労務管理ソフトのおすすめは？選び方や人気のソフトを紹介

バックオフィス業務の効率化は、組織の生産性向上や円滑な運営においては欠かせない取り組みです。特に労務管理ソフトの導入は効果が高く、DX施策の一環として多くの企業が採用しています。

この記事では、労務管理ソフトとはどのような製品なのか、その概要を解説しながら、おすすめのソフトと選び方を紹介します。

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労務管理ソフトとは

労務管理ソフトは、従業員の人事情報管理や勤怠管理、社会保険等の申請書類作成といった労務業務、管理を効率化するためのサービスです。

人事労務管理には複数の業務が含まれていますが、近年の主要な人事労務ソフトはこれらの業務をまとめて対応できます。複数のソフトを使い分ける負担がないため、非常に便利です。

各種ソフトの互換性や機能、コストパフォーマンスを比較しながら導入する負担を大きく削減し、社内のDXが進みます。

労務管理ソフトの導入効果が特に大きいのが、書類作成やデータ転記などの手動業務が複数発生する現場を抱える企業です。特に成長の余白を多く残しているベンチャー企業やスタートアップは、今後の急成長に伴い従来の方法では人事労務管理が手に負えなくなる可能性があります。

早期に労務管理ソフトを導入して対応を進めておくことにより、円滑に組織運営を回すことができるでしょう。

労務管理ソフト導入が重視される理由

企業が労務管理ソフトの導入を進める背景には、業務の効率化とコンプライアンス強化の両立という課題があります。入退社の手続きや雇用契約書の作成、社会保険や労働保険の申請など、人事労務部門では多岐にわたる業務が発生します。これらを手作業で対応するのは時間と労力がかかるうえ、ヒューマンエラーのリスクも否めません。

労務管理ソフトを活用すれば各種手続きを一元管理できるため、作業時間の短縮と人的ミスの防止につながります。また、勤怠情報や従業員データがリアルタイムで更新されるクラウド型のサービスであれば、急な法改正への対応や遠隔地との連携にも柔軟に対応できます。

さらに、労働基準法や各種法令に準拠した運用を支援する機能が備わっている点も重要です。こうした背景から労務管理ソフトの導入は、単なる業務効率化の手段にとどまらず、企業のリスクマネジメントや働きやすい職場づくりにも直結するとして、多くの企業にとって優先度の高い取り組みとされています。

労務管理ソフトの主な機能

人事労務ソフトは、多くの業務に対応できるよう、充実した機能が備わっています。主な機能は以下の3つです。

人事情報管理

労働者名簿作成や保険関連の書類作成といった入退社手続きに、労務管理ソフトが活躍します。

名簿情報と紐づけて個人情報や評価情報を管理するので、データベースを参考にすればいつでも検索をかけられるのが特徴です。

また、各社員の勤務状況の閲覧にも対応しています。勤務ステータスをリアルタイムで把握し、パフォーマンスを客観的に評価できます。

勤怠管理

労務管理分野の代表的な機能が、勤怠管理です。社員の出退勤情報の記録を、一元的に管理できます。

また、労務管理ソフトをレコーダーと連携して、直接情報を流し込むこともできます。社員情報をマイナンバーと紐付けて管理したり、そこから得た情報をもとに法定三帳簿を作成したりも可能です。

給与計算

労務管理ソフトの代表的な機能が、給与計算です。社員一人一人の給与を自動で計算できるため、データを読み込ませるだけで簡単に対応できます。

また、保険料や税金の計算を自動で実施できるのも人事労務ソフトの強みです。給与にまつわる全ての数字を一瞬で計算してくれます。

作成した給与明細は電子化し、メールで従業員に配布したり、システムを通じて閲覧・ダウンロードしたりするようにもできます。明細書のペーパーレス化を円滑に進められるでしょう。

労務管理ソフトの種類

労務管理ソフトは搭載機能や導入目的によりいくつかのタイプに分類されます。企業の運用方針に合ったものを選ぶために、特徴を把握しておきましょう。

基本業務をカバーする「ベーシック型」

ベーシック型のソフトは、入退社や社会保険関連など労務手続きの効率化に重点を置いた構成です。複雑な設定や運用が不要なため、労務管理のデジタル化を初めて行う企業に向いています。

