経理を外注する前に知っておきたい！メリット・デメリットを徹底解説

経理は会社経営において必要不可欠な部門ですが、専門的な知識を有している人材でないと対応できない業務が多くあります。経理業務に対応できる人材を探す難易度は高く、中小企業によっては一人で経理を担当しているケースも珍しくありません。

そんな人材不足による課題を抱えがちな経理業務ですが、専門企業に業務を外注できることはご存知でしょうか？

本記事では、経理を外注するうえで知っておきたい、メリット・デメリットについて解説します。

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経理の外注とは

経理の外注は、企業の経理に関する業務を、外部の専門企業に委託することを指します。

外注できる業務は以下のとおりです。

• 記帳代行
• 経費精算
• 売掛金・買掛金の管理
• 領収書・請求書の発行
• 証憑書類の整理
• 給与計算
• 年末調整
• 決算関連業務

ただし、外注先によって対応できる業務が異なるので注意が必要です。（税務申告などは税理士資格が必要となるため、委託先のサービス内容を確認する必要があります。）

プラン内容によっては、繫忙期のみの依頼や特定の業務のみを外部に委託することも可能なので、自社の課題や対応が難しい業務を明確にすることで、効果的な活用ができるようになります。

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経理を外注する3つのメリット

経理を外注するかどうか判断するには、どのようなメリットがあるのかを把握しておく必要があります。

ここでは、経理を外注するメリットを3つ解説します。

経理を外注すると、業務のブラックボックス化や人手不足など、経理で抱えがちな課題を解決できます。

以下のメリットを確認して、自社の課題に対応できるかどうかをチェックしてみてはいかがでしょうか。

コア業務に専念できる

経理を外注することで、経理業務の手間を省くことが可能なため、従業員がよりコア業務に集中しやすい環境を実現できます。

特に経理業務と他の業務を兼務している業務体制の場合、対応しなければならない業務量を大幅に削減できるので、担当者のリソースをフルでコア業務に割けるようになります。

そのため、兼務で対応する環境になりやすい中小企業におけるメリットは、より大きいでしょう。

人材不足に対応できる

少子化が進んでいる背景もあり、経理スキルを持っている人材を確保することが年々難しくなっています。

特に企業の魅力がアピールしにくい中小企業では、経理部門の人手不足は深刻になっている傾向が強いです。

経理を外注すれば、自社で多くの経理担当者を確保する必要がなくなるため、人手不足を解消できるだけでなく、採用に関するコスト削減も期待できます。

業務のブラックボックス化を防げる

経理業務は専門知識が必要になる性質上、社内でも特定の人にしか対応できない状態になってしまい、業務のブラックボックス化が発生しやすいです。

ブラックボックス化が進んでしまうと、業務の問題点を見つけにくくなるだけでなく、担当者の不在時には業務が対応できなくなるリスクが発生します。

外注先と適切に情報共有ができていれば、業務の可視化が進み、ブラックボックス化の防止につながります。

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経理を外注する3つのデメリット

経理に外注すると業務の課題を解決できる反面、いくつかのデメリットが発生する可能性もあります。

ここでは、経理を外注するデメリットを3つ解説します。

デメリットを把握しておくと、デメリットを軽減するような運用も可能になるので、外注を検討している人は参考にしてみてください。

自社に経理ノウハウが蓄積されない

経理を外注すると、業務を委託先のスタッフが対応するため、自社に経理ノウハウが蓄積されにくい場合があります。

自社でノウハウを蓄積していきたい業務を明確にし、それ以外の業務を委託することも、対策の一つです。

また、委託先によってはノウハウを共有してもらえる場合もあるため、プロによる業務テクニックを学びたい場合は、業務のアドバイスにも対応している委託先を選ぶとよいでしょう。

