【労務担当者は必見】労務の効率化ポイントを具体例とともに一挙解説

近年、人材不足の深刻化や法改正への対応などにより労務業務の負荷が増加しています。給与計算や社会保険手続きはミスが許されない業務であり、手作業では負担が大きく、ヒューマンエラーのリスクも高まります。さらに、リモートワークの普及により勤怠管理の複雑化が進み、従来の管理手法では対応が困難になっています。こうした状況の中で、企業が持続的に成長するためには、労務業務の効率化と安定運用が不可欠です。

本記事では労務業務を効率化するポイントを解説します。

労務の効率化ポイントを具体例を交えて解説するのはもちろんのこと、労務業務の概要や非効率なことによって起こり得るリスクについても解説しているので、労務業務を改善したいと考えている担当者や経営者はぜひ最後までご覧ください。

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労務の業務内容を一挙紹介

労務は労働契約や給与の管理、職場の整備など、組織の従業員が事業に専念できるように働く環境を整える管理業務です。

労務が担当する代表的な業務は以下のとおりです。

• 人事情報管理
• 給与計算
• 勤怠管理
• 社会保険手続き
• 福利厚生業務

労務には多種多様な業務があり、対応する業務によって必要な専門知識やツールが異なります。

効率化するポイントも業務内容によって大きく異なるため、労務の効率化を考える際にはどの業務を改善したいか明確にしておくと良いでしょう。

労務業務が煩雑になりやすい理由

リモートワークやフレックスタイム制など働き方が多様化していることもあり、労務業務が年々複雑化しています。

特に勤怠管理業務に複雑化の影響が色濃く現れており、多種多様な働き方を採用している企業では、タイムカードや紙の出勤簿などのアナログなシステムでは管理が難しくなっています。

働き方の多様化に加え、働き方改革に伴う法改正や、社会全体がコンプライアンスを重視する流れが強まっています。これにより、法令や時代の価値観に適応した労務対応が求められるようになっています。

そのため、就業規則や保険手続きの見直しが必要となり、これらの変更に伴って社内のシステムの最適化も求められます。このように、労務業務はその範囲が広がり、さらに煩雑化している企業も少なくありません。

非効率な労務業務が引き起こす3つのリスク

一見売り上げに直結しないように見える労務業務ですが、非効率な業務体制のまま組織が拡大してしまうと、経営にさまざまな影響を及ぼすことも少なくありません。

ここでは非効率な労務業務が引き起こすリスクを3つ解説します。

リスクを把握することで、効率化する労務業務の優先度をスムーズに判断できるようになります。効果の高い効率化施策を実施するためにも、以下のリスクを事前に把握しておくと良いでしょう。

1.退職する従業員が増えてしまう

非効率な労務業務の体制であると勤怠管理や給与計算ミス、対応の遅れなどが発生しやすくなります。

労務業務にミスが多く、働きにくい職場であると会社に対する不信感が生まれ、退職してしまう従業員は多くなる可能性もあります。

多くの従業員が退職してしまうと企業の人手不足化が深刻になってしまうため、経営に大きな悪影響を及ぼしてしまうでしょう。

2.労使トラブルを抱えるリスクが増える

非効率な労務業務体制は、業務にミスが生じやすくなり、労働契約違反を見逃してしまうリスクが高くなります。

業務のミスや管理体制が甘いことが原因で、.労働基準法に違反してしまうと罰金や訴訟問題に発展し、企業の社会的信頼度に傷がついてしまうことも考えられます。

自社の社会的信用度は事業の拡大に大きく影響するので、信用度が低いと企業の成長を妨げる要素になってしまうでしょう。

3.コスト増加と生産性の低下

手作業や重複した業務が多いと、業務効率が悪化し、不要な時間やリソースが費やされます。

その結果、間接的なコスト増加や全体の生産性低下を招いてしまい、企業成長の足かせとなってしまうでしょう。

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労務業務を効率化する方法3選

労務業務を効率化する方法は多種多様であり、業務内容によって最適な方法が異なります。

ここでは、労務業務を効率化する方法を3つ解説します。

具体例も合わせて解説しているので、改善したい業務が明確になっている場合は参考にしてみると良いでしょう。

1.ペーパーレス化する

書類の管理スペースの節約、受け渡しや管理する手間を省けるため、ペーパーレス化を進めることは業務の効率化に有効です。

ペーパーレス化を進めると資料検索や整理も短時間になるので、その他業務の効率化にもつながります。

スマートフォンやPCから勤怠管理ができる勤怠システムの導入や、保険手続きのオンライン化はペーパーレス化として特に有効であり、リモートワークをはじめとするさまざまな働き方にも問題なく対応できます。

