社員管理システムとは？導入のメリットや活用に向けたポイントを解説

バックオフィスの効率化の鍵を握るのが、社員管理システムの導入です。この記事では社員管理システムはどのような役割を果たすサービスなのか、具体的な機能や導入メリットについて、詳しく解説します。

業務負担の削減を効率的に進めるための導入ポイントについても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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社員管理システムとは？

そもそも社員管理システムとは、どのような製品を指す言葉なのでしょうか。ここで基本を整理しておきましょう。

社員管理システムの定義

社員管理システムとは、企業内で働く社員・従業員のあらゆる情報を一元的に管理・運用するためのITツールです。

氏名や住所、入社日といった基本情報から、勤怠・給与・社会保険など、企業が法令順守や業務遂行のために必要とする情報を、安全かつ効率的に扱えます。

従来の社員管理方法との違い

社員情報の管理は、これまでは紙の台帳やエクセルシートといったアナログ手法が主流でした。これは労務トラブルや法令違反リスクを招くケースも多く、人事担当者にとっては大きなストレスと手間を伴う作業となっていた手法です。

社員管理システムの導入により、社員データの入力・更新は一箇所で完了します。また、検索・抽出・集計といった機能も備わっており、スピーディで正確な業務遂行をサポートできる製品です。

社員管理システムが注目される背景

社員管理システムが急速に普及しつつある背景には「働き方改革」や「テレワーク制度」の導入により、従業員の勤務形態が多様化していることが挙げられます。従来の方法では社員の管理が円滑に行えなくなったことから、システムの導入がすすめられてきました。

また、マイナンバー制度の施行など、頻繁に変わる制度や法令に対し、手作業での運用では対応スピードに限界があります。システムであれば自動更新・通知機能があるため、法令順守の負担も軽減できます。

社員管理システムの種類

社員管理システムと一口に言っても、導入形態や機能特化の方向性によってさまざまなバリエーションがあります。ここでは以下の3つの視点から、代表的なタイプを解説します。

オンプレミス型とクラウド型の違い

社員管理システムの導入形態は、大きく「オンプレミス型」と「クラウド型」に分類されます。

オンプレミス型とは、自社が保有するサーバーやネットワーク上にシステムを構築して運用する方式です。自社独自の業務フローやレイアウトに応じて、柔軟なカスタマイズが可能である点が最大の強みです。

一方、クラウド型はインターネットを通じてベンダーが提供するサービスにアクセスして使用する形式です。初期費用が抑えられ、月額制でスモールスタートしやすいのが特徴です。

ソフトウェアは常に最新版が提供され、法改正やセキュリティ更新も自動で反映されるなど、運用負担の小さい手法と言えます。

小規模企業向けと大企業向けの違い

社員管理システムは、企業規模によっても選定すべき要件が変わります。小規模企業の場合、従業員数が限られているため、操作性のシンプルさと導入のしやすさが重視されます。基本機能に特化し、業務の核となる作業を効率化できるのがポイントです。

一方、大企業では数百〜数千人規模の従業員を複数の拠点・部門で管理する必要があり、システムにはより高度な機能と柔軟性が求められます。

部門・役職階層別の細かな権限設定、多拠点対応、人事異動や評価制度との連動など、広範な運用に耐えうる設計が必要です。

専門特化型とオールインワン型の違い

専門特化型は、たとえば「勤怠管理専用」「給与計算専用」「マイナンバー管理専用」など、特定業務の効率化に重点を置いた製品群です。各分野において非常に高精度な機能を提供するため、法改正やイレギュラー処理への対応力が高く、プロフェッショナルな運用に適しています。

一方、オールインワン型は人事・労務・総務関連の業務をすべて1つのプラットフォームで完結できるよう設計された製品です。

社員台帳の情報がそのまま勤怠管理・給与計算・評価制度に連携され二重入力が不要となるなど、業務全体の整合性を保ったまま効率化が可能になります。

社員管理システムを使ってできること

社員管理システムは、単に社員情報をまとめて記録するだけではありません。ここでは、システムによって実現できる主な機能とその利点について紹介します。

基本情報の一元管理

社員管理の基礎となるのが「基本情報」の正確な記録と更新です。従来は部署ごとに別ファイルで管理されていたこうした情報も、社員管理システムを導入することで一元管理が可能になります。

