【会社側】退職手続きチェックリスト付き｜15項目と実務ポイントを解説

社員の退職手続きは、人事労務担当者にとって非常に煩雑な業務です。社会保険や雇用保険など、各種手続きには期限が定められており、迅速かつ正確な処理が求められます。この記事では、労務担当者が把握すべき退職手続きの流れと、それぞれの手続きが何日以内に行う必要があるかを詳しく解説します。

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会社側の退職手続き全体像とスケジュール

退職に関する実務は、在職中・退職直前・退職後で段階的に発生します。社会保険・雇用保険・税金など、複数の部門が関与するため、全体像を把握したうえで優先順位を明確に設定することが重要です。

以下では、会社側で行う退職手続きの流れや期限、漏れによるリスクについて解説します。

退職手続きの全体フロー

退職処理は「退職前」「退職後」の2段階で進みます。まず退職前には退職届の受理や社内説明、貸与品の回収を行い、退職後には社会保険・雇用保険の資格喪失届を提出します。担当部署と完了期限を明示しておくと、手続きの重複や抜け漏れを防止できるでしょう。

各手続きの法定期限と優先順位

退職手続きの中には、法律で明確な期限が設定されているものがあります。社会保険資格喪失届は退職日翌日から5日以内、雇用保険資格喪失届は10日以内、給与支払報告書の異動届は翌月10日までといった規定です。守らない場合、行政指導や加算金の対象となる恐れがあります。

優先順位の設定例は、以下のとおりです。

• 社会保険・雇用保険などの法定期限がある届出
• 税務処理や源泉徴収票の発行
• 貸与品・社内アカウントの管理作業

法律に基づく期限を最上位とし、社内対応を並行して進める体制を整えることで、全体の流れが安定しやすくなります。最初に一覧表を作成し、期日を部門間で共有すると実務効率が向上します。

手続き漏れが生むリスク

退職処理の遅延や抜け漏れは、金銭的・法的・信頼面の損失につながります。たとえば社会保険喪失届の遅延提出は最大30万円の過料、雇用保険の離職票未交付は行政指導の対象となるため注意しましょう。さらに、退職証明書の未発行や税務処理の遅延が原因で、退職者とのトラブルに発展する事例も存在します。

<具体的な影響例>

• 雇用保険の手続きが遅れ、退職者の失業給付申請が遅延
• 社会保険料の徴収誤りにより、企業が追納を求められる
• 退職金課税の処理ミスで税務調査の対象となる

上記のリスクを防ぐには、退職スケジュールの可視化や担当者の複数チェック、電子申請の活用が効果的です。

会社側の退職手続きチェックリスト15項目

社員の退職手続きに必要な13項目は以下の通りです。それぞれに定められた手続き期限がありますのでご確認ください。

【会社側で行う退職手続きチェックリスト15】

会社の退職手続き｜退職日までにやるべき7項目

まず最初に、退職日までに行うべき7つの手続きを紹介します。

退職届の受理

労働者の権利として、民法627条に基づき、退職は原則として退職日の2週間前までに届け出ることで成立します。ただし、多くの企業では就業規則で1カ月前など、より早いタイミングで退職届提出を求めていることが一般的です。退職届を受理したら、速やかに退職日を確認し、必要な手続きを進めましょう。

退職の手続き説明

退職手続きを進めるにあたり、退職日までに退職者の意思を正確に確認します。以下の項目について丁寧に確認を行いましょう。

健康保険証の回収

退職日までに、健康保険証の回収を行います。退職者本人のものだけでなく、扶養家族分の保険証も含めて回収しましょう。「健康保険・厚生年金保険資格喪失届」を提出する際には、回収した保険証を添付する必要があるため、確実に回収する必要があります。

貸与品（パソコン、社員証、名刺、入館証）の回収

貸与品の回収も退職日までに行い、貸与リストと照合して漏れがないか確認しましょう。これは顧客情報や個人情報の漏洩、セキュリティリスクの防止にも役立ちます。退職者には、情報の持ち出しが法的問題を引き起こす可能性があることを明確に伝えることが重要です。また、社内で使用しているメール、クラウドストレージ、プロジェクト管理ツール、顧客管理システムなどについては、IT部門と連携し、退職後すみやかにアクセス権限を削除または変更する必要があります。

