勤怠管理をアウトソーシング（代行）するには？業務内容やメリットを徹底解説！

働き方が多様化していることや、労務の人材が不足していることもあり、多くの企業が勤怠管理業務のアウトソーシング化（代行）を進めています。

勤怠管理はアウトソーシングと相性が良いため、引き継ぎの負荷をあまりかけることなく導入できますが、うまく活用するためには業務内容やメリットを把握しなければなりません。

本記事では勤怠管理のアウトソーシング（代行）を成功させるために必要な、メリットや勤怠管理代行業務の内容について解説します。

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勤怠管理業務はアウトソーシングと相性が良い

勤怠管理は企業や組織の従業員が適切な環境で働けるために、出勤・退勤や労働時間、休暇、残業などの勤務状況を記録・管理する業務です。

勤怠管理はどの企業でも業務内容が共通しているという特性を有しているので、アウトソーシングしやすい業務と言えます。

特にベンチャー・スタートアップ企業は、コア業務にどれだけ従業員のリソースを割けるかが事業規模を成長させる鍵となるため、アウトソーシング化を通して勤怠管理を効率化することが重要だといえるでしょう。

アウトソーシングで代行できる勤怠管理業務一覧

自社のニーズに沿ったアウトソーシングサービスを選ぶためには、代行できるサービス内容を把握することが大切です。

ここでは、アウトソーシングで代行できる勤怠管理業務の一覧を解説します。

従業員の勤怠管理

従業員の勤怠管理は、出勤・退勤の時間を記録して、労働時間を管理する業務です。

労働基準法などの法令による規制を無視してしまうと、行政から社会的責任を追及されることもあるため、出退勤時刻の集計や労働時間の計算をミスなく実施する必要があります。

また、働き方の多様化や企業におけるコンプライアンスの重視の傾向が年々増しているため、勤怠管理業務の重要性はますます高まっています。

有給休暇管理

有給休暇管理は従業員に付与される有給休暇の日数を適切に把握・管理し、取得状況を記録する業務です。

有給休暇付与を怠ってしまうと、違反者1人につき30万円以下の罰金を支払うペナルティが発生します。

また、年間10日以上の有給休暇が付与されている従業員に対して、年次休暇を付与した日から1年以内に、5日間以上の有給休暇を取得させる義務があります。

違反した場合は違反者1人につき30万円以下のペナルティが発生するので、有給休暇取得義務を満たしているかどうかの確認も重要です。

従業員からの問い合わせ対応

ほとんどのアウトソーシングサービスは、勤怠に関する従業員からの質問や問題に対応してくれるサービスを展開しています。

直接問い合わせられることで、即座にトラブルに対応できるため、安心して勤怠管理業務を進められます。

勤怠管理システムの導入と運用支援

アウトソーシングサービスによっては、勤怠管理システムの導入と運用支援を展開しているケースもあります。

勤怠管理システムを初めて導入する企業やITや運用に関するノウハウがない企業でも、サポートを活用することでシステム導入の効果を高められるので、勤怠管理の効率化に成功できます。

その他の労務業務を依頼したい場合は、下記記事をご参照ください。

人事労務代行（アウトソーシング）サービスのおすすめ17選！依頼できる業務や選び方のポイントを紹介 人事労務代行とは、企業の人事・労務業務を外部に委託するサービスです。労務担当者の急な退職や、管理部門の人数が少なく業務改善に着手できていない場合など、様々なシーンでの利用が広がっています。組織運営を支える重要な労務業務を […]

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勤怠管理をアウトソーシングするメリット3選

アウトソーシングサービス導入により得られるメリットを理解し、自社の状況を踏まえて導入するか判断しましょう。

ここでは、勤怠管理をアウトソーシングするメリットを3つ紹介します。

1.業務の属人化を防げる

勤怠管理などのバックオフィス業務は少数精鋭で対応することが多いため、業務がブラックボックス化しやすい傾向があります。業務が属人化してしまうと、退職や休職時にカバーが効きにくくなってしまうので、健全な経営体制を築くのは難しいでしょう。

