経理業務を効率化するには？効率化できる方法とメリットを複数解説！

経理は企業にとって欠かせない部門でありながら、人材不足を引き起こしやすい傾向にあります。

特に中小企業の場合、経理と労務を兼任している場合も多く、効率化しないと業務がうまく回らない事態に陥ってしまいます。

しかし、経理業務は専門性が高いことから、業務をどのような方法で効率化すれば良いのかわからずに悩んでいる担当者も少なくありません。

そんな課題を抱えている担当者に向けて、本記事では経理業務を効率化するメリットや、効率化するための方法などを解説します。

経理業務の効率化が難しい背景や経理業務の課題についてもまとめているので、経理担当者だけでなく経理に悩んでいる経営者も参考にしてみてください。

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経理業務の課題とは

経理業務を素早く効率化するには、経理業務の課題を把握する必要があります。

ここでは、経理業務でよく抱えてしまう課題を3つ解説します。

経理は他の部門にはない専門性や業務の傾向があるので、経理ならではの課題を抱えやすいです。

経理業務が煩雑になりやすい要因を把握したうえで、適切な効率化案を検討していきましょう。

紙ベースで書類を管理している

近年デジタル化も進んでいますが、経費精算や取引の処理など紙媒体を取り扱うことも多い傾向にあります。

紙ベースで業務を処理しようとすると、書類を適切に保管する、必要な書類を探すなど、デジタル媒体よりも時間が必要になってしまうケースがほとんどです。

また、インボイス制度や電子帳簿保存法など保管すべき書類が増えていることも、業務をより複雑化させています。

業務が複雑かつ必要な書類が見つけにくい状態になっていると、ヒューマンエラーも起きやすくなってしまうので注意が必要です。

属人化しやすい

経理は帳簿の計算など専門的な知識が必要になるため、一定のスキルを持った人でないと対応しにくい部門です。そのため、業務が属人化してしまうことも珍しくありません。

属人化してしまうと外部から業務フローが確認しにくくなってしまうので、担当者が取り組まない限り、改善策を見出すのが難しくなってしまいます。

また、担当者が辞めた際に誰も業務に対応できなくなってしまうため、会社の経営や信頼度に大きなダメージを与えてしまうリスクも抱えてしまいます。

人員が不足しているケースが多い

経理は営業や開発の部署とは違い、直接的に利益を生み出す業務ではないため、必要最小限の人員で運営されることが多いです。

そのため一人当たりの業務負担が増大し、業務が処理しきれなくなるリスクが高まります。

オーバーワーク気味の業務体制が定着してしまうと担当者の退職にもつながるので、より人手不足が悪化してしまいます。

さらに、担当者を採用しようとしても、経理の経験がある人材が不足している状況にあるため、なかなか後任が見つからない状態になりかねません。

経理業務を効率化する3つのメリット

経理業務の効率化を推進するためにも、効率化で得られるメリットを把握することをおすすめします。

ここでは、経理業務を効率化するメリットを3つ解説します。

「経理は売り上げに関係しにくい部門であるから、ついつい改善を後回しにしてしまう」と悩んでいる人は、効率化するメリットを把握して経理業務を改善する重要度を理解してみるとよいでしょう。

人的ミスを減らせる

経理業務で単純な入力ミスでも、経営上の致命傷になる恐れがあるうえ、二重請求や支払い漏れなどの重大なトラブルにつながります。

二重請求や支払い漏れなどのミスが頻繁に発生してしまうと、社会的信用が大きく落ち、取引先との関係に影響が出てしまう場合も少なくありません。

業務を効率化しミスを防止できると、外部からの信頼度も高まり良好な関係を築きやすくなるので、ビジネスの基盤をより盤石なものにすることが可能です。

ランニングコストの削減

紙媒体で経理業務を実施していると、紙代や印刷代、書類の保管費用などが発生してしまいます。

経理業務を効率化し、紙媒体の作業をデジタル化できれば、それらのランニングコストを削減できます。

さらに、業務の効率化は残業時間を減らすことにもつながるので、人件費削減も期待できるでしょう。

人材不足を解決できる

業務を効率化すれば作業にかかる労力を軽減できるので、人手を減らすことが可能です。

少ない人員でも問題なく対応できるようにすることで、担当者の退職リスクも減らせます。退職の心配が軽減されれば、人材不足に悩むことなく、採用にかかるコストや労力を減らすことにもつながります。

