要員計画は、事業計画の実現を目的とした、人的資源を効果的に活用するための計画です。事業計画と密接に関わる要員計画の策定は不可欠と言えるでしょう。

本記事では要員計画の策定を考えている採用担当者様に向けて、要員計画とはなにか、策定する目的やメリット、具体的な計画の立て方を解説します。

要員計画とは

要員計画とは、企業が事業計画をベースに策定する人員に関する計画を指します。

要員計画の目的は、人的資源を効果的に活用し、事業目標や企業のビジョンの達成に寄与することです。

そのため、経営計画や事業計画といった企業の方向性をもとにマクロな視点で検討されます。

事業計画は、「どのような人材が必要なのか」、「何人必要なのか」といった質と量の2つ視点で策定していきます。

要員計画に含まれる具体的な計画には、下記が挙げられます。

• 人材配置
• 採用計画
• 異動計画
• 能力開発計画

人員計画とのちがい

要員計画と混同される言葉として、「人員計画」があります。

要員計画は「事業成功に向けて、どのような人材が、何人必要か」というマクロな視点をもとに策定され、事業の成果を念頭に置いた戦略が立てられます。

一方、人員計画は要員計画の中核に位置付けられ、部署ごとの人材配置、採用や異動を検討するものです。たとえば、「だれをどこに配属するのか」、「この部署にはどんな人材が必要か」というように、要員計画より具体化、細分化されたミクロな視点をもとに策定されます。

つまり要員計画をもとに、人材配置の詳細を取り決めていくため、人員計画は要員計画ありきの計画と位置付けられます。

要員計画の目的

ここまででも述べたように、要員計画は企業の人的資源を効果的に活用し、企業のビジョンや事業計画の達成に寄与するための計画です。

労働人口の減少に伴い、人材の確保が難しくなっている近年においては、人的資源の効果的な活用が求められています。また、ビジネスを取り巻く環境は変化し続け、先の見通しが難しい時代です。このような不安定な状況下で企業が生き残るためには、企業がもつ知見や経験だけでなく、「ヒト」を活かした戦略が必要と言えるでしょう。

さらに、優秀な人材が多く在籍していても、やみくもな採用活動や配置転換をおこなっていては、組織全体で人的資源を最適に活用できているかは疑問です。

要員計画を策定することで企業の人材戦略を明確化でき、効果的な配置転換や採用活動、人材育成の実現につながります。

要員計画のメリット

要員計画の策定には、さまざまなメリットがありますので紹介していきます。

1. 合理的な採用活動をおこなえる

要員計画を策定することで、合理的な採用活動につながります。

要員計画をベースに、採用人数や予算、採用ターゲットの検討ができるため、場当たり的な採用活動にならず、目標人数の設定ミスや予算の過不足などを防ぐことが期待できます。

2. 適切な人材配置をおこなえる

要員計画によって「どのような人材が、何人必要か」といった全体像を把握できるため、現場の状況に応じて求める人材を適材適所に配置できたり、人員が不足している部署へ異動させたりする際にも有効です。

このように全体像を把握することで、適切な社内リソースの配分に役立ちます。

3. 中長期的な人材育成に役立つ

要員計画の策定によって、中長期的な社員の能力開発計画や人材育成計画を検討できます。

要員計画によってどのような人材が必要なのか分かれば、将来的にリーダーやマネジメントが何人必要になるのか、ポジションごとに求めるスキルや素質はなにか、といった要素を具体的に洗い出せ、それらをもとに中長期的な人材の育成計画を立てやすくなります。

要員の算定方法

ここでは必要な人員数を算出するための2つの方法を解説します。

一般的には、適正な人員数を算出するために、マクロ的算出方法とミクロ的算出方法の両方を利用することが望ましいと言われています。

下記で具体的な利用方法を紹介します。

1. マクロ的算定方法（トップダウン方式）

ここではマクロ的算定方法の特徴と計算方法を解説します。

特徴

マクロ的算定方式とは「トップダウン方式」とも呼ばれ、事業計画や利益計画といった企業の戦略に基づいて、要員を人件費と採算の側面から算定する方法です。

経営上は適切な人員数で要員計画を立案できる一方で、人件費を気にしすぎるあまり、必要な人数を確保できなかった、という事態も起こり得えます。

そのため、大枠の計画を立案する際にはマクロ的算定方式を活用し、許容できる人件費と人員数を把握したうえで、具体的な要員計画は後述のミクロ的算定手法で調整するのがよいとされています。

