短いサイクルで転職をする人が増えていることもあり、突然会社を辞めてしまい業務が引き継がれていない状況が多くなってきています。

労務や経理などのバックオフィス業務も例外ではなく、人数が少ない傾向が強いがゆえに会社の運営に大きなダメージを与えてしまうことも珍しくありません。

本記事では、バックオフィス社員が突然退職してしまう問題と解決法を解説します。

バックオフィス社員が退職してしまうリスクを、明確に理解したい経営者や社員はぜひ最後までご覧ください。

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バックオフィス担当社員は企業を経営する上で必要不可欠な人材

バックオフィス業務とは企業や組織の運営を支える裏方の業務のことを指します。

顧客や取引先との直接的なやり取りをする、営業やカスタマーサポートなどのフロントオフィスとは異なり、バックオフィス業務は主に社内の運営や管理に関する業務を担当しているため、会社を健全に経営していく上では必要不可欠な役割だといえるでしょう。

バックオフィス業務は多岐に渡るため、会社では以下の3つの分類に分けて担当している場合が多いです。

労務

労務は会社や組織で働く従業員に関する管理業務やサポートをする部門です。

労働条件や法令遵守など労働者が適切な環境で働けるようにするための業務を担当しており、人事業務と密接に関連しているため、中小企業では人事部門で労務を担うことも珍しくありません。

労務の主な業務内容は以下のとおりです。

• 給与や賞与の計算および支払い
• 社会保険や税金の手続き
• 勤怠管理
• 労働契約の管理
• 労働法令の遵守

経理

経理は企業や組織の財務状況を正確に記録・管理し、資金の流れを明確にする部門です。

資金の調達・運用を目的とする財務とは役割が異なり、経営や事業の方針を冷静に判断できるように、企業の財務状況を正確に把握することが目的になります。

経理の主な業務内容は以下のとおりです。

• 記帳業務
• 売上や請求管理
• 支払管理
• 決算業務
• 資金管理

総務

総務は会社の縁の下の力持ちとして、他部門や社員がスムーズに業務を進められるように環境・体制を整備する部門です。

大企業と中小企業で役割が異なる傾向が強く、大企業では事務的業務を中心とした特定の業務に専門特化していくケースが多い一方で、中小企業では事務的業務だけでなく企画系の業務を担当するなど、業務の幅がより広くなるケースも少なくありません。

総務の主な業務内容は以下のとおりです。

• オフィス環境の整備
• 文書管理
• 社内イベントの企画運営
• 会社全体の契約や保険管理
• 安全衛生管理
• 来客対応や電話対応
• 福利厚生の運営

バックオフィス担当社員が退職することで発生する5つのリスク

バックオフィス担当社員が突然退職してしまうと、会社の経営が円滑に進まなくなってしまう可能性が高いため、リスクを理解したうえで対策を講じることが大切です。

ここではバックオフィス担当社員が退職することで発生するリスクを、5つ解説します。

バックオフィスに関する人材事情も記載しているので、バックオフィスの人材不足に悩んでいる方も必見です。。

1.経理や労務業務などに対応できなくなる

経理や労務は専門知識が必要なため、担当者でないと業務に対応できないケースが多いです。

特に経理には対外業務があるため、対応が遅れてしまうと自社の信用度が落ちてしまいかねません。

また、労務の業務を疎かにしてしまい、労働に関する法令違反している状態になってしまうと、会社が社会的責任を追及されることがあります。

2.業務のブラックボックス化が発生する

バックオフィス業務は売上につながらない業務であるため、必要最低限の人数で対応している企業も多いです。

そのため、担当者が少数になってしまい誰も業務の全容が把握できず、業務のブラックボックス化が起きやすい傾向が強いです。

特に一人経理状態である企業は、ブラックボックス化してしまう業務範囲が広く、担当者が突然辞めてしまうと多大な影響を引き起こしてしまうでしょう。

3.人材の補充が難しい

バックオフィスには専門知識が必要なため、人員補充が難しい傾向が強いです。

特に帳簿や税金の知識が必要な経理部門の人材不足は深刻な状態にあり、すぐに代わりの人員を見つけられる可能性は低いでしょう。

4.法的トラブルを起こしてしまうリスクが高まる

労務・給与計算業務は企業の内部統制や法令遵守に直接影響を与える業務なので、健全な労働環境を守るために、ミスしないように慎重に対処する必要があります。

しかし、担当者が突然辞めてしまい引継ぎが不十分だと、税務や社会保険の手続きにミスが生じてしまい、健全な職場環境を提供できず、国からの罰金や追徴金が発生するリスクが高まってしまいます。

