近年は採用手法が多様化してきており、採用担当者の業務も内容が細分化され、業務量も増加しています。

求職者一人ひとりに柔軟で素早い対応も求められるため、限られた採用担当者のリソースだけでは業務が圧迫されてしまいます。それにより、採用の目的である自社が求める人材の確保も難しくなってしまうでしょう。

そこで重要になるのが採用業務の効率化です。本記事では、採用業務の課題を説明したうえで、採用業務を効率化するメリットや6つの具体的な方法を解説します。

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採用業務の課題とは

効率化の必要性を感じていても、採用業務は営業や情報システムなど他の業務に比べて、効率化が難しい側面があります。

ここでは、採用業務の主な課題を3つ解説します。

業務上のコミュニケーションが多い

採用担当者の業務で特に工数を占めるのが、関係各所とのやりとりと調整業務です。

求人を出している部署や面接官など社内のやりとりに加え、人材紹介会社や求人媒体など社外とも頻繁にコミュニケーションを取らなくてはいけません。

なかでも、コミュニケーションを取る機会が多くなるのは求職者です。

たとえば、面接が1つ決まると、社内の面接や選考に関わる人たちと日程調整や求職者の情報を共有し、求職者にも案内を連絡する必要があります。こういった面接日程の調整以外にも、企業説明会や面接当日の案内、面接後のフォローなど求職者への対応業務は多岐に渡ります。

さらに求職者は1人ではないことが多いため、求職者の数だけ採用担当者の工数が圧迫されてしまいます。それにより採用担当者の負担が増加し、求職者への返信漏れや、宛先間違いなどといった人的ミスが発生する可能性も高まるでしょう。

負担が集中しないように人員を用意しておく、1人で抱え込まないように相談しやすい環境を作るなど、事前に体制を整える必要があります。

求職者によって対応が異なる

求職者一人ひとりによって対応は異なり、企業側に適切な対応が求められることも課題の1つです。

たとえば、面接対応も一律の時間帯で実施できず、現在就業中の求職者であれば、平日の日中に都合がつかず、終業後の夜に面接対応をすることもあります。

入社意思に関しても、「今すぐにでも入社したい」という求職者もいれば、「他社とも迷っているので慎重に考えたい」という求職者もいるでしょう。求職者によって入社に対する温度感やタイミングが異なるので、採用担当者はマニュアル通りではない、柔軟な対応が求められます。

対応するツールも1つではなく、電話やメール、SNSのチャットやオンラインツールなどさまざまあり、求職者や状況によって適宜使い分けが必要です。

目的に適したツールを選定し、振り返りを通じて改善が求められるでしょう。

採用手法の多様化による工数増加

採用手法の多様化に伴い、採用手法も1つだけではなく複数行うのが一般化してきました。

従来は、「求人を出し、応募があれば求職者に対応する」というシンプルな流れでしたが、今は求人を出すだけではなくなっています。

たとえば、現在働いている社員から友人や知人を紹介してもらい採用するリファラル採用や、SNS経由した応募などもあります。このように求人媒体も多くの種類があり、自社に適した媒体を選ぶのにも時間がかかるでしょう。

また、実際に応募してくる人だけではなく、今後応募してくる可能性がある転職潜在層にアピールする施策も求められます。少子高齢化による労働人口の減少や、それに伴う採用の難化により、転職潜在層へ企業の認知を広め、興味をもってもらうことが重要です。

さらには、認知を広げるという点で、採用広報の需要も高まっています。採用広報とは、企業の情報を求職者に発信し、採用につなげる活動のことです。

採用サイト・パンフレットの作成や、SNSを利用した情報発信などがあります。特にSNSの発信は盛んになっており、社内の雰囲気や社員インタビューなどを動画やコラムで発信する企業が増加しています。

どのようなコンテンツの需要があるのか、ターゲットである求職者が興味をもつ内容は何なのかというマーケティング的な戦略が必要になり、広報活動のコンテンツは一度公開したら終わりではなく、定期的に新しいコンテンツをアップし続ける必要もある点など、これらも業務量が増える要因となります。

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採用業務を効率化することで得られるメリット

ここでは、採用業務の効率化により得られる具体的なメリットを2つ紹介します。

選考や内定の辞退を防ぐ可能性を高められる

採用業務を効率化すると、今まで圧迫されていた工数に余裕が生まれ、求職者一人ひとりにしっかりとした対応が取れる時間を確保できます。時間が増えることで、求職者からの申し込みや問い合わせに素早い対応や、丁寧な対応をしやすくなります。

