【勤怠管理を効率化するには】業務内容からポイントまで徹底解説！

労務業務はデジタル化やアウトソーシングと相性が良いため、令和に入ってから大幅に業務の効率化が進みました。勤怠管理業務にもデジタル化やアウトソーシング化の影響が大きく現れ、勤怠管理の効率化を進めるツールやサービスが多く存在します。

本記事では勤怠管理の業務効率化につながる情報を解説します。

勤怠管理業務が煩雑になりやすい要因や効率化できるツールの解説など、日々の業務をより深く理解できるトピックスを扱っているので、勤怠管理を効率化したいと考えている人はぜひ最後までご覧ください。

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勤怠管理業務は企業にとって必要不可欠

勤怠管理業務は従業員の労働時間や出退勤状況を記録・管理する業務です。

適切な給与を計算するために必要不可欠な業務であり、企業を健全に経営するためには、正確かつどの従業員でも使いやすい仕組みを整えることが重要になります。

日々発生する業務であるうえに、その他労務業務の起点となる情報になるので、デジタル化やツールを活用した効率化の恩恵が大きいです。

勤怠管理業務の項目を一挙解説

勤怠管理業務を効率化するためには、管理する項目を理解しておく必要があります。

ここでは勤怠管理業務で管理する項目を4つ解説します。勤怠管理業務の核となる部分であるため、担当者は必ず理解するように心がけましょう。

始業・終業時刻、労働時間、休憩時間

始業・終業時刻や労働時間、休憩時間は賃金算定のために必ず把握が必要な項目です。

遅刻や早退などトラブルが発生した際には、通常の勤怠処理と異なる対応をしなければならないので注意しましょう。

時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間

時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間は通常よりも高い賃金を支払う必要があるだけでなく、法律によって制限が設けられている場合もあるため、特に注意して管理しなければならない項目です。

シチュエーションによって異なる割増率が適用されるので、給与計算に間違いがないように注意が必要です。

また、労働基準法や労働安全衛生法の改正によって対応が変わることも珍しくないため、法改正があった場合は対処方法を見直す必要があります。

出勤日、欠勤日、休日出勤日

出勤日や欠勤日、休日出勤日は1か月単位で勤務状況を把握する必要があります。

休日出勤があった際には、振替休日や代休を取得できているかを忘れずに確認するように心がけましょう。

有給取得日数・残日数

2019年4月より年次有給休暇の年5日取得が義務化されているため、適切に有休を消化しているかどうかを管理する必要があります。

また、有給休暇付与を怠ってしまうと労働基準法違反となり、違反者1人につき30万円以下の罰金を支払う事態に発展する恐れがあります。

勤怠管理業務が煩雑になりやすい3つの要因

勤怠管理業務は企業経営に必要な業務でありながらも、働き方の多様化や法律の改正により年々複雑化しています。

ここでは、勤怠管理業務が煩雑になりやすい要因を3つ紹介します。

勤怠管理業務の改善方法を考えるためには、複雑化しやすい原因を把握しなければなりません。以下の要因はどの業界の企業にとっても共通のものを厳選しています。

勤怠管理業務に問題を抱えている方は下記を参考に、問題と感じている原因を明確にしてみてはいかがでしょうか。

1.勤務形態によって管理内容が異なる

勤務形態は労働者が働く際の勤務時間や労働条件を指します。

勤務形態によって労働時間の契約内容や、賃金の割増条件が異なるため、勤怠管理業務の管理内容も変わります。

誤った勤務形態や労働条件で勤怠を管理してしまうと、適切な給料を支払えなくなってしまうので注意が必要です。

代表的な勤務形態と管理方法は以下のとおりです。

2.扶養範囲内で勤務を希望する従業員への対応が必要

扶養控除は所得税や住民税の計算において、納税者が扶養している家族がいる場合に適用される控除です。

扶養控除の対象になるには年間の収入額を調整する必要があるため、扶養控除内での勤務を希望している従業員がいる場合、扶養控除の基準を考慮した勤怠管理が必要になります。

