自社が求める人材に出会い、内定を出したとしても入社してくれるとは限りません。

たとえば、内定者が入社に際して不安を抱えていると内定承諾がもらえず、辞退してしまうこともあり得ます。

内定辞退を防ぐためには、フォローメールを送ることが重要な取り組みのひとつです。内定者の不安を払拭し、内定者との関係を構築していくことがポイントです。

本記事では内定者フォローメールとはなにか、取り組み時のポイントや注意点、メールのテンプレートをご紹介します。

内定者フォローとは、内定者の内定通知から入社までの期間に、内定承諾をしてもらうこと、内定辞退を防ぐことを目的として企業がおこなう取り組みです。内定者の不安を払拭したり、自社への理解を深めてもらったりすることが主な内容となり、内定者との面談、研修、座談会や懇親会の実施など取り組み内容もさまざまです。

内定者とコミュニケーションを取ることで、内定辞退につながる兆候を察知したり、内定者が抱える入社までの不安を払拭したりするなど、双方の信頼関係の構築につなげる役割も果たします。

そのなかでも「内定者フォローメール」は対面でのフォローと比較してスピード感を担保できたり、相手の忙しさ問わずに送信できることからコミュニケーションのハードルが低かったりといった特徴があり、多くの企業が取り組んでいます。

参考：内定者フォローの目的や流れ、内定辞退を防ぐためのポイントを解説

内定者フォローメールに取り組むことで、さまざまな効果が期待できます。どのような役割をもっているのかを確認していきましょう。

1. 内定者の不安払拭

新たな環境や人間関係に対して、不安を感じる内定者は多いでしょう。

内定者フォローメールでのコミュニケーションを通じて、内定者の疑問を解決することで、内定者が抱える不安を和らげるなどの効果が期待できます。また、企業側も内定者の状況を把握できるため、フォローをおこないやすいでしょう。

メールでのコミュニケーションだからこそ、求職者が対面では聞きづらいことを聞けたり、抱えている疑問点を整理したうえで質問ができたりといったメリットもあります。

2. 自社理解の促進

内定者フォローメールでは、内定者に対して社内報やブログなど社内向けの情報を発信することも有効です。

社内のリアルな雰囲気やカルチャー、業務内容などありのままの部分を伝えることができれば、自社への理解をいっそう深めてもらえるでしょう。

自社の実態を知ることで、内定者の不安払拭につながったり、入社後には円滑に組織に馴染んでもらえたりといった効果が期待できます。

3. 信頼関係の構築

内定者フォローメールでのやり取りを通じて、内定者との信頼関係を構築することも重要です。

たとえば、入社までの期間に実施するイベントや内定式、研修の案内などの事務連絡も役割のひとつです。分かりやすく、確実な案内をおこなうことで、内定者に信頼感を与えられるでしょう。

内定者フォローメールのポイントは後述するので、そちらも参考にしてください。

ここでは内定者フォローメールを送る際のポイントを解説します。内定者の目線に立って、気持ちのよいコミュニケーションを取ることが重要です。

1. 内定者に寄り添う

内定者フォローメールを送る際には、内定者の不安や悩みに寄り添いましょう。

たとえば、内定者が抱える不安には「求められているパフォーマンスを発揮できるのだろうか」、「人間関係を構築できるのだろうか」などが挙げられます。

内定者の不安を払拭するために、なにに不安を感じているのか、どのような課題があるのか、ヒアリングをおこないましょう。

必要に応じて、内定者が求めている情報を提供したり、質問への回答をおこなったりします。メールだけで内定者の不安が払拭できない場合には、電話やビデオ会議システムで会話をしたり、対面でのコミュニケーションを実施したりするなど、追加のフォローを検討しましょう。

2. 先の見通しを伝える

内定から入社までの期間に「いつ」、「なにをするのか」といった先の見通しを内定者に共有することも重要です。

とくに新卒採用の場合は内定から入社までの期間が長く、内定式や研修などのイベントも多いうえ、企業によってイベントの実施有無はまちまちです。

そのため、入社までの予定をあらかじめ把握しておきたいと考える内定者は多いでしょう。

また、中途採用においても円滑に転職をおこなうためには、現職との退職交渉や必要な手続きの実施タイミングなどを想定しておく必要があり、先の予定は前もって把握しておきたいものです。

