経理の業務改善方法とは？中小企業の働く実態から見る施策を解説

経理業務は多くの入力作業に加え、ダブルチェックなども頻繁に発生することから、負担の大きな業務と言えます。リソースの限られているベンチャー企業にとっては特に無視できない問題であり、速やかな業務改善が必要です。

この記事では、経理部門が抱えている業務課題にはどのようなものがあるのかを整理した上で、ベンチャー企業で効果を発揮する業務改善アプローチについて、解説します。

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中小企業の経理業務で効率化が進みにくい理由とは

経理担当が一人または2、3人で従事している企業は、従業員99人以下・年商10億円未満の企業であるケースが多いです。

実際、経理担当者が働くうえで抱える悩みで、多く挙げられているのが以下の5つです。

• 属人化
• 煩雑さ
• 多さ
• 社内での情報共有や連携
• 知識習得

特に、「属人化」は中小企業だけでなく、経理担当者の人数に限らず挙げられる課題です。

活用できるマニュアルがない企業も多く、属人化を解決するには採用コストをかけて経験者採用やマニュアル整備をするほかないでしょう。

とはいえ、日々の業務の多さや煩雑さがありながらマニュアル整備をするにはリソースが割けないのが現実といえます。

ここでは、経理部門で発生する課題としては、主に以下の3つを深掘りします。

作業量が多い

経理部門の主な問題が、作業量の多さです。経理部門では年間を通じて何らかの作業が発生するため、閑散期はわずかな隙間を縫うような形でしか発生しません。

また、経理の仕事は組織の大小を問わずある程度等しく発生します。ベンチャー企業のような比較的少人数での活動が求められる組織の場合、経理担当者の数は限られ、スケジュール通りに業務を遂行することができないというケースもあるでしょう。

その結果、繁忙期には慢性的に残業や休日出勤が発生し、コストの増大や従業員のストレス増加といった問題の発端となりかねません。

業務が属人化する

経理業務の厄介なところは、専門性の高い業務が複数発生する点です。簿記資格取得者でなければ判断ができない状況も多く、結局業務負担が一部の担当者に集中し、期待しているような業務効率が得られなかったり、適切なリソース配分が実現しなかったりします。

担当者が休みの場合、業務そのものが滞ってしまうようなケースもあるでしょう。

アナログ業務が多い

経理業務は、依然として紙を使ったアナログ業務が多く残っている分野でもあります。

法的にはほぼ全ての業務をデジタル化しても問題ないはずですが、これは環境の導入が進まない、そもそも導入のための時間やリソースを確保できないなどの事態が解消されないためです。

その結果、デジタル活用がいつまでも進まず、慣習的にアナログ業務に頼ってしまうケースに陥りがちです。

経理業務改善が必要な理由

特に中小企業では、一人または少人数で経理を回すケースが多く、非効率な体制を放置したまま事業が拡大すると、経営リスクに発展する場合があります。ここでは、経理業務改善が急がれる3つの理由を解説します。

決算への影響

一人経理や少人数体制の場合、ミスに気付くタイミングが決算時になるケースが多い傾向があります。決算の際にズレやミスが生じた場合、どの時点でのミスか遡るのに時間を要したり最終的に気付けないケースもあるでしょう。

経理業務では、日々の仕訳・帳簿記録から始まり、月次・年次の決算業務まで、すべての工程において高い正確性が求められます。複数名の体制であれば、業務の分担やダブルチェックによってミスを防げます。

中小企業では税理士との連携で決算を乗り切るケースも多いですが、最終的な決算書の数字に誤りが生じると、税務申告や金融機関への報告にも影響が及びます。

業務効率化を図り、業務の煩雑さからミスにつながらないよう、業務フローの整備を早期に進めることが重要です。

急な退職時の引き継ぎがうまくいかない

中小企業では「長年同じ人が経理を一手に担っている」というケースも珍しくありません。属人化が進むと、急な退職や担当者の不在時（急病・休暇など）に業務が止まるリスクがあります。

退職だけでなく、いざ長期休暇を取ろうとすると「自分が休んだら誰がやるのか」と思う経理担当者もおり、ストレスを抱えてしまうでしょう。

業務のマニュアル化により、どんな処理をどの順番で行うか、例外対応はどう判断するかを文書化して共有しておくだけで、組織全体のリスクは大きく軽減されます。業務改善の第一歩として、「誰かが見ても再現できる形」に整理しましょう。

不正行為発生のリスク

チェック機能が働かない体制では、意図的な不正が発生しても発覚しにくいといったリスクがあります。

具体的には、架空の経費計上・領収書の改ざん・会社資金の私的流用といった行為が、継続される可能性があります。実際、中小企業では従業員同士の信頼関係を優先するあまり内部牽制の仕組みが整っていないケースも多いでしょう。

