求人募集の際に発生する面接の日程調整や合否通知、書類提出の案内などのメール対応。これらのやり取りでは、自社への志望度を高めるためにも、応募者にポジティブな印象をもってもらいたいものです。そのためには、CX（候補者体験）の質を上げ、スピーディーに応募者への案内を行うことが大切です。
メール対応にあたってはテンプレートを用意しておけば、円滑なコミュニケーションだけでなく、採用担当者の業務低減も期待できます。
本記事では、応募者対応ですぐに使えるメールテンプレートと返信時のポイントを紹介します。

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応募者対応をスムーズに行うための事前準備

採用活動を進めるにあたり、応募者の対応をミスなくスピーディーに行うためには、あらかじめ社内の役割分担や体制を整えておくことが重要です。
「いつまでに」・「だれが」・「なにを」・「どのように進めるのか」を事前に決めておけば応募者対応もスムーズに行えます。
下記の項目について整理し、面接官や採用業務に関わる全員と認識のズレが生まれないよう、あらかじめ情報の共有をしておくと安心です。

1. 関係者と応募後の選考フローを共有する

スムーズな採用活動を行うためにも、採用担当者だけでなく面接官などの採用業務に関わる全員が、採用活動の方向性やフロー、スケジュールを把握しておく必要があります。
選考フローを図やテキストで整理して、関係者と事前に共有しておくとよいでしょう。

2. 担当者と代理を決めておく

応募者からのメール対応や選考の案内メールの送信、面接当日の受け入れなどスムーズに行うためにも、だれが担当者になるのかを決めておきましょう。
また、担当者が不在の際に返信が滞り、応募者を取りこぼしてしまうといった事態を避けるためにも、代理の担当者を決めておくことも重要です。

3. 応募者に案内すべき内容を決めておく

選考のステップや合否結果に応じて案内すべき内容は変わります。
案内すべき項目や内容を代理を含む担当者間で事前に整理しておけば、案内の抜け漏れが防げます。また、選考のステップごとに案内するメールの文面をテンプレートにしておくことで、工数の削減も期待できます。

メッセージテンプレートの作成例

4. 応募者への連絡手段を決めておく

選考結果や面接の案内などを、どのような手段で応募者に連絡をするのかも決めておきましょう。
それぞれの応募者とのやり取りの履歴や進捗を全員が把握しやすく、応募者との認識違いを防ぐために、後から見返せて文面として残る、応募媒体上のメッセージもしくは社内メンバーが確認出来る採用専用のメールアドレスでのやり取りをおすすめします。

事前準備は、テンプレートを活用するとさらに効率的に行えます

上記4ポイントに加えて、メール用テンプレートを活用するとさらに対応がスムーズに！

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メール返信時に押さえるべき7つのポイント

メールはテキストでのコミュニケーションのため、応募者との関係構築にあたっては工夫が必要です。
応募者との気持ちのよいコミュニケーションが図れれば、CX（候補者体験）の向上につながります。ぜひ以下のポイントを参考に、実際のやり取りに活かしてみてください。

1.書類選考や各面接の通過連絡はスピーディーに行う

応募者にとって企業からのスピーディーな返信はポジティブな印象につながります。
返信が早いことで選考や面接をスムーズに進められるだけでなく、応募者が自身への興味・関心の高さを感じ取りやすくなるためです。応募者が同時進行で複数の企業で選考を行っている場合には、選考や内定辞退のリスク軽減も期待できます。
反対に返信が遅い企業に対しては、企業への意欲・関心が下がり、面接の日程も先送りにされてしまう可能性もあるので注意しましょう。

最終選考～オファー面談のスピード感については、他社への意向度なども踏まえ敢えて他社より後に組み込むことで応募者意向にあわせたアトラクトができ、内定承諾に繋げられる場合もあります。
通過連絡自体はスピーディーに行い、日程調整については他社選考状況や応募者意向度を随時確認しながら進行すると良いでしょう。

2. 応募者に与える印象を意識したコミュニケーションを取る

メールは原則的に文面のみでのやり取りとなるため、言葉遣いや表現には気を付ける必要があります。
対面でのコミュニケーションとは異なり、表情や口調などの細かなニュアンスが伝わりづらいため、より配慮が必要です。応募者にとってはメールで受けた印象が、採用担当者の人柄や企業のイメージにつながることもあります。
たとえば、体調不良で面接をキャンセルした応募者に対して気遣いのひとことを添える、天災があった際には安否を気遣うひとことを添えるなど、応募者に与える印象を意識したコミュニケーションを心がけましょう。

3. 応募の感謝や面接を歓迎する言葉を添える

応募者は数ある求人の中から自社を選び、選考に時間を割いてくれています。応募に対する感謝や面接を歓迎する言葉は積極的に伝えましょう。
感謝の言葉を伝えることで、メールの文面上でも良好なコミュニケーションができ、応募者が採用担当者や自社に対するポジティブな印象を抱きやすくなります。

