経費精算を効率化するには？経費精算の流れや効率化のメリットも紹介

企業にとって、経費精算は資金の流れを管理する重要な業務です。その一方で、申請や清算の手続きは、担当者だけでなく経費を使用する従業員にとっても大きな負担となっています。日常的に必要な業務だからこそ、経費精算を効率化できれば、企業全体の業務効率向上が期待できるのです。

本記事では経費精算の基本から効率化の方法、メリットまで、経費精算の課題を解決するヒントをまとめました。

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経費精算とは、経費を会社から払い戻す処理

経費精算とは、従業員が業務のために支出した費用を会社が払い戻す一連の処理のことです。出張時の宿泊費や備品の購入費など、事業活動に必要なさまざまな支出が対象となります。

経費精算の主な方法は「実費精算」と「仮払精算」の2種類です。それぞれ業務上の負担や手続きに違いがあります。

各処理方法の主な違いは、以下のとおりです。

• 実費精算
  従業員が自己資金で先に支払い、後から会社に請求して払い戻します。
  一時的に費用を立て替えるので、従業員にとっては経済的な負担となります。
• 仮払精算
  事前に会社から必要な金額を受け取り、使用した後で精算します。
  事前の申請手続きや返金処理など、手続きが煩雑になりがちです。

さらにいずれの方法でも、領収書や申請書の作成・提出、上長の承認、会計や支払い処理などの手続きを踏む必要があります。

経費精算は使用した経費ごとに行わねばならず、手続きが煩雑になるケースも少なくありません。特に月末には清算業務が集中すると、本来の業務に支障が出ることもあるでしょう。

経理清算を効率化することで、転倒者だけでなくすべての従業員が、本来の業務に注力できるのです。

経費精算を効率化するには

採用難による人材不足が深刻化し、業務効率化の重要度が増しています。さらに電子帳簿保存法の改正をはじめとする法整備への対応も求められるなかで、経費精算の適正な効率化は避けて通れない課題です。

ここでは、経費精算を効率化するための方法を見ていきましょう。

関連システムの連携やチェックの自動化を行う

経費精算のシステム導入を行う際には、会計システムとの連携がポイントです。二重入力の手間を省き、データの一貫性を保ちます。

また社内規則に基づいた自動チェック機能を導入すると、申請時の記載ミスや提出不足などのケアレスミスにも対応可能です。ルールに基づく判断をシステムが代行することで、承認プロセスの迅速化にもつながるのです。

さらにワークフロー機能を活用し、申請から承認、決裁までの一連の流れをデジタル化するのもおすすめです。書類の紛失等のリスクが減るだけでなく、承認状況も可視化できます。承認過程が簡略化できれば、精算もスムーズに行えます。

しかし新しいシステムの導入には、初期投資が必要です。従業員への教育や、移行期間中の業務負担増加といった課題も考慮する必要があります。

長期的な業務効率の向上とコスト削減を目指し、計画的な導入を目指しましょう。

法人カードを活用する

経費精算業務を簡略化するには、法人カードの活用も効果的です。個人事業主の場合にはプライベートと事業の支出を明確に区別することで、経費管理が容易になります。日常的な経費清算だけでなく、確定申告等にも役立つ仕組みです。

また企業においても、社員に法人カードを支給するメリットがあります。従業員による立替も、前もって資金を渡す必要もなくなるので、経理清算の手続きや申請が簡略化できるケースも多そうです。さらにカードの利用明細を電子データで取得すれば、会計システムとの連携も容易になります。

ただし法人カードの導入に際しては、セキュリティや管理方法を適切に設定する必要があります。不正利用防止の仕組みなども慎重に検討しましょう。

外部の専門家に業務を委託する

自社内での経費精算の効率化が難しい場合には、アウトソーシングも検討するとよいでしょう。特に中小企業では、限られた人的リソースを本業に集中させるための外部委託は業績向上にもつながります。長期的には、自社で対応するよりもコスパがよくなることもあるでしょう。

「まるごと経理」は、1ヶ月単位で利用できる経理のサブスクリプションサービスです。導入システムの指定もなく、必要に応じて導入支援もしてくれます。マニュアルの作成にも対応しているので、社内に適切な人材が確保できた場合にもノウハウを受け継げます。