先の見通しを伝えて、内定者の安心感につなげましょう。

3. 親しみやすい表現を使う

内定者フォローメールでは、適度にくだけた表現や親しみのある言い回しも交えましょう。

メールは文字情報のみでおこなうコミュニケーションであるため、かしこまった表現や敬語、事務的な言葉づかいのメールだけでは、堅苦しい印象を与えかねません。また、内定者はこれから自社で一緒に働くメンバーです。

企業としての節度を保ちつつ、メールでは適度にくだけた表現も交えることで、内定者が抱える不安や緊張を和らげることができます。

4. 返信は迅速におこなう

内定者からのメールには、24時間以内に返信するように心がけましょう。

返信に時間がかかると、内定者の不安や不信感につながり、ほかの企業の選考や内定を優先させてしまい、内定辞退につながるリスクもあります。

人手不足によって常に迅速な対応が難しい場合は、担当者をアサインしたり、外部のサービスを活用したりして、体制を整えましょう。

また、すぐに回答できない内容であれば、あらかじめ返信の目途を伝えておくと安心感につながります。

ここでは、内定者フォローメールを送る際の注意点を解説します。

1. 業務時間内に送る

基本的には、業務時間内のメール送信を心がけましょう。

とくに業務時間外の早朝・深夜は残業と見なされるケースが多く、業務時間外にメールを受け取った内定者に、「残業が常態化しているのでは？」といった誤解を与えかねません。

また、業務時間内であれば、内定者が返信しやすい時間帯とも言えるでしょう。

2. 適切な頻度で送る

内定者フォローメールは適切な頻度で送りましょう。

頻度が多くても内定者の返信の負担が増えてしまい、少なくても「本当に内定しているのだろうか」、「入社までの流れはどのようになっているだろうか」といった不安を与えかねません。

入社までの予定が確定したら内定者に共有する、次回連絡を予定している時期をメール文面の最後に記載するといった対応をしましょう。

新卒採用の場合は、1ヶ月に1〜2回程度が目安ですが、内定者一人ひとりの状況に応じて柔軟に対応することがポイントです。

3. 温度感に注意する

親しみやすい表現がポイントであると述べましたが、メール文面の温度感には配慮が必要です。

親しみやすさを重視するあまり、必要以上にくだけた表現を使ってしまい、内定者に不快感を与えないように注意しましょう。

会社の顔として節度をもったコミュニケーションを心がけ、メールを送信する前には内定者の目線に立って読み直し、違和感がないか、不快に感じないかを確認すると安心です。

4. 一斉送信を多用しない

内定者問わず同じ文面となる一斉送信を多用せず、必要に応じて部分的に文面の書き換えをおこないましょう。

一斉送信は効率的な一方、内定者の目線に立つと、内定先の企業からのメールが一斉送信のメールばかりだと、よい印象を抱きづらいと言えます。

事務的な案内では一斉送信の活用もよいですが、個別にフォローをおこなう場合には、内定者の状況に応じて気遣いのひとことを加えたり、相手との距離感を意識した表現を加えたりするなどの工夫をしましょう。

内定者一人ひとりに寄り添うことで、気持ちのよいコミュニケーションが生まれます。

ここでは新卒採用の内定者向けのフォローメールの具体例を紹介します。

新卒採用の場合、内定から入社までの期間が長くなりがちで、内定式や研修などのイベント実施する企業も多くあります。

適宜、内定者への連絡をおこない、フォローをしましょう。

内定通知の連絡

内定後から内定承諾までの流れを説明

入社までのスケジュール案内

内定式のお知らせ

入社日の案内

音信不通者への確認

ここでは中途採用の内定者向けのフォローメールの具体例を紹介します。

企業によっては内定通知後に、労働条件の確認や懸念点を払拭する目的でオファー面談を実施する場合もあります。

自社の採用フローに合わせて文言を調整し、活用してください。

内定通知の連絡

内定承諾後の書類通知

入社日の案内

本記事では内定者フォローメールのポイントや注意点、メールのテンプレートを紹介しました。

内定者フォローは内定辞退の防止につなげるための取り組みのため、企業は内定者と関係を構築したり、内定者の不安を払拭したりすることが重要です。

内定者フォローメールを効果的に活用することで、事務連絡だけでなく、内定者と良好な関係を築けたり、安心感を与えられたりなど、内定者フォローの効果を高められるでしょう。

一方、多くの採用業務を抱えている担当者にとっては、内定者とのコミュニケーションにおける効率化も必要です。

テンプレートを活用して効率化をはかりつつ、本記事で紹介したポイントや注意点を参考に、効果的なメールを送りましょう。