社内申請を電子化するには？メリットや使えるツールを徹底解説

会社などの組織では、社員の勤務状況や働き方を把握したり、業務において経費などの費用が発生するため、さまざまな申請業務が日々行われています。

申請業務には大きなお金が絡むものから、備品や会議室など設備を使用する際の許可など、日常的に発生するものまであるので、申請フォーマットによっては承認作業だけで大きな手間がかかることもあります。

本記事では、そんな社内申請に焦点をあて、社内申請の電子化に関する情報を解説します。

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社内申請とは

社内申請は、勤務や業務において何かを実行するために、上司や関係部署に正式な許可・承認を求める手続きを指します。

ただし、一般的には経費精算申請や有給休暇申請など、会社の売上に深く関わらない手続きも多く、複雑な承認ルートや審査を必要としないケースがほとんどです。

売上に大きく関わる申請や重要な意思決定には、稟議書を用いた手続きが求められることもあり、一般的な社内申請とは承認ルートや手続きの複雑さが異なる場合があります。

稟議書に比べ社内申請の方が頻度は多く、さまざまな立場の従業員が申請する傾向にあるので、作業工程を効率化することが重要です。

社内申請の範囲とは

社内申請で許可・承認を求める手続きの代表例は、以下のとおりです。

• 有給休暇申請
• 遅刻・早退・欠勤申請
• 経費精算申請
• 出張申請
• 備品購入申請
• 備品貸出申請
• アカウント発行申請
• 在宅勤務申請
• 時差出勤申請など

上記の手続きは複雑な承認ルートを必要とせず、一般的には、申請内容に応じて直属の上司や関係部署へ承認を求める形式が多く見られます。

紙の社内申請のリスクとは

社内申請は社内で完結できる業務であるため、会社によっては紙媒体でやり取りをしている場合があります。

しかし、紙媒体の社内申請には以下のようなリスクが生じてしまいます。

• 管理・保管が大変：保管スペースが必要なうえ、過去の申請書を探すのに手間がかかる
• 処理に時間がかかる：印刷・手書き・回覧などが必要で、承認までにタイムラグが生じやすい
• 承認の可視化が難しい：書面を誰が持っているか把握しにくく、進捗状況を共有することが難しい
• リモートワークに不向き：在宅勤務・テレワーク中は紙のやり取りができず業務が止まってしまう恐れがある

紙の社内申請は、メリットよりもデメリットの方が多い傾向にあります。

社内申請を電子化するメリット3選

ここでは、社内申請を電子化するメリットを3つ解説します。

社内申請を電子化するか悩んでいる方は、メリットを把握し、自社に与える恩恵が大きいかどうか判断するとよいでしょう。

申請の効率化

社内申請を電子化し、パソコンで申請することで、承認や差し戻しをワンクリックで対応できます。

申請書を電子化すれば、紙媒体の申請書を回覧する時間も必要ないため、申請を効率よく実施できます。

また、進捗状況をリアルタイムで確認できるため、滞っている原因をすぐに把握でき、効果的に対応を促すことが可能です。

デジタルで一元管理できる

社内申請を電子化すれば、データ上で申請書を管理できるので、印刷費用や保管スペースを確保する必要がありません。

データ上で申請書を管理できると、過去の申請書が必要になった場合もすぐに検索できるため、労力も大幅に削減できます。

過去の申請書をすぐに提出できるかどうかは、監査が入った際の対応の素早さにも直結するので、行政トラブルの早期解決につながります。

柔軟な働き方に対応可能

社内申請を電子化し、パソコンで申請することで、物理的な回覧の必要がなくなるので、テレワークなどさまざまな働き方に柔軟に対応しやすくなります。

申請者と上長が異なる働き方でも、申請をスムーズにできるようになるため、作業効率の向上につながります。

社内申請を電子化するデメリット2選

ここでは、社内申請を電子化するデメリットを2つ解説します。

デメリットの軽減方法も合わせて解説するので、デメリットが気になる方はぜひ参考にしてみてください。

すべての申請書を電子化するには時間がかかる

申請書を電子化するには、ただ導入するだけでなくシステムの使い方やルールの共有、申請書のフォーマットを設定するなどの準備が必要になります。

そのため、すべての申請書を一度に電子化しようとすると、多くの時間を要する場合も珍しくありません。

実際に運用して作業フローに問題がないか確かめるためにも、設定がシンプルないくつかの社内申請を電子化することからはじめ、徐々に電子化する範囲を広げていくとよいでしょう。