これにより、必要な情報を瞬時に検索・抽出できるようになり、問い合わせ対応や社内資料作成のスピードも大幅に向上します。

また、情報更新も一括反映されるため、整合性の取れたデータベースの維持が容易になります。

勤怠・給与・社会保険の管理

社員管理システムの導入で特に効果が表れるのが、勤怠・給与・社会保険といった労務管理領域です。出退勤データをもとに自動で残業時間を集計し、給与計算や社会保険料の算出に連動させることができます。

従来のようなエクセルでの転記作業や、計算ミスによる再チェックといった負担はほとんど発生しません。これにより、担当者の工数が削減されるだけでなく、支給ミスや法定外労働の見落としといったリスクも未然に防げるでしょう。

人材育成・キャリア管理機能

近年注目されているのが、社員の「成長支援」や「キャリア形成」をサポートする機能です。社員管理システムでは、研修の受講履歴や評価データ、保有スキル、などをインプットし、人材の「見える化」が進みます。

これにより、適材適所の人員配置や育成プランの策定が行いやすくなり、離職率の低下や組織のパフォーマンス向上にもつながります。

マイナンバー管理や法令対応支援

マイナンバー制度や改正労基法への対応も、社員管理システムが果たす重要な役割の一つです。従業員ごとのマイナンバー情報や扶養控除情報など、取り扱いに注意が必要なデータを、アクセス制限・暗号化された形式で厳重に管理できます。

また、法改正時にもシステム側が自動でアップデートされる機能があるため、企業としてのコンプライアンス対応もスムーズに行うことができます。

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社員管理システム導入のメリット

社員管理システムの導入は、単なる業務効率化にとどまらず、企業全体の人的資源戦略やリスク管理にも大きなインパクトをもたらします。ここでは、代表的な4つのメリットについて解説します。

情報管理の効率化とミス防止

社員情報がバラバラに管理されていると、更新のたびに複数のファイルや部署間で情報を確認し合う必要が生じ、転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーが発生しがちです。

社員管理システムでは、すべての社員情報を一元的に集約・管理できるため、情報の重複入力が不要になり、ミスの温床を根本から断つことができます。情報の変更履歴がログとして残るため、「いつ・誰が・何を変更したか」の追跡も可能です。

業務負担の軽減とコスト削減

社員管理システムの導入により、勤怠データの収集や給与明細の発行、社会保険の届出といったルーティン作業が自動化されることで、担当者の手間が大幅に軽減されます。

手作業に伴う二重チェックやエラー修正の必要も減少し、結果的に工数と時間を削減可能です。限られた人員で多くの業務をこなさなければならない中小企業にとっては、特に大きなメリットとなるでしょう。

セキュリティ強化とリスク管理

社員管理システムには、アクセス権限の制御、データの暗号化、操作ログの記録など、セキュリティ機能が標準で搭載されています。これにより、情報漏洩や不正アクセスといった重大なインシデントのリスクを事前に回避することが可能です。

また、マイナンバーなどの特定個人情報を安全に管理する機能を備えた製品も多く、法令順守の観点からも安心して活用できます。昨今のサイバーリスクへの対応としても、社内での紙・エクセル管理よりはるかに安全性が高いと言えるでしょう。

データ分析による戦略的人事施策の推進

社員管理システムは、蓄積されたデータを「見える化」し、戦略的に活用できるという点でも強力な武器になります。過去の離職者の傾向を分析することで、定着率改善の施策を検討したり、スキルや評価履歴に基づいて人材配置を最適化したりと、データドリブンな意思決定が可能です。

さらに、研修履歴や目標達成状況なども可視化されていれば、人材育成計画や評価制度のブラッシュアップにもつながります。

社員管理システムの選び方

社員管理システムを導入する際には、単に多機能であることよりも、自社の業務にフィットするかどうかを重視することが大切です。ここでは選定時に確認すべき4つのポイントを紹介します。

