勤怠管理業務を効率化するためのツールとして魅力的なのが、勤怠管理システムです。勤怠管理を効率化し、他の業務に割り当てる時間の確保や負担削減につながります。

また、シフト制を採用している職場においては、シフト管理機能つきの勤怠管理システムの導入がおすすめです。この記事では、シフト管理機能を搭載した勤怠管理システムのメリットや、導入の際に知っておきたい選び方について解説します。

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勤怠管理システムとは

勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤の時間等を自動で記録・集計できるシステムです。打刻データを自動でシステム上に記録し、給与計算や労働時間の管理を行なってくれます。

最近ではこの記録能力を有効活用して、様々な機能を搭載した製品も増えてきました。労働時間を自動で把握し、労働時間を超過する恐れのある従業員に対して通知を行なったり、多様なデバイスを使って打刻を行うことが可能です。

勤怠管理に必要な機能を一つのシステムに集約し、煩雑な業務を一気に効率化できるのが魅力のソリューションです。

シフト管理ができる勤怠管理システムについて

シフト管理とは、従業員の勤務シフトを作成したり、作成済みのシフトを編集してスケジュール調整を行なったりするためのソフトです。手動でのシフト作成とは異なり、従業員の申請内容を自動で調整できるソフトであるため、自動でシフトを組むことができます。

シフト調整は、単に時間が被らないように配慮するだけでなく、長時間労働が発生しないようにするなどの配慮も求められます。シフト管理システムはこのような法的な制約も踏まえ、労働基準法違反を未然に防ぐことができるため、非常に便利です。

また、シフト調整はスマホから簡単に行えるので、スムーズにシフト希望を聞きやすくなるというメリットもあります。

このような勤怠管理システムに、シフト管理機能を備えたサービスも登場しています。近年はクラウド上で動作するサービスが主流となりつつあり、インターネット環境さえあれば気軽に導入が可能です。

シフト管理ができる勤怠管理システムの主な機能

また、シフト管理に重きを置いた勤怠管理システムでも、充実した勤怠管理機能が搭載されているケースが増えてきました。このような製品においては、以下のような勤怠管理機能を扱うことができます。

出退勤打刻

出勤時や退勤時の打刻は、勤怠管理システムならほぼ全ての製品で利用ができます。打刻の際にはスマートフォンやパソコンはもちろん、交通系ICカードや指紋認証、顔認証など、多様な方法で記録することが可能です。

現場の都合に応じて、複数の打刻方法を使い分けるようなアプローチもできます。

勤務状況の確認

従業員の勤務状況を、勤怠管理システムから確認することができます。従業員のステータスが勤務中か休憩中か、退勤済みかといった情報を、リアルタイムで把握可能です。

また、実際の勤務状況とシステム上でギャップがある場合には、管理者が手動で修正することもできます。

有給・残業管理

従業員の有給や残業についての管理も、勤怠管理システムから行うことができます。休暇を取得する際や残業の申請をシステム上で行い、承認作業もシステムで完結できるのがポイントです。

手続きは全てスマホやPCから行えるため、申請や承認のためにオフィスへ赴くような手間はかかりません。

シフト管理ができる勤怠管理システム導入のメリット

シフト管理ができる勤怠管理システムの導入は、現場にどのようなメリットをもたらすのでしょうか。主なポイントとしては、以下の3つが挙げられます。

1.システム導入の負担を抑制できる

シフト管理ができる勤怠管理システムを導入すると、システム導入に伴う負担を小さく抑えることができます。

勤怠管理のためのツールとシフト管理のためのツールを別個に導入するのは、導入に伴うコストや現場での移行作業負担が二重に発生します。一方ではじめからシフト管理機能が搭載されている勤怠管理システムを導入してしまえば、その負担を一つにまとめることが可能です。

勤怠管理システムとシフト管理システムの両方をこれから導入する予定がある場合、二つの機能が備わっているサービスを選ぶのが良いでしょう。

2.複数のソフトを使いこなす面倒が発生しない

勤怠管理システムとシフト管理システムを別個に導入することは、運用面でもリスクが生じます。それぞれのシステムが全く異なる会社のサービスである場合、ユーザーインターフェースやその他の使用感においてギャップがあり、運用効率が低下してしまうかもしれません。連携の際、トラブルが発生するリスクも出てくるでしょう。