外注費用が発生する

経理の外注には依頼費用が発生するため、委託する内容によってはランニングコストが増加してしまう恐れがあります。

コストパフォーマンス良く外注したい場合は、全ての経理業務を依頼するのではなく、委託する業務を絞って依頼すると、費用を安く抑えられます。

業務の所要時間や業務の特性に加え、今後自社で対応する必要があるかどうかも、依頼業務選定の重要な基準となります。

情報漏洩のリスクがある

経理業務によっては、会社の情報や従業員の個人情報が必要になることもあり、委託先に機密情報を渡さなければなりません。

外部に情報を渡すと、サイバー攻撃などで情報漏洩リスクが高まるので注意が必要です。

情報漏洩のリスクを下げるためにも、委託先の公式ホームページなどで、情報の取り扱いに関する資格を持っているかどうか確認することをおすすめします。

経理を外注する流れ

経理を外注する手順とポイントは、以下のとおりです。

1. 外注する目的を明確にする：なぜ経理業務を外注したいのかを明確にし、外注先選びの判断基準や期待したい導入効果を定めましょう。
2. 現状分析し、外注する業務を決定する：社内で行っている経理業務をリストアップし、どの業務を外部に任せるかを選ぶことで、より費用対効果の高い運用がしやすくなります。
3. 外注先を選定する：業務範囲や実績、料金体系を比較して、自社の課題や業務体系にマッチしている外注先を選びます。
4. 依頼したい内容を伝える：業務の目的や範囲、スケジュールなどを詳しく説明し、期待する効果を外注先に共有します。
5. 委託先から見積書や提案書をもらう：依頼内容に応じた見積書・業務提案書をもらい、料金や対応範囲、納期などを確認します。
6. 外注先と秘密保持契約を交わす：経理業務では機密情報を多く取り扱うため、正式契約の前に秘密保持契約を交わし、情報漏洩のリスクを減らします。
7. 契約する：見積書・業務提案書の内容を確認したら、正式に契約します。契約書に契約期間や料金はもちろん、業務範囲やトラブル時の対応が明記されているか確認しましょう。
8. 社内に周知する：業務フローの変更点や外注先との連携における注意事項を、社内で共有します。
9. テスト運用を実施する：本運用によるトラブルや不具合を確認するために、一部業務からテスト運用を実施することをおすすめします。
   委託先によっては、依頼時に業務マニュアルなどを求められる場合もあるため、テスト運用時には一定の時間を確保しておくと良いでしょう。
10. 本運用を開始：テスト運用での課題を解消したら、本運用を開始します。
    信頼できる委託先だと判断できた場合は、必要に応じて徐々に依頼業務を広げていきましょう。

本運用後も定期的に従業員の使用感を確認し、改善できる部分がないかチェックするとよいでしょう。

外注先選定時の注意点3選

経理の外注を成功させるには、信頼できる外注先を選び、適切な依頼内容で外注する必要があります。

ここでは、信頼できる外注先を選ぶために知っておきたい、注意点を3つ解説します。

事前に注意点を把握しておき、選考基準に加えておくことで、短時間で外注先を比較できるようになるので、信頼できる外注先を探している方は参考にしてみてください。

業務範囲を明確にしておく

経理業務は多くあるため、どの業務を依頼するか明確にしておくことが大事です。

費用対効果の高い運用を実現するためにも、外注する業務範囲をあらかじめ明確にし、外注先が対応できるかどうか確認しておくとよいでしょう。

ただし、全体業務の一部分を外注する場合、前後の業務フローが変わる可能性があるため、業務の関係者としっかりと相談しておきましょう。

導入実績を確認する

信頼できる外注先か判断するためにも、公式ホームページなどで導入実績を確認しておきましょう。

導入実績が豊富だと、レベルの高い業務を遂行してくれる可能性が高いです。

導入実績を確認する際には、自社と似たようなプラン、規模の導入実績があるかどうか確認すると、導入するメリットをより明確に把握できるでしょう。

連絡手段・頻度を確認しておく

外注にあたって、コミュニケーションの取りやすさは重要なポイントです。コミュニケーションが取りにくい外注先の場合、十分な意思疎通ができず、依頼したい業務まで任せられない可能性もあります。

チャットやメール、定例ミーティングなどの連絡手段や頻度を事前に確認しておきましょう。

サービスによっては「◯時間以内に返信する」と決まっているケースもあるため、そのような点も判断基準の一つになります。

経理を外注してより品質の高い業務を実現しよう

本記事では、経理を外注するうえで知っておきたい、メリット・デメリットについて解説しました。

経理の外注には多くのメリットがあり、経理の課題を解決できる有効な手段です。

外注を成功させるには、信頼できる委託先を見つけることが必要不可欠であるため、自社のニーズを事前に明確にし、ニーズにマッチした特徴がある外注先を選ぶように心がけましょう。

もし、経理の外注先に悩んでいる方がいましたら、豊富な代行サービスを展開している「まるごと経理」をチェックしてみてはいかがでしょうか。

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