算定方法

売上高や労働分配率、人件費率、付加価値率などから適正な人件費を算出し、「どのくらいの人員数であれば、総額の人件費として許容できるのか」が算定基準になります。

企業全体で許容できる総額の人件費を算出したうえで、部署ごとに人件費や人員数が割り当てられる仕組みです。

算出方法は下記のどちらかとなります。

（年間売上高×労働分配率×付加価値率）÷1人当たりの人件費

（目標売上高×適正人件費率）÷1人当たりの人件費

2. ミクロ的算定方手法（ボトムアップ方式）

ここではミクロ的算定方法の特徴と計算方法を解説します。

特徴

ミクロ的算定方法とは「ボトムアップ方式」とも呼ばれ、各部門や職務から必要となる人員数を報告してもらう、あるいは業務量を考慮して適正な人員数を算出する方法です。

現場の実態に即した要員計画を立案できる一方、現場からの要望すべてに応えようとすると、必要な人員数が増え、採用予算を超過してしまう可能性があります。

そのため、マクロ的算定方式で算出した人件費と人員数の許容範囲を念頭に、ミクロ的算定手法によって、具体的な要員計画を調整するのがよいとされています。

算定方法

現場から会社全体に必要な人員数を積み上げていくため、「業務を遂行するために何人が必要か」という視点が算定基準になります。

方程式は下記のように、総業務量をもとに、1人当たりの標準業務量と所定労働時間を乗じた数値で割って算出します。

総業務量÷（1人当たりの標準業務量×所定労働時間）

要員計画作成の5つの手順

ここでは要員計画を立てる際の5つの手順を解説します。

1. 現状把握

要員計画の策定にあたっては、はじめに社内の現状把握をおこないましょう。計画を立てても、実態に即していなければ実効性が薄いものになってしまうため、現状を正しく把握したうえで、計画を立てる必要があります。

現状の把握にあたっては、漏れがないよう下記の項目に沿って確認しましょう。

• 年度末の時点で、在籍予定の社員数
• 年度初めの時点で、各部署に在籍している社員数
• 減る見込みの社員数
• 増える見込みの社員数

また、実態とのズレがないよう数字やデータをもとに正確に実態を把握しましょう。

2. 要員調査

要員調査とは、現場と経営層の双方から人員のニーズを把握することです。

要員調査には、先ほど紹介したマクロ的算定方法とミクロ的算定方手法の2つがあります。

ここでは、実際の要員調査のフローとして解説していきます。

2-1. マクロ的算定方法（トップダウン方式）

事業計画や経営方針から必要な人員数や求める人材を把握する方法です。事業の方向性や状況によって、必要な人員数や求める人材は変化します。

たとえば、新規事業立ち上げの計画はあるか、既存事業の推進・撤退といった方向性は決まっているか、といった事業の方向性を把握し、必要な人員数や求める人材を検討します。

2-2. ミクロ的算定方手法（ボトムアップ方式）

各部門・部署の責任者にヒアリングをおこない、必要な人員数や求める人材といった具体的なニーズを把握する方法です。

現場へのヒアリングは、漏れがないよう事前に必要な項目を決めてからヒアリングをするとよいでしょう。

例）

• 現在人員の過不足があるか
• 過不足がある場合は何人不足しているのか
• 過不足がある場合はいつまでに補充・異動する必要があるか
• どのようなスキル・経験をもった人員が必要か

3. 要員の調整

要員調査から算出した人員数と実態とのギャップを埋めていくための調整をおこないます。

たとえば、ある部署で人員が不足している場合には、中途採用をおこなう、社員の配置転換や育成をおこなう、アウトソースや業務委託を活用するといった方法をもとに、調整内容を決定していきます。

要員の調整にあたっては、短期的な視点に捉われず、事業計画に基づいて中長期的な視点で、どのように要員調整をおこなうべきなのかを考慮することが重要です。

4. 要員計画の決定

要員計画を策定したら、各部門・部署の責任者や経営者といった決裁者からの承認をもって、正式決定となります。

要員の調整で決定した方法を踏まえて、具体的な人員計画、採用計画や能力開発計画を検討していきます。

また、計画は立てて終わりではありません。その後も計画通りに進んでいるかどうか、管理が必要です。

5. 要員計画の運用

要員計画を策定した後は、定期的なマネジメントが必要です。

「採用した人材が社内でパフォーマンスを発揮しているのか」、「配置転換した人材が期待している能力を習得しているのか」など、計画内容がうまく進んでいるかをモニタリングしましょう。

モニタリングしていくなかで、計画通りに進んでいなかったり、離職によって欠員が出てしまったりした場合には、改めて計画を調整し、必要な対応を検討します。

たとえば、新たな人員を採用する、人材の配置転換をおこなう、新たに人材育成計画を立てるなど、状況に応じて実行していきましょう。

要員計画の運用にあたっての注意と対応方法

要員計画は計画通りに進まない場合であっても、安易に変更することは危険です。

要員計画は、事業計画や企業の理念を達成するための計画です。要員計画だけを変更しても課題の解決にならないだけでなく、事業計画にも影響を及ぼす可能性があります。

たとえば、人員が不足しているなど、要員計画と実態に差が生じてしまった場合には、すぐに対処しようとせず、まずは計画と実態の差分の大きさを把握することから始めましょう。

差分の大きさから今後の計画で人員の補充を見込めるものか、補充が間に合わず今後の計画に支障をきたすものかを判断します。

そのうえで追加人員の必要性が明確であれば、速やかに追加の採用募集をおこなう、社員の配置転換をおこなう、アウトソースや業務委託など外部のリソースを活用する、といった方法を検討していきましょう。

事業計画を進めるうえで要員計画の策定が重要

要員計画は、事業計画を遂行するためにも重要な役割を果たします。

要員計画は人員計画や採用計画、人材育成計画といった「ヒト」に関わる重要な計画を検討するうえで、すべてのベースとなる計画と言えるでしょう。また、企業のビジョン達成や事業計画の進捗に対する影響度が高く、慎重に進めていく必要があります。

ぜひ本記事で紹介したポイントを参考に、要員計画の策定に役立ててください。