労務管理業務は、ある程度従業員の数が増えてくると手続きが煩雑化しやすく、企業運営の足かせとなることがあります。特にベンチャー企業では労務管理のための人材確保が負担となり、事業の成長の重荷となることもあるでしょう。

この記事では、労務管理業務における主な業務課題や、改善のポイント、改善に役立つサービスについて、ご紹介します。

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労務管理とは

労務管理は、従業員の働く環境の管理を行う業務です。環境とは一言で言っても、従業員が安心かつ安全に働けるような場を育むためには、さまざまな要素に目を向けなければいけません。

使用者と労働者の間で、従事する業務内容や待遇に相違はないか、法律に違反せず、労働者の健康を害さない事業場であるかなどを労務管理担当者はマネジメントする必要があります。ルール作りや日々の就業状況のモニタリングによって、従業員が高いパフォーマンスを発揮するとともに、ひいては組織の成長を促すことが求められる領域です。

労務管理業務の主な内容

労務管理担当者には、大きく分けると以下のような業務が求められています。

• 就業規則の作成と管理
• 労働契約管理
• 勤怠・給与管理
• 福利厚生の整備と管理
• 健康管理
• ハラスメント対策
• コンプラ違反防止

就業規則は、従業員が10人以上存在する場合、必ず作成しなければなりません。休憩時間のとり方や、制服の貸与の決まり、補償制度など、規則の中で定義することで従業員に安心感を与えます。

労働契約管理は、従業員と雇用契約を結ぶ際の契約書の作成や、その管理を担う業務です。法的な効力のある書面を作成するとともに、それを従業員に共有し、同意の上で就業してもらいます。

勤怠管理は、従業員の出勤や退勤を管理する業務です。給与の計算にも深く関わっており、保険料の控除や残業手当の支払いなども扱います。

福利厚生の整備も、労務管理業務の一環です。育児の支援やカウンセリングサービスの提供を行い、従業員の健康管理を実施します。

ハラスメント対策やコンプライアンス違反の防止は、事業の継続性を担保する上でも重視されている取り組みです。従業員の離職や休職を防止したり、ブランドの毀損を回避します。

ベンチャー企業における主な労務管理業務の課題

このように、労務管理の一環として取り組む業務は多く、バックオフィスの煩雑化を招く要因となりやすい問題を抱えています。

労務管理業務の負担が大きいことは、特にベンチャー企業にとって大きな課題です。人的リソースが大企業に比べて限られているのにもかかわらず、上述のような業務をこなせる環境の構築、および人材の捻出が必要だからです。

労務管理に強い人手を確保できれば、短期的には問題を解決できるでしょう。しかし、手動での業務が数多く発生していると、労務管理そのものが属人化してしまい、業務が破綻するリスクを抱えることになる点も、注意しなければなりません。

労務管理業務の改善で得られるメリット

労務管理業務の改善を進めることで、現場では多くのメリットが期待できます。ポイントとしては、以下の4つの利点です。

管理業務の負担削減

労務管理の負担削減は、限りあるリソースを他の業務に割り当てられる可能性をもたらしてくれます。現在手動での入力や出力、転記作業が発生している場合、それらの大半は自動化が可能です。

管理業務に必要な時間的、身体的負担が小さくなれば、より重要性の高い意思決定や、営業活動などに多くの時間を割けるようになるでしょう。

業務品質の向上

労務管理の改善過程で業務を自動化・効率化することにより、品質の向上にもつながります。手動で対応する負担を減らすことで、ヒューマンエラー発生の余地を小さくし、ミスや修正に伴う負荷の発生を回避できるからです。

また、従業員教育にかかる負担も削減し、即戦力として活躍してもらえるようにもなるでしょう。育成負担の削減による、人材不足の早期解消を目指せます。

コストの削減

コストの削減は、労務管理の業務改善によって得られる大きなメリットの一つです。最大の削減事項は、やはり人件費にあるでしょう。

労務管理に必要な人手の確保を最小限に抑えられるため、人材確保のためのコストや、人材育成のためのコストを減らせます。また、手続きに伴う書類の印刷や郵送、あるいは移動交通費などのコストも削減できる点も見逃せないメリットです。