4. 会社のカルチャーや雰囲気に合わせた表現も活用する

メール対応は自社のカルチャーや社内の雰囲気を伝えるうえでも、重要なコミュニケーションです。
応募者は選考中に追うことができる情報に限りがあるため、採用ページや採用コンテンツから得られる体系的な情報だけでなく、面接やメールのやり取りにおけるスムーズさや、メールの文面から感じ取れる雰囲気といった、感覚の部分も含めて自分にマッチするかを見極めています。
メールの文面で、会社のカルチャーや雰囲気、特徴を伝えられると入社後のミスマッチを減らすうえでも有効と言えます。

5. 不要なやり取りが発生しないよう、必要な情報を網羅する

選考のステップごとに、応募者に案内すべき情報は漏れなく文面に盛り込みましょう。伝えるべき情報に漏れがあると不要なやり取りが発生し、担当者と応募者双方に負担が生じてしまいます。
さらに、情報が五月雨になってしまうことで、意図がうまく伝わらないといった事態にもつながりかねません。
メール送信前には、応募者に伝えるべき情報に漏れがにないかを必ず確認しましょう。

6. 差出人（企業側）の対応者名を明確にする

差出人の情報を明らかにしておくことで応募者の安心感につながります。
また応募者側から問い合わせをしたい場合にも、問い合わせ先をメール文面に明記しておけばやり取りがスムーズです。
メールの署名欄には、下記のように応募者からの問い合わせ先を明記しておきましょう。

（記載例）

7. 不通過者への通知時期や伝え方を検討する

応募者へは早めに選考結果を通知した方がよいものの、不通過の場合には送信の時期や伝え方を検討しましょう。
応募者が即時で不通過や不採用の通知を受け取った場合、応募者によってはきちんと選考をしてもらえたのか、といった不信感につながる懸念があるためです。
不通過の場合には、書類を受領した日または面接日から2営業日ほど期間をおくことや、不通過の理由を記載するなどをして、厳正に選考を行った結果であることを伝えましょう。

メールの書き方がわからなくなったときの資料もご活用ください

上7つのポイントとあわせて、スプレッドシートで一元管理するとさらにCX（候補者体験）の向上に繋がります！

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応募者対応時の返信メールテンプレート8種（オンライン面接案内含）

ここからは応募者対応の際に活用できる返信メールのテンプレートを選考のステップごとに紹介します。
自社のカルチャーや職場の雰囲気、応募者の温度感を踏まえてアレンジをしてご活用ください。

1. 応募受付～書類選考まで

1-1.応募の受付完了メール文面

＜ポイント＞

• 応募の完了有無の確認は応募者側での安心感につながるため、応募から24時間以内の一次対応を心がける
• 応募者が問い合わせできるよう、応募専用のメールアドレスや電話番号も記載すると親切
• 求人サイトや採用媒体によっては、応募後の自動受付メールサービスがあるので活用もおすすめ

1-2. 履歴書や職務経歴書の送付依頼メール文面

＜ポイント＞

• 提出してもらいたい書類は「なにを・どこに・いつまでに・どのような形式」で提出するのかを明記する
• 個人情報をやり取りするため、メールにて書類を受領する場合には個人のメールアドレスではなく、できるだけ採用専用で使用しているメールアドレスを案内する
• 書類提出後の流れも記載することで応募者が今後の流れをイメージしやすくなる
• 提出期日を設定しておくことで「いつまでに提出がなければ催促が必要か」スケジュール調整がしやすく、応募者とのやりとりの回数も減らすことが出来る

2. 書類選考〜面接まで

書類選考合格・面接日程の調整メール 面接の実施方法によって案内が異なります。日程調整を行う際のポイントと合わせて確認しましょう。

＜ポイント＞

• 応募者目線に立った対応が重要。応募者の状況を想定し、気遣いや配慮のひとことを添える
• 面接日を設定する際は、企業側が具体的な候補日程を提示した方が応募者側も日時を決めやすい。候補日時は3つほど提示するのが一般的
• 提示した日時で都合が合わない場合の対応方法も記載しておくと不要なやり取りが発生しにくくなる

2-1.オンラインで面接を行う場合

2-1.1. オンライン面接の案内文面

＜ポイント＞

• 応募者がスケジュールを調整しやすいよう、所要時間を明記する
• 応募者によってはオンライン面接時にうまくシステムが作動するか、ログインできるかどうかなど、不安を感じる場合もあるため、実施方法の案内を検討する

2-1-2. オンライン面接設定後の実施方法の案内

ここではzoomを利用した場合の実施方法を記載します。

＜ポイント＞

• 当日アクセスするZoomのURLおよびID／パスワードの案内には相違がないよう十分注意する
• 初めてZoomを利用する場合には、PC、タブレット、スマートフォン、いずれの場合も事前準備が必要なため漏れなく案内する
• Zoomにアクセスできない場合に備え、緊急連絡先を必ず記載しておく