扶養控除の対象となる条件は法改正によって変わることがあるため、毎年確認する必要がある点も煩雑になりやすい要因の一つだといえるでしょう。

3.テレワークで働く従業員の対応が必要

テレワークは企業に出社せず働く性質上、タイムカードや紙の出勤表などの勤怠管理システムを活用している企業の場合、別の対応策を講じる必要があります。

なお、デジタルでの勤怠管理システムを使用しても、実態に即していない時間を打刻する可能性もあるため、定期的に実態調査を実行するなど、勤怠管理の適正化に努めなければなりません。

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勤怠管理の方法を解説

勤怠管理には、下記のような複数の手法があります。自社が今どの手法を導入しているかによって、効率化の方法も変わってきます。

1.タイムカード（打刻機）

• 概要: 出勤・退勤時に打刻機でタイムカードを記録する方法。
• メリット: シンプルで導入コストが低い。
• デメリット: 不正打刻のリスクがあり、手動集計が必要。

2.ICカード・指紋認証・顔認証

• 概要: ICカードや生体認証を用いて打刻する方法。
• メリット: なりすましを防止し、正確なデータを取得できる。
• デメリット: 初期導入コストが高い。

3.勤怠管理システム（クラウド型・オンプレミス型）

• 概要: 専用のシステムを使って、PCやスマートフォン、タブレットなどから打刻する方法。
• メリット: リアルタイムでデータを確認でき、給与計算とも連携可能。
• デメリット: 操作習得やシステム維持費がかかる。

4.Excel・スプレッドシート

• 概要: 出勤・退勤時刻を手入力し、管理する方法。
• メリット: 無料で運用可能。
• デメリット: 手作業が多く、ミスや不正のリスクがある。

勤怠管理業務を効率化する方法3選

勤怠管理業務の効率化には、「勤怠管理システムの導入」、「労働時間の適正管理」、「アウトソーシングの導入」が有効です。それぞれの具体的な方法やメリットを解説します。

1. 勤怠管理システムの導入

✔ 勤怠管理システムとは？

勤怠データをデジタルで記録し、勤務時間の集計や給与計算に活用できるシステムです。手作業を削減し、勤怠管理をスムーズにします。

✔ 勤怠管理システム導入のメリット

• 打刻ミスや入力ミスの削減
  ICカードやスマホアプリで正確な打刻ができ、不正や記入ミスを防止。
• 集計作業の自動化
  システムが出勤・退勤時間を自動集計し、手作業での確認や修正を削減。
• リアルタイムでのデータ管理
  クラウド型なら、遠隔地の社員の勤怠状況もリアルタイムで把握可能。
• 給与計算や会計システムと連携
  勤怠データを給与計算システムに自動連携し、転記ミスを防止。

2. 労働時間の適正管理

✔ 労働時間の適正管理とは？

従業員の労働時間を適正に管理し、長時間労働を防ぎながら業務の効率化を図ることです。勤怠管理システムが自動で記録を行う一方で、管理ルールの設定や従業員の意識向上が求められます。

✔ 労働時間の適正管理のメリット

• 長時間労働の抑制
  事前に労働時間の上限を設定し、超過しそうな場合にアラートを発信。
• 休憩・休暇の取得促進
  有給休暇の取得状況を可視化し、計画的な取得を促進。
• 業務負担の平準化
  過重労働を防ぎ、適正な労働時間配分を行うことで、効率的な業務運営が可能。
• コンプライアンス対応の強化
  労働基準法の遵守を徹底し、労務リスクを低減。

3. アウトソーシングの導入

✔ 勤怠管理のアウトソーシングとは？

勤怠データの集計、給与計算、法改正対応などを外部の専門業者に委託する方法です。業務負担を軽減し、正確な処理を実現できます。

✔ アウトソーシング導入のメリット

• 勤怠管理業務の負担軽減
  管理者が行うデータ確認・修正作業を大幅に削減し、本来の業務に集中できる。
• 専門家による正確な処理
  法令改正や最新の労務管理ルールに基づいた適切な対応が可能。
• コストの最適化
  システム導入や社内教育のコストを抑えつつ、必要なサービスだけを利用できる。
• トラブル対応の迅速化
  勤怠データの異常値や不正打刻のチェックを専門業者が行い、問題発生時の対応が迅速化。