しかし、必要最小限の人員で業務を回し続けると、どれだけ効率化を図ってもオーバーワークが発生し、職場環境の悪化を招く恐れがあります。そのため、一定の余裕を持たせた人員配置を検討することをおすすめします。

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経理業務を効率化する3つの方法

経理業務を効率化するメリットがわかっても、具体的な改善方法がわからないと悩んでいる担当者に向けて、ここでは経理業務を効率化する方法を3つ解説します。

労務や人事などバックオフィス業務に共通して活用できる方法を厳選したので、経理以外の部門を担当している方も参考にしてみてはいかがでしょうか。

業務フローを整理する

効率化を始める際には、まず現状の業務フローを整理してみるとよいでしょう。

経理業務のフローを整理すると、課題が明確になりやすく、より具体的な改善案を考えられます。

既存のマニュアルや手順書とも照らし合わせながら整理をすると、漏れなく作業を見直せるのでおすすめです。

ペーパーレス化を進める

紙媒体での業務は必要な情報が見つけにくいうえに、保管にスペースが必要になるなど、効率の良い業務の妨げになってしまいます。

経理業務を効率化するためにも、会計ソフトや請求書発行システムなどを導入し、ペーパーレス化をするとよいでしょう。

会計処理や請求業務にかかる工数の削減に加え、初心者でも作業できるような機能が備わっているサービスを活用すれば、属人化によるリスクを減らすことも可能です。

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経理代行サービスを導入する

経理業務は専門知識が必要になるため、代行業を専門に展開しているアウトソーシング企業が多くあります。

経理代行のアウトソーシング企業は、複数社の経理業務を支援した実績があるため、効率の良い業務の進め方やシステムの活用方法などの知見が豊富にあります。

経理業務のリソースが不足している時だけでなく、経理業務を効率化したい時にも経理代行を利用することで、自社の業務改善に繋がります。

導入の際には、具体的な業務範囲や業務改善の事例などを確認しながら、自社に適したサービスを選びましょう。

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経理業務効率化するうえで注意すべき2つのポイント

ここでは、経理業務を効率化するうえで注意すべきポイントを2つ解説します。

以下のポイントを怠ってしまうと、スムーズに効率化できない恐れがあるので、改善策を考える際は頭に入れておくとよいでしょう。

自社にマッチしていない管理ツールを導入しない

管理ツールは効率化するうえで便利なシステムですが、多くのサービスがあるゆえに自社にマッチしていないサービスを選択しないように注意が必要です。

自社がほしい機能が無かったり既存ツールと連携できなかったりすると、せっかくツールを導入しても効率化が進みません。

管理ツールを導入する際に確認したい、チェック事項は以下のとおりです。

• 対応可能な業務・帳票の範囲を確認する
• 料金体系を確認する
• 自社の業務フローにマッチするかを確認する

上記のポイントを確認して、自社のニーズに応えてくれるサービスを選びましょう。

セキュリティ対策を怠らない

効率化を進めたいからと言って、セキュリティ対策を簡略化することは避けましょう。

セキュリティ対策を怠った結果、外部に情報が漏れてしまうと、企業に大きなダメージを負わせる事態に陥ります。

経理業務を効率化する方法は複数ある

本記事では、経理業務を効率化するメリットや、効率化するための方法などを解説しました。

経理業務を効率化する方法は複数あり、自社に合った効率化の方法を選択することが大切です。

もし、経理業務を効率化できるアウトソーシング先を探している担当者がいましたら、効率化の提案も対応できる「まるごと経理」に相談してみてはいかがでしょうか。

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