最低限の機能をしっかり備えており、紙でのやり取りを減らしたい場合に活躍します。コストを抑えつつ、基本業務を正確に処理できる点がメリットです。

業務範囲の広い「多機能型」

多機能型は労務管理にとどまらず、給与計算や勤怠、評価制度まで一体化した機能を備えている製品群です。複数の部門で情報を共有しやすくなるため、バックオフィス全体の業務効率を上げたい企業に適しています。

部門間の連携やデータの一元管理にも有効で、成長企業や中規模以上の組織で導入されることが増えています。

特定の課題に対応した「特化型」

特化型ソフトは、電子申請や雇用契約管理など限られた領域に絞って機能を搭載しています。不要な機能が少なく、導入や運用の負担が軽いのが特長です。

必要な処理だけを効率化したい場合や、小規模な組織での活用にも適しています。ただし、将来的に機能拡張が必要な場合は、他システムとの連携性もあらかじめ確認しておくと安心です。

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労務管理ソフトを導入するメリット

労務管理ソフトの導入は多くのメリットが期待できます。具体的にどんな利点が得られるのか、あらかじめ確認しておきましょう。

書類作成の負担削減につながる

労務管理ソフトの導入は、ペーパーレス化によって大幅な業務削減効果をもたらします。近年は法改正に伴い、書類を紙媒体で作成する義務は大幅に緩和されています。可能な限り書類作成をデジタルに移行することで、バックオフィス業務の効率化につながるでしょう。

特にコア業務に多くのリソースを割く必要のあるベンチャー企業にとって、労務管理ソフトは必要不可欠な存在となるはずです。

申請手続きを簡素化できる

申請手続きを簡素化できる点も、労務管理ソフトの強みです。主要な労務管理ソフトには各種申請を同製品から実行できるよう、電子申請機能が搭載されています。

従来であれば役所や事務所を訪問して手続きをする必要があったのが、ほぼ丸ごとオンラインで完結させられます。

移動にかかる負担や、紙を印刷したり郵送したりする負担が省けるのも強みです。

データ活用体制の整備が進む

人事労務ソフト上にデータベースを構築し、データを集約することで、情報の利活用を進められます。

DXにおいて重要なのは、情報をデジタル化した上でそれを社内で運用できる仕組みを整備することです。蓄積したデータをソフトに読み込ませることで、これまでは見える化されていなかった、新しい情報を得られるようにもなるでしょう。

データ活用体制の整備により、高度な需要予測や客観的な人事評価の仕組みを採用できます。

属人化を解消できる

引き継ぎのしづらい、複雑化した業務を簡素にして、いつでも誰でも対応できる業務プロセスを構築できるのも労務管理ソフトの強みです。

複数の業務を一つのソフトで対応できるよう一本化され、簡単な操作で各種手続きを実行できます。社員の異動が頻繁に発生したり、新しい社員が増えていったりする成長力のある企業において、属人化されていないシステムは重宝するでしょう。

ヒューマンエラーのリスクを削減できる

人事労務ソフト一本で多くの業務をこなすことができれば、ヒューマンエラーのリスクを回避し、インシデントの発生や修正業務に追われる心配を回避できます。

多くの人事労務ソフトは、ユーザビリティに配慮した設計となっています。入力ミスや画面の遷移などの負担を極限まで排除した使用感で、ストレスが小さくそれでいて質の高い業務遂行が可能です。

労務管理ソフト導入時に注意したい5つのデメリット

労務管理ソフト導入前に、把握しておきたいデメリットもいくつか存在します。以下の5つの観点から、注意点を整理しておきましょう。

1. 導入コストがかかる

クラウド型でも一定の費用は発生するため、初期費用や月額料金が予算に合うか事前に検討する必要があります。加えて、従来の業務体制からの切り替えにも時間と人手がかかることが多いため、余裕をもったスケジュール設計が重要です。

2. 情報漏えいのリスクがある

従業員の個人情報や社内機密を扱う以上、セキュリティ対策は万全でなければなりません。暗号化やアクセス制限が不十分なまま運用を始めてしまうと、情報流出のリスクを高めてしまいます。導入前にセキュリティ対策の内容を確認しておきましょう。

3. 社員への教育に手間がかかる

新たなシステムを定着させるには、関係者全員への操作指導が欠かせません。特にITに不慣れな社員が多い職場では、習熟に時間がかかることも考えられます。導入後すぐに活用するためには、操作マニュアルの整備や研修の実施が求められます。