求職者への返答に時間をかけてしまうと、求職者にとっては待機時間になってしまいます。なるべく早く次の職場を決めたい求職者だと、返事を待っている間に、他の反応の早かった他社に決めてしまうこともあります。また、あまりにも返事が遅いと企業に対する不信感につながり、選考や内定を辞退してしまうこともあるかもしれません。

スピーディーに対応し、求職者に安心感や信頼感を与えることで優秀な人材が他社に流れてしまうのを防げる可能性が高まります。

採用担当者の負担を減らし、コストの削減にもなる

採用業務を効率化することで、工数を削減でき、採用担当者の負担を軽減できます。

特に、採用業務のなかで時間のかかりがちな求職者への対応や、面接の日程調整などを自動化するだけでも大きく工数を減らすことができ、そのぶん他の重要な採用業務に時間を費やすことが可能です。

採用担当者の工数を削減することで長時間労働を減らしながらコストパフォーマンスを良くすることは、企業のコスト削減の点からも重要です。

採用業務を効率化する6つの方法

採用業務を効率化するメリットを把握したところで、効率化の具体的な方法を6つ紹介します。

1.採用プロセスを見直す

採用業務を効率化するための第一歩は、現状把握です。

現在の採用業務のなかで、特に工数をかけたり、人手を割いていたりする部分を洗い出しましょう。他の業務に比べて極端に時間がかかっている業務や、人員が多く取られている業務など、非効率的な業務がないかをチェックします。

洗い出す方法として、歩留まり率を算出する方法があります。歩留まり率とは、会社説明会から内定・入社という一連の採用フローのなかで、次のフェーズに進んだ人の割合を指し、以下の計算式の例で算出されます。

【面接通過の歩溜まり率を算出する場合】

歩溜まり率（％）＝「通過者数」 ÷ 「面接者数」 × 100

たとえば、一次面接を受けた人数が30人、次の二次面接に進んだ人数が15人の場合、「15 ÷ 30 × 100」という計算を行います。この計算の結果、歩留まり率が50%であることが導き出されます。

歩留まり率を算出して極端に割合が低い箇所があるなら、その箇所に改善の余地があるといえるでしょう。たとえば、応募から一次面接までの歩留まり率が低ければ、求職者の離脱率が高いことがわかります。そこから原因を考察すると、求職者に対して面接調整の連絡が遅かった、面接日程の調整に時間がかかったなどの離脱の理由が考えられます。

歩溜まり率からスムーズにおこなえていない業務を洗い出したら、そこが優先的に効率化すべき部分になります。応募の対応に工数がかかっているなら、人員を増やす、今使用している求人媒体を見直す、応募受付の自動返信ツールを導入する、などが対策として挙げられます。

他にも、面接後の求職者の離脱が多ければ、求職者の自社理解が不足しており、イメージのミスマッチが起きている可能性があります。そのような場合には、採用ページの記載内容の見直し、採用広報を行い自社のRP動画や社員インタビューをSNSで公開するなどの対策が考えられるでしょう。

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2.評価基準を具体化する

採用業務の効率化では、求職者の評価基準の具体化も重要です。たとえば、1人は人柄重視、もう1人は職務経験を重視しているなど、面接官や採用担当者によって評価基準が異なったり、属人化したりしていると、求職者への評価が定まらないでしょう。

それにより、採用可否を決めるのに時間がかかってしまったり、採用に至ってもミスマッチが起こったりしがちです。

そうならないためにも、誰が面接をしても同じ基準で求職者全員を評価できるように、評価基準を具体的に定めておきましょう。

スキルや職務経験といった客観的にわかりやすい指標はもちろんですが、求職者の熱意や人柄、対応など、面接官によって感じ方やとらえ方が変わりそうな部分こそ基準を定めると、より求める人材を判断しやすくなります。
項目の一例として、

• 第一印象の清潔感
• 話し方ははっきりしているか、コミュニケーションが取れるか
• 志望動機は明確か
• 質問への理解力はあるか
• 向上心はあるか
• ストレス耐性はありそうか

などの項目を、それぞれ「5点中〇点」のように数字で明確に出すとわかりやすいです。

3.コミュニケーションを自動化する

「採用業務の課題」でも解説したとおり、採用業務のなかで特に工数を必要とするのが求職者とのコミュニケーションです。

せっかく求職者から問い合わせや応募があっても、企業側からの対応が遅くなってしまうことで、求職者は他社の選考や入社を決めてしまうといったリスクにつながってしまいます。

