業務上のリソース不足を素早く補うための手段として、注目を集めるのが秘書代行です。普通に人材を獲得するよりも、スピーディかつ確実なパフォーマンスの改善が期待できます。

この記事では、秘書代行サービスを利用するメリットを解説します。

厳選した8社を紹介！
労務代行サービス比較表

労務代行サービスの活用の基本を解説。8社のサービスが一気に比較できます！

ダウンロードはこちらから！

秘書代行とは

秘書代行とは、企業の秘書業務を外部の専門サービスに委託することを指します。

秘書業務にはスケジュール管理や会議の設定など、多岐にわたるタスクが含まれますが、これらを社内で行う代わりに、外部のプロフェッショナルに依頼する形態です。

近年増えているのが、オンラインの秘書代行サービスです。リモートで業務を行うケースが多く、従来のオンサイト秘書とは異なり、オンラインでのやり取りを中心に業務が進行します。

秘書代行サービスは、経営者や管理職が本来注力すべきコア業務に集中できる環境を整えるためのサポートとしても機能します。ITサービスの多様化に伴い、チャットツールや専用アプリを活用して、より迅速かつ円滑なコミュニケーションが可能になってきました。

中小企業やスタートアップにとっても、柔軟に活用できるサービスとして注目されています。

秘書代行に依頼できる業務の詳細

秘書代行サービスを利用することで、多くの業務を専門家に任せられるようになります。以下の業務は、代行可能な業務の主な例です。

電話対応

顧客や取引先からの電話応対、メッセージの伝達、必要に応じた取次ぎなどを行います。社内スタッフのコミュニケーション負担を軽減し、業務効率を向上させます。

メールやチャットの対応

電話だけでなく、日々のメールやチャットでの問い合わせ対応、情報整理、返信業務を代行可能です。日々の業務効率化に加え、迅速な対応に伴う顧客満足度の向上が期待できます。

スケジュール管理

会議や打ち合わせの予定調整、カレンダー管理、リマインダー設定などをサポートし、重要な予定の漏れや重複を防ぎます。

会議サポート

会議の実施に伴う準備、議事録の作成、参加者との調整などを行い、スムーズな会議運営をサポートします。

アナリティクス・リサーチ

市場調査、競合分析、必要な情報の収集などを行い、経営判断や戦略立案に必要なデータを提供します。専門性を有した会社であれば、専門知識のある担当者のもとで秘書代行の一環として対応可能です。

データ入力

各種データの入力、整理、管理を代行し、正確で効率的なデータ処理を実現します。データ入力は負担が大きく、ヒューマンエラーが起こりやすい分野ですが、秘書代行によってこの問題を解決できるでしょう。

資料作成

報告書、プレゼンテーション資料、提案書などの作成をサポートし、プロフェッショナルなドキュメント作成を支援します。ドキュメント作成もスキルの差が現れやすいタスクである一方、秘書代行サービスならそのギャップを埋められます。

その他のサポート業務

出張手配、経費精算、翻訳業務、各種手続きの代行など、企業のニーズに合わせた幅広い業務をサポートします。

秘書代行サービス利用のメリット

秘書代行サービスは、以下の観点から優れたメリットが期待できる取り組みです。

コスト削減

秘書代行サービスを利用する最大のメリットは、コスト削減です。正社員を雇用する場合には、給与だけでなく、社会保険料、福利厚生費、採用コストといった多額の費用がかかります。一方で、秘書代行サービスなら、必要な業務だけを依頼できるため、時間単位やプロジェクト単位での契約が可能となり、これらのコストを大幅に削減することが可能です。

業務の効率化

業務の効率化も挙げられます。秘書代行スタッフは、秘書業務に関する高い専門スキルを持ち、経験も豊富です。そのため、質の高いアウトプットを提供でき、結果的に経営者や社員が本来注力すべきコア業務に集中することを可能にします。この業務分担の最適化により、企業全体の生産性が向上するでしょう。

さらに、秘書代行サービスは柔軟性の高さも特徴です。業務量の増減やビジネスの変化に応じて、契約内容を柔軟に調整することが可能で、急成長する企業やスタートアップにとって非常に有用です。

柔軟性の向上

対応時間の柔軟性も見逃せないポイントです。多くのサービスでは、時間外や休日の対応も可能なため、緊急の依頼や突然の変更にも迅速に対応できます。特に多忙な経営者や、限られたリソースで業務を進める必要がある企業にとって、非常に頼もしいサービスとなるでしょう。

秘書代行サービス利用のデメリット

秘書代行サービスの利用に際しては、注意すべきデメリットもあります。その一つがコミュニケーションコストの増加です。

秘書代行サービスの外部スタッフと連携を取る場合、業務内容や進行状況を細かく伝える必要があります。そのため場合によっては、社内で対応する以上の工数が発生することを想定しておくべきでしょう。

