採用活動をオンライン化するメリット・デメリットとコツを紹介

新型コロナウイルス感染症の影響もあり、ここ数年で採用活動のオンライン化は急速に定着してきました。オンライン化には、選考スピードの向上やコスト削減などさまざまなメリットがある一方で、導入には労力とコストがかかるうえ、オンラインならではのデメリットもあります。
本記事では、採用活動のオンライン化の需要が高まっている背景から、オンライン化のメリット、デメリットとその対策、導入のコツを解説します。

採用活動のオンライン化とは

そもそも採用活動のオンライン化とは、パソコンやスマートフォンなどを通じ、Web上で採用活動を行えるようにすることです。

従来は会社説明会や面接などの採用活動を対面で行うのが主流でしたが、ツールを用いることで、遠隔でも採用担当者と求職者がやりとりを行えるようになります。

それにより、会場に人を集めて開催していた会社説明会は大きい会場の確保や設営の必要がなくなり、求職者に自社まで足を運んでもらっていた面接は交通費や移動時間を削減できるなど、企業と求職者の双方にメリットがあります。

採用活動のオンライン化が必要とされている背景

採用活動のオンライン化の需要が高まっている背景を2つ紹介します。

新型コロナウイルス感染症の拡大

まず大きな要因は、新型コロナウイルス感染症の拡大です。感染予防のために物理的な接触を避けざるをえなくなり、多くの企業でオンラインでの採用活動を導入しています。

実際にオンライン化すると、遠方にいる人材へアピールできたり、求職者の応募のハードルが下がりやすくなったりと、利点も挙がってきています。そのため、アフターコロナも引き続きオンラインでの採用活動はなくならず、一部では継続される可能性もあります。

売り手市場に合わせた対策

近年は人材不足で、売り手市場になってきているといわれています。貴重な求職者に少しでも応募のハードルを下げてもらうことを考慮すると、企業説明会や面接をオンライン化して求職者の負担を削減することが重要です。

採用活動をオンライン化することで、説明会場や面接会場まで足を運ぶ労力もなく、交通費もかかりません。そのため、たとえ地方に住んでいても首都圏の企業に応募しやすくなります。

採用活動をオンライン化するメリット

採用活動をオンライン化することで、企業・求職者双方にさまざまなメリットがあります。

ここでは、メリットを4つ紹介します。

遠方にいる人材にもアピールできる

説明会や面接をオンライン化すると、求職者の住んでいる場所に関わらず自社のアピールができます。地方や首都圏などといった場所を問わず、より多様な求職者に自社の魅力を伝えられるので、間口が大きく広がるといえるでしょう。

特に人口流出が社会問題となっている地方の企業ではIターンやUターンなどの活動を促進していることも多く、首都圏の求職者へ求人をアピールできるのは大きなメリットです。

コスト削減につながる

従来のオフラインでの採用活動では、オンラインの採用活動に比べるとコストが大きくかかっていました。たとえば、企業説明会を行うだけでも、

・大きい会場の確保
・会場まで行く担当者の交通費
・参加者に配布する紙資料の印刷
・当日会場案内する担当者の確保

など、費用や人員の面でさまざまなコストがかかりますが、オンライン化することで上記のコストはすべて削減できます。

選考スピードが向上する

選考スピードの向上も大きな利点です。たとえば、面接の日程調整の場合、求職者に自社まで来てもらう必要がないため、オフラインの面接と比較して日程や時間の都合もつきやすくなります。日程を決めやすいことで、素早く面接に進めることができるでしょう。

また面接以外でも、オンライン上で管理することで適性検査や書類選考もスムーズに行え、採用活動にかかる時間を削減できます。選考をスピーディに進められることで求職者を待たせる時間も減り、選考・内定辞退者を防ぐことにつながるでしょう。

求職者の負担を軽減できる

求職者にとっては、オンラインの会社説明会や面接に参加する時間や場所の選択肢が増えるため、日程調整がしやすくなります。会場や企業までの交通費や時間を削減できるのも大きいメリットです。
また、距離や予定調整の難しさを理由に応募を諦めなくても済むケースもあるでしょう。

