総務BPOとはどんなサービス？ベンチャー企業が注目すべきサービス選定のポイントを解説

人手が十分に足りていないと、担当部門にかかわらずさまざまな業務を従業員が担うケースは珍しくありません。ただ、事業の成長を円滑に進めていく上では、できる限り従業員には割り振った本来の業務に集中してもらうことが重要です。

そこで活用したいのが、総務BPOと呼ばれる外部委託サービスです。この記事では、総務BPOとはどのようなサービスなのか、類似サービスとの違いや具体的な活用メリットなどについて、解説します。

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総務BPOとは

BPOはBusiness Process Outsourcingの略称で、その会社にとって重要性の低い、いわゆるノンコア業務を外部の専門会社に委託する手法です。

BPOは自社の課題や委託先に応じて、さまざまな業務を任せることができます。その一つとして頻繁に用いられるのが、総務BPOです。総務BPOを活用することにより、総務関連の業務を一貫してアウトソーシングができます。

人材派遣サービスとの違い

総務BPOと人材派遣サービスの違いは、委託できる業務範囲の違いにあります。

人材派遣サービスでは、あくまで派遣会社から必要な能力を持った労働者を提供するにとどまるため、派遣労働者の管理や業務の指示などは自社で引き受けなければなりません。

一方で総務BPOは、委託した範囲の業務を管理レベルから任せることができます。自社で人材を管理しなくて良いというアドバンテージは非常に強力で、高度な業務効率化を人材派遣サービスの利用よりも進められるでしょう。

ベンチャー企業で総務BPOが注目される背景

総務BPOは大企業における活用はもちろんですが、ベンチャー企業においてもその有用性が注目されています。

総務BPOが注目される大きな理由の一つは、人材不足です。人材不足は、単に求職者を探すのが難しくなるだけでなく、人材獲得にかかる費用も大きくなる懸念をもたらします。加えて、獲得した人材を育て上げるのにもコストがかかるため、即戦力を起用してスピード感を持って成長を遂げたいベンチャー企業には、やや荷が重い業務です。

また、ベンチャー企業は大手に比べ、豊富な人材を常に抱えておく余力が限られているケースもあります。獲得した人材はコア業務に割り当て、市場の開拓を進めていきたいところです。

このような問題を解決する上で活躍するのが、総務BPOです。自社で人材を抱えるコストを丸ごと省けるため、人件費などに起因するキャッシュフローの悪化を回避することができます。

ベンチャー企業による総務BPO活用のメリット

ベンチャー企業による総務BPOの活用は、以下のメリットが期待できます。

業務効率化に貢献する

総務BPOに業務を委託することで、優れた業務パフォーマンスを早期に得られます。委託先は総務の専門家であるため、自社で総務関連のノウハウの蓄積を待つ必要がないからです。

設立から日の浅いベンチャー企業にとって、ノウハウの蓄積が浅いことは弱みにもなりかねません。総務BPOによって迅速に高度な生産性を獲得できれば、育成コストの発生や一部の担当者への業務の属人化の発生を回避できるでしょう。

コア業務に集中できる

総務BPOを利用することで、ノンコア業務へのリソース配分を最小限に抑えることができます。

総務は全て外部の専門家に任せて、社内の人材はコア業務に集中させ、円滑な組織の成長を実現できるでしょう。

コスト削減につながる

総務担当者を獲得するコストや、育成のための時間的コストなどを、総務BPOへの業務委託によって丸ごと削減することができます。

少数精鋭のスマートな組織づくりを考えている場合、総務BPOは強力なソリューションとなるはずです。

雇用リスクを抑えられる

従業員を雇用することは、給与の支払いという固定費の発生を招くため、組織の柔軟性を失ってしまうリスクがあります。

一方で総務BPOによる外部委託は、このような固定費の発生を抑制し、リスクの回避に役立つのが強みです。

また、総務BPOの場合は事業の成長や業務の発生に応じていつでも委託規模を拡張・縮小できます。必要な時には必要なだけ依頼し、規模を小さくする際にはすぐに契約を見直して、コストを抑えられるのが魅力です。

