労務管理システム導入のポイントをメリット・デメリットとともに徹底解説

労務管理は組織の基礎を整える業務であり、企業に従業員がいる以上、必ず必要になる業務です。

しかし、労働基準法など法律に関する専門知識が必要なうえ、社会保険や雇用保険の手続き、労働契約の管理など多岐にわたる業務が求められるため、スキル・業務量に悩みを抱えている担当者も少なくありません。

そんな労務に関する課題を解決するために、多くの企業で労務管理システムを導入していることはご存知でしょうか。

本記事では、労務管理システムを導入するうえで知っておきたい、基礎知識や導入手順を解説します。

自社にマッチした労務管理システムを選ぶポイントも紹介しているので、初めて導入しようと考えている担当者は参考にしてみてください。

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労務管理システムとは

労務管理システムは、従業員の勤怠管理や給与計算から保険申請・福利厚生の対応まで、幅広い労務業務をサポートしてくれるサービスです。

社会保険や雇用保険の申請など、さまざまな手続きがペーパーレス化している影響から、労務管理システムが対応できる範囲は年々広がりつつあり、導入するメリットも大きくなっています。

しかし、サービスをうまく活用するには、労務管理システム自体の理解を深めることが大切です。

初めて導入を考えている人は、以下の導入目的や機能を参考に、労務管理システムの理解を深めましょう。

労務管理システム導入の目的

多くの企業が以下のような目的のために労務管理システム導入を検討しています。

• 業務の効率化
• コンプライアンスの強化
• リモートワーク・多様な働き方への対応
• 労務データの一元管理

労務管理システムを用いれば、全体的な業務効率を改善でき、さらにはリモートワークや外部との業務提携など新しい働き方を導入しやすくなります。

また労務管理システムを活用すると業務フローの標準化を実現できるので、人事・労務部門の属人化防止対策としても有効です。

業務の属人化は業務内容がブラックボックス化してしまい、担当者が辞めた時のリスクが大きくなってしまうため、組織の体制をながく維持するためには、バックオフィス業務の属人化を防がなくてはなりません。

そのような背景から、労務管理システムは今後もさまざまな業種や規模の企業に、導入されていくことが予想できます。

労務管理システムの機能

労務管理システムに備わっている機能は以下のとおりです。

• 入社・退社の手続き
• 従業員情報の管理
• 年末調整の手続き
• 雇用契約書の作成・締結
• 就業規則・福利厚生の管理
• 勤怠管理・給与計算の機能

サービスやプランごとに対応している機能が異なるので、自社に必要な機能は何か明確にしておくとよいでしょう。

必要な機能を把握するためにも、導入する前に労務の業務フローを見直し、課題や改善が必要な箇所を整理することをおすすめします。

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労務管理システム導入のメリット

労務管理システムを導入するメリットは、以下のとおりです。

• 労務業務の効率化：給与計算や社保手続きなどを自動化により、労務管理業務に必要な業務時間を短縮できます。
• テレワーク・複数拠点の管理が楽になる：テレワーク中の勤怠管理が容易になるだけでなく、本社・支社・在宅勤務者のデータ統合がスムーズになります。
• 法律やルールに違反するリスクを軽減できる：労働時間の適正管理や社保手続きの正確な処理が可能となり、労働基準法・社会保険関連法・税法 などの法令に則った業務が可能になります。
• 人為的ミスの防止：手作業による労務管理では複雑な業務に対応しなければならないため、入力ミス・計算ミス・申請漏れなどの人為的ミスが発生しやすい。労務管理システムを導入すれば、データ入力の自動化やチェック機能により人為的ミスの削減につながります。

事業規模が大きかったり、テレワークなど従業員の働き方が多彩であると、労務業務の労力も大きくなる傾向があります。そのため、多彩な働き方を導入している企業は特にメリットが大きい傾向にあります。

労務管理システム導入のデメリット

労務管理システムを導入するデメリットは、以下のとおりです。

• 操作が難しい場合がある

新しいシステムに対する従業員の理解度やITスキルの差によって、スムーズに運用できないケースも少なくありません。

• アクセス集中など紙媒体では発生しないトラブルが発生する可能性がある

年末など労務管理業務の繫忙期は普段よりもアクセスが増加してしまうため、システムが情報処理に追い付かず、システムダウンを引き起こしてしまうリスクがあります。

• ランニングコストが発生する

労務管理システムを使用するには使用料金がかかるため、運用方法によってはランニングコストが増えてしまう可能性があります。

• プランによっては、自社の働き方に合わせたカスタマイズが難しい場合がある

シフト制・フレックスタイム制・裁量労働制など、独自ルールや特殊な勤怠形態があると、システムに適応できない可能性があります。

デメリットを事前に理解し、カスタマイズ性の高いサービスを選択する、導入前にインターネット環境を整えるなどの対策を講じれば、発生しうる懸念を解消できるため、必ず事前に確認しましょう。

