経理が急に辞めてしまったのでどうしたら良いですか？に答えます

「経理が急に退職してしまった」「経理がすぐ辞める」といった悩みには経理アウトソーシングの活用がおすすめです。

実際、中小企業やベンチャー企業は経理担当が少なく、退職した場合の引き継ぎや属人化など多くの取り組むべき課題が残ります。

昨今、消費税改正や電子取引データ保存義務、デジタル化・ペーパーレス化への対応が求められ、経理担当が業務に追われ逼迫しているのも事実です。

本記事では、経理担当者の退職・不在時における対応フローを解説します。経理の退職によって生じる4つのリスクから、自社の状況に合った最適な解決策を見つける際の参考にしてください。

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経理が退職した時の企業が陥る4つのリスク

「明日から経理が来なくなります」 この一言で、お金の動きは止まります。多くの経営者は「なんとかなるだろう」と考えがちですが、経理の不在は単なる欠員以上の経営危機を招きます。

即座に発生する業務停滞のリスク

経理担当者が突然いなくなると、以下のような日常的な経理業務が停止します。

• 請求書の発行
• 支払い処理
• 入金確認

取引先との関係に悪影響を及ぼす可能性があります。

支払いが遅延すれば取引先からの信用を失い、請求書が発行できなければ自社の資金繰りにも影響します。日々の業務が回らなくなることで、経営者や他の社員が通常業務を中断して対応せざるを得なくなります。

残された従業員の退職連鎖

経理の穴を埋めるのは、多くの場合、知識や経験のない既存社員や経営者本人のケースが多いでしょう。

本来の業務に加えて、慣れない数字のチェックや振込作業に追われると、従業員に負担がかかります。

「この会社で働き続けて大丈夫か？」という不安が社員の間に広がり、負のスパイラルとなって次なる退職者を生んでしまうケースもあるでしょう。

業務の「ブラックボックス化」による停滞

多くの企業で、経理業務は属人化しているケースが多い傾向があります。

領収書の保管場所、ネットバンキングのログイン情報、会計ソフトのパスワードなどが、何がどこにあるか不明で退職者の頭の中にしかない場合もあります。

「この取引先は振込手数料を引く」「この支払いは翌々月」といった、明文化されていないと現場が混乱するでしょう。

税務申告の遅延リスク

法人税、消費税、源泉所得税など、税務申告には法定期限があります。経理担当者の退職により決算作業や申告業務が滞ると、期限に間に合わない可能性が生じます。

申告が遅延すれば、延滞税や加算税が課されるだけでなく、金融機関からの信用にも影響します。融資の審査において、税務申告の遅延は大きなマイナス要因となり、資金調達が困難になる可能性があります。

経理担当者の退職・不在時における対応フロー

経理担当者が退職する場合、最も大きなリスクは「支払の遅延」と「税務リスク」です。これらを防ぎ、組織を止めないための対応を優先順位順に解説します。

体制確保のために外部専門家への「スポット委託」

「次が決まるまでの3ヶ月だけ」といったスポット契約が可能な代行会社を活用しましょう。社内メンバーが採用や引き継ぎに集中できる環境が作れます。

社内配置換えによるバックアップ

外部に任せられない社内独自の判断が必要な業務は、総務や営業事務、数字の扱いやルーチンワークに慣れている社員を一時的にアサインします。

引き継ぎを最優先

退職日までの残り時間は、日常の経理作業と並行し「マニュアル作成」に充てましょう。

マニュアルには操作ではなく理由を残すのがポイントです。 「ソフトのここをクリックする」という手順だけでなく、「なぜこの数字が必要なのか」「参照元はどの資料か」という情報を記録しましょう。

複雑なソフト操作は、PC画面を録画しながら解説してもらうことで、文章化の手間を省きつつ再現性の高いマニュアルが完成します。

業務の棚卸しと「重要タスク」の可視化

毎月の支払日（給与・買掛金）、請求書の発行日、源泉所得税の納付期限など、直近1ヶ月のスケジュールをすべて書き出し、「いつ・何を・誰に」を把握しましょう。

【結論】：アウトソーシングを使うのがおすすめ！

なぜなら「すぐにプロ人材に依頼可能」だからです。ざっくりした引き継ぎでも大丈夫なところも！

実際にはアウトソーシングを利用するメリットは以下の6つです。

• すぐに依頼可能
• 経験豊富なプロ人材に依頼できる
• マニュアル化するなど、属人化しない仕組みづくりができる
• クラウドツールを使った業務効率化が可能
• 教育やマネジメント不要
• 社員への情報漏洩のリスクがない

急な退職、休養など、経理を一任していた担当者がいなくなると、すぐにでも後任を採用したいところかと思います。
ですが、採用するにはいくつものハードルがあります。

採用課題

• 採用にかけられる人手が足りない
• 募集を出してもすぐに来るわけではなく、書類選考や面談の手間がかかる
• 求めるスキルを持った人が応募してくれるか分からない
• 採用できても即日入社ではない可能性がある
• 入社後は教育やマネジメントが必要

さらに、経理を専任にしてしまうとリスクもあります。

リスク

• 業務が属人化し、急な休みや退職に対応できなくなるリスク
• 従業員の給与や個人情報など、社員間の情報漏洩リスク
• 担当者のスキルや経験によるため、効率化ができないリスク

そこで、経理業務をアウトソース（外部委託）することをオススメします。

ただし、サービスによっては、依頼できる業務が限られているところもあるので注意！

注意が必要なポイント

• ルーティン業務のみしか依頼できない
• 引き継ぎマニュアルが必要
• 常駐の作業不可

まるごと管理部（労務・経理）では、上記のメリットだけでなく、 ルーティン以外の突発的な業務や、ざっくりした依頼でも大丈夫！
まだタスクとして振り出せないものでも、タスク化するところからお手伝いします。

また、freeeやマネーフォワードなどのクラウド会計システムの導入支援や、経理周りのフローづくりも可能です！

まずはオンラインにてご案内いたしますので、お気軽にお問い合わせください！

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