総務BPO活用のデメリット

総務BPOはベンチャー企業にとって強力なソリューションとなる一方、委託に際しては以下のデメリットを踏まえておくことが大切です。

委託コストが発生する

総務BPOは人件費のコストカットなどに役立ちますが、委託費用が新たに発生する点は注意しなければなりません。

具体的な費用については会社や条件によって異なるため、あらかじめ契約内容を丁寧に確認しないと、期待しているような費用対効果が得られないこともあります。

また、契約期間についても事前に把握しておかないと、必要以上に長く契約が続き、コストを圧迫する可能性にも注意が必要です。

セキュリティレベルが低下する恐れがある

総務BPOを利用する場合、どの程度まで業務を委託するかを把握しておかないと、セキュリティリスクに晒されることがあります。会社で保有している個人情報や機密情報が第三者の手にわたり、第三者の下で流出するリスクが高まるからです。

委託先のセキュリティ対策について把握するとともに、委託に際して不用意に社内情報を共有しないルールづくりが求められます。

総務BPOで委託できる主な業務内容

総務BPOでは、総務関連の多様な業務を委託できます。以下の業務は、その代表例です。

施設・備品管理

会社で保有するオフィスやデータセンターの管理や、コピー機にPCといった備品の管理を総務BPOに任せることができます。管理業務に伴う記録作業の負担や、清掃業務の手配などを、まとめて解消可能です。

文書管理

契約書類をはじめとする多様な文書の管理を、総務BPOに委託できます。近年は文書管理をデジタルで実施することが法的にも認められるようになってきました。従来の紙媒体での管理とデジタル管理の両方を、必要に応じて柔軟に任せられます。

来客・電話対応

来客があった際の案内や、外部からの電話の取次といった業務も、総務BPOに任せることができます。

連絡が会社代表に集中するリスクを回避し、一つずつ要件を整理しながら対応していける仕組みづくりに貢献するでしょう。

社内行事企画・進行

忘年会や社員旅行、その他イベントのような催し物の企画進行も、総務BPO業務の範囲内で委託できます。スケジュールの作成や出欠の管理など、忙しない進行が想定される当日の業務も安心して任せられるサービスです。

人事労務管理

人事労務管理は、従業員の勤怠管理や社会保険の手続きといった分野を含んだ業務です。社員の入退社管理や給与管理など労務業務のアウトソーシングに対応しており、専門家の配置が必要な領域でも、まとめて委託ができます。

経理

売上管理、給与振り込みのような経理業務の負担が大きい場合、まとめて総務BPOへの委託を検討しましょう。

決算や税金の計算といったデリケートな業務も、適切なサービスを選ぶことで望み通りの業務効率化が可能です。

ベンチャー企業向け総務BPOサービス選びのポイント

総務BPOサービス選びにおいては、以下の点を押さえて選定することがポイントとなります。

自社で導入目的を明確にする

総務BPOサービスは、自社の課題に適したものを選ぶのが重要です。自社の課題が明らかになっていない状態で選んでも、期待している成果は得られません。

まずは社内で負担が大きくなっている業務を洗い出し、どのようにサービスを利用するかを検討しましょう。

柔軟に委託範囲を指定できるサービスを選ぶ

総務BPOでは、自社の都合に合わせて委託範囲を柔軟に変更できるサービスを選ぶことも重要です。

委託範囲が固定されていると、不要な業務委託サービスまでパッケージングされるため、コストを圧迫してしまいます。また、会社の状況に応じて委託したい業務範囲が短いスパンで変わることもあるでしょう。

委託範囲に融通の効くサービス選びによって、アウトソーシングに伴う負担を最小限に抑えることが大切です。

費用対効果を比較検討する

総務BPOサービスは多様であり、どのサービスを選ぶかで成果も変わってきます。

初めての導入に際しては、複数の候補をピックアップし、どのサービスが最も費用対効果に優れるかを比較して検討すると良いでしょう。サービス選定の際は相見積もりをとることで、最前のコストパフォーマンスを期待できます。

まとめ

この記事では、総務BPOとはどのようなサービスなのか、具体的な導入メリットなども含めて解説しました。多様な業務をまとめて依頼できる総務BPOですが、依頼時には自社の課題やサービスの内容も踏まえて検討を進めないと、期待しているような成果が得られないこともあります。

そして、労務管理や経理のアウトソーシングに際して活用したいのが、当社サービスの「まるごと労務」と「まるごと経理」です。

月額制のサブスクリプションプログラムを採用し、1ヶ月単位で契約を変更できるため、初めての総務BPOにはぴったりの柔軟性を備えます。業務フローの設計から運用に至るまでのトータルサポートで、クライアント企業の負担を最小限に抑えられる強みもポイントです。

総務BPOをご検討の際には、「まるごと労務」「まるごと経理」にお気軽にご相談ください。

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参考記事：https://marugotoinc.jp/blog/roumu-outsource/

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