不正リスクを低減するためには、定期的な内部監査の実施や、支払い承認フローへの複数人の関与など「一人に権限が集中しない仕組み」が有効です。

経理業務改善で得られるメリット

経理業務は課題が生まれやすい反面、これは改善のポテンシャルが大きいとも言えます。経理業務の改善が進めば、以下のような複数のメリットが期待できます。

生産性の向上

経理業務の改善によって、従来よりもはるかに業務遂行に必要な時間を短くできます。ツール導入や業務の外部委託によって、入力作業の自動化や効率化を実現し、少ない人数でもスケジュール通りの業務遂行が可能です。

業務品質の改善

業務改善施策の導入は、単に生産性を高めるだけでなく、クオリティの改善においても有効です。データの自動入力や専門家への委託によって、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。

修正やダブルチェックに必要な時間や負担の削減も実現し、さらなる業務時間の圧縮につながるでしょう。

コスト削減

経理業務の改善施策の導入には、導入規模に応じた費用がかかるものの、それ以上の費用対効果が期待できます。

従来通りの少人数組織を維持しつつ、それでいて残業や休日出勤の際に発生していた人件費を抑えられるからです。また、外部から新たに人材を獲得するコストもかかりません。

意思決定の高速化

経理業務が改善し、スケジュール通りに書類を用意できれば、経営者層の意思決定にも良い影響を与えます。

期限ギリギリの文書作成ではなく、余裕を持って情報を共有できるようになることで、余裕を持って現状の把握と意思決定を進められるでしょう。

経理業務の改善は、間接的には経営改善にも寄与すると言えます。

中小企業における経理業務の7つの具体的な改善方法

経理業務の改善といっても、何から手をつければよいか迷ってしまう方も多いでしょう。ここでは、中小企業が現場で実践しやすい改善方法を7つ解説します。自社の課題と照らし合わせながら、優先度の高いものから取り組んでみてください。

1. 業務フローの可視化・マニュアル化

各作業にかかる時間と担当者を一覧化し、業務フローの可視化・マニュアル化を図りましょう。

具体的には、日次・月次・年次それぞれの業務を時系列で書き出します。この作業を通じて「実は不要な確認作業が二重に発生していた」「締め日前後に特定の業務が集中しすぎている」といったボトルネックが初めて見えてきます。

一人経理では特に「自分がいなくなっても回る仕組みを作る」がマニュアル化の最大の目的です。

2. クラウド会計ソフトの導入

クラウド会計ソフトへの移行は、中小企業の経理改善に役立ちます。

クラウド会計ソフトなら、銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込み、仕訳を自動提案してくれます。

決算前にまとめてデータを渡す従来のやり方と比べて、税理士とのコミュニケーションがスムーズになり、結果的に顧問料の削減や申告ミスの防止にもつながります。

3. ペーパーレス化・電子化の推進

中小企業の経理現場では、いまだに紙の請求書・領収書・伝票を使用しているケースが少なくありません。紙ベースの運用は「どこに保管したかわからない」「月末にまとめて入力するから誤りが増える」「郵送の遅れで支払いが間に合わない」といった問題が生じやすいと言えます。

まずは受け取った請求書の電子化から着手するだけでも、日々の業務負担は軽減されるでしょう。

4. 経費精算システムの導入

経費精算は、経理担当者だけでなく、申請する従業員側にも手間がかかる業務です。紙の申請書・領収書の貼り付け・上長の承認印・経理への提出という一連のフローは、どこか一つが滞ると全体が止まります。

クラウド型の経費精算システムを導入すると、スマートフォンで領収書を撮影するだけで申請が完結し、承認もオンラインで完了します。経理側では自動で仕訳データが生成されるため、入力作業がほぼゼロです。

中小企業では「経費精算くらい今のやり方で十分」と思われがちですが、月に数十件の精算処理が積み重なると、その工数は無視できません。システム導入のコストよりも、削減できる人件費・ミス対応コストのほうが大きくなるケースがほとんどです。

5. 支払い・承認フローの整備

「担当者が判断して支払ってしまう」「承認者が誰なのか曖昧なまま運用されている」という状態は、不正リスクと処理ミスの両方を高めます。

また、支払い処理と記帳を同一人物が担当しないよう役割を分けることも、内部牽制として有効です。

一人経理では完全な役割分離が難しい場合もありますが、少なくとも「支払い前に経営者が金額を確認する」というプロセスを入れるだけで、抑止力として機能します。

6. RPA・AIツールによる定型業務の自動化

請求書の転記・売掛金の消込・支払いデータの作成など、毎月繰り返し発生する定型業務は、AIツールによって自動化が可能です。

ヒューマンエラーが抑制され、業務品質が安定します。特に月末・月初の繁忙期に業務が集中しがちな中小企業の経理では、自動化による負荷の平準化が担当者の過重労働防止にも直結します。

7. アウトソーシング（外部委託）の活用

社内リソースに限界がある場合や、専門性の高い業務への対応が難しい場合は、経理業務のアウトソーシングという選択肢も有効です。

アウトソーシングは「全部を丸投げする」だけでなく「月次決算だけ」「給与計算だけ」「インボイス対応の整備だけ」といった部分委託も可能です。自社の課題に合わせて委託範囲を柔軟に設定できるため、コスト削減も実現します。