年金手帳の返却

企業の中には、入社時に年金手帳を預かり、会社側で保管している場合もあります。退職の際には、年金手帳を退職者に返却しましょう。年金手帳には基礎年金番号が記載されており、新しい職場での社会保険手続きや、国民年金への切り替えに必要となります。

秘密保持・競業避止の誓約書確認

退職日までに、退職者に対して秘密保持契約（NDA）や競業避止義務に関する誓約書の確認・締結を行います。これらの文書は、退職後の情報漏えいや営業上の不正行為を防止するために極めて重要です。

特に、顧客情報・営業ノウハウ・社内システムなどの機密情報を扱っていた従業員の場合、退職後も一定期間は秘密保持義務が継続する旨を明確に伝える必要があります。

また、就業規則や雇用契約書に競業避止義務条項が含まれている場合は、対象となる期間・地域・業務範囲を具体的に確認し、退職者に説明しておきましょう。過度な制限は労働契約法に抵触するおそれがあるため、実態に即した範囲で設定することが望まれます。

退職金・最終給与の支給準備

退職日までに、退職金および最終給与の支給に関する準備を行います。退職金を支給する場合は、支給条件・算定基準・支給日などを就業規則または退職金規程に基づいて確認し、「退職所得の受給に関する申告書」の提出を退職者から受けておきましょう。

最終給与には、未払いの残業代・交通費・有給休暇の買取分などが含まれる場合があります。支給漏れが発生しないよう、勤怠データと給与システムを照合して正確に算出しましょう。

また、退職金と給与の支給日は通常、退職月の給与支払日または退職日から1か月以内が一般的です。支給時には明細書を添付し、退職者が内容を確認できるようにしましょう。

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会社の退職手続き｜退職後に行う3つの手続き

次に、退職後に行うべき3つの手続きについて紹介します。

社会保険脱退手続き

社会保険脱退手続きは、退職翌日から5日以内に行う必要があります。「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を、事業所を管轄する年金事務所に提出し、回収した健康保険証も添付します。期限内に提出することで、退職者の保険料負担が終了します。

雇用保険脱退手続き

雇用保険脱退手続きは、退職日の翌日から10日以内に行います。「雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」をハローワークに提出します。後日交付される「離職票」により退職者は失業給付手続きが可能となります。

住民税の手続き

住民税の手続きは、特別徴収（給与天引き）の場合、退職月の翌月10日までに「給与支払報告に係る給与所得異動届」を退職者の住所がある市区町村に提出しなければなりません。退職時期によって徴収方法が異なるため、注意が必要です。

• 1月から4月に退職した場合：退職月～5月分までを最後に支給される給与から一括徴収
• 5月に退職した場合：6月分までは特別徴収、7月以降は普通徴収
• 6月から12月に退職した場合：退職月分までは特別徴収、残りの税額は一括で特別徴収するか、普通徴収に切り替えるかを退職者が選択可能

また、退職前に再就職先が決まっている場合、転職先で特別徴収を継続するため、転職先との事務手続きを行う必要があります。

会社の退職手続き｜退職後に渡す5つの書類

退職後に社員に渡す5つの書類について説明します。

健康保険資格喪失証明書送付

健康保険資格喪失証明書は、年金事務所に「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を提出した後に交付されます。一般的には、会社が年金事務所から受け取り次第、退職者に送付します。健康保険資格喪失証明書は、退職者が国民健康保険に加入する際に必要となります。

離職票送付

離職票は、会社がハローワークに「雇用保険被保険者資格喪失届」と「雇用保険被保険者離職証明書」を提出した後に交付されます。退職者がハローワークで求職申込みをする際や、失業給付を受ける際に必要となります。

雇用保険被保険者証送付

雇用保険被保険者証は、退職者が雇用保険給付の手続きを行う際に必要な書類です。通常、入社時に会社が預かっていることが多いため、退職時に返却します。証明書には、退職者の雇用保険の加入履歴や被保険者番号が記載されており、失業給付を受ける際に必要となります。多くの場合、雇用保険被保険者証は「離職票」と一緒に退職者に送付されます。

退職証明書送付

退職証明書は、退職者からの請求があった場合に発行する義務があり、これは労働基準法で定められています。退職者にとって、次の就職先や行政手続きで必要となる場合があります。

退職証明書には、以下の項目を記載します：

• 氏名
• 使用期間
• 業務の種類
• その事業における地位
• 賃金
• 退職の事由（退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む）