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自社にマッチした労務管理システムを選ぶ3つのポイント

費用対効果の高い労務管理システムを導入するためには、自社の働き方やニーズにマッチしたサービス・プランを選ぶことが大切です。

ここでは、自社にマッチした労務管理システムを選ぶために知っておきたい3つのポイントを解説します。

選ぶポイントを明確にしておくと、サービスを比較する時間を短縮できるので、短い時間で自社に合ったサービスを見つけたい人は参考にしてください。

対応可能な業務・帳票

労務管理の業務幅は非常に広いため、労務管理システムによって対応できる業務・帳簿が異なります。

そのため、事前に自社がシステムを活用したい業務を明確にしましょう。また、勤怠管理システムなど他のシステムを運用している際には、連携可能であるかを確認する必要があります。

料金体系を確認する

労務管理システムは、従業員1人につき月額料金が発生する「月額制」を採用している場合が多いです。

ただし初期費用の金額はさまざまであり、無料のものから一定の費用が発生するものまで大きく異なります。

利用する人数によっても費用対効果の高いサービスは異なってくるので、自社の企業規模に合わせたサービスを選択することが大切です。

電子申請できるか確認する

業務のペーパーレス化にともない、労務管理システムによっては労働保険などの手続きを電子申請で対応できる場合があります。

電子申請は書類や郵送費がかからない、タイムラグなく申請が完了するなどメリットが多くあるため、電子申請できるサービスを選ぶ企業も多いです。

電子申請機能を希望する場合は、「自社の健康保険に対応しているか」「よく利用する届出書に対応しているか」を事前に確認することが重要です。。

労務管理システム導入する5つのステップ

労務管理システムをスムーズに導入するには、導入の手順を事前に把握しておくことをおすすめします。

ここでは、労務管理システム導入の手順を、5つのステップに分けて解説します。

ステップごとに成功するポイントも紹介しているので、スムーズなシステム導入に役立ててみてはいかがでしょうか。

1. 導入するシステムを選定する

自社の働き方や従来の管理業務に対応できるサービスを選択します。

労務管理システムには、以下のような2種類のタイプに分けられるため、自社とマッチするタイプがどちらであるかを、絞っておくと効率的に適したサービスを選択できるでしょう。

• 多機能型：人事労務全般をサポートしてくれるタイプ
• 機能拡張型・シリーズ連携型：必要な機能のみを導入できるタイプ

費用を抑えたい場合は「機能拡張型・シリーズ連携型」、全体的な作業クオリティを向上させたい場合は「多機能型」を使用することをおすすめします。

2.勤怠管理システムの使用方法を従業員に共有する

勤怠管理システムは担当者のみならず、従業員全体が使用するサービスです。

適切に扱うためにも、説明会や研修の開催、マニュアル本の作成・配布などで使用方法を共有するとよいでしょう。

共有する際には、導入することだけでなく、導入目的や具体的な運用フローも説明します。

レクチャーする際には現場目線で操作方法やメリットを共有すると、理解しやすくなるのでおすすめです。

3.テスト運用

1ヶ月ほどのテスト期間を設け、問題なく運用できるかチェックします。

期間限定で無料使用できるものもあるため、無料使用期間があるサービスを選択すれば、費用をかけることなくテスト運用が可能です。

4. 従来の管理方法と比較する

テスト導入した管理方法と従来の管理方法の作業結果を比べ、結果が異なっていないかチェックしましょう。

結果が異なってしまうと、労務管理システムを運用していても誤った管理方法で運用してしまうことに陥ります。

結果が同一になるまで問題点を洗い出し、もし解決が難しいようであれば他のサービスを検討するとよいでしょう。

5.導入

テスト導入した管理方法と従来の管理方法の作業結果を比べ、同一になったら導入を決定します。

導入の際には、運用初期のトラブルに対応するためにも、運用サポートサービスとの連携を再度確認しておくことをおすすめします。

また、費用対効果よくサービスを運用するには、定期的に従業員と意見交換し最適な運用を模索することが大切です。

自社の管理体制に合った労務管理システムを導入しよう

本記事では、労務管理システムを導入するうえで知っておきたい、基礎知識や導入手順を解説しました。

労務管理システムには多種多様なサービスがあるため、自社のニーズに合った製品を選べるかどうかが大事です。

労務管理システムによっては、導入を支援してくれるプランもあるため、初めての運用で導入に不安を感じている担当者は、導入支援プランがついているシステムを選択することをおすすめします。

「まるごと労務」では、システム導入の支援も対応しているので、労務管理システム選びに悩んでいる人はチェックしてみてはいかがでしょうか。

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参考記事：https://marugotoinc.jp/blog/attendance_system/

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参考記事：https://marugotoinc.jp/blog/roumu-cloudkyuyo/

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