4. 更新・保守のリソースが必要になる

クラウド型であっても、アップデートへの対応や設定変更には継続的な対応が必要です。法改正や機能追加への対応を怠ると、システムの有効性が損なわれる可能性があります。管理担当者の確保や外部サポートの有無も確認しておきましょう。

5. イレギュラーへの対応力が不足している

標準機能では、想定外のケースに柔軟に対応できないことがあります。たとえば特殊な契約形態や一部例外的な処理には、手作業が必要になる場面もあるでしょう。事前に自社の業務内容と照らし合わせて、必要な柔軟性を備えているか確認することが大切です。

ベンチャー・スタートアップにおすすめの労務管理ソフト

人事労務管理に活躍するおすすめの労務管理ソフトの例としては、以下のようなものが挙げられまする。

SmartHR

HP：https://smarthr.jp

SmartHRは、労務管理業務に必要な機能を網羅的に提供するクラウドサービスです。6万件を超える登録社数を誇る、日本トップクラスの人気を有しています。

データの一元管理はもちろんのこと、蓄積したデータをタレントマネジメントや人事評価に活用できるデータドリブンな環境を構築できる点が特徴です。

DXに伴う、積極的なデータ活用を検討している企業におすすめできます。データの専門家を抱えずとも、客観的な知見を得られるでしょう。

ジョブカンHR

HP：https://jobcan.ne.jp

ジョブカンHRは、勤怠管理システムをベースに人事労務業務全般に対応できるクラウドサービスです。豊富な勤務形態に対応しているため、働き方改革を推進しているスタートアップ企業などにとって、導入しやすいサービスと言えます。

機能を自社向けに組み合わせて、独自のカスタマイズで運用できる点も、人気の理由の一つです。

現在、必要な機能は少ないが、今後の組織拡大に応じて機能を増やしていきたいという企業にもすすめられます。

ジンジャー人事労務

HP：https://hcm-jinjer.com/jinji/

ジンジャー人事労務は、社員情報の共有能力に優れた人事労務ソフトです。社員の業務内容やアクティビティを時系列に並べる機能を備え、状況の把握をスムーズに促します。

初期設定に際しては導入時にベンダーから最適化のサポートが得られるなど、初めてのシステム導入に際しても心強いサービスです。

会社を立ち上げて間もない場合も、設定作業などをある程度ベンダーに任せることができます。

freee人事労務

HP：https://www.freee.co.jp/hr/

freee人事労務は、給与・勤怠・社会保険の管理から年末調整、電子申請まで幅広く対応できるオールインワン型のクラウド労務ソフトです。従業員との書類のやり取りもオンラインで完結できるため、ペーパーレス化を進めたい企業に好評です。社労士や税理士のサポートがない企業にも適しています。

マネーフォワードクラウド

HP：https://biz.moneyforward.com/

マネーフォワードクラウドは、勤怠・給与・労務のデータ連携に強みを持ち、社会保険・雇用保険の電子申請にも対応しています。各機能間でスムーズに情報が連携され、入力ミスの防止や業務の属人化回避に貢献します。導入企業の声をもとに改良が進められており、安心感のある運用が可能です。

タレントパレット

HP：https://www.talent-palette.com/

タレントパレットは、人材情報を軸に評価・育成・配置などの人事戦略を支援するタレントマネジメント特化型システムです。労務機能としては従業員情報や年末調整データの管理にも対応します。人材活用に重点を置いた設計が特徴で、組織力向上を図りたい企業に向いています。

ロウムメイト

HP：https://www.roummate.jp/

ロウムメイトは、雇用契約・社会保険・年末調整など基本的な労務手続きをスリムに管理できるクラウドサービスです。1機能から導入可能で、価格も手頃な点が魅力です。中小企業を中心に導入実績が広がっており、初めて労務システムを利用する企業にも取り入れやすい構成となっています。

オフィスステーション労務

HP：https://www.officestation.jp/

オフィスステーション労務は、帳票の自動作成・電子申請・複数事業所管理といった実務に直結する機能が充実しています。労務だけでなく、給与・勤怠との連携によってバックオフィス業務を効率的に統合可能です。高い操作性とサポート品質で、企業規模を問わず評価されています。

