エージェントコントロールとは？｜採用が上手くいく5つのポイントを解説！

エージェントコントロールとは？

エージェントとは

エージェント（人材紹介会社）とは、企業の人材採用を支援する企業です。

厚生労働大臣の許可を受けた民間の職業紹介事業者のことで、求人企業からの依頼に基づき、求職者のスキルや経験、希望条件に合った求人を紹介し、採用までのプロセスをサポートします。

エージェントを上手に活用することで、より良い転職・採用に繋がる可能性があります。

エージェントコントロールとは

エージェントコントロールとは、採用活動において、エージェントとの連携を密にし、自社の採用ニーズに合った人材を効率的に紹介してもらうための活動全般を指します。

採用難の時代において、その重要性は増しています。

エージェントとの信頼関係構築が大事であり、定期的なコミュニケーションを通じて自社のニーズや求める人物像を具体的に伝えることがポイントです。

連携不足は採用失敗の主な原因であり、エージェントを単なる紹介者ではなく採用パートナーとして捉え、良好な関係を築くことが成功の鍵となります。

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エージェント経由の採用がうまくいかない理由

エージェントからの紹介が滞ったり、求める人物像と異なる人材を紹介されたりする場合、依頼側は不満を感じるかもしれません。

しかし、そこで「紹介が来ない」状態を紐解き、自社がどのような状況に当てはまるのかを明確にした上で、改善に努めましょう。

エージェント側の視点に立って考えることで、自社の期待通りに動いてもらえない理由が見えてきます。

候補者に紹介されない

エージェントからの紹介が滞る場合、まず自社がエージェントに認知されているか確認しましょう。求人依頼時期や連絡頻度を見直し、定期的な情報共有で自社の存在をアピールすることが重要です。

また、認知されているにも関わらず紹介がない場合は、求人要件が高すぎるか曖昧である可能性が考えられます。エージェントが候補者をイメージしにくい状態では、紹介につながりにくいでしょう。

求人要件を見直し、具体的な人物像を伝えることで、エージェントは候補者を選出しやすくなります。自社の魅力を伝えつつ、エージェントとの良好な関係を築くことが、人材紹介を成功させる鍵となります。

応募が来ない

応募者が集まらない原因は、情報共有不足やコミュニケーション不足による情報の行き違いである可能性が高いです。そのため、可能な限り多くの情報をエージェントと共有しましょう。

エージェントが候補者に企業を紹介する上で必要最低限な情報は、以下の通りです。

• 経営理念
• 募集要項
• 労働条件
• 福利厚生

上記に加え、採用に必要な情報をできる限り多く共有することがポイントです。

企業の未来像や採用ターゲット・ペルソナなどを具体的に伝えることで、エージェントも候補者像をイメージしやすくなり、よりマッチした人材を紹介してもらえる可能性が高まります。

紹介される候補者がマッチしていない

エージェントから紹介される候補者が自社にマッチしない状況は様々です。

例えば、多くの紹介があるのに採用に至らない、書類選考は通るが面接通過率が低い、そもそも要件に合わない候補ばかり紹介される、といったケースが考えられます。

これらの問題点を把握し、適切な対策を講じるためには、募集ポジション別、エージェント別、選考フェーズ別にデータを集計・可視化することがポイントです。

定量的なデータに基づき課題を具体的に捉えることで、より効果的な改善策を見出すことができるでしょう。

自社が注力企業ではなく優先されていない

エージェントも営利企業であり、利益を追求する必要があります。企業は採用成功時に報酬を支払うため、エージェントは多くの人材紹介が必要です。

しかし、担当企業は100社程度に及ぶこともあり、候補者対応も並行するため、全ての企業に均等な紹介は困難です。

結果として、エージェントは成約率が高く、高報酬が見込める企業に注力します。つまり、企業はエージェントに「注力企業」と認識される必要があります。

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エージェントコントロールが必要な理由

エージェントコントロールを行うべき理由は、主に以下の2点です。

1．自社の優先順位を高めてもらう必要がある

自社の優先順位を高めることが必要な理由は、国内には約2万もの人材紹介事業者が存在するためです。

各エージェントが得意とする候補者の集客層を把握し、競合他社に先んじて優秀な候補者を紹介してもらうためには、自社求人の魅力をエージェントにしっかりとプレゼンする必要があります。

エージェントの中で企業対応を行うリクルーティングアドバイザーが抱える求人案件は、100社から200社に及ぶ場合があります。

しかし、その中で積極的に候補者を推薦する「注力企業」は10社から20社程度です。

この少数精鋭の「注力企業」に選ばれるためには、エージェントと密に連絡を取り、最新の候補者の動向を把握することが不可欠です。

2．ミスマッチのない紹介を増やすため

エージェントコントロールサービスを活用することで、エージェントに自社の意向を正確に伝えることができます。

エージェント利用時にありがちな失敗として、企業の採用担当者とエージェントとの意思疎通不足によるミスマッチな紹介が挙げられます。

企業の意向が曖昧な場合、エージェントは的確な理解ができません。

また、明確な意向があっても、エージェントへのコミュニケーション不足では、認識の共有ができません。

エージェントコントロール担当者は、エージェントの知識や背景を理解しているため、どのような情報が必要で、どのような内容に絞って伝えるべきかを把握しています。

そのため、エージェントコントロールサービスを活用することで、ミスマッチを防ぎ、齟齬のないコミュニケーションによって企業の意向を伝えることが可能です。

エージェントコントロールを行う際のポイント

1．採用ターゲットの明確化

採用ターゲットに合ったエージェント選びはとても大切です。人材紹介会社は2万社以上存在し、それぞれ強みや得意な職種が異なります。

自社の採用したい業種やポジションに合わせ、各エージェントの特徴を把握した上で最適な会社を選定しましょう。

2．募集ポジションの明確化

求人情報が薄すぎると、エージェントは採用意欲を疑います。例えば、採用要件が2つだけだったり、業務内容が1行で終わっていたりするようなケースが挙げられます。また、自社の強みを伝えずに高望みな条件を提示しても応募者は集まりません。

