導入事例

2022.10.27 更新日:2024.06.19
まるごと人事 編集部

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採用業務の効率化とDX化を支援。従業員数600人超のグローバル企業で、まるごと人事を活用し続ける理由

1966年に岐阜県で創業し、有機溶剤を再資源化する事業を主軸に、環境保全に関わるビジネスを展開してきたリファインホールディングス株式会社

2018年にホールディングス化し、管轄するグループ会社は中国や台湾の拠点も含めて9社にのぼります。日本では東京、岐阜と千葉、福岡に拠点があり、東京本社で新卒採用を、各拠点ごとで中途採用をおこなっています。

同社では2021年3月に、急遽採用体制の拡充が必要となり、新卒採用業務の一部を依頼するため、まるごと人事を導入しました。

今回は東京本社の人材開発課にて新卒採用を担当する鈴木様、中途採用を担当する光永様にお話を伺いました。

 

暗中模索の新卒採用。採用の相談ができるまるごと人事を導入

はじめに貴社の採用活動についてお聞かせください。

(鈴木様)東京本社では新卒採用を中心に、2名の担当者でおこなっています。岐阜、千葉の拠点では採用が必要なタイミングで都度、中途採用をおこなっており、それぞれの拠点に担当者がおります。

私は東京本社で新卒採用を担当しており、今は採用計画の作成、各施策の立案・実行が主な業務です。説明会の実施や学生との面談、学生との連絡対応は、今年4月に新卒で入社したもう1名の担当者とともにおこなっています。

業界の特性上、メインターゲットは理系の学生で、主にリクナビを活用しています。

一方、各拠点の担当者は採用専任ではなく人事や総務、経理などの業務と兼務しています。研究施設や工場での勤務となるため、専門職や技術職の採用が中心で、さまざまな採用媒体を活用しています。

私が所属する東京本社の人材開発課では、新卒採用をメインにホールディングス全体の採用活動を統括する役割も担っており、中途採用の進捗把握や成功に向けての支援は、課長の光永が担当しています。

 

採用代行サービスの導入を検討した背景をお聞かせください。

(鈴木様)導入のきっかけは、2020年12月頃、当時私と一緒に新卒採用に従事していた担当者が退職してしまい、新卒採用担当が私ひとりになってしまったためです。

2人分の業務を1人で対応するのはリソース的に難しく、加えて当時私は入社2年目で、採用の知見も十分ではありませんでした。学生との日程調整や説明会の運営といった実務を担当していましたが、採用計画を立てたり、採用状況を踏まえて新たな施策を企画したりといった、採用活動全体の進め方は随時キャッチアップをしていく段階でした。

ちょうど新卒採用が本格化するタイミングでしたので、焦りと不安がありましたね。

そのような状況だったので、採用業務を支援いただく場合には一緒に採用の全体像を把握して、困ったときに相談相手になってもらえる体制が良いと考えていました。

社内異動や派遣の活用も考えましたが、依頼する場合は今ある採用業務を体系的に整理したり、業務の進捗を管理したりというマネジメントも発生しますので、業務負荷が軽減されるイメージが湧きませんでした。

一方、採用代行なら採用の知見をお持ちですので、実務の遂行だけでなく困ったときに相談ができますし、懸念していたマネジメント負荷も軽減されるのではないかと考え、導入を決めました。

 

数ある採用代行サービスの中からまるごと人事を選んだ決め手はなんだったのでしょうか?

(鈴木様)ひとつ目は契約期間の柔軟性です。まるごと人事は1ヶ月ごとの契約が可能なので、リスクが少ないと思いました。

採用代行を利用するのははじめてでしたので、担当者との相性が合わない、自分の業務が軽減されないなどの不安がありました。他社のサービスは半年や1年など長期の契約期間を設けていることが多いため、万が一うまく委託が進まなかった場合にも解約できない点がネックでしたが、まるごと人事は月ごとに契約できる点が魅力でしたね。

ふたつ目はサービス内容で、とくに募集文や学生への連絡文の作成、改善が可能な点です。

弊社の事業は、学生にとって業界や職種のイメージがつきづらく、身近に感じることが難しいため、あらためて自社の魅力はなにか、どのように魅力を訴求したらよいのか、など自社の魅力を引き出し、学生に訴求したいと考えていました。

社内にいると自社の魅力には気づきにくいものだと思います。第三者の視点で、かつ知見をもとにご提案いただけるのは、ありがたいと思いました。

 

エントリー数は2倍、説明会の予約数は3倍へ。外部パートナーだからこその視点で採用のDX化を支援

新卒採用では、まるごと人事にどのような業務を依頼したのでしょうか。

(鈴木様)新卒採用が本格化し人手不足が喫緊の課題でしたので、まずは応募者対応をお願いしました。

採用フローとしては、リクナビにてエントリー➔説明会➔選考といった流れです。

まるごと人事には主に、エントリーした学生に説明会への参加を促したり、選考案内をしたり、選考途中の学生には合否連絡をおこなうといった業務を対応いただきました。

 