自社の業務規模・課題に合ったシステムを選ぶ

まず重要なのは、自社の規模や人事課題に適したシステムを選ぶことです。従業員数が少ない中小企業であれば、基本機能に絞ったシンプルな構成でも十分対応できます。

一方、大企業や多拠点展開をしている場合には、複数部門間の情報連携や権限管理機能が求められます。自社の現状と将来像を照らし合わせ、必要な機能・対応範囲を明確にしましょう。

セキュリティ・法令対応機能を重視する

社員情報は極めて機密性が高く、万一情報漏洩が起これば、企業の信頼は一瞬で失われかねません。そのため、データ暗号化、アクセス権限の管理、操作ログの取得といった基本的なセキュリティ機能は必須です。

また、法改正が頻繁に行われる昨今、システム側が素早くアップデートされる仕組みが整っているかも重要な判断材料となります。

サポート体制・拡張性をチェックする

導入後に何らかのトラブルが発生することは避けられません。そうした場面で迅速かつ丁寧に対応してくれるサポート体制が整っているかどうかは、安定運用の鍵を握ります。

また、事業の成長に合わせて機能追加やユーザー数の拡張ができる柔軟性も見逃せません。将来的な拡張余地を見越した選定が賢明です。

他システムとの連携性・使いやすさを確認する

給与計算や会計、勤怠管理など他の社内システムと連携できるかどうかも、日々の業務効率に直結する重要なポイントです。データの一元管理や二重入力の回避が可能になれば、大きな工数削減が期待できます。

また、操作性が悪ければ現場への定着も進まないため、実際の画面レイアウトや入力のしやすさも確認しておきましょう。

社員管理システム導入を成功させるポイント

社員管理システムの導入は、単なるツールの置き換えではなく、企業の業務フローや組織文化に変化をもたらすプロジェクトです。

失敗を避け、導入効果を最大限に引き出すためには、事前準備から運用まで一貫したマネジメントが求められます。

導入前に業務プロセスを整理する

まず必要なのは、現状の業務フローを可視化し、どこに無駄や非効率があるかを明確にすることです。

二重入力が常態化していたり、特定の担当者に処理が集中しているような課題があれば、システム導入のタイミングで業務プロセスそのものを再設計する好機となります。導入後に混乱を起こさないためにも、現場目線での実態把握と再構築が不可欠です。

部門間での連携・巻き込みを意識する

社員管理は人事・労務部門だけで完結する業務ではありません。給与や勤怠が関わる経理部門、セキュリティやシステム管理を担う情報部門、場合によっては経営層の意思決定も影響します。

そのため、システム導入は関係各部門を巻き込んだプロジェクト体制で進めることが重要です。

導入後の定着支援・教育プランを準備する

システムを導入したからといって、すぐに現場で活用されるとは限りません。とくに新しいUIや操作手順に対する不安や混乱は、想像以上に大きな障壁になります。

操作マニュアルの整備や初期研修の実施、相談窓口の設置といった「定着支援施策」をあらかじめ準備しておくことは、その意味で非常に重要です。

継続的な運用改善を行う

導入して終わりではなく、導入後の活用状況を定期的にレビューすることが欠かせません。実際の運用の中で発見された課題や改善点をもとに、業務フローの微調整や機能の拡張、マニュアルの更新など、PDCAサイクルを回していくことで、システムの効果を長期的に維持できます。

法令改正や組織変更があった際には、システム対応と運用変更をセットで見直す姿勢が重要です。

社員管理システムの導入で業務のDXを

社員管理システムの導入は、単なる業務の効率化にとどまらず、人事・労務分野における真のDXを実現する第一歩です。情報の一元化と自動化により、ミスや作業負担を削減しつつ、戦略的な人材活用も可能になります。

月額制の労務管理代行サービス「まるごと労務」を活用すれば、システム運用や法令対応の実務も安心して任せることができ、自社のリソースをコア業務に集中させることが可能です。

システム移行に伴う、短期での利用にも対応していますので、効率化を検討の際にはお気軽にご相談ください。

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