労務AIで業務効率UP！3つの活用メリットと導入リスク完全ガイド

労務業務に生成AIやチャットボットを導入する企業が増えています。業務の効率化や正確性の向上が求められる中、これらの技術活用が注目されています。

では、労務で自動化できる業務にはどのようなものがあるのでしょうか？また、導入する際に気をつけるべき点は何でしょうか？この記事では、労務担当者が知っておくべきポイントをわかりやすく解説します。

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労務AIが注目される理由

労務業務においてAIが注目される背景について説明します。

人手不足と業務効率化の必要性

近年、少子高齢化の影響で労働力の確保が難しくなっています。特に中小企業では、新たな人材を確保する余裕がなく、一人ひとりの業務負担が増えているのが実情です。そのため、限られた人員で効率よく業務を進める工夫が求められています。

このような課題を解決する手段として、生成AIやチャットボットの活用が広がっています。例えば、社員からの問い合わせ対応をAIが自動で行うことで、労務担当者の負担を大幅に軽減できます。また、労務関連の規程や手続きの情報をAIが整理し、適切な回答を提示することで、担当者が毎回説明する手間を削減することも可能です。

さらに、社内の問い合わせ対応をAIチャットボットに任せることで、労務担当者はより専門的な業務や戦略的な業務に集中できるようになります。

労務業務でAIが注目される理由

AI搭載サービスが増えたことも、こうした動きを後押ししています。これまで労務業務といえば、社内規程の管理や社員からの問い合わせ対応など、決められた業務が中心でした。これらの業務はマニュアルに沿って行うことが多く、AIとの相性が良い分野といえます。

例えば、社内ナレッジをAIに学習させることで、社員の質問に自動で回答できるシステムを構築できます。これにより、担当者が対応する回数を減らしつつ、社内の情報共有もスムーズになります。

さらに、クラウド型AIツールの普及によって、導入のハードルも下がってきました。以前はAIの導入に高額な費用がかかることが課題でしたが、現在では月額料金で利用できる手軽なサービスも登場し、中小企業でも導入しやすい環境が整いつつあります。

このような背景から、労務分野でもAIの活用が進み、業務の効率化と負担軽減が着実に進んでいるのです。

人事労務業務でAIができること

人事労務において、AIが対応できる業務をご紹介します。どのような場面で活用できるのか、見ていきましょう。

規程やマニュアルの要約作成

企業の労務関連の規程やマニュアルは分量が多く、社員が必要な情報を探すのに時間がかかることがあります。特に、就業規則や社内制度に関する文書は数十ページに及ぶこともあり、必要な内容を見つけるだけでも一苦労です。

AIを活用すれば、これらの規程やマニュアルを自動で要約し、重要な情報を簡単に整理できます。例えば、社内規程の要点をAIがまとめ、チャットボットを通じて社員に提供することで、検索の手間を減らせます。これにより、労務担当者への問い合わせが少なくなり、業務の効率も向上するでしょう。

社内規程に関する質問対応

新入社員や異動したばかりの社員からの問い合わせは多く、労務担当者が同じ質問に何度も対応しなければならないことがあります。この繰り返し対応が負担になり、他の業務に時間を割けないという悩みを抱える企業も少なくありません。

そのような問題を解決する方法の一つが、AIチャットボットの導入です。例えば、就業規則や休暇制度に関する質問にAIが自動で回答できるようになれば、社員は必要な情報をすぐに確認できるようになります。その結果、労務担当者の対応回数が減り、より重要な業務に集中できるようになるでしょう。

さらに、生成AIを活用すれば、従来のチャットボットよりも柔軟な対応が可能になります。あらかじめ決められた質問にしか答えられなかった従来型と違い、生成AIなら自然な会話を理解し、幅広い質問に対応できるのが強みです。

社内知識を活用した問い合わせ対応

労務関連の問い合わせには、規程の内容だけでなく、社内のルールや慣習に関するものも含まれます。例えば、「在宅勤務の申請方法」や「特定の福利厚生の適用条件」といった質問は、一般的な規程には記載がなく、社内の知識が求められるケースも少なくありません。

AIに社内のナレッジを学習させることで、そのような問い合わせにも対応できるようになります。例えば、過去の問い合わせ履歴や業務マニュアルを学習させることで、社員の疑問に対して適切な回答を返せるようになります。

さらに、この仕組みを活用すれば、情報が特定の担当者に偏ることを防ぐことも可能です。これまで特定の労務担当者だけが知っていた情報がAIに蓄積されるため、新任の担当者でも迷わず業務を進められるようになるでしょう。

労務AI導入による3つのメリット

ここでは、労務業務にAIを導入することで得られる3つのメリットを紹介します。

単純作業の効率化

労務業務では、データ入力や書類整理、従業員からの問い合わせ対応など、繰り返し発生する単純作業が多くあります。これらをAIに任せることで、作業のスピードと正確性が向上します。