一方、シフト管理機能がはじめから備わっている勤怠管理システムなら、これらの問題をまとめて解決できます。一つのサービスとして勤怠管理もシフト管理も扱うことができるので、業務に合わせてソフトを切り替える負担は発生しません。

また、それぞれのソフトの使い方を別個に覚える必要がなく、はじめから機能連携も確保された状態で運用できます。

3.業務効率化とミスの削減につながる

シフト管理機能を搭載する勤怠管理システムは、業務の効率化とミスの削減に貢献します。一つのシステムで勤怠に関する全ての業務を完結し、手動作業を最小限に抑えられるソリューションです。

また、手動入力や手動連携の際に発生するかもしれない、ヒューマンエラーのリスクも抑えられます。ミスそのものを減らして修正の手間を回避できる上、チェックのための時間や手間をかける必要もなくなるでしょう。

ベンチャー企業におすすめのシフト管理機能搭載の勤怠管理システム3選

ここでは、ベンチャー企業での導入実績も豊富な、シフト管理機能つきの勤怠管理システムについて紹介します。いずれの製品も豊富な機能性が評価されており、高い導入効果が期待できるでしょう。

freee勤怠管理Plus

freee勤怠管理Plusは、基本料金無料で利用ができる勤怠管理システムです。PCやスマホ、タブレットなど現場に応じた打刻機能が利用でき、人数に合わせた料金設定で安価に運用できます。

直感的な操作性を重視した設計となっているので、勤怠管理システムの導入経験がない職場でも、すぐに導入効果を発揮できるでしょう。

KING OF TIME

KING OF TIMEは、誰でも使えるユーザビリティと、全ての機能を一律300円で使えるコストパフォーマンスが魅力の勤怠管理システムです。

自社の就業規則に合わせて、基本機能に加えて休暇管理機能や給与連携機能など、安価にカスタマイズすることができます。これからの事業規模拡大に備え、拡張性に余白を確保しておきたい企業におすすめです。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、ベンチャー企業から大手企業にいたるまで、幅広い企業で採用されている人気の勤怠管理システムです。シフト制の会社だけでなく、裁量労働制やフレックス制を導入している企業においても運用できるので、多様な働き方の推進に活躍します。

働き方改革関連法案など、各種最新の法改正に自動で対応し、対応漏れの心配もありません。

シフト管理ができる勤怠管理システムの選び方

シフト管理ができる勤怠管理システムの導入に際しては、以下のポイントを踏まえたシステム選びを心がけるのが重要です。

従業員が必要とする機能を備えているか

勤怠管理システムを導入する場合は、従業員のニーズを事前に把握の上、導入サービスやカスタマイズ内容を検討しましょう。

現場の課題解決に直結する機能を優先することで、高い導入効果が期待できます。

既存システムとの連携が可能か

すでに何らかのシステム、例えば給与計算システムなどを導入している場合、このような製品との連携が可能かどうかについてもあらかじめ確認しておきましょう。

システムの互換性が確保されていると、データの共有効率がさらに高まったり、ミスの削減に繋がったりします。互換性がないと手動作業が発生することもあるため、確認が重要です。

労基法違反を回避できるか

勤怠管理システムの導入は、労働基準法違反を回避する上でも重要な取り組みです。うっかり法律に違反してしまうだけでも、場合によっては罰則が課されることもあります。

法律を遵守できるよう、法改正アップデートに対応した勤怠管理システムを導入しましょう。

まとめ

この記事では、シフト管理が可能な勤怠管理システムについて解説しました。勤怠管理システムの導入によって、現場の効率化やコスト削減などが期待できるため、自社のニーズに合わせた製品選びが大切です。

当社の提供する「まるごと労務」は、そんな勤怠管理システム導入の移行期間にも利用ができる、月額制の労務管理業務代行サービスです。申し込みから短期間で利用を開始できる迅速さに加え、労務管理業務を丸ごと外部の専門家に任せることができるため、業務効率化と品質の向上が期待できます。

現場の負担削減を進めたいが、勤怠管理システムを導入する時間やリソースがないとお悩みの際には、お気軽にご相談ください。

労働時間の管理方法については、以下の記事も参考にご覧ください。

参考記事：労働時間の計算方法とは？導入時のポイントを解説！ | SES業務管理の統合ツール Fairgrit®公式サイト

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