またアウトソーシングでは、企業の状況に寄り添うサービスを選定することがポイントです。必要な業務を必要な期間だけ利用でき、振り返りやミーティングを通じて伴走してくれるサービスがおすすめ。「まるごと経理」なら、事業内容が変化したときにも柔軟に対応してくれます。

負担が少なく、間違いのない経費精算の効率化には、プロの力も上手に頼りましょう。

経費精算を効率化する3つのメリット

経費精算の効率化は、事務処理の手間を省くだけではありません。企業全体の業務効率向上や、従業員の働きやすさにも大きく影響します。

ここでは経費精算を効率化することで得られる、主な3つのメリットを見てみましょう。

①経費精算業務の無駄やヒューマンエラーをなくせる

経費精算業務では、複数の確認作業と入力作業が連携しています。手作業での処理が増えるほど、単純な計算ミスや入力ミスといったヒューマンエラーのリスクは高まるもの。システムの導入や効率的な業務手順が確立されれば、ミスは大幅に削減できます。

もちろん業務の標準化と自動化によって作業時間が短縮されれば、経理担当者の負担が軽減し、人材不足の解消にもつながります。限られた人員をより重要な業務に集中させるためにも、業務の効率化は大きな役割を果たすのです。

②従業員が経費を立替えずに済む

従来の経費精算方式では、従業員が自己資金で経費を立て替え、後日会社から払い戻しを受けるというプロセスが一般的でした。業務を見直し、法人カードの活用や仮払い制度の円滑な運用を行うことで、従業員の負担も小さくなります。

従業員にとっては本来の業務に集中できるだけでなく、働きやすさの向上にも寄与する要素です。

働き方改革が進む環境において、こうした従業員への配慮は、企業の魅力を高める要素にもなっています。

③申請や会計手続きの手間が省ける

経費精算の効率化は申請する従業員だけでなく、承認する管理職や処理を担当する経理部門にとってもメリットをもたらします。申請から承認、会計処理までの一連の流れがスムーズになれば、全体の処理時間は大幅に短縮されるからです。

もちろん従業員側では、申請が効率化・簡略化されれば、業務上の手間が省けます。さらに経理担当者は単純な入力作業や確認作業から解放され、より付加価値の高い業務に時間を充てられるのです。

経費精算の効率化を成功させるためのポイント

経費精算の効率化では、適切な計画が重要です。システムの導入だけでは、十分な効果が得られないこともあります。経費精算の効率化を成功させるためのポイントは、以下のとおりです。

• 自社にとって、適切なシステムを選定する
• 担当者研修などの支援を行う

経費精算システムを選定する際は、まず自社の業務規模や特性に合った機能を持つシステムを選ぶことが重要です。機能が多すぎて使いこなせないシステムや、逆に必要な機能が不足しているシステムでは、効率化の効果が限定的になります。さらに予算に関しては、初期費用だけでなく、運用コストも含めた総合的なコストも考慮しましょう。

既存の会計システムや人事システムとの連携が可能かどうかもチェックが必要です。導入後のサポート体制や法改正への対応もチェックしてください。

また新しいシステムやワークフローを導入する際には、担当者への十分な研修や支援も不可欠です。必要に応じて継続的なフォローアップを行い、スムーズな導入を図りましょう。

こうした対応が難しい場合には、アウトソーシングの活用も有益です。業務効率の見直しをする余裕がない場合には、専門家の手を借りましょう。

まとめ

経費精算の効率化では、以下の3つがポイントです。

1. 経費精算の効率化は、企業にとっても従業員にとってもメリットが多い
2. 関連システムの連携や法人カードの活用のほか、外部委託も有効
3. 成功させるためには、適したシステムの採用や担当者への支援がポイント

経費精算の効率化は、企業課題の解決につながる重要な取組です。業務の無駄やミスを削減できるだけでなく、従業員の経済的負担を軽減し、全社的な業務効率の向上も期待できます。

効率化を実現するためには、関連システムの連携や自動化の推進や法人カードの活用、外部への委託などが有効です。経験豊富な専門家のサポートを受けることで、スムーズかつ効果的な効率化が実現できます。

自社に適した方法を取り入れ、担当の従業員へは十分な支援を行いましょう。

経費精算の効率化は、計画的に進めることで確実な成果を上げることができます。自社の状況にあわせたやり方で、経費精算業務の効率化を目指してください。

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