企業が内定者に対して、入社が内定したことを通知する内定通知書。

採用における「内定」には法的効力があり、企業が内定者と一緒に働きたいという意志を示す重要な書類です。

記載内容に不備があると企業の信頼を損ねてしまったり、トラブルに発展する可能性があったりするため、内定通知書の役割を正しく理解し、作成・提示をおこなう際には慎重な対応が必要です。

本記事では内定通知書とはなにか、類似した書類との違い、書き方や実際に活用できるテンプレートを紹介します。

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内定通知書とは

「内定通知書」とは、企業が内定者に対して雇用する意思を表示し、内定を出したことを通知する書類です。

採用における「内定」とは、入社日以前に企業と内定者の間で雇用契約の合意ができた状態を指します。内定そのものには法的効力があるため、内定通知書の提示にあたっては慎重な対応が求められます。

また、内定通知書の提示は義務づけられていませんが、口頭だけでなく書面でもおこなうことで、企業と内定者双方の認識の相違をなくし、無用なトラブルを避ける役割も果たします。

採用通知書との違い

「採用通知書」とは、企業が内定者に採用を通知する書類です。

通知するのが「内定」か「採用」かの違いのみで、意味合いとしては内定通知書と同義であり、こちらも提示は義務ではありません。

内定通知書と同様に提示をする際には慎重な対応が必要です。

労働条件通知書との違い

「労働条件通知書」とは、企業が採用後の労働条件を提示するための書類です。

労働基準法第15条によって、企業は雇用にあたり労働者に対して、あらかじめ労働条件を通知する義務が定められています。そのため、内定通知書や採用通知書とは扱いが異なり、雇用をする際には企業が必ず提示しなければならない書類です。

記載が義務付けられている項目は全部で13項目あり、労働契約期間、就業場所、賃金の計算方法や支払い方法などが挙げられます。

また、2019年4月より、労働者の希望があればFAXやメールなどでも提示ができるようになりました。

参考）厚生労働省「労働基準　よくある質問」

内定承諾書との違い

「内定承諾書」は、企業からの内定通知に対して、内定者が承諾の意志を伝えるための書類です。

内定通知書において、企業が内定者に「内定承諾書」の提出を求める場合には、内定通知書が企業からの労働契約の申込みとなり、内定者が「内定承諾書」を提出することで、企業からの申込みに対する「承諾」と解釈されます。

そのため、内定者が署名・捺印をして提出された際に雇用契約が成立すると言えます。

内定通知書の法的効力

内定通知書には法的効力はありませんが、「内定」は労働契約が成立している状態となるため、「内定」そのものには法的効力があります。

したがって、内定を取り消す場合は、すでに成立した労働契約の解約となり「解雇」に準じると考えられるため、慎重な対応が必要です。

―（解雇）第１６条 解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。

「解雇」は上記の労働契約法第16条によって、厳しく制限されており、不用意に内定の取り消しをおこなうと損害賠償問題に発展することもあります。

参考）厚生労働省「労働契約法第16条」

内定通知書の送付時期

内定が決定したら、その旨は速やかに内定者に伝えましょう。

求職者は複数の企業で選考を進めている場合が多く、内定通知に時間がかかると先に内定を出した他社への入社を決めてしまうリスクがあります。

送付時期は最終面接実施日から10日以内が目安とされますが、法的な指定はありません。早期に送付することで、企業側の熱意や入社を心待ちにしている温度感を伝えられるでしょう。

内定通知書の記載内容とテンプレート

内定通知書の記載内容や書き方は、とくに定められてはいません。

目的としては、入社が内定したことを通知する書面のため、下記のような項目を記載するとよいでしょう。

1. 応募に対するお礼
2.  採用内定の通知
3. 同封書類の内容
4. 返送書類の期限日
5. 入社予定日
6. 担当者の連絡先
7. 労働条件に関する事項

契約期間や勤務地、給与などの「労働条件に関する事項」は、別途「労働条件通知書」で通知するため、必ずしも内定通知書に記載しなくてもよい項目です。

また、返送が必要な書面がある場合は、必要な書面はなにかを明記したうえで、提出期限や提出先の住所を記載しましょう。

内定通知書のテンプレート

ここでは内定通知書のテンプレートを紹介します。内定通知書を作成する際に役立ててください。

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内定通知書の送付方法

内定通知書はメールまたは郵送で送る場合と、内定後の面談で直接渡す場合があります。

それぞれ特徴があるため、自社に適した方法を選びましょう。

1. メールで送付する場合

採用活動のオンライン化が進み、内定通知書の送付も電子データでおこなう企業が増えています。

メールにて送付する場合は、内定通知書をPDFファイルに変換したデータを添付して送付します。

郵送に比べて時間がかからず、迅速に内定通知ができる点がメリットです。

内定承諾書や身元保証書など別途、求職者からの提出や返送が必要な書類がある場合には、漏れがないようメールで伝えましょう。

2. 郵送で送付する場合

郵送にて送付する場合は、内定承諾書などの提出書類を一括して同封し、送付できます。

メールによる通知に比べると時間がかかるため、通知をスピーディーに行うために速達で送付したり、先に電話やメールで内定通知をしておいたりといった対応も検討しましょう。

また、返送書類がある場合は返信用封筒の同封も必要です。

3. 直接手渡しをする場合

新卒採用の場合は内定式で学生に直接手渡したり、中途採用の場合は内定者とのオファー面談を実施し、その場で内定通知書を直接手渡ししたりします。

オファー面談では入社の意思確認や、内定者の不安払拭を目的としており、内定通知書を渡すほか、労働条件のすり合わせをおこなったり、業務内容を具体的に伝えたりします。

直接手渡しをする場合でも、メールや郵送での通知と同様に、後日提出や返送が必要な書面がある場合には、対応事項を漏れなく伝えておきましょう。

不備のない内定通知書を作成しましょう

内定通知書は、入社が内定したことを通知する重要な書面です。

「内定」自体に法的効力があるため、内定を通知する「内定承諾書」を発行する際には、不備がないよう慎重に対応しましょう。また、内定通知書の提示は義務ではないものの、無用なトラブルを避けるためにも書面で提示するのが望ましいと言えます。

本記事を参考に、不備のない内定通知書を作成し、内定通知をスムーズに進めましょう。

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