2.業務マニュアルを作成する

マニュアル作成には業務の洗い出しが必要であるため、優先順位を決めたり、業務フローをシンプルにする効果が期待できます。

毎月発生する給与計算業務や、利用するサービスごとに対応が決まっている福利厚生業務のマニュアル作成は、業務効率化の効果が特に大きく、業務に対応できるスピードが早くなります。

また、マニュアルの作成は担当者の退職時の対策としても有効であるため、属人化が進んでしまっている業務はあらかじめ作成を進めることをおすすめします。

3.アウトソーシングを活用する

労務業務の中には、法律や社会保険に関する専門知識が必要な業務があるため、労務業務に特化したアウトソーシングを活用することも、業務の効率化に有効です。

特に保険の手続きや就業規則作成には専門のノウハウが必要なため、未経験者が調べながら対応するのではなく、専門のスタッフが対応してくれるアウトソーシングを活用することをおすすめします。

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労務業務を効率化する5つのポイント

業務によって内容や必要なスキルが異なる労務ですが、効率化できるポイントのいくつかは、複数の労務業務にも活用できます。

ここでは多くの労務業務に活用できる、業務を効率化するためのポイントを5つ解説します。

労務業務の効率化は働きやすい職場の実現にもつながるので、コア業務に従業員を専念させたいと考えている方は実践してみてはいかがでしょうか。

1.年間スケジュールを把握する

業務の年間スケジュールを組み立てることで、全体の作業量を把握し、効果的な対策を講じやすくなります。

特に労務は新入社員が入社する4月や、年末調整や税金関連の処理に対応しなければならない12~1月など、どの企業においても繁忙期が共通である傾向が強いです。

年間スケジュールから繫忙期をあらかじめ把握し、繁忙期の1~2ヵ月前から事前準備を実施しておくと、繫忙期でも効率よく業務に対応できます。

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2.業務分担を意識する

多くの業務を一人の社員が担当してしまうと、作業効率が落ちてしまうだけでなく、限られた人しか業務内容がわからなくなってしまい、業務がブラックボックス化してしまいます。

業務のブラックボックス化はミスが発見しにくくなってしまうなど、経営に対するリスクが大きいので、業務分担を適切に実施し、ブラックボックス化を防ぐように人員配置をすると良いでしょう。

3.効率化する流れを整理する

業務を効率化する流れは以下の3ステップに分けられます。

1. 現状を把握する
2. 課題を明確にする
3. 改善のスケジュールを定め、実行する

流れを明確にしておくことで、業務の幅が広い労務業務でも即座に当てはめて行動を促せるため、効率化する施策を実施するサイクルが早くなるでしょう。

4.活用できるツールを把握する

労務に役立つツールは多く展開されているため、そもそもどのようなツールがあるか把握しておくことが大切です。

労務に役立つツールの大まかな種類は以下のとおりです。

• コミュニケーションツール
• プロジェクト管理ツール
• ファイル共有ツール
• 資料共有ツール
• 勤怠管理ツール
• 給与計算ツール
• オンライン手続きツール

ツールの特性を把握するのはもちろん、自社の従業員が扱いきれる難易度であるかどうかも確認しておくことが大切です。

5.アウトソーシングのメリット・デメリットを把握する

業務効率化につながるアウトソーシングをうまく活用するには、メリットとデメリットを事前に把握して、メリットを最大限引き出せるような運用を心がける必要があります。

労務でアウトソーシングを活用するメリットは以下のとおりです。

• 人件費削減につながる
• 専門知識が高い業務にも対応できるようになる
• 業務のブラックボックス化を防げる

労務でアウトソーシングを活用するデメリットは以下のとおりです。

• ランニングコストが発生する
• 情報漏洩のリスクがある
• 自社のノウハウが蓄積されない

上記のメリットとデメリットを考慮して、アウトソーシング化する労務業務を選択すると良いでしょう。

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労務の効率化は企業を成長させる鍵となる

本記事では労務業務を効率化するポイントを解説しました。労務業務を効率化させる方法は複数あり、業務ごとの特性を考慮して方法を選択することが大切です。

労務業務の効率化は、企業の経営基盤を強固にする効果を期待できるので、事業の拡大を考える前に、自社の労務業務体制はどんな状態であるかを見直すと良いでしょう。

もし、労務業務体制に不安を抱えている経営者がいましたら、多彩なバックオフィス代行サービスを提供している「まるごと労務」に相談してみてはいかがでしょうか。

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