5.社員のモチベーションが低下する

総務や労務は会社の縁の下の力持ちとして、他部門や社員がスムーズに業務を進められるサポートをしている部門であるため、対応が不十分だと事業に関わっている社員のモチベーションが下がる恐れがあります。

モチベーションの低下は間接的に会社の経営を悪化させてしまうこともあるので、売上に影響を及ぼしてしまうことも珍しくありません。

バックオフィス担当社員の退職理由3選

人によって退職理由はさまざまですが、労務や経理などのバックオフィス業務は会社によって業務内容が大きく変わらない性質があるので、同じような理由が退職の原因になりやすいです。

ここでは、バックオフィス担当社員の退職理由を3つ紹介します。

退職理由を理解することで効果的な防止策が講じられるので、退職防止策を考えたい方はぜひ参考にしてみてください。

1.業務の多さによる不満

バックオフィス関連の業務は売上に繋がらないため、必要最低限の人数で対応しているケースが多いです。

そのため、一人当たりの業務量が多くなってしまう傾向が強く、業務の多さからストレスを感じてしまい、会社を辞める原因になってしまうことがあります。

また、売上につながらないことから業務をうまくこなしても評価されにくい性質もあるので、やる気のある人材ほど不満を抱えやすくなってしまうといえるでしょう。

2.人間関係

バックオフィス業務は特定の担当者と業務に対応する場合が多いこともあり、一緒に働く人と合わないことを理由に辞める人が多いです。

勤務年数や立場に関係なく、その人の持つスキルによって重要な業務を任せることが多いため、上司と部下ではない独特な上下関係で悩んでしまい、会社を辞めてしまう人もいます。

3.スキルアップのための転職

経理や高度な労務知識などを持ち、バックオフィス業務に対処できる人材が求められている傾向が強まっていることもあり、中小企業ではスキルアップを目的に転職するケースも多いです。

一方で、より対応できる業務範囲を広げたいと考えている人は、大企業よりも多くの業務範囲を任される中小企業に転職する場合もあるので、大企業でも油断は禁物です。

バックオフィス担当社員の退職リスクを減らす3つの方法

バックオフィス業務を整理することで、担当職員の退職リスクを減らせます。

ここでは、バックオフィス担当社員の退職リスクを減らす、具体的な方法を3つ紹介します。

退職リスクを減らすことは企業の土台を強化することにつながるので、会社の経営を万全にしたい人もチェックしてみてはいかがでしょうか。

1.マニュアルを作成しておく

マニュアルを作成することで、担当者が突然退職しても他の人が業務を引き継ぐことができます。

退職リスクを減らせるだけでなく、業務のブラックボックス化の防止やチームでのバックオフィス業務対応が可能になるので、業務効率の改善につながるでしょう。

2.デジタル化をすすめる

バックオフィス業務の多くは効率よく進められるようなデジタルツールが販売されているので、デジタル化することで担当者の負担を減らし、退職するリスクを軽減できます。

クラウド上で業務を管理することで、過去のデータを参照しやすくなるため、他の人に業務を引き継ぎやすくなるメリットも期待できます。

3.バックオフィス代行サービスを活用する

専門的な業務や労力のかかる業務はバックオフィス代行サービスを活用すると良いでしょう。

業務によって柔軟に代行サービスを活用することで、担当者のキャパに余裕ができやすくなり、退職するリスクを軽減できます。

運用方法によっては、バックオフィス担当社員の人材不足を解決できるため、人材不足に悩んでいる人にもおすすめです。

バックオフィスを円滑に対応するために代行サービスを活用しよう

本記事では、バックオフィス社員が突然退職してしまう問題と解決法を解説しました。

バックオフィス担当社員が突然退職してしまうと、会社の運営に大きな悪影響を及ぼしてしまいます。

代行サービスを活用するなど業務を効率化すると、担当社員の退職リスクを軽減できるため、安定した経営を目指している方は導入を検討してみると良いでしょう。

もし、自社のバックオフィス業務に悩みを抱えている人がいましたら、「まるごと労務」や「まるごと経理」に相談してみてはいかがでしょうか。

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