写真：（左）佐々木様　（右）豊田様

『獣医療業界に変革を起こし「動物を救い続けられる」社会を実現させる』を使命に掲げ、細菌検査事業・動物病院事業を展開する株式会社1sec.。

同社では、バックオフィス専任者不在の中、2023年4月にまるごと労務・まるごと経理をご導入いただきました。

今回は動物病院事業部のマネージャーであり、人事・労務を兼任されている佐々木様に、まるごと労務・まるごと経理導入の経緯や利用後の効果をお聞きしました。

バックオフィス業務の専任者不在。土台を整えるため、まるごと労務・まるごと経理に依頼

バックオフィス代行サービスを検討した背景や、当時のバックオフィス体制を教えてください。

佐々木様：検討した背景は、社内に労務や経理の専門知識をもつ専任者がおらず、ノウハウやリソースが不足していたためです。

当時のバックオフィス体制は、事業部のマネージャーが兼任で対応していました。また、他のバックオフィス代行サービスも利用していたのですが、定型業務をマニュアルに沿って対応することがメインの状態で、バックオフィス業務を改善したいと思っていてもなかなかご提案などがないことに課題を感じていたんです。

事業部マネージャーが、本来の事業部の業務にリソースを振り分けられるよう、バックオフィスの知見があり、改善も含めて推進していただけるようなバックオフィス代行のサービスを利用できればと考えました。

当時はバックオフィス面でどのような課題があったのでしょうか？

佐々木様：事業は順調に成長しており、今後さらにスケールしていく事業計画を立てていました。そんな中、バックオフィスの土台が整っていない状況でしたので、このまま企業規模が拡大してしまうことにリスクを感じていたんです。

企業規模が拡大しても崩れないような土台を整える必要がありましたが、労務や経理の専門スキルをもつ者が社内にいない。かといって専門スキル保有者を採用するにしても、社内に知識がないので採用判断ができない、また、採用できたとしても入社後にマネジメントができるのかという懸念がありました。

まるごと労務・まるごと経理に導入を決めた理由を教えてください。

佐々木様：今お話ししたような背景から、経験者の採用が難しいバックオフィスの領域において、実務も対応いただきながらノウハウも得られるうえ、マネジメント負荷がかからないという点を魅力に感じました。

今後の事業成長に必要なバックオフィスの土台を整えるために、専門的な知識や経験が豊富な、まるごと労務・まるごと経理なら、実務だけでなく改善に向けたご提案もいただけるのではないかと思い導入を決めたんです。

導入によって、バックオフィスの土台作りと業務の効率化を実現。社内のデジタル化が進んだ

まるごと労務・まるごと経理との役割分担はどのようになっていますか？

佐々木様：労務面では、給与計算や雇用契約書の送付と管理、経理面では、仕分業務や請求書作成、振込一覧作成など、幅広く対応いただいています。

人事や経理の業務では、戦略策定・計画策定・マネジメント・実務といった階層がありますが、そのうちのマネジメントの一部と実務を担っていただいているイメージです。日々発生する実務はもちろん、業務の進捗管理や専門知識の補完など、マネジメントの役割もカバーしていただいています。社内で専門知識が不足しているため、必要なときに都度、対応方法をご相談できることもありがたいです。

まるごと労務・まるごと経理の導入後、どのような効果がありましたか？

佐々木様：様々な側面で、社内制度の土台作りをしてもらえたと感じます。

業務の効率化や、不足していた制度と業務フローの構築をしていただけました。自社だけでは、不足していることにも気がつかなかったような業務も提案していただき、改善に繋げることができています。

具体的には、給与計算の集計表や有給申請のフロー構築、紙で回収していた入社書類や請求書処理、人事評価シートなどのデジタル化を提案してくださいました。

もし自社で対応していたら、0の状態から知識を入れて、リサーチしながら業務設計をする必要があります。その工数がかからずに仕組みが整っていくので、とても助かりました。

書類を回収して、Excelに入力して、、、といった手間を考えると、2〜3人/月分くらい社内の工数を削減できたと感じています。

マルゴト担当者：給与計算ソフトやツールは既に使っていらっしゃったので、機能の活用方法をご提案しましたよね。

申請をする社員ご本人が入力いただいた方が効率が良い情報は、申請者が漏れなく入力できるように業務フローを整えました。

実現したいことを汲み取り、専門知識をもとに柔軟かつ能動的に提案してもらえた

まるごと労務・まるごと経理のご支援の中で、ご評価いただいている点はありますか？

佐々木様：士業の先生との連携がスムーズになり助かっています。

以前は労務管理の全体像がわからない社員がやり取りしていたため、どこまで、どのように依頼していいのか、がわかっていませんでした。まるごと労務・まるごと経理が対応してくれることによって、より早く質の高い連携が取れるようになりました。また本来は対応してもらえるはずなのに、対応されていなかったことも分かるようになりました。

我々が実現したいことを汲み取って、士業の先生と連携してくださるのが、とてもありがたいです。

マルゴト担当者：弊社は士業ではないので、ご支援のなかで士業ではない者の知識があまりにも入りすぎて違う方向に行ってしまわないように意識しています。いかにスムーズに士業の方と連携を取って、どのように1sec.様のご要望を叶えていくかを心がけています。

佐々木様：まるごと労務・まるごと経理の担当者は、柔軟かつ能動的に提案してくださることも非常に助かっています。

実現したいことや解決したいことを伝えると、型にはまらず柔軟に、広い視野と実務経験や知識に裏打ちされたご提案をしてくださり、安心して頼れるんです。

私が「こんなことをやりたい」と相談すると、「じゃあこういうシートを作りましょう」や「社内にはこういった案内資料があると安心だと思います」というご提案をくださいます。我々の考えを汲み取って、実現してくださることに、とても感謝しています。

バックオフィスのリソースとノウハウが不足している企業には、まるごと労務・まるごと経理がおすすめ

今後、まるごと労務・まるごと経理にどのようなことをご期待されていますか？

佐々木様：今後組織を拡大していくなかで、起こりうるリスクや今のうちに対応しておくべきことなど、専門的な知見をいただき、お力をお借りしたいです。私たちは、経験したことのない規模を迎えます。想定されるリスクや成長過程におけるトラブルの回避方法を、都度ご提案いただけると嬉しいです。

まるごと労務・まるごと経理をご検討されている企業様に向けてメッセージをお願いいたします。

佐々木様：まるごと労務・まるごと経理にご支援いただく前は、社内に専門的な知識・経験がなく、まるで荒波の大海原を、灯台も地図も羅針盤もなく航海しているようで、本当に大変でした。

まるごと労務・まるごと経理に支援いただいてからは、地図と羅針盤の役割を担っていただいたことで、どのように目的地にたどり着くことができるのか、どこに問題があるのかがわかるようになり、とても心強いです。

医療業界という特殊な業界でもあるので、一般企業はどうやっているのかを教えてくださることもとても役立っています。

同様に社内に専任者やノウハウがないといった方には、自分で知識を身に付けるよりも、まるごと労務・まるごと経理のお力を借りることで、荒波を乗り切っていくための地図と羅針盤になっていただけますよ、とお勧めしたいですね。

（インタビュー実施日：2024年4月30日）