前年度の採用活動と比較して、定量面での変化はありましたか。

(鈴木様)前年度と比較して、エントリー数は2倍、説明会の予約数は3倍に伸びました

さらに、母集団の数が増えたにも関わらず、選考辞退率は前年度と同じ水準を維持できた点もよかったです。

募集文で自社が求める人材に魅力を的確に訴求できたことが、エントリー数の伸長につながったと思います。まるごと人事が客観的な視点で、当社ならではの魅力を引き出してくださいました。

さらにエントリーした学生に対して、こまめに抜け漏れなくフォローができたことも、説明会や選考への参加率を高めるために有効だったと感じます。

漏れなく対応するために、まるごと人事が応募者管理シートを作成して、だれに、いつ、なにをするか、を可視化してくださいました。学生に対して適切なタイミングでリマインドの連絡をおこなってくださったので、取りこぼしがなくなったのだと考えています。

エントリーした学生への説明会案内や、説明会や選考前のリマインド連絡は、実施したほうが良いと思うものの、自社でおこなっていたときは手が回らず対応できていませんでした。そのような細やかなフォローもまるごと人事が丁寧に対応してくださったからこそ、歩留まりが改善できたのだと思っています。

 

業務の効率化や採用活動の進め方などの定性面において、実感されている変化はありましたか。

(鈴木様)外部パートナーとしての視点で採用に関わってもらうことで、採用活動全体を良い方向へ見直すことにつながったと思います。

具体的には、採用業務で使うツールを見直すことで面接官などの関係者との進捗共有がしやすくなったり、業務フローを簡素化できたりといった変化に加え、社内にはなかった新たな視点を得るきっかけになりました。

たとえば、社内で面接の日程調整をおこなう際のコミュニケーションツールです。以前は面接官とメールでやりとりをしていましたが、チャットツールを導入しました。

実はチャットツール自体は、もともと導入はされていたものの、活用しているのは社内でも少数派。まるごと人事から提案をいただいてはじめて、メールを使い続ける明確な理由はなかったことに気づかされました。

結果的に面接官との日程調整をスピーディーにおこなえるようになりましたし、人材開発課のメンバーやまるごと人事の担当者、面接官とグループを作成して、関係者間で円滑に情報共有ができるようになりました。ツールを見直したことで、採用業務全体がスムーズになったと感じています。

加えて、まるごと人事との情報共有をスムーズにおこなうために、Google Driveを導入しました。これまでは社内の共有サーバーで情報を管理し、評価シートをエクセルで作成していましたが、Google Driveやスプレッドシートを活用することで、業務効率が改善されたと感じます。

採用に限らず、従来のやり方を見直す場合には少なからず関係者に負荷がかかりますし、抵抗感をもつ方もいると思います。多少は非効率であっても慣れているやり方で進めてしまうというケースも多いですが、中長期的な視点で考えると必ずしもこれまでの方法がベストとは限りません

外部パートナーの関わりがきっかけで、従来のやり方を今一度見直し「ベストな方法はなにか」を考えられるようになったと感じています。

まるごと人事はこうした課題に対して「良い方法を考えましょう」と一緒に寄り添ってくださったので、ストレスなく新たなツールを導入することができました。

 

高い提案力と相手目線に立ったコミュニケーションで各拠点の担当者と関係を構築

2021年10月からは中途採用のご支援も始まりました。ご支援当時の課題をお聞かせいただけますか。

(光永様)中途採用は岐阜と千葉にある研究施設や工場の採用を支援していただいています。

工場での勤務となるため技術職や専門職の募集が中心で、さらに地方採用という事情から、市場に該当する人材も少なく採用に苦戦していました。

加えて運用面でも課題がありましたね。

中途採用は拠点ごとに進めていたことから、採用フローがバラバラで、東京本社の私たちは拠点の採用状況をタイムリーに把握できず、採用に苦戦していても改善に必要な情報共有ができていなかったんです。

さらに、拠点の採用担当者はほかの業務と兼務をしているため、どうしても目の前にある業務で手一杯で、採用活動の改善に向けてフローを見直したり、進捗を抜け漏れなく更新して歩留りを把握したり、新たな採用手法を検討するといった改善業務に時間を割くのが難しい状況でした。

 

中途採用の支援はどのように進んでいったのでしょうか。

(光永様)はじめに各拠点の担当者と私たち、まるごと人事の担当者の三者で顔合わせのMTGをおこないました。その後も支援が軌道に乗るまでは打ち合わせに同席し、三者で連携して採用を進められる体制をつくっていきました。

打ち合わせでは、まるごと人事から各拠点の担当者に対して「どのような採用フローなのか」、「どのような人材要件なのか」、「抱えている課題はなにか」などのこまかいヒアリングをしていただき、状況のすり合わせをおこないました。