採用活動をオンライン化するデメリットと対策

採用活動のオンライン化にはメリットが多いですが、デメリットもいくつかあります。オンライン化で考えられるデメリットと、その対策を解説します。

お互いの仕草や表情などが把握しづらい

オフラインの同じ空間で対面するのとは異なり、オンラインの画面上では、面接担当者と求職者のお互いの表情やちょっとした仕草、言葉のニュアンスなどを把握しづらいデメリットがあります。

そのため、相手の人間性や性格、雰囲気などを見極めるのが難しくなり、入社後のミスマッチが起きてしまうこともあります。

対策として、オンライン面接では、面接担当者が率先してスムーズな意思疎通を測れるような雰囲気を作ることが重要です。冒頭にアイスブレイクとして雑談を入れたり、普段よりも意識してハキハキと話したり、表情を豊かにだすようにしたりと、求職者が話しやすくなる雰囲気を作りましょう。

また、面接をすべてオンライン化せず、選考のどこかで一度直接会う機会を作る方法もあります。一次面接はオンライン面接にし、二次面接や最終面接はオフラインで行う方法にすれば、オンライン化しつつも、直接会ってお互いの雰囲気をつかむことも可能です。

集団面接やグループディスカッションは難しい

複数人の求職者とオンラインで集団面接するのは難しいです。オンラインだと、複数の画面を同時に見ることはできず、お互いの様子がつかみづらくなってしまいます。その結果、発言がしづらいといったこともおこりえるでしょう。

同様の理由で、グループディスカッションもオンラインだと難度が高いといえます。他の参加者がどのようなコミュニケーションを取るのか、他の人の発言に対してどのように返答するのか、グループのなかでどのような役回りになるのかなどを確認する機会が作りづらくなります。

さらに集団面接が実施できないことで、数の多い一次選考でも1人ずつの面接にしなければならなくなります。結果として面接数が増え、採用担当者や面接担当者の工数が増えてしまいます。

対策は、面接は1人ずつの実施になる前提で、余裕をもって採用担当者のスケジュールを調整しましょう。

職場の様子が伝わりづらい

面接がオンラインになると、求職者の様子がわかりづらいだけではなく、職場の雰囲気が求職者に伝わりづらい懸念もあります

オフラインの面接では、求職者は面接を受けるために会社まで足を運ぶため、オフィスの立地や周辺の様子、オフィス内や実際に働いている社員の雰囲気を自分の目で確認できます。しかし、オンライン面接では、そういった機会がないまま選考が進むため、入社後に初めてオフィスを見ることもあるでしょう。

これにより入社後に思っていたイメージと異なっていたなど、ミスマッチが起こる可能性もあります。

対策のポイントは、オンラインでいかに会社の雰囲気を伝えて求職者にイメージをつかんでもらうかです。そのためには会社の魅力を積極的に発信することが重要です。

たとえば、オフィスの様子を映したり、社員にインタビューをしたりする会社のPR動画を作成して、会社の公式WebサイトやSNSで発信するのがおすすめです。重要なのは文章だけではなく、写真や映像といった視覚的に企業の雰囲気を伝えることです。それにより自社のイメージが具体的に伝わりやすくなり、ミスマッチを減らすことができるでしょう。

通信環境に左右される

企業側や求職者の通信環境によっては、オンライン面接中にインターネットの接続不良がおこりえます。

接続不良によって、面接中に画面が止まる、音声が途切れる、通信が切れてしまうといったトラブルが発生すると面接の進行に支障をきたします。

対処に時間がかかり、面接時間が予定より長引いたり、面接再開が困難で後日に面接スケジュールを組みなおしたりすることもあるでしょう。そうなってしまうと採用担当者や面接担当者の工数も増えてしまいます。

求職者には、事前にオンライン面接の案内を送る際に、可能な限り通信環境が良い場所から参加するように伝えておきましょう。また面接中に万が一トラブルが起こった際も、チャットやメールで求職者とコンタクトが取れるようにしておくと安心です。