2-2. 来社での面接を行う場合

＜ポイント＞

• 応募者が面接場所までスムーズに到着できるよう住所に加えて、地図や駅からの所要時間なども記載しておくとより親切
• 応募者がスケジュールを調整しやすいよう、所要時間を明記する

3. 面接結果通知（採用通知、辞退の承諾、選考不合格通知）

3-1. 採用通知メール文面

＜ポイント＞

• 応募者によっては数社同時並行で選考を進めている場合があるため、選考による採用が決定したら迅速に採用通知を行い、内定辞退のリスクを軽減する
• 内定後の流れを明記し、応募者に入社の意志確認が必要な場合にはその旨も記載する
• 面接での評価ポイントを具体的に伝えると、オリジナルの文章だと思ってもらえるため、企業側の熱意を伝えることにつながる

3-2. 辞退の申し出に対する返信メール

＜ポイント＞

• 辞退に対する返信にも、心のこもった対応が重要。別のタイミングで転職先として検討される可能性があり、取引先や顧客として接点をもつ可能性があるため
• 申し出受領の旨を明記し、選考に参加いただいたお礼や、応募者への配慮の一文を加えることでポジティブな印象を与えることができる
• 可能であれば、選考辞退・内定辞退の理由をヒアリングできると採用活動の改善に役立つ

4. 選考不合格の通知メール（書類選考・面談結果）

＜ポイント＞

• 前提として、応募者への選考結果通知は早めに行うものの、不通過者への即時連絡は応募者によって「書類をきちんと見ているのか」、「選考結果はちゃんと検討しているのか」など応募者に不信感を与えてしまうこともあるため、送信のタイミングは検討する
• 不通過の場合は書類を受領したタイミングや面接日から2営業日ほど時間をおくことや、不通過理由を記載するなど、応募者に配慮する

【英文対応への対策】

1. 英文テンプレートの必要性を検討

特にエンジニア採用等を行う場合は英文対応が発生する場合が多々あるかと思います。
都度調べながら作成すると日本語版以上に時間を割く必要が出てきますので、必要に応じてテンプレートを作成しておくと安心です。
例）外国籍の方から応募はあるものの日本語コミュニケーションが可能な方のみ選考可
→応募直後に日本語スキルレベルを確認のうえ、問題なければ日本語でのやり取りに移行いただくことで初期対応用と見送り用の英文テンプレートの準備のみで可能となります。

２.テンプレート作成時のポイント

ネット上に翻訳ツールは数多く存在しますが、ツールによっては不自然な言い回しになってしまう場合が多く見受けられます。
従って「どのツールを、どのように活用するのがベストか」を確立しておくと良いでしょう。
以下は当社が最も効率的かつ高精度であると感じた運用となりますので、ぜひ参考にしてください。

おすすめツール）DeepL翻訳（最も自然に近い翻訳／英文作成が可能であると感じたツールです。）
　※機械学習に使用されるため、個人情報を入れないように注意してください。

文面作成時の活用例）

①　伝えたい内容を日本語で簡潔に記載する
　　※「～のため、～であり…」といった長い文章を避ける
　　※日本語特有の言い回しや謙譲語を避ける

②　英文変換されたものをコピー＆ペーストし、日本語へ翻訳する

③　②で表示された日本語に違和感がある部分のみ表現を微修正する

メール送信前のチェックポイント

ここではメール送信前に確認すべきチェックポイントを紹介します。ぜひ、送信前の確認に役立ててください。

言葉・表現

• 誤字・脱字はないか
• 応募者名に誤りがないか
• 不自然な敬語になっていないか

体裁・構成

• 件名はシンプルでわかりやすいか
• 句読点や箇条書きなどを活用し、見やすさに工夫がされているか
• 文章全体のバランスは適切か
• 適切な改行で読みやすいか

内容

• 今後の流れが明確か
• どのような面接があるか明記されているか
• 事前に準備をしておいた方がよいことが明記されているか
• 応募者からのメールの内容に対する返答として適切か(質問への回答/依頼事に対するお礼など)

テンプレートの活用だけでなく、応募者に合わせた対応を心がけましょう

本記事では応募者対応時に活用できる、返信メールのテンプレートを紹介しました。
テンプレートを活用することで、採用担当者の業務負荷を軽減できるだけでなく、応募者への案内漏れを防げたり、採用担当者が対応できない際に代理の担当者への引き継ぎがスムーズになったりと、業務の改善も期待できます。
ただし、応募者とのメール一つひとつが企業と応募者間での相互理解の場です。応募者は企業側の対応やメールの文面からも自分とマッチするかどうかの見極めを行っています。メールでのやり取りも応募者にとって企業の印象につながります。
今回ご紹介したテンプレートも活用をしつつ、応募者に合わせて柔軟に対応しCX（候補者体験）の向上につなげましょう。

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