そのような事態を防ぐための効率化が、コミュニケーションの自動化です。

例えばツールを導入し、求職者から応募の連絡があれば自動返信で応募受付のメールを送るだけでも、求職者にとっては安心材料になります。

面接も、面接当日は人の手による対応しかできませんが、事前の日程調整なら自動化が可能です。

面接日程の調整ツールを導入すれば、ツールが候補日を算出し、求職者に候補日のメールを自動で送信してくれます。社内でも、面接の担当者のスケジュールを簡単に調整可能です。
このように一部でもコミュニケーションを自動化しておくことで、採用担当者の工数が削減でき、返信漏れといった人的ミスも防げます。

4.面接をオンラインにする

新型コロナウイルス感染症の影響もあり、ここ数年で面接をオンラインに切り替える企業が増加しています。

面接をオフラインで行う場合、日程を調整して求職者に直接来社してもらい、企業側も面接部屋の確保や、当日来社してから部屋までの案内など工数がかかります。また、アルコール消毒やパーテーションの設置など、感染症対策も別途必要でしょう。さらに、就業中の求職者もいる場合は、面接で来社できる日程が限られることもあるでしょう。

そこで面接をオンラインで行えば、求職者も都合をつけやすく、面談の日程調整がスムーズに進みやすいです。オンライン面接なら直接来社する必要がないので、日にちや時間帯の選択肢が広がります。

また、遠方に住んでいる求職者にとっても面接を受けやすくなり、求職者の幅を広げられるメリットもあります。

5.ITシステムを導入する

人の手で行っていた業務のなかで、ITシステムに任せられる業務はシステム導入するのも効率化の一案です。

システムの例として、採用管理ツール（ATS）があります。採用管理ツール（ATS）は、採用業務をまとめて管理できるツールです。

ATSとは「Applicant Tracking System」の略で、「Applicant」は求職者を指し、「Tracking」は「追跡」という意味をもち、求職者が現在どの選考段階にいるのかを追跡できるシステムです。

たとえば、求人情報や、履歴書・職務経歴書などの求職者の情報をはじめ、面接の進捗具合や面接官の評価内容などを管理できます。これらの情報を1つのシステムで一元管理しているため、ログイン情報さえ共有すれば誰でも同じ情報を確認でき、情報に齟齬が出なくなるでしょう。特に、多くの求職者の対応を同時に進めているときに便利なツールです。

採用管理ツールによっては、応募段階で求職者の条件を自動でスクリーニングできるように設定したり、自動で返信メールを送れるようにしたりできるものもあります。

もう1つ例として、オンライン面接ツール（Web面接ツール）が挙げられます。

こちらはその名の通り、オンラインで面接をするためのツールであり、面接に役立てる機能が搭載されています。たとえば、面接に必要な資料をオンライン上での共有や、面接中やそれ以外の場面でチャットによるやりとりも可能です。そのほか、面接スケジュールの管理や、面接を録画して残せる機能などが付いているものもあり、事前に確認するとよいでしょう。

6.採用代行サービス（RPO）に依頼する

効率化や自動化して自分たちで業務を回していくだけではなく、業務を採用代行サービス（RPO）に任せるのもおすすめです。

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing」の略で、採用業務を外部にアウトソーシング（委託）できるサービスです。母集団形成から選考、内定という採用選考フローの一部、もしくは全部を任せることができます。

採用代行サービス（RPO）に業務を任せることで、採用担当者の工数を削減し、リソースの確保が可能になります。それにより、最終面談などの重要な採用業務に注力することもできるでしょう。

さらに採用代行サービス（RPO）は、採用に関する知見や、採用業界の市況への知識をもっており、それらの知識を生かして、採用プランの計画から、求人文やスカウト文の作成、選考などの具体的なアドバイスが得られるのも大きなメリットです。

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採用業務の効率化でより良い人材確保を

採用業務は、現状の問題点を洗い出して効率化することで、採用担当者の負担を大きく軽減できます。

採用プロセスの改善や求職者対応の自動化、面接のオンライン化など、効率化できる部分はさまざまです。

ITシステムや採用代行サービス（RPO）など頼れるものを使いながら、うまく採用業務を効率化してより良い採用につなげましょう。

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