源泉徴収票送付

源泉徴収票は、退職日から1ヶ月以内に発行され、その年の給与所得と源泉徴収税額を証明します。退職者が年内に再就職した場合、源泉徴収票は新しい勤務先での年末調整に必要です。年内に再就職しない場合は、確定申告を行うための重要な書類となります。

会社側の対応、抜け漏れゼロへ！

退職手続きチェックリスト

「何から手をつけるべき？」を解決！ここまでご紹介した、会社が行う退職後手続きを一覧でチェックできます。

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会社側の退職手続きにおいて注意するポイント4点

具体的な手順を解説してきましたが、ここでは実務上、特にトラブルになりやすい・見落とされやすい注意点を4つに絞ってご紹介します。

1. 有給休暇の取得・買い取りに関する明確な対応

退職直前にまとめて有給休暇を取得するケースは少なくありませんが、業務引き継ぎとのバランスを考える必要があります。

• 引き継ぎが不十分なまま退職日を迎えるリスク
• 有給の買い取り義務（会社都合退職など）への対応

あらかじめ退職希望日と有給残日数を把握し、引き継ぎ計画を立てたうえで、有給の取得・買い取りの対応方針を本人と明確にすり合わせることが重要です。

2. 貸与物・情報資産の確実な回収とアクセス遮断

退職後のセキュリティリスクを防ぐために、情報資産管理には特に注意が必要です。以下のような対応を、退職日までに必ず行いましょう。

• パソコンやスマートフォンなどの会社貸与物の返却
• 社内システムやチャット、メールなどのアカウント停止
• 個人デバイスへのデータ保存・転送の禁止徹底

特にリモートワークが増える中で、退職後もアクセスできる状態が残ってしまうケースがあります。情報漏えいのリスク管理として、確実な確認が求められます。

3. 退職理由と合意内容の「証拠化」

退職が自主的なものであるか、会社都合なのかで、失業給付や社会保険の手続き内容が変わります。そのため、口頭のやり取りだけで済まさず、書面での確認や記録を残すことが重要です。

• 退職届・退職願の提出を促す
• 双方で合意した退職日・理由をメールなどで残す

後日「退職は強制だった」と主張されるリスクを避けるためにも、退職の経緯を文書で証明できる状態にしておくことがポイントです。

以上のような点を踏まえ、スムーズに退職手続きを進めましょう。

4.個人情報・書類の法定保存期間の管理

退職後も、退職者に関する書類やデータには法定の保存期間が定められています。代表的なものとして、雇用契約書・賃金台帳・出勤簿・社会保険関係書類などは退職後3年間（労働基準法第109条）、源泉徴収票などの税務関係書類は7年間（国税通則法第70条）の保存が必要です。

保存方法は紙・電子いずれでも構いませんが、閲覧制限と廃棄時の情報管理を徹底することが求められます。特に、マイナンバーや給与情報などの個人情報保護法上の機微情報を扱う場合は、保存期間満了後に適切な廃棄・削除処理を行う必要があります。
不正な漏えいや廃棄ミスは個人情報保護法違反に該当する恐れがあるため、社内の労務・経理・情報システム部門で一元的に管理体制を整えることが大切です。

会社の退職手続き｜よくある質問7選

会社の退職手続きの際によくある質問に関しては以下のようなものがあります。

1：ストックオプションを付与している場合はどうする？

スタートアップやベンチャーなどでよくあるケースですが、ストックオプションを付与されている社員が退職する場合、一般的にはストックオプションは退職時に失効します。しかし、退職後に一定期間内に権利行使が可能な場合もあるため、具体的に条件を確認する必要があります。また、権利行使時の税務上の影響についても、退職者に事前に説明しておくことが望ましいでしょう。

2：財形貯蓄をしている場合はどうする？

財形貯蓄を利用している社員が退職する場合、勤務先を通じた積立は不可能になります。転職先に財形貯蓄制度がない場合、継続を希望する社員には個人での継続方法を説明します。また、解約を選択する場合には、金融機関への手続き方法を案内します。特に、財形年金や財形住宅貯蓄の場合、解約時に税制上の優遇措置が受けられなくなる可能性があるため、その点についても説明する必要があるでしょう。

