勤怠管理ワークフローとは？4大課題解決＆導入メリット

勤怠管理のワークフローは、労務担当者の業務を効率化するうえで欠かせない機能です。勤怠管理では、申請の遅れや承認フローの煩雑さが課題となることがあります。これらに対応するには、多くの手間がかかるのも実情です。

本記事では、ワークフローを活用することで業務がどのように改善されるのか、チャットツールなどの外部サービスとの連携方法とあわせて解説します。効率的な勤怠管理を実現するためのポイントを押さえ、業務負担を軽減する方法を紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

具体的な改善方法をまとめました！

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勤怠管理における4つの課題

従来の勤怠管理には、手作業によるミスや業務の非効率化など、次の課題が挙げられます。

1. 紙やExcel管理では正確な勤怠集計ができない
2. 従来の勤怠管理システムでは業務負担が減らない
3. 勤怠データの集計が遅く、労務リスクを防げない
4. 多様な働き方に対応できない

順番に解説していきます。

紙やExcel管理では正確な勤怠集計ができない

手書きの出勤簿やExcel管理では、記入ミスや転記ミスが起こりやすく、正確な勤怠データを適切に管理するのが難しくなります。残業時間を誤って計算すると、給与明細の修正が必要になり、余計な手間が発生します。

さらに、リアルタイムでデータを共有できないため、締め日に急いで集計しなければなりません。担当者の負担も増し、ミスが生じるリスクも高まるでしょう。

従来の勤怠管理システムでは業務負担が減らない

クラウドに対応していない古い勤怠管理システムでは、データを一元管理したり、ほかのシステムとの連携ができません。従業員が出勤情報を入力しても、別のシステムに手作業で転記する必要があり、手間が増えます。

給与システムへの反映にも時間がかかり、毎月の集計に何時間もかかる場合があります。このような仕組みでは、管理者の負担が減らず、業務の効率もなかなか上がりません。

勤怠データの集計が遅く労務リスクを防げない

勤怠データの集計に時間がかかると、残業時間の増加などの問題に気づくのが遅れ、適切な対応ができません。長時間労働が続いているのに気づかず、法律で決められた残業時間の上限を超えてしまうことがあります。

月末になってから勤怠データをまとめると、未払いの残業代が発生していることに後から気づき、従業員とのトラブルにつながることもあります。こうしたリスクを防ぐためには、リアルタイムでデータを管理できる仕組みが必要です。

多様な働き方に対応できない

リモートワークやフレックスタイム制を取り入れる企業が増えていますが、従来の勤怠管理システムでは、こうした柔軟な働き方に対応できないことがあります。オフィスに出勤することを前提としたシステムを使っていると、在宅勤務の従業員の出勤・退勤が正しく記録されず、手動で修正しなければならないこともあります。

このような状況が続くと、働きにくさを感じる従業員が増え、不満が高まりやすくなります。モチベーションが低下し、退職を考える人が増える可能性もあります。

勤怠管理システムのワークフロー機能とは？

勤怠管理システムのワークフロー機能を活用すると、承認の遅れやミスを防げます。業務の手続きをシステム化することで、申請や承認がスムーズに進み、管理者の負担も軽減されます。

ワークフローの基本概念

ワークフローとは、業務の申請から承認までの流れをシステム化する仕組みのことです。残業を申請する際、従業員が手書きで申請し、上司が紙で承認する方法だと、紛失や確認漏れのリスクがあります。

ワークフローを導入すれば、申請から承認までをデジタル上で完結できるため、業務の流れが円滑になります。また、勤怠管理においては、出退勤の記録や残業・休暇の申請・承認を自動化できるため、管理の手間を大幅に削減できるでしょう。システムをうまく活用すれば、負担の少ない勤怠管理が実現できます。

従業員による申請と承認フローの流れ

従業員は、スマートフォンやPCから簡単に勤怠を申請できます。出張時の直行直帰も、上司のデスクに行かずに申請でき、管理者はワンクリックで承認可能です。操作がシンプルなため、手間をかけずに勤怠の処理ができます。

また、申請や承認時にはリアルタイムで通知されるため、承認の遅れがなくなります。履歴がデータとして保存されるので、過去の申請内容をすぐに確認でき、人的ミスの防止にもつながるでしょう。これにより、従業員も管理者も、効率よく業務を進められるようになります。