例えば、給与計算のデータ入力をAIに任せれば、処理時間を大幅に削減できます。ミスなく迅速に進められるため、担当者はより高度な業務に集中できるでしょう。

その結果、労務担当者は社員の働き方改革や福利厚生の改善といった、より重要な取り組みに時間を割けるようになります。

人的負担の軽減とコスト削減

AIを活用すると、少人数でもスムーズに労務業務を進められるため、効率的な運用が可能になります。特に、問い合わせ対応をAIチャットボットに任せれば、労務担当者が同じ質問に何度も対応する負担を軽減できます。

例えば、社内の休暇申請や福利厚生に関する問い合わせをAIが自動で対応すれば、人員を増やす必要がなくなり、人件費の削減にもつながります。

さらに、繁忙期や緊急時でもAIが即座に対応できるため、長時間労働の抑制にも役立ちます。結果として、社員の負担が軽くなり、業務の効率も向上するでしょう。

業務運営の柔軟性向上

AIを活用すると、24時間体制での対応が可能になり、社員の問い合わせにもスムーズに応えられるようになります。

例えば、深夜や休日に「有給休暇の申請方法を知りたい」「社内の福利厚生の詳細を確認したい」といった問い合わせがあった場合、これまでは翌営業日まで待つしかありませんでした。しかし、AIチャットボットがあれば、いつでも即座に回答を得られます。

さらに、リモートワークが広がる中、AIを活用することで、労務担当者はオフィスにいなくても業務を進められます。場所を問わず対応できる環境が整うことで、企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。

労務AI導入時のリスク対策

AIの導入により業務の効率化が進みますが、同時にリスクに目を向けることも肝心です。ここでは、想定されるリスクとその回避策について解説します。

情報漏洩リスクの回避策

AIツールを導入する際、入力データが外部サーバーに保存される場合があり、情報漏洩のリスクが懸念されます。特に労務業務では、社員の個人情報や給与情報など、重要なデータを扱うため、慎重な対応が必要です。

また、入力した情報がAIの学習データとして利用されることもあります。そのため、個人情報や機密情報を入力すると、意図せず第三者の問い合わせへの回答に含まれてしまう可能性があり、結果として情報漏洩につながるリスクが生じるでしょう。

このようなリスクを防ぐため、生成AIを利用する際は、個人情報や機密情報を入力しない運用ルールを徹底することが重要です。特に労務関連業務では、機密事項が含まれるケースが多いため、具体的なガイドラインを策定し、適切に管理できる体制を整える必要があります。

労務AI導入後の運用体制の整備

AIを導入するだけでは、十分な効果を発揮できません。AIが適切に機能するためには、しっかりとした運用体制を整えることが欠かせません。

例えば、労務業務にAIを活用しても、社員が適切なプロンプト（指示）を出せなければ、期待通りの回答を得ることは難しくなります。そのため、社員向けにAI活用の研修を行い、適切な質問の仕方やデータの入力ポイントを学ぶ機会を設けることが重要です。

また、AIはすべての業務に対応できるわけではありません。特に、トラブル対応や個別相談など、人の判断が求められる場面では、労務担当者のサポートが不可欠です。さらに、AIツールの更新や効果測定を定期的に行い、PDCAサイクルを確立することで、より効果的に活用できるようになります。

労務AI導入に適した領域の選定

AIは万能ではないため、導入する分野を慎重に選ぶことが大切です。労務業務の中でも、単純作業や定型業務ではAIの効果を発揮しやすいですが、個別対応や法的判断を伴う業務では、人の判断が欠かせません。

例えば、勤怠管理や給与計算の自動化は、AIを活用することで正確かつ迅速に処理できるため、多くの企業で導入が進んでいます。一方で、労務トラブルの対応や労使交渉などは、対話力や状況判断が求められるため、AIだけで対応するのは難しいのが現状です。

こうした業務では、アウトソーシングや専門家の支援を活用しながら、AIと人の役割を適切に分けることが重要です。導入すべき領域をしっかり見極めることで、労務AIの効果を最大限に引き出し、リスクを最小限に抑えることができるでしょう。

アウトソーシングの活用も視野に入れよう

労務AIの導入は、業務の効率化に役立ちます。しかし、すべての業務をAIに任せることはできません。特に、法的判断や個別対応が必要な場面では、人の判断が不可欠です。そのため、AIと人の役割を適切に分け、業務を進めることが大切です。

組み合わせを工夫して業務を最適化すれば、労務の負担を軽くできます。労務業務を効率化したいとお考えの方は、「まるごと労務」にぜひご相談ください。

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参考記事：https://marugotoinc.jp/blog/retirement-backoffice/

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参考記事：https://marugotoinc.jp/blog/roumu-gyomukaizen/

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