勤怠管理データの分析とは？3つのメリット＆活用法を徹底解説

勤怠管理データの分析は、労務管理の精度を高めるために重要です。適切な労働時間の管理や法令遵守を徹底するには、正確なデータの把握が欠かせません。

本記事では、勤怠管理データの基礎から分析の重要性、活用方法までをわかりやすく解説します。データを利用することで、業務の効率化や職場環境の改善につながり、より働きやすい環境が整います。

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勤怠管理データの基本知識

勤怠データの主な項目と記録管理のポイントについて解説します。

勤怠管理データとは？主な項目内容

勤怠管理データとは、従業員の出勤・退勤時間、労働時間、残業時間、休憩時間、休暇取得状況などを記録したものです。従業員の残業時間を正しく把握することで、過重労働を防ぐ対策が取れます。

また、休暇取得データを分析すれば、有給休暇の取得状況を把握し、適切な取得を促す施策につなげられます。正確な勤怠データを記録・管理することで、労務環境の整備が進み、働き方の改善や生産性の向上にもつながります。

勤怠データの記録方法と管理のポイント

勤怠データは、タイムカードやICカード、勤怠管理システムを使って記録されます。ICカードを使った出勤管理では、不正を防ぎながら、正確なデータを残せます。記録したデータは、法律で決められた期間、保管しなければなりません。管理が不十分だと、未払い残業などのトラブルが起こることがあります。

Excelで勤怠データを管理している企業もありますが、手作業が多いため、データの集計や分析がしづらいのが実情です。正しく集計するには、勤怠管理システムを導入するほうが効率的です。リアルタイムで労働時間を可視化できるシステムを活用すれば、過重労働の防止にもつながります。

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勤怠管理データを分析する3つのメリット

勤怠データを分析すると、以下の3つのメリットがあります。

• 法律違反を防ぎトラブルを回避
• 働きやすい環境をつくり人材流出を防ぐ
• 人員配置を見直しコストを最適化

法律違反を防ぎトラブルを回避

勤怠データを正しく分析することで、労働基準法や36協定の違反を防げます。従業員の残業時間が上限を超えていることが分かれば、早めに対策を講じることができます。また、未払い残業のリスクを減らすことで、従業員とのトラブルを避けることも可能です。適切な労働時間の管理は、企業の信頼を高め、対外的な評価にも良い影響を与えます。

働きやすい環境をつくり人材流出を防ぐ

勤怠データを分析すると、長時間労働の削減や休暇取得の実態を把握できます。特定の部署で有給休暇の取得率が低い場合、業務量の調整や制度の見直しが必要かもしれません。労働環境が改善されれば、従業員の満足度が上がり、離職率の低下につながります。快適な職場環境を整えることは、優秀な人材の定着だけでなく、企業の成長にも直結します。

人員配置を見直しコストを最適化

勤怠データを活用すれば、業務負担の偏りが明確になります。特定の時間帯に業務が集中し、従業員の負担が大きくなっている場合は、シフトの調整が必要です。データに基づいた適正な人員配置を行えば、不必要な残業を削減でき、人件費の最適化が可能になります。無駄なコストを抑えながら、業務の効率を高めることで、企業全体の生産性向上につながるでしょう。

勤怠管理データを分析するために必要なこと

勤怠管理データを正しく分析するには、正確な情報を集め、労働時間や休暇を整理することが大切です。

正確な勤怠データを集めて信頼できる情報にする

勤怠データを分析するには、まず信頼できるデータを確保しなければなりません。手書きの記録は、記入ミスや申請漏れが発生しやすく、集計時の混乱を招く原因となります。そのため、ICカードや顔認証システムなどを活用し、客観的な記録方法を取り入れることが大切です。入力ミスを減らし、修正作業の負担を軽減するためにも、データの管理ルールを明確に定めましょう。

また、異なるフォーマットが混在しないよう統一し、定期的にデータの整合性を確認することで、正確な情報の維持につながります。

残業時間のデータを整理して長時間労働を見つける

長時間労働の実態を把握するには、従業員や部署ごとの残業データを整理することが欠かせません。特定の部署で残業時間が極端に多い場合、業務負担の偏りが発生している可能性があります。残業の推移を週単位や月単位で可視化し、業務が集中するタイミングを把握することで、適切な対策を講じることができます。

