勤怠管理のペーパーレス化とは？導入のメリットと手順を解説

勤怠管理業務は、毎日発生するため相応の負担が組織運営の際に乗りかかるものです。そこで推進したいのが勤怠管理のペーパーレス化で、業務を丸ごとデジタルに移行するものです。

この記事では、勤怠管理のペーパーレス化のメリットや、推進の方法について、詳しく解説します。

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勤怠管理のペーパーレス化とは？

勤怠管理のペーパーレス化とは、どのような取り組みを指すのでしょうか。最初にその意味を確認しておきましょう。

勤怠管理におけるペーパーレス化の意味

勤怠管理におけるペーパーレス化とは、これまで紙のタイムカードや出勤簿、判子を使って行っていた業務などを、すべて電子化して行う仕組みのことです。

クラウド型の勤怠管理システムやスマートフォンアプリなどの導入により、物理的な紙や押印文化に頼らず、場所や時間を問わずに管理ができるようになります。

最近では、テレワークやフレックス制度といった柔軟な働き方の広がりに伴い、ペーパーレス化への移行が急速に進んでいます。

具体的にペーパーレス化できる業務範囲

ペーパーレス化の対象となる業務は多岐にわたります。出勤・退勤時の打刻記録に加え、勤務表の自動作成、残業や有休の申請と承認、休暇取得状況の管理なども、すべて電子化の対象です。

これにより、これまで紙で行っていた押印・回覧・転記といった一連の業務を削減でき、業務の効率性と透明性が飛躍的に向上します。

従来型勤怠管理との違いとは？

従来の勤怠管理は、タイムカードの打刻や手書き勤務表への記録、上司の手書き承認といった、アナログで非効率な作業が中心でした。

ペーパーレス化によって、打刻と記録がリアルタイムでデータ化され、自動集計・管理が可能となるため、人的ミスの防止や業務負荷の軽減に直結します。

ペーパーレス化は違法？

勤怠管理をペーパーレス化すること自体は、法律に違反するものではありません。労働基準法では、労働時間や出退勤の記録が正確に保管されていれば、その形式が紙である必要はなく、電子データでも問題ないとされています。

ただし、電子化された勤怠記録には一定の要件が求められます。記録保存のルールについては「電子帳簿保存法」に準拠し、改ざん防止措置や保存期間の遵守が必要です。

ペーパーレス化が注目されている背景

勤怠管理のペーパーレス化が注目されるようになった背景には、社会的・法制度的な大きな変化があります。働き方改革関連法の施行や、新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけとしたテレワークの普及により、出勤ベースの紙管理では対応しきれない場面が増えました。物理的に出社しなくても勤怠を把握できる体制が、急務となったのです。

また、過重労働の是正と労働時間の適正な把握が企業に強く求められるようになり、従来の曖昧な記録管理では法的リスクを抱える恐れもあります。

勤怠記録をリアルタイムかつ正確に残し、改ざん防止の証跡も残せるペーパーレス化は、企業の労務管理体制を強化する手段として定着が進んでいます。

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タイムカードや判子を使った勤怠管理の問題点

従来手法での勤怠管理は、多くの問題を抱えていることから、早急な改善が必要と言えます。

記録ミス・改ざんリスク

タイムカードや手書きの勤務表では、打刻漏れや記入ミスが起きやすく、正確な労働時間の把握が困難になります。さらに、意図的な不正打刻や記録の書き換えといった改ざんリスクも否定できず、後々の労務トラブルや法的リスクを招く要因となるものです。

保管・管理コストの増大

紙媒体の勤怠記録は、保存場所の確保やファイリング、定期的な廃棄処理など、保管・管理に大きな手間とコストがかかります。

法定の保存期間を満たすために膨大な書類を長期保存する必要があり、企業の負担は少なくありません。

情報検索性・リアルタイム性の欠如

紙による勤怠管理では、特定の社員の過去の出勤履歴や残業実績を確認する際に多大な時間がかかります。また、リアルタイムで勤怠情報を把握することができないため、在宅勤務やフレックス制など、多様な働き方に対応しづらいという課題もあるでしょう。