また、業務がフロー化されていない場合、タスクの属人化が問題となることも考えられます。例えば特定の業務を一人の秘書代行スタッフに依頼し続けると、後任者への引き継ぎがスムーズに進まない等のリスクがあります。

加えて、セキュリティリスクも考慮する必要があります。機密情報を扱う業務を外部に委託する際には、情報漏えいを防ぐための対策が必須と言えます。

秘書代行サービスの利用に適した企業は？

秘書代行サービスの利用に適しているのは、業務量の変動が起こりやすい企業、あるいは人の出入りや業務内容の変化が起こりやすい企業です。

急成長している企業では、人手不足によりバックオフィス業務が滞りがちです。これを怠ると法的なトラブルや会社の信用失墜、サービス低下などが懸念されますが、秘書代行サービスを活用することで、スムーズに業務を進めることができます。

また、小規模企業の経営者にとってもメリットがあります。多くの人を確保する必要がなく、限られたリソースで最大限の成果を出せる環境につながるからです。そのため、コア業務以外のタスクを外部に委託することが効果的です。

さらに、国際的な取引を行う企業や多言語対応が必要な場合にも、秘書代行サービスが役立ちます。グローバル人材の確保や環境の整備を速やかに実現したいという際に活躍するでしょう。

バックオフィス代行と秘書代行のどちらを選ぶべき？

秘書代行サービスを利用するべきか、それともバックオフィス代行を選ぶべきかの判断に際し参考にしたいのが、各企業の課題やニーズです。

秘書代行サービスは、主に経営者や幹部のサポートに特化しており、スケジュール管理や会議の設定など、ピンポイントで必要なサポートを提供します。一方、バックオフィス代行は、経理、人事、総務など、企業全体の運営を支える業務をカバーしている点が特徴です。

日々の業務を効率化しつつ、経営者がコア業務に集中できる環境を整えたいのであれば、秘書代行サービスの利用をおすすめします。

一方、企業の運営全般を包括的にサポートし、より広範囲の業務をアウトソーシングしたい場合は、バックオフィス代行を検討すべきです。サービスによってできることや得意としている領域が変化することを踏まえたサービス選びを進めましょう。

特に、人員が少なく多岐にわたる業務をこなさなければならない企業にとっては、バックオフィス代行サービスが適している場合が多いです。現在のニーズに合わせて、利用するサービスを変えていくような使い方でも良いかもしれません。

まとめ

この記事では、秘書代行サービスとはどのようなものか、利用によって得られるメリットは何かについて解説しました。

秘書代行サービスは、非常に有用なツールであり、業務効率化やコスト削減に寄与します。人材不足を即座に埋められるだけでなく、育成に必要な負担も大幅に改善できるでしょう。

ただし、コミュニケーションコストや情報管理の課題を抱える場合は、サービスの利用によりリスクをもたらす可能性もあるものです。自社に秘書代行サービスが適しているかどうかは、まず自社で抱えている課題を整理してから検討することで明らかにしておきましょう。

当社の「まるごと労務」では、給与計算や社会保険手続きなどの煩雑な労務業務を、プロが一括で代行しています。最新の法改正に対応した適切なアドバイスも提供し、企業のリスク軽減をサポートできるのが強みです。ぜひ一度ご相談ください。

3分でわかる！
「まるごと労務」の資料を無料でダウンロード

労務を仕組みづくりから実務まで代行！
急な担当者の退職など社内のバックオフィス担当の代わりとして、設計から実務まで伴走支援します

無料で資料をダウンロード！

厳選した8社を紹介！
労務代行サービス比較表

労務代行サービスの活用の基本を解説。8社のサービスが一気に比較できます！

ダウンロードはこちらから！

関連記事：https://marugotoinc.jp/blog/roumu-dx/

労務DX化のポイントをベンチャー・スタートアップ目線で解説！ 人事労務は企業を運営するうえで欠かせない業務になりますが、売り上げにつながるわけではないからリソースを割きたくないと考えている人は多いです。 人手を潤沢に割けないベンチャー・スタートアップにとって、人事労務の作業を余裕を […]

関連記事：https://marugotoinc.jp/blog/roumu-bpo/

人事労務BPOのメリットとは？ベンチャー・スタートアップ向けに徹底解説 ベンチャー・スタートアップは、大企業と比べてバックオフィス業務を行う体制・人員やノウハウが十分でない傾向があります。 そのため、人事労務BPO等のサービスを利用して業務の課題を解決している企業も多いのではないでしょうか。 […]