働き方改革の推進

労務管理を最新の環境にアップデートすれば、働き方改革の推進にも貢献します。リモートワークやオフィスワークを問わない、公平な勤怠管理を実現したり、契約手続きをWebで完結できるからです。

出社や出張の必要性を相対的に低下させ、地域性を問わない人手の確保や拠点の設置を加速させられるでしょう。

労務管理業務の改善に活躍する主なベンチャー向け製品

労務管理業務の改善に最も効果的なのは、労務管理ソフトの導入です。労務管理の効率化に必要なほぼ全ての機能が備わっているため、積極的に頼ると良いでしょう。

ジンジャー人事労務

ジンジャー人事労務は、クラウド上で従業員情報などのデータを一元的に管理し、業務を効率化できるサービスです。データベース上の情報に基づいて労務管理に必要な多くの処理を実行できるため、あれこれとツールを使い分ける必要がありません。

従業員数が50人以下の組織に特化した料金プランがあるなど、ベンチャーでの導入もしやすいのが特徴です。

SmartHR

SmartHRは、労務管理および人事管理をまとめて効率化できるクラウドサービスです。タレントマネジメント機能を重視しており、データに基づく最適な人材配置や、給与計算などを行えます。

ベンチャー企業における導入実績が豊富なところも、安心できるポイントです。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、25万社以上で導入実績を有する人気の高い労務管理クラウドサービスです。2010年のサービス開始以来、値上げをしてこなかったことを強みとしており、業界でもコストパフォーマンスの面で評価されています。

給与明細の発行までを1クリックで完結できるようなユーザビリティで、ITに慣れていない現場担当者の効率化を促せる製品です。

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労務管理業務の改善ポイント

労務管理業務の改善を効率よく進めるためには、まず自社の課題を明らかにするところから始めるのが良いでしょう。改善ポイントが明らかになっていないと、ソフトを導入する場合でもどんな製品を選べば良いのかわからず、導入後も期待していたような成果を得られない恐れがあるからです。

抱えている課題をリストアップし、それぞれの要求をクリアできるようなソリューションを消去法で選べるのが一つの理想と言えます。

また、労務管理業務の改善を進める上では、余裕を持って取り組むことも大切です。どのようなソフトを導入するにせよ、選定から導入、そして導入後の本格稼働までを踏まえると、それなりの時間がかかります。

近年は数日で導入ができるようなクラウドサービスも増えていますが、正しいパフォーマンスが得られるようになるまでは現場の担当者のスキルアップが必要です。導入したその日から成果が得られるわけではないため、閑散期に取り組むなどの工夫が求められるでしょう。

改善に際しては効果測定を行い、適宜評価を行うことも重要です。実施した施策がうまくいっているのかを確認の上、パフォーマンスが得られていない場合は何が原因なのか、そしてパフォーマンスが出ている場合はより優れた改善策の実施にも繋げていきましょう。

まとめ

この記事では、労務管理における業務改善のポイントについて、解説しました。労務管理はとにかくやることが多いため、ベンチャー企業にとっては負担の大きな業務となることがあります。

業務改善に際してはソフトの導入が有効ですが、成果が得られるまでに時間がかかったり、自社で継続的な改善に取り組んだりする必要もあることから、必ずしもすぐに良い結果が得られるとは限りません。

そんな時に活用を検討したいのが、月額制で労務管理業務の代行を依頼できる「まるごと労務」の利用です。労務管理業務を一括で引き受けてもらえるため、自社で業務改善に取り組む負担を大幅に削減することができます。

導入にあたっては、委託に際しての現場環境のアップデートなどが必要ない点も魅力です。依頼してすぐに業務を任せられるので、サービス移行期間を必要とせず、短期間で成果を期待できます。

継続的な利用はもちろん、労務管理システム導入を進める間だけの利用といった使い方もできることから、柔軟性に優れているのが強みです。詳しいサービス内容については、以下よりご確認ください。

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