中小企業にとってのアウトソーシングのメリットは、採用・育成コストをかけずに即戦力を確保できる点です。経理担当者の採用は難易度が高く、採用後も定着させるまでに時間がかかります。一方、アウトソーシングであれば業務開始までのリードタイムが短く、担当者の退職リスクも自社で抱える必要がありません。

ただし、委託先の選定には注意が必要です。単に作業を代行するだけでなく、業務フローの改善提案や、システム導入のサポートまで対応できるパートナーを選ぶことが、長期的なコスト削減と業務品質の向上につながります。

経理業務改善に失敗しないための実施手順

経理業務の改善に際しては、自社の都合に応じた適切なソリューションの実行が重要です。ここでは、改善に失敗しないための手順を解説します。

1.経理業務に関連する課題を洗い出す

経理業務の改善を進める上では、まずどのような課題が発生しているのかを把握する必要があります。改善点が不明瞭なままソリューションを導入しても、期待しているような成果が得られないためです。

そのため、まずは現場でのヒアリングなどを通じて課題を洗い出し、その上でどんな対策を講じるべきなのかを検討しましょう。

2.業務フローを見える化する

課題の洗い出しに際して有効なのが、業務フローの見える化です。経理業務をフローチャートに書き起こすことで、どんな手順で業務を進めているのかが明らかになります。

フローチャートを使った可視化は、普段は明らかでなかった本質的な問題の発見に役立つでしょう。

3.ソリューションを検討・導入する

課題が明らかになった段階で、導入するソリューションの検討を進めます。どのような課題が浮き彫りになっているかによって、導入すべき解決策は異なる点に注意が必要です。専門家との相談も踏まえながら、最適な解決策を選定しましょう。

4.効果測定と改善を実施する

ソリューションの導入が完了したら、継続的な効果測定を通じて改善の可能性にも目を向けます。

導入した解決策が、必ずしも想定通りに動くとは限りません。現場でのパフォーマンスを可視化しながら、改善すべき余地に目を向けつつ対策を施しましょう。

経理業務の改善に際して注意すべきポイント

経理業務の改善を検討している場合、以下の点を踏まえて対策を検討することで、高い成果を見込むことができます。

ECRSの法則に則る

ECRSの法則とは、

• 排除（Eliminate）：排除しても問題のない作業か
• 結合（Combine）：複数の業務を結合できないか
• 再配置（Rearrange）：順序の入れ替えで業務を改善できないか
• 単純化（Simplify）：作業をシンプルにして対処できないか 

を考えることです。

業務改善には新しい取り組みを実装する代わりに、従来の方法を排除したり、刷新したりする作業が発生することもあります。業務の排除や結合、再配置によって、最小限で成果を得つつ、悪影響をもたらさないかを考えてみましょう。

また、複雑な作業をさらに複雑にするのでは、現場の負担増大につながります。できるだけシンプルにするというコンセプトの下、改善施策を展開することが大切です。

ツール導入や既存システムとの互換性を考慮する

ITツール導入の際は、互換性に注目しましょう。既存システムと連携して運用できるサービスを導入することで、さらなる効率化が期待できます。

ただ、社内のシステムが老朽化している場合、互換性が得られないこともあります。この場合は既存システムごと大胆な刷新を行うか、アウトソーシングによる対応を検討しましょう。

業務の刷新には時間を必要とする

経理業務の改善にはいくつかのアプローチが挙げられますが、いずれの方法も完全に導入が完了するまでは一定の時間を必要とします。

単にソリューションを導入するだけでなく、現場でも新しい業務の進め方に馴染むための時間が必要なため、一時的な生産性の低下も懸念されます。

あらかじめこのような事態を踏まえ、繁忙期は避けて推進するなどのスケジュールへの配慮は欠かせません。

経理業務効率化のために経理代行サービスを導入した事例

もともと1名体制で労務・経理等のバックオフィス業務を回していましたが、担当者の退職に伴いバックオフィス代行サービスの導入を決めました。

経理業務の効率化には、ツールやシステム導入が効果的ですが、マニュアル整備や運用までのリソースも考慮しなければなりません。経理代行サービスなら、一貫したサポートが可能です。

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まとめ

この記事では、経理業務における改善のアプローチにはどのようなものがあるのか、どうやって改善を進めていくのが効果的なのかについて解説しました。

業務改善には複数の方法があるため、自社で抱えている課題に応じて、柔軟に導入を進めるのが大切です。また、いずれの方法を取るにせよ、改善には移行期間が発生するため、余裕を持って、繁忙期を迎える前に実装を行えるのが理想です。

当社が提供するサービス「まるごと管理部（経理プラン）」は、経理業務を丸ごと委託することのできるオンライン代行サービスです。1ヶ月単位で気軽に利用を開始できるだけでなく、フロー構築のレベルから業務を任せられるため、業務改善に伴う負担を最小限に抑えることができます。

経理業務を改善したいが、十分なリソースを割けないとお悩みの際には、お気軽にご相談ください。

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