業務を適切にアウトソーシングすることは、業務の属人化を防ぐだけでなく、業務効率化や担当者が突然退職するリスクにも備えられるため、健全な経営体制をサポートしてくれます。

2.法改正にも対応できる

アウトソーシングサービスのスタッフは、勤怠管理に関する専門知識を持っているため、法令改正に伴う対応も安心して任せられます。

そのため、自社で専門知識がある人材を確保しなくても、法令改正に関する心配をする必要がありません。

法令改正に対応できないと、行政からペナルティーを課せられてしまう恐れがあるため、専門知識がある人材の確保が難しい企業は、導入を検討してみることをおすすめします。

3.コスト軽減につながる

勤怠管理をアウトソーシングすることで、社内で勤怠管理業務に対応する必要がなくなるため、人件費を削減できるメリットが得られます。

人件費だけでなく、設備費や業務スペースも削減できるので、大幅に企業のランニングコストを削減することにもつながります。

さらに人手不足の解消にも効果があるので、人材が確保しにくい中小企業にとっては特に恩恵が大きいメリットだといえるでしょう。

勤怠管理をアウトソーシングするデメリット3選

運用方法によっては企業にデメリットを及ぼすことがあるため、勤怠管理のアウトソーシングを成功させるには、事前にデメリットを把握して対策を講じることが大切です。

ここでは、勤怠管理をアウトソーシングするデメリットを3つ紹介します。

1.ランニングコストがかかる

勤怠管理をアウトソーシングするためには、外注費用が発生してしまいます。

外注費用によっては自社で勤怠管理に対応するよりも、ランニングコストがかかってしまうこともあるので注意が必要です。

自社の課題を解決するサービスを選択し、無駄なコストがないかどうかを定期的に確認するように心がけましょう。

2.情報漏洩のリスクがある

アウトソーシングサービスのセキュリティ対策に不備があると、サイバー攻撃や内部不正によって情報漏洩することも考えられます。

情報漏洩が発生した場合、個人情報保護法やGDPR（EU一般データ保護規則）などの法令に違反してしまう可能性があり、多額の罰金や訴訟問題につながりかねません。

アウトソーシングを依頼する前には、事前にセキュリティ対策を充分に実施しているかを、公式サイトや資料で確認するようにしましょう。

3.自社にノウハウが蓄積されない

アウトソーシングすると作業を自社で対応する必要がなくなるため、自社にノウハウが蓄積されにくくなってしまいます。

ノウハウが蓄積されないと、将来的に社内で労務業務を引き受ける際に、適切な対応が難しくなるリスクが発生してしまうので注意が必要です。

将来的な引き継ぎの際にはどのような流れになるのか、事前に確認しておくと良いでしょう。

勤怠管理のアウトソーシング先を選ぶ3つのポイント

ここでは、勤怠管理のアウトソーシング先を選ぶポイントを3つ紹介します。

以下のポイントを押さえると、自社の状況に合った最適なサービスを選びやすくなるため、多くのサービスを比較する場合には参考にしてみてください。

セキュリティが徹底されているか

秘匿性の高い情報を取り扱うため、情報漏洩のリスクを下げるためにも、情報管理体制を確認することが重要です。

企業や団体が個人情報を適切に取り扱っていることを、第三者機関が認定した証である「Pマーク」を保持している企業は、セキュリティ対策が万全であることの判断材料にできるので、公式サイトなどでチェックしてみると良いでしょう。

事前にアウトソーシングしたい業務を明確にする

アウトソーシングしたい業務を明確化することで、費用対効果の高いプランを選択できます。

アウトソーシングのサービスにはマニュアルに沿ってタスクを遂行するというプランと、業務改善やシステム活用の提案まで行ってくれるプランがあり、自社の状況に応じて適切なプランを選択することが大切です。