Biz-Zero

HP：https://www.shalf.jp/general_system/biz-zero/

Biz-Zeroは、社内申請・入退社手続き・書類管理などを一括で行えるクラウド型労務管理システムです。利用機能をチケット単位で選べる課金方式のため、必要最小限からスモールスタートできるのが特徴です。中小企業や、スタートアップのコスト管理にも配慮されています。

HRBrain

HP：https://www.hrbrain.jp/

HRBrainは、評価制度の運用支援から人事データ分析まで対応できる人材マネジメントプラットフォームです。労務管理機能としても、従業員情報の管理や業務フローの標準化を実現します。タレントマネジメントと人事・労務の橋渡しを目指した設計が特徴で、組織改善と同時に業務効率化を図れます。

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労務管理ソフト選びのポイント

人事労務ソフト選びを成功に導く上では、以下の3つのポイントを踏まえて手続きを進めることが重要です。

自社の課題と必要な機能を整理する

人事労務ソフト導入に伴い、まずはどんな課題が社内に残っているのかを整理しましょう。自社の課題解決と関係の薄いソフトを導入しても、効果が期待できないからです。

課題を整理する場合は、解決すべき課題に優先順位を与えることも重要です。何から手をつけるのが最も効果的かを検討することで、導入効果を最大化できます。

コストパフォーマンスを比較する

人事労務ソフトによって、料金体系や機能は大きく異なります。多様なサービスが普及しているため、自社の規模や必要とする機能に応じた、最適な料金プランを有するサービスをピックアップしましょう。

近年は中小企業向けの柔軟な料金プランを有した、小回りのきくサービスも増えています。

システム導入が会社の足を引っ張ることがないよう、費用対効果の計算は丁寧に行わなければなりません。

活用できる予算に限りのあるベンチャー企業やスタートアップにとって、大切なポイントとなるはずです。

既存システムとの連携機能を確認する

すでに社内で使用しているシステム、あるいはこれから導入予定のシステムがある場合、それらとの互換性を確認しておきましょう。

互換性を重視してシステムを選ぶと、データの自動入力や自動計算といった付加価値が得られることがあります。システム導入のパフォーマンスを、より高める上で重要です。

操作性を確認しておく

労務担当者に加えて、従業員自身が情報の入力や確認を行う場面もあるため、システムの操作性は非常に重要な要素です。直感的に操作できる画面設計や、スマートフォン・タブレットからの利用に対応しているかどうかは、システムの定着率にも大きく影響します。

無料トライアルやデモ環境を活用し、事前に実際の使用感を確認しておくことで、導入後のギャップを防ぐことができます。

電子申請機能の有無を確認する

e-Govをはじめとする各種電子申請に対応しているかどうかも、重要な確認ポイントです。役所への書類提出や申請状況の確認などがオンラインで完結する製品であれば、手続きにかかる時間や担当者の負担を大幅に軽減できます。

導入を検討しているソフトが、どの範囲までの手続きに対応しているのかを、事前に明確にしておくことが大切です。

サポート体制を事前に確認しておく

導入初期や法改正時などには、予期せぬトラブルが発生する可能性もあるため、サポート体制の充実度は重要な検討要素です。電話やチャットによる問い合わせ対応、マニュアルの整備状況、土日や夜間の対応可否など、サポート内容には製品ごとに差があります。

スムーズな運用を継続するためにも、自社にとって必要なサポートを十分に受けられるかどうかを、事前に確認しておきましょう。

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まとめ

この記事では、労務管理ソフトとは何かについて、そのメリットを紹介しながらおすすめの製品を解説しました。

人事労務業務へのソフトの導入は、今後の成長が期待されるベンチャー・スタートアップ企業にとって重要な意味を持ちます。少ない人手を最大限有効活用できる仕組みづくりにおいて、ソフト導入は不可欠だからです。

また、ソフトの導入だけでは不十分に感じる場合は、月額制の人事労務代行サービスの活用もおすすめします。「まるごと労務」は１ヶ月単位で労務管理のプロフェッショナルに、自社業務の代行を依頼できるサービスです。

利用にあたっては新たにシステムを導入する必要がありませんが、同サービスではシステム導入そのものの支援も行っています。そのため、今後はシステムの導入を進めたいが、今のところは代行サービスの利用で賄うといった使い方も可能です。

人事労務管理業務に追われているとお悩みの際には、「まるごと労務」にお気軽にご相談ください。

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