求職者が働く姿を具体的にイメージできる情報を盛り込み、募集ポジションを明確化しましょう。必要なスキル・経験はMUSTとWANTに分けて記載すると応募しやすくなります。

3．優先エージェントの見極め

まず、過去に自社での採用実績があるかを確認し、その際の歩留まり（紹介数→選考通過率→内定率）はどうだったかを確認しましょう。内定実績もあり歩留まりも良いエージェントの場合最優先で注力すると良いでしょう。

過去に採用実績がなくても、コンスタントに紹介があるか、またこれから注力した場合紹介数向上は見込めるかを見極めます。

優先エージェントに対しては期間限定で成功報酬アップを行うなど交渉したり、期間限定で限定公開を行うなども良いでしょう。

4．エージェントとの打ち合わせ

貢献度の高いエージェントには2～3日に1回程度連絡し、密なコミュニケーションで自社の細かい情報を伝え、選考通過率や内定受諾率向上を目指しましょう。

契約から日が浅い、または紹介が少ないエージェントには、メール配信などで定期的な接点を持ち、忘れられないようにしましょう。

接触回数が増えるほど好感度が高まる単純接触効果により、注力企業になれる可能性もあります。

5．振り返り

エージェントに依頼するのと同様に、エージェントコントロールサービスに業務を丸投げしてしまうと、認識のずれや伝達ミスなどによって採用の方向性が誤ってしまう可能性があります。

自社に採用ノウハウを蓄積するためにも、定期的にエージェントコントロール担当者とコミュニケーションをとり、振り返りを行う機会を設けましょう。

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エージェントに対して取ってはいけないNGな行動

紹介料の値下げ

エージェントへの紹介料削減は推奨できません。エージェントも売上向上を目指しており、報酬は重要な収入源です。

例えば、紹介料35%で契約しているエージェントに「他社は30%なので…」と5%の値引きを要求すると、年収500万円の人材採用で25万円の差が生じます。

企業側のコスト削減意図は理解できますが、紹介料減額が理由でエージェントの注力企業から外れる可能性もあります。その結果、優秀な人材の紹介が遅れるなど、自社にとって不利益が生じる恐れがあるため注意が必要です。

コミュニケーション不足

エージェントとのコミュニケーション不足は、注力企業入りを妨げ、紹介数減少やミスマッチにつながる悪循環を生みます。

定期的な情報交換で最新情報を共有し、協力姿勢を示すことが必要です。

密なコミュニケーションは、エージェントとの良好な関係を築き、採用の質向上に不可欠です。

紹介数のノルマ設定

「今月は〇〇名の紹介を」とノルマを提示するのは逆効果です。

ノルマ達成を優先すると、ターゲット外の人材紹介が増え、採用につながらなかったり、早期離職につながる可能性があります。

これは企業とエージェント双方にとって無駄なコストとなります。

ノルマ提示ではなく、「紹介しやすい企業」としての評価を高める方が、双方にとって良い結果につながります。

エージェントコントロールを外部委託するメリット

1．対応の質が担保される

採用ノウハウや経験が豊富なプロに依頼することで、採用知識が少ない企業でも質の高い採用が可能です。

プロはエージェント選定から説明会のアドバイスまで幅広くサポートし、候補者の見極めや複数エージェントとの迅速なやり取りにより、対応の質を高めます。

2．外部リソースに委託することにより、リソースを他業務にさける

複数のエージェントと連携した採用活動は、担当者にとって大きな負担です。特に、他の業務を抱えながら迅速な対応を求められる状況では、その負担は計り知れません。

外部リソースに委託することで、担当者は負担を軽減し、その分のリソースを他業務に注力できます。

3．全体の採用率がアップする

エージェントコントロールを外部委託する最大のメリットは、採用率向上です。

紹介される求職者のミスマッチや紹介数が少ない場合、エージェントへのフィードバックが欠かせないポイントとなります。

外部委託することで、エージェントの稼働状況をデータで正確に把握し、適切なタイミング・内容でフィードバックを行うことが可能となり、紹介される求職者のマッチング度が向上します。その結果、採用率も向上します。

4．スピード感を持って採用活動できる

企業が複数のエージェントと連携して採用活動を行う場合、各エージェントとの連絡や進捗管理は担当者にとって大きな負担となります。

エージェントコントロールを外部委託することで、この負担を軽減し、よりスピーディーかつ効率的な採用活動が可能になります。採用担当者の負担軽減や、より戦略的な採用活動に注力したい企業にとって、外部委託は有効な手段と言えるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

エージェントは下請ではなく、採用活動のパートナーです。密な情報共有と友好的な関係構築が大切です。

エージェントに「この会社はいつも理由なく不採用にする」「情報が少なくて紹介しづらい」と思われると、紹介がストップするリスクがあります。

また、エージェントコントロールは多岐に渡り、迅速な対応が求められるため、自社で行うには負担が大きい場合があります。

自社にリソースがない場合は、外部に依頼するのがおすすめです。

当社でもエージェントコントロールサービスを行っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

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