なお、タスクを遂行するプランの場合、依頼時にはマニュアルが必要な場合があります。依頼するためのマニュアル作成や業務管理に労力が発生する場合もあるため、注意が必要です。

対応するスタッフや連携方法を確認する

アウトソーシングをうまく運用するためには、スタッフとのコミュニケーションの取りやすさが重要です。

労務経験があるメンバーが対応するのか確認するのはもちろん、コミュニケーションの頻度・方法などを確認し、スムーズに連携が取れるかチェックしてみることをおすすめします。

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【勤怠管理業務に対応してくれる】おすすめのアウトソーシングサービス5選

ここでは、勤怠管理業務に対応してくれる、おすすめのアウトソーシングサービスを5つ紹介します。

サービスによって特徴が異なるので、ぜひ参考にしてみてください。

まるごと労務

まるごと労務は、勤怠管理などの労務業務の業務フロー設計から実務・改善まで、総合的な業務サポートを実施してくれるアウトソーシングサービスです。

1ヶ月ごとの契約更新で対応してくれるうえに、システム導入も支援してくれるため、アウトソーシングの運用経験のない、ベンチャー・スタートアップ企業でも安心して活用できます。

口コミ

管理部門の社員は実質ゼロの状態でしたが、サービスを導入してから、法令対応含めた労務で必要な手続きが、着実に回っていると感じました。（システム系会社）

Bricks&UK 人事労務アウトソーシング

Bricks&UK 人事労務アウトソーシングは、勤怠管理などの一般的な業務内容のみならず、人事制度設計や採用計画まで対応するアウトソーシングサービスです。

休暇申請書類の案内まで対応してくれるので、さまざまな労力を削減できるでしょう。

口コミ

社内で処理していた時は常に作業に追われていましたが、サービスを導入してからは、仕事に余裕が生まれコア業務に集中できるようになりました。（飲食店経営）

StepBase

StepBaseは、月に30時間から必要なタイミングで必要な分だけ、バックオフィスサービスを依頼できるオンラインアシスタントサービスです。

業務繁忙期や急な欠員時などにも活用できるため、スポットで活用したい企業におすすめです。

口コミ

公式サイト等で口コミ情報が確認できませんでした。気になる方は公式ホームページからお問い合わせしてみると良いでしょう。

Remoba労務

Remoba労務は、クラウドサービスに精通したオンラインワーカーがバックオフィス関連の悩みを解決してくれるアウトソーシングサービスです。

勤怠管理を独自マニュアルや管理ツールで可視化してくれるので、属人化を防止しながら業務効率化を図れます。

口コミ

ちょっとしたことでもすぐに頼むことができ、オンラインのみのつながりではあるものの「この人がいれば大丈夫！」という信頼関係を築けています。（マーケティング会社）

HELP YOU

HELP YOUは、月ごとにさまざまな業務を組み合わせて依頼できる、サブスクリプション型のオンラインアウトソーシングサービスです。

勤怠管理業務以外の労務業務も好きに組み合わせて依頼できるため、カスタマイズ性が高いという長所があります。

口コミ

この1年で約4倍のスタッフ数にまで成長できました。このスピードで事業拡大できたのは、サービスで細部の業務をサポートしてくれたおかげです。（医療系システム会社）

勤怠管理をアウトソーシングして経営基盤を盤石にしよう

本記事では勤怠管理のアウトソーシング（代行）を成功させるために必要な、メリットや勤怠管理代行業務の内容について解説しました。

勤怠管理業務のアウトソーシング化は業務の効率化だけでなく、費用の削減など多くのメリットを得られます。

しかし、アウトソーシング化を成功させるためには、事前に自社の業務フローを見直すなど、工夫して運用しなければなりません。

もし、勤怠管理に悩みがあるもしくは、アウトソーシング化をしたいけど運用方法がわからないと悩んでいる経営者がいましたら、多彩なバックオフィス代行サービスを提供している「まるごと労務」に相談してみてはいかがでしょうか。

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