経営判断の遅れ

勤怠データの集計に時間がかかる紙媒体の運用では、現場の勤務状況や過重労働の兆候をリアルタイムに把握することができません。

そのため、適切な人員配置や残業抑制といった対応が後手に回り、結果的に迅速な経営判断や現場マネジメントを阻害するリスクがあります。

勤怠管理をペーパーレス化するメリット

勤怠管理のペーパーレス化により、導入企業は、多くのメリットを期待できるでしょう。

勤怠管理業務の効率化と正確性向上

ペーパーレス化により、出退勤の打刻データが自動で収集・集計されるため、手作業での計算や転記作業が不要になります。

これにより、人的ミスを大幅に削減できるだけでなく、確認や再チェックにかかっていた時間も短縮され、担当者の業務負担が軽減されます。

コンプライアンス強化と労務リスク低減

システム上で労働時間や残業時間がリアルタイムで可視化されるため、法定労働時間の超過や休憩未取得といった法令違反を未然に把握し、是正措置を講じることが可能です。

適正な勤怠管理は、労基署対応や内部監査にも対応しやすく、企業のリスクマネジメントに直結します。

保管コスト削減と情報活用の促進

勤怠情報はクラウドや社内サーバーに安全に保存されるため、紙の保管に伴う物理的なスペースや管理コストが不要になります。

また、デジタルデータとして蓄積されることで、勤務状況の傾向分析や部門別の労働時間の可視化など、生産性向上に向けた施策にも活用できるでしょう。

社員の利便性向上とエンゲージメント向上

スマートフォンやPCからの打刻、Web上での申請・承認が可能になることで、社員は場所を選ばず柔軟に勤怠管理を行えるようになります。

在宅勤務や出張時にも対応できるため、業務ストレスの軽減や、企業に対する信頼・満足度の向上にもつながります。

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勤怠管理をペーパーレス化する注意点

勤怠管理のペーパーレス化に際しては、以下の注意点も把握の上、対策を実施することが大切です。

セキュリティ対策の徹底

勤怠データは個人情報を含むため、クラウドやシステムでの管理には万全なセキュリティ対策が求められます。

通信の暗号化、ID・パスワードによるアクセス制限、操作ログの記録など、基本的な情報セキュリティを確保することで、情報漏洩や不正アクセスのリスクを防ぎます。

システム障害・データ消失リスクへの備え

クラウドやサーバー上のシステムを使う場合、万一の障害やデータ消失に備えたバックアップ体制が必要です。

定期的なデータの保存や復旧マニュアルの整備、障害時の連絡フローなどを事前に用意しておくことで、業務停止やデータ損失の被害を最小限に抑えることができます。

社員への運用ルール周知・教育

新しい勤怠管理システムに慣れていない社員がいる場合、運用ルールを周知徹底し、混乱を避けなければいけません。

初期段階でのマニュアル配布や説明会、よくある質問への対応体制を用意し、スムーズにシステムが社内に定着するように支援を行うことが大切です。

システム導入コストの見極め

ペーパーレス化には、初期導入費用や月額使用料などのコストが発生します。導入によってどの程度業務効率やリスク低減が見込めるかを事前に比較・評価し、自社に合った適切なプランを選ぶことが重要です。

無理のない範囲で、長期的な投資効果も見据えて導入判断を行いましょう。

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勤怠管理をペーパーレス化する手順

勤怠管理のペーパーレス化に際しては、以下のステップを踏まえながら進めていくと良いでしょう。

現状の勤怠管理フローの棚卸し

ペーパーレス化を進める前に、まずは現在の勤怠管理業務を棚卸しすることが重要です。

出退勤の打刻から申請・承認、集計に至るまでの流れを可視化し、どこに非効率や課題があるかを洗い出すことで、何をデジタル化すべきかが明確になります。課題抽出が成功への第一歩です。

ペーパーレス対応のシステム選定

課題が明確になったら、自社に適した勤怠管理システムを選定します。企業の規模や勤務形態に応じて、必要な機能や打刻手段を比較検討しましょう。

また、申請・承認のワークフロー機能や、他システムとの連携性も重要な選定ポイントです。

社内規程・運用ルールの整備

システム導入後にスムーズな運用を実現するためには、勤怠ルールの明文化が欠かせません。

打刻のタイミング、残業・休暇の申請方法、承認のフローなどを社内規程として整備し、全社員が同じルールに基づいて運用できる環境を整える必要があります。ルール整備はトラブル防止にも直結します。

社員向け説明・トレーニング実施

どれだけシステムが優れていても、社員が正しく活用できなければ効果は得られません。導入前後で説明会やマニュアル配布、操作研修などを行い、理解と定着を図ります。

初期段階での不安や混乱を取り除くためには、サポート窓口の設置も有効です。現場の声を拾う姿勢を保つように心がけましょう。

運用後のモニタリングと改善

運用が始まった後も、定期的にシステムの活用状況や現場からのフィードバックを確認します。集計ミスや申請漏れといった課題があれば速やかにルールや操作方法を見直し、必要に応じて再教育を行いましょう。

現場にフィットした運用を目指し、PDCAサイクルで継続的な改善を行うことが成功の鍵です。

勤怠管理のペーパーレス化で業務効率化を実現

勤怠管理のペーパーレス化は、業務の効率化と正確性の向上、コンプライアンス強化を同時に実現できる有効な手段です。テレワークや柔軟な働き方が広がる中で、リアルタイムかつミスのない勤怠管理体制を整えることは、企業にとって大きな競争力となります。

とはいえ、社内だけで完結するのが難しい場合は、月額制で労務業務をまるごと任せられる「まるごと労務」のようなバックオフィス代行サービスを活用するのも一つの選択肢です。

勤怠管理を含めた、多くのバックオフィス業務を専門家に依頼し、社内リソースをコア業務に集中させることが可能です。導入は短期間で行えるため、スピーディに対策を進めたい方におすすめできます。

勤怠管理のペーパーレス化やDXを検討の際には、お気軽にご相談ください。

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