まとめ

• 勤怠管理システムの導入により、記録・集計の自動化と転記ミスの削減が可能。
• 労働時間の適正管理を行うことで、長時間労働を抑制し、コンプライアンスを強化。
• アウトソーシングの活用により、業務負担を軽減し、専門的な知識による適正な管理が可能。

これらを組み合わせて活用することで、勤怠管理業務を効率的に運用できます。

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業務を効率化できる勤怠管理ツールの種類3選

勤怠管理業務を効率化するツールは複数あり、それぞれメリットとデメリットが異なります。

ここでは勤怠管理業務を効率化できるツールを3つ解説します。

従業員のITスキルや自社の予算を考慮して、ニーズにマッチしたツールを選択してみてはいかがでしょうか。

勤怠管理システム（オンプレミス）

勤怠管理システム（オンプレミス）は自社でサーバーを構築し、管理するツールを指します。

オンプレミス型のメリットは以下のとおりです。

• 自社の働き方・特性にあったカスタマイズがしやすい
• 情報漏洩のリスクが少ない

オンプレミス型のデメリットは以下のとおりです。

• 初期費用が高い
• 自社にITスキルのノウハウがないと運用が難しい

導入コストが高く、うまく運用を始めるにも労力と専門知識が必要になるので、ある程度規模の大きい企業でないと導入が難しい傾向が強いです。

勤怠管理ソフト（SaaS）

勤怠管理ソフト（SaaS）はインターネットを経由して、外部の勤怠管理サーバーを活用するツールを指します。

SaaS型のメリットは以下のとおりです。

• 導入が簡単にできる
• 初期費用が安い

SaaS型のデメリットは以下のとおりです。

• 外部のサーバーを活用するため、情報漏洩のリスクがともなう
• 自社の特性に合わせたカスタマイズが難しい

初期費用・管理コストが低いだけでなく、多種多様なソフトが展開されているため、自社にマッチしている仕様であれば中小企業でも導入しやすいツールであるといえるでしょう。

スマートフォンアプリ型勤怠管理システム

スマートフォンアプリ型勤怠管理システムは、スマートフォンに専用のアプリをインストールし管理するツールを指します。

スマートフォンアプリ型勤怠管理システムのメリットは以下のとおりです。

• リモートワークでも問題なく対応できる
• 打刻機など、専用のデバイスが必要ない

スマートフォンアプリ型勤怠管理システムのデメリットは以下のとおりです。

• 端末の機種やOSによって使用できない場合がある
• 不用意にOSをアップデートしてしまうと、動かなくなる恐れがある

どこでも簡単に打刻できる強みがあるため、フィールドワークの多い企業におすすめです。

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勤怠管理を効率化した事例を紹介

労務代行サービス「まるごと労務」を導入し、勤怠管理業務を効率化した事例を紹介します。

勤怠管理の工数を、約60%削減した事例

LOVEをはぐくむ家族型ロボット『LOVOT（らぼっと）』を展開しているGROOVE X株式会社。労務のリソース不足とノウハウ不足のため、「まるごと労務」を導入いただきました。

複数の店舗があるなか、システムは導入していたものの、勤怠情報を入力してもらうためのリマインドなどに時間がかかっていました。

まるごと労務では、システムの活用を進めると同時に、社員の方が運用しやすいようなフローも構築。

社内でかかっていた工数の60％ほどを削減することに成功しました。

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勤怠管理の効率化は企業成長に必要不可欠

本記事では業務効率化につながる、勤怠管理に関する情報を解説しました。

勤怠管理の効率化には多くの方法があるため、自社の特色に合った方法を選択することが重要です。

多様なツールをスムーズに確認するためにも、勤務形態や規模を元に煩雑になっている課題を特定し、自社に必要なツールの機能や特長を明確にすることを心がけましょう。

勤怠管理に手間がかかるなど、勤怠管理に関する悩みがある経営者・管理部門のご担当者様がいましたら、労務ノウハウが豊富な「まるごと労務」に相談してみてはいかがでしょうか。

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