まずは新卒採用と同様に採用フローを可視化し、三者で共通認識をもてるよう整理しました。また、関係者全員がタイムリーに進捗を確認できるよう、応募者管理はスプレッドシートへの変更を進めました。採用フローを可視化できたことで採用活動の課題が見え、拠点の担当者と相談しながら、採用フローの見直しを進められるようになりました。

結果として、業務の効率化や選考志望度の向上といった観点で、改善が進んでいると感じます。

加えて、新たな採用媒体を導入したり、すでに使っている媒体でより効果的な運用を検討したりといった取り組みにも着手しています。

各拠点の採用状況を把握し、当社だけでは手が回らない領域をカバーいただきながら、採用活動全体の改善に尽力してくださっています。

 

運用面での改善によって、採用活動ではどのような変化がありましたか。

(光永様)さまざまな要因があると思いますが、応募数は約2倍に増えました。もともとハローワークが主な採用媒体でしたが、人材紹介をより効果的に活用したり、新たな採用媒体を導入したりして、応募数の向上につなげています

具体的には、人材紹介ではエージェントとのコミュニケーションを密におこなっていただくことで、紹介数が増えています。また、新たな媒体を使って応募の入口を増やしたことに加え、フローを見直して応募のハードルを下げたことも、成果につながっていると思います。

社内では「選ぶ採用から選ばれる採用へ」と、採用への取り組み姿勢が変わってきたと感じています。

こうした意識の変化は業務改善を進める中で、常に私たちに寄り添うようなコミュニケーションをとってくださったからこそですし、採用に苦戦する中で課題を一つひとつ解決して「どのようにしたらよいか」を一緒に考え、採用活動に伴走してくださったからです。

また、新しい取り組みに対しても前向きにチャレンジできるようになってきました。

まるごと人事を導入する以前は、新しい採用媒体やツールの導入には「費用対効果が見込めるのか」、「サービスを効果的に使いこなせるのか」などさまざまな懸念があり、導入のハードルは高いと感じていました。

今はまるごと人事に相談することで、進め方の道筋を立てられたり、運用への不安が払拭されたりするので、チャレンジへのハードルが低くなったと思います。

 

支援担当全員の顔が見える安心感。業務改善のスピードと当事者意識の高さがまるごと人事の価値

今後に向けて、貴社の事業展望や組織・採用方針についてもお聞かせいただきたいです。

(鈴木様)「持続可能な社会の実現」を目指して、引き続き環境保全に関わる事業に取り組む一方、事業の変革期とも言える今、新規事業への挑戦も加速しています。

当社の中核である有機溶剤の再資源化ですが、じつは溶剤そのものが石油由来です。ゆえに今後は新たに採掘する量を減らし、今ある石油由来の溶剤を循環させることと、地上資源由来の溶剤に置き換えていくことが重要になってきます。

そのため、引き続き既存事業への取り組みを進める一方で、当社の理念である「持続可能な社会の実現」に向けては、石油に置き換わる新たな資源の活用が求められていると言えるでしょう。

現在は「自然に寄り添うビジネス」として、廃棄されている資源を有効活用した新たな事業に注力しています。

たとえば、廃棄される農作物を使用した機能性飼料事業や、人の心体にポジティブな影響を与える機能成分を活用した事業など、新たな事業を育てていくフェーズとも言えます。

事業の変革期を迎える今、採用では当社の理念に共感ができるか、事業に興味がもてるか、といった点に加え、変化を楽しめる好奇心やチャレンジ精神のある方にご入社いただきたいです。

 

今後、まるごと人事の導入を検討されている採用担当者様にひとことお願いします。

(鈴木様)採用代行サービスは世の中に多くありますが、一般的には窓口となる担当者はいながら、実務は業務委託、アルバイトの方がおこなっていることが多いかと思います。

まるごと人事はメイン担当者、実務の担当者ともに社員で、2名体制で支援をしてくれます。日ごろから円滑にコミュニケーションが取れますし、担当者全員の顔が見えるため安心です。

常にメイン担当者、実務の担当者が密に連携をしてくださっていますし、自社の採用担当者と同じ温度感で採用に向き合ってくださる、当事者意識の高さをお持ちです。結果として、業務改善のスピードや提案の質の高さ、コミュニケーションの円滑さにつながっていると感じます。

まるごと人事は、担当者全員の顔が見える安心感に加えて、採用課題の把握、業務の改善提案や実務・運用まで幅広い支援が可能なサービスです。

私のように暗中模索の状態からスタートしても「より良くするためにどうしたらよいか」を一緒に考え、伴走してくださいます。

採用にお困りの採用担当者様はぜひ一度、お話を聞かれてみてはいかがでしょうか。

 

(インタビュー実施日:2022年8月18日)

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