3：社内融資制度を利用しているときはどうする？

通常、一括返済が求められますが、状況によっては分割返済の選択肢も検討されます。一括返済が困難な場合は、退職金や未払い給与との相殺も可能です。ただし、労働基準法に基づき、相殺には退職者の同意が必要です。返済方法や期限については、合意書を取り交わすことが重要です。

4：外国籍の退職者の場合はどうする？

日本人社員と同様に雇用保険や社会保険の資格喪失届の手続きを行い、最終給与の支払いや退職証明書、源泉徴収票の発行を行います。退職者本人には、入国管理局へ契約機関に関する届出を14日以内に行うよう案内します。

5：従業員から有給休暇の申請があった場合はどうする？

残りの有給休暇日数を確認し、退職日までに消化可能か検討します。有給休暇の取得は労働者の権利であり、合理的な理由がない限り拒否することはできません。ただし、退職後に有給休暇を消化することはできないため、必要に応じて退職日を延長する対応も考えられます。

6：住民税の異動手続きが遅れた場合はどうなる？

まずは速やかに手続きを完了させることが最優先です。その後、該当する市町村に連絡し、遅延への対応法を確認します。特別徴収手続きが遅れても、通常は遡って住民税の差額調整が可能です。しかし、遅延が続くと、退職者が二重課税されたり、課税漏れが発生するリスクがあります。また、会社側が法定期限内に手続きを完了しない場合、行政から指導や罰則を受ける可能性もあります。人事担当者は、住民税異動手続きを迅速かつ確実に行うことが重要です。

7：退職者の個人情報はどうすればよい？

労働基準法では、賃金台帳や労働者名簿などは5年間の保存が義務付けられています。また、雇用保険関連書類は4年間、健康保険・厚生年金保険関連書類は2年間、源泉徴収票等は7年間の保存が必要です。個人情報保護法に基づき、適切な管理と利用目的の範囲内での取り扱いを徹底しましょう。これらの法定保存期間を遵守し、不要となった個人情報は速やかに廃棄します。

退社手続きを効率化するメリット

従業員の退社手続きに関しては人事労務系のツールを導入することもおすすめです。

以下で主なメリットを解説します。

業務効率化と人的エラーの削減

退社手続きは、社会保険や雇用保険の手続き・社員情報のシステム変更など、多くの業務が発生します。従来の紙やエクセルを用いた管理では、担当者が膨大な入力作業を行い、記入漏れや転記ミスが生じやすいという課題がありました。システムを導入すれば、退社する社員本人がオンラインで情報を入力し、そのままデータを反映できるため、二重入力を防ぎ、担当者の作業負担を大幅に軽減できます。

法令遵守とコンプライアンス強化

社会保険や雇用保険の手続きは、法改正に応じて書類や運用ルールが変更されることが多く、常に最新情報に対応するのは担当者にとって大きな負担です。退社手続きでシステムを活用すれば、法令に準拠した最新の書式が自動反映されるため、更新作業の手間が不要になり、コンプライアンスリスクの低減につながります。特に複数拠点や全国採用を行う企業にとって、統一された基準での運用は安心感をもたらします。

社員の利便性と候補者体験の向上

近年はリモートワークや地方採用の増加により、退社時の手続きをオンラインで完結できる仕組みが求められています。システムを導入すれば、社員は自宅からPCやスマートフォンで必要事項を入力し、必要書類をアップロードするだけで完了します。

電子申請（e-Gov）活用によるミス削減

退社手続きの効率化をさらに進める方法として、電子申請システム（e-Gov）の活用があります。社会保険や雇用保険などの各種届出を、オンライン上で直接行政機関に提出できる仕組みであり、紙書類の作成や郵送手続きが不要になります。転記ミス・提出漏れ・郵送遅延といった、人的エラーを大幅に削減可能です。

また、電子申請では提出後すぐに受付状況を確認でき、受理通知や控えもデジタルで保存できます。書類の保管や提出期限の管理が容易になり、監査対応や法定提出期限の遵守にも効果的です。さらに、社会保険労務士や外部代行業者と連携すればデータ連携による一括処理も実現でき、担当者の事務負担を軽減します。

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退職手続きは期限内に進めよう

社員の退職手続きは、期限を守って適切に処理することが重要です。労務担当者は多くの項目を速やかに対応しなければならず、業務負荷が大きくなります。退職処理のミスや手続き遅れの不安がある場合は、「まるごと管理部（労務プラン）」にお気軽にご相談ください。

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