採用活動をオンライン化するコツ

実際に採用活動をオンライン化する際には、いくつか注意すべきポイントがあります。

選考過程でどの部分をオンライン化するか決める

まず採用活動の選考過程のなかで、どの部分をオンライン化するのか明確化しましょう。

採用活動のオンライン化にはメリットもありますが、そもそも採用活動のすべてをオンライン化する必要があるかは検討が必要です。最初からすべてをオンライン化してしまうと、体制構築や担当がフローに慣れるまでに時間がかかり、ミスにもつながりやすいです。オンライン化で便利になる部分もあれば、今までどおりオフラインで直接行うほうが効果的なこともあります。

現状の採用活動でどこに工数や人員が集中しているのかを明確にし、まずはその部分だけオンライン化するなど、必要に応じて行うのが重要です。同じ面接でも、一次面接はオンライン、二次面接はオフラインにするなど、状況に応じてオンラインとオフラインを使い分けても良いでしょう。

人事や面接官にオンラインでの注意点を共有しておく

採用担当者や人事担当者、面接担当者にオンライン対応ならではの注意点やコツを共有しておくのも重要です。オンライン化で業務を効率化しようとしても、担当者がオンラインでの対応がうまくいかないのでは効果も発揮しづらくなってしまいます。

ITリテラシーを高めるとともに、オンライン上での求職者とのやり取りをスムーズに行えるように事前準備しましょう。

たとえば、オンラインならではのコミュニケーションのコツがあります。
オンライン面接ではお互いの言葉のニュアンスや表情、空気感がつかみづらいです。そのため、下記れのポイントを意識して面接官から積極的に行うと良いでしょう。

・あいづちをわかりやすく打つ
・身振り手振りのジェスチャーを意識的に入れる
・画面ではなくカメラを見て話す
・質問は簡潔に行う

このように接することでオンラインでもお互いの空気感がつかみやすく、求職者もリラックスして話しやすくなります。

求職者への連絡は密に行う

採用活動において、求職者への密なコミュニケーションは重要です。オンラインで採用活動を行うと、企業の担当者と直接会ったり、来社して会社の雰囲気を見たりという直接的な情報が少ないため、求職者にとって企業への興味やモチベーションを維持し続けるのが難しいこともあります。

たとえば、選考の期間が空いたときは定期的に状況確認やフォローの連絡をしたり、選考に関して不明点があれば気軽に聞きやすい状態を作ったりなどが有効です。

面接前後の定期的な連絡やフォローを行うことで求職者の入社の意向を高め、自社へ興味をもち続けてもらうことが重要です。

参考：【採用担当者向け】応募者対応のメールテンプレート集と書き方のポイントを紹介

採用代行サービス（RPO）への依頼も検討する

採用活動をオンライン化させると、オンラインならではの注意点やコツを意識しなければならなくなります。オンライン面接の対応や求職者への細かなフォローなど、工数が増えることもあるでしょう。そこで、採用業務の一部もしくは全部を採用代行サービス（RPO）に委託するのも一案です。

採用代行サービスは採用業務のプロフェッショナです。オンライン上での求職者とのやりとりや面接、選考の進め方に慣れていることも多いです。加えて常にさまざまな企業の採用業務を請け負っているので、採用業界のトレンドや動向にも詳しく、採用活動に関してアドバイスをもらえることもあるでしょう。

参考：【2022年版】採用代行（RPO）比較！20社の特徴・料金、委託できる業務内容

オンライン化の導入でより効率的な採用活動を

採用活動のオンライン化は、企業にとって工数やコストを削減できるだけではなく、求職者にとっても応募の負担が軽減でき、メリットも大きいです。一方で、コミュニケーションや通信環境など課題点も多いので、デメリットへの対策もしながら導入しましょう。採用業務のすべてをオンラインに切り替えるのではなく、オフラインとオンラインをうまく組み合わせながら、自社の採用活動にとって最適な方法を考えましょう。

採用活動を効率化するには、業務をオンライン化するだけではなく、採用代行サービス（RPO）に委託する方法もあります。採用代行サービスなら「まるごと人事」がおすすめです。
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