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勤怠管理にワークフローを導入するメリット

ワークフローを勤怠管理に導入すると、申請や承認の手間が減り、業務の効率が向上します。作業の簡略化だけでなく、業務全体の流れを円滑にする効果も期待できます。

承認フローを自動化し業務効率を向上させる

従来の紙やメールでの申請では、管理者が個別に確認する必要があり、対応に手間と時間がかかります。ワークフローを導入すると、残業や休暇の申請をシステムが自動処理し、管理者はワンクリックで承認できるようになります。対応が迅速になり、業務の負担も軽減されるでしょう。

手作業で行っていた残業申請の確認時間が半分以下に短縮されます。管理者の業務負担が軽くなれば、ほかの業務に集中できる時間が増え、生産性向上につながります。

人的ミスを減らし業務の正確性を高める

手入力や転記作業が多いと、どうしてもミスが発生します。ワークフローを導入すれば、システムがデータを自動処理し、入力ミスや集計ミスを防ぐことができます。

給与計算で手入力のミスがあると、残業時間が誤って計算され、後から修正が必要になることがあります。このようなミスが続くと、従業員の信頼を損なう要因にもなりかねません。システムの自動計算機能を活用すれば、こうしたリスクを回避し、正確なデータ管理が可能になります。結果として、業務の効率化にもつながるでしょう。

コンプライアンスを強化し労務トラブルを防ぐ

法令を守らない勤怠管理は、企業にとって大きなリスクとなります。ワークフローを活用すれば、残業時間の上限を超えそうな場合に自動で警告が出るなど、法令違反を未然に防ぐ仕組みを構築できます。企業にとって、コンプライアンスの強化は今後ますます重要になるでしょう。

有給休暇の取得状況をシステムが自動でチェックし、未取得の従業員にリマインドを送る機能を導入すれば、年次有給休暇の取得義務を適切に管理できます。法律を遵守するだけでなく、従業員が安心して働ける環境づくりにも役立つでしょう。労務トラブルを未然に防ぎ、職場の信頼関係を維持しやすくなります。

ペーパーレス化でコストを削減する

紙の申請書やタイムカードを使っていると、印刷や保管のコストがかかります。ワークフローを導入すれば、すべての申請がデジタル化され、こうしたコストを削減できます。

紙で管理していた勤怠申請を完全に電子化し、年間数十万円の経費を削減する企業もあります。過去の記録を簡単に検索できるため、書類を探す手間も減り、業務の効率も向上します。業務のデジタル化を進めることで、管理の負担が減り、働きやすい環境を整えることができるでしょう。

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チャットツールなど外部サービスと連携するワークフロー活用術

勤怠管理システムは、チャットツールや他の業務システムと連携することで、さらに業務を効率化できます。従業員が普段使うツールから直接申請や承認ができるため、手間が減り、リアルタイムで管理できます。

チャットツールとの連携例（Slack、Teams、Google Chat）

SlackやMicrosoft Teams、Google Chatと勤怠管理システムを連携させると、従業員はチャット上で出退勤の打刻や休暇申請を簡単に行えます。

• Slackの例

Slackとfreee人事労務を連携すると、Slackから勤怠情報を参照できます。また、「出勤」「退勤」「休憩開始/終了」などを直接登録でき、システムを開かなくても勤怠管理が可能になります。これにより、作業の手間が減り、管理のしやすさも向上するでしょう。

• Microsoft Teamsの例

Microsoft TeamsとHRMOS勤怠を連携すると、勤怠管理の自動化が可能です。Teamsでメッセージが投稿されると、HRMOS勤怠に打刻が自動で登録される仕組みを作れます。

• Google Chatの例

勤怠管理ツール「KING OF TIME」とGoogle Chatを連携すると、前日の打刻漏れを自動で検知し、通知できます。これにより、打刻漏れによる給与計算ミスや修正作業が減り、管理業務の負担軽減につながります。シンプルな操作でミスを防げるため、スピーディーな勤怠管理を実現できるでしょう。

システム連携を成功させるポイント

外部ツールと連携するには、API対応やカスタマイズ性が求められます。自社の勤怠システムとチャットツールを連携させることで、残業申請をリアルタイムで上長に通知できる仕組みを構築できます。この仕組みを導入すれば、手作業が減り、業務の効率も向上します。

ただし、システム開発の専門知識がない企業にとっては、導入が難しくなることもあります。そのため、導入時にはサポート体制の確認が欠かせません。適切なシステムを選び、導入時の負担を抑えることで、安定した運用が可能になるでしょう。

勤怠管理のワークフローを活用しよう

チャットツールと勤怠管理システムを連携させることで、申請や承認の手間を減らし、リアルタイムでの勤怠管理が可能になります。しかし、導入には設定や運用の負担が伴うこともあります。適切なサポートを受けながら進めることが、スムーズな導入のポイントといえるでしょう。

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