また、残業の申請ルールを明確にし、管理者が承認する仕組みを整えることで、サービス残業の発生を防ぎ、適正な労働時間管理につなげることができます。

休暇の取得状況を見える化して管理する

勤怠データを分析すると、有給休暇の取得状況を把握しやすくなります。一部の従業員が長期間休みを取れていない場合、業務量が過剰になっている可能性があり、早めの対策が求められます。休暇取得率が低い部署では、申請しにくい雰囲気があるかもしれません。

申請・承認のフローを明確にし、管理者と従業員がルールを理解することで、休暇を取得しやすい環境を整えることができます。取得状況を定期的に確認し、必要に応じて業務の見直しを行うことも重要です。

乖離時間の原因を調べて勤務時間のズレをなくす

実際の勤務時間と打刻データが一致しないケースもあります。例えば、定時退勤と記録されていても、従業員がその後も仕事を続けている場合、未払い残業の原因になりかねません。こうしたズレを防ぐには、業務システムの使用履歴や入退室記録を活用し、実際の労働時間と照合することが有効です。

また、単なる打刻忘れや記録ミスの場合は、定期的に確認し、修正のルールを明確にすることで問題を解決できます。

シフトデータを整理し勤務パターンを作成する

効率的なシフトを組むには、過去の勤怠データを活用し、業務の繁閑に応じて人員を調整することが大切です。特定の曜日や時間帯に業務が集中する場合、その時間に人員を増やせば、従業員の負担を軽減できます。繁忙期と閑散期のパターンを把握し、無駄な人件費を抑えながら適切なシフト管理を行うことも重要です。

さらに、急な欠勤にも柔軟に対応できるよう、シフト変更のルールを明確にし、業務が滞らない仕組みを整えましょう。

勤怠管理データを分析する必要性

勤怠管理データを正しく分析しないと、労働環境の悪化や法的リスクにつながります。労働時間の把握や給与計算の精度を高めることで、トラブルを防ぎ、働きやすい環境を維持できるでしょう。

正確な労働時間を把握する

労働時間の記録ミスは、給与計算の誤りや労務トラブルの原因になります。例えば、タイムカードの打刻ミスが多いと、実際の労働時間が正しく記録されず、残業代が適切に支払われない恐れがあります。また、遅刻や早退の申告漏れがあると、一部の従業員に業務負担が偏り、不公平感を生む要因にもなります。

さらに、勤怠データの管理が不十分だと、労働基準監督署の調査で長時間労働の実態を証明できず、是正勧告や指導の対象となる可能性があります。こうしたリスクを防ぐには、リアルタイムで勤怠データを記録し、定期的に確認する仕組みを整えることが重要です。

勤怠管理を効率化する

勤怠管理を効率化しないと、作業が煩雑になり、ミスや遅延のリスクが高まります。手書きの出勤簿やExcelでの手動入力を続けると、記録ミスが発生しやすく、給与支払いの遅れにつながることもあるでしょう。

また、部署ごとに異なるフォーマットを使用している場合、全社的な勤怠状況を把握しにくくなります。データの集計に時間がかかると、休暇申請の承認が遅れたり、人員配置の判断が後手に回ったりすることも考えられます。管理者の業務が圧迫されると、他の重要な業務にも影響が及ぶでしょう。

こうしたリスクを避けるためにも、勤怠管理システムを導入し、リアルタイムで正確なデータを把握できる環境を整えることが求められます。

給与計算の正確性を保つ

勤怠データが不正確だと、給与計算時に誤差が生じ、未払い給与や過払いのトラブルにつながる可能性があります。勤務データの記録ミスによって休日出勤の回数が少なく計上され、特別手当の支払い漏れが発生するケースも考えられます。深夜勤務の記録が正しく反映されず、本来支払うべき深夜割増賃金が抜け落ちると、従業員からの苦情につながります。

さらに、残業代の計算ミスが続くと、従業員との信頼関係が損なわれ、法的トラブルに発展するリスクもあります。

正確なデータをもとに給与計算システムと連携することで、誤差を防ぎ、企業の管理負担を軽減できます。給与の不備が続けば、従業員のモチベーション低下を招くため、勤怠データの精度を維持することが欠かせません。

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勤怠管理データ分析を活用して働きやすい環境をつくろう

勤怠管理データの正確な分析と活用は、労務管理を円滑に進めるうえで欠かせません。労働時間や休暇の状況を把握し、適切な対策を講じることで、働きやすい環境を整えることができます。

しかし、日々の業務に追われ、データの管理や分析が後回しになりがちです。勤怠管理に課題を感じている方は、「まるごと労務」にお気軽にご相談ください。

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