンドに敏感で、変化に応じて柔軟な提案ができるかも確認しておくとよいでしょう。

実績と専門性で信頼できるか確認する

サービス提供会社が過去にどのような実績を上げ、自社の業界や募集職種に関連する専門性をもっているかを確認するのも重要です。

実績が多ければ、その分野特有の採用ノウハウや候補者へのアプローチ方法を熟知している可能性が高いでしょう。また、採用成功率や契約継続率などの具体的な実績データの提示を求めるのも有効です。加えて、自社の採用課題に対し、過去の成功事例に基づいた具体的な解決策を提案できるかも見極めましょう。

自社が求める業務範囲に対応しているか

採用代行サービスは、対応業務範囲が会社ごとに異なります。そのため、自社が委託したい業務範囲を明確にし、サービスの対応範囲と合致しているかを確認するのが不可欠です。

例えば、日程調整、選考実施、分析改善など委託したい範囲を明確にし、業務委託契約で法的にどこまで委託可能かも事前に理解しておく必要があります。また、自社の社内フローやセキュリティルールに沿った対応が可能か確認するのも怠らないようにしましょう。

予算に見合った費用・料金体系か確認する

採用代行サービスの費用・料金体系はさまざまです。自社の採用予算と照らし合わせ、無理のない範囲で利用できるサービスを選びましょう。

主な料金体系には月額固定型、従量課金型、成功報酬型などがあります。それぞれの特徴を理解し、自社の採用計画や予算規模に合わせて選びます。また、各料金体系の相場を調べ、提示された見積もりが適正か確認し、サービス内容とのバランスなども含めて総合的に判断しましょう。

円滑な連携体制が構築できるか

採用代行サービスを効果的に活用するには、サービス提供会社と自社との円滑な連携が不可欠です。

まず、採用要件のすり合わせや目標設定など、初期段階のコミュニケーションがスムーズに行えるかを確認しましょう。自社のビジョンや企業文化を正しく理解し、採用活動に反映してくれるパートナーシップが築けるかが鍵です。また、コミュニケーション頻度や報告・連絡手段が明確かを確認するのも大切です。業務進捗や問題点を迅速に共有できる体制か、レポート形式なども事前に確認しましょう。

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まとめ

本記事では、採用代行に向いている担当者の特徴と、採用代行サービスを選ぶ際のポイントをご紹介しました。

採用代行サービスを導入すれば、採用業務の工数削減だけでなく、質の高い採用活動にもつながります。しかし、「採用代行サービス」と一口に言っても、その専門性や実績によって提供される価値は異なり、さらに担当者のスキルレベルによってサービスの品質も大きく変わるのが実情です。

そのため、「大手だから安心」「導入実績が多いからノウハウもあるだろう」と安易に判断するのではなく、サービスの専門性や実績、そして何より担当者のスキルレベルまでしっかり確認することをおすすめします。貴社の採用成功のためには、これらのポイントを総合的に見極めることが大事です。

貴社の採用に関するお悩みは、「まるごと人事」にご相談ください。経験豊富なプロフェッショナルが、貴社の状況に合わせた最適な採用代行サービスをご提案し、採用成功へと導きます。まずはお気軽にお問い合わせください。

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