システムの導入にコストが必要

社内申請を電子化するには、専用のツールやシステムを導入することが一般的です。

ツールやシステムの利用には、使用料や保守費用が必要なだけでなく、企業によっては設備を新たに導入することにもつながるので、導入費用が必要になります。

社内申請の電子化に活用できるツールは複数種類あるため、自社の設備や予算に合わせたツールやシステムを選ぶことが大切です。

社内申請を電子化する方法

社内申請を電子化する手順とポイントは、以下のとおりです。

1. 社内で使っている申請書を整理する：頻繁に使用されている申請書を把握し、電子化する優先順位を決めておく
2. ワークフロー・システムを選定する：費用だけでなく、使用感やサポート体制にも注目する
3. 承認ルートを電子申請書に合わせて調整する：カスタマイズできる設定範囲はシステムによって異なるため、現在使用している承認ルートをそのまま設定できるか確認する
4. テスト運用をする：設定が完了したら、一部部署のみで使用するなど、テスト運用を実施する
5. マニュアルを作成する：テスト運用での意見も取り入れて、現場目線に寄り添ったマニュアルを作成する
6. 従業員に使い方を周知する：オンラインの説明会や動画による説明など、全従業員に使い方をレクチャーし、マニュアルとともにシステムの運用をスタートする

ただ導入するだけではうまく活用できない可能性が高いので、使用しやすいようにマニュアルを作成するなど、入念な準備が重要です。

社内申請の電子化に活用できるツールとは

社内申請の電子化に活用できるツールは以下の3つに分類できます。

• 電子契約システム
• クラウドファイル共有サービス
• ワークフローシステム

それぞれの特徴やメリット・デメリットは以下のとおりです。

電子化する際に意識したい3つの注意点

ここでは、社内申請を電子化する際に注意したい3つのポイントを解説します。

ただ導入しても、運用や社内システムを工夫しないと思ったような効果が得られない場合があるので、以下のポイントを意識してシステムを活用するとよいでしょう。

他のシステムとの連携性があるか確認する

社内申請の電子化に活用できるシステムによっては、承認した申請書を文書管理システムに保管できるなど、他の製品と連携できるものも珍しくありません。

システム内にデータを保存できるものもありますが、検索機能が使いにくいなどのデメリットがある場合もあるため、システムの欠点を他のツールで補えるか確認することが重要です。

一部の申請書を電子化し使い勝手を確かめる

申請書を電子化する際には、すべての申請書を一度に電子化するのではなく、一部の申請書を電子化することをおすすめします。

使用頻度の高い申請書を電子化し、使用感をチェックしてから、全面的に導入するか決めてみるとよいでしょう。

ITリテラシーを考慮する

システムを選ぶ際には、単に高性能な製品を選ぶのではなく、使用する従業員のITリテラシーにあった製品を選びましょう。

直感的に使用できるインターフェースや、機能がシンプルなものだと誰でも使用しやすい傾向があります。

【まとめ】社内申請を電子化することで利便性・業務効率が向上できる

本記事では、社内申請に焦点をあて、社内申請の電子化に関する情報を解説しました。

社内申請を電子化するメリットは多く、テレワークなどさまざまな働き方を導入する際には、必要不可欠なシステムだといえるでしょう。

もし、社内申請を電子化することに不安を感じる人は、社内のシステムに合わせた代行サービスを展開している、「まるごと労務」「まるごと経理」に相談してみてはいかがでしょうか。

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