【195のHRテックカオスマップ公開】バックオフィス業務で活用するためのポイントと注意点も解説

バックオフィス向けのサービスは日々進歩しており、令和になってからはAIやビッグデータを活用して、より効率よく業務をサポートするツールが増えています。

しかし、サービスが進化しているからこそ、業務を効率よく進めるためには、最先端のサービスの基礎知識やうまく活用するためのポイントを常に把握し続けることが重要です。

本記事では、人事向けサービスの最先端テクノロジーである「HRテック」の概要とカオスマップを紹介します。

数あるHRテックの中でも、労務業務を効率化できるツールに焦点をあてて解説しているので、労務業務にお悩みの担当者は、ぜひ参考にしてみてください

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HRテック市場の拡大と国内外トレンド

近年、HRテック市場は世界的に急成長を遂げています。AI・クラウド・データ分析技術の進化により人事業務の自動化や可視化が一段と進み、企業の人材戦略に欠かせない領域となりました。

海外ではリモートワークや人材の流動化を背景に、タレントマネジメントやパフォーマンス分析、DE&I（ダイバーシティ・エクイティ・インクルージョン）を支援するツールが拡大しており、組織のサステナビリティを支える基盤として定着しつつあるのです。

日本国内においても、働き方改革や人的資本経営の義務化を背景に、HRテックの導入が加速しています。

また、生成AIを活用したスキルマッチングや採用面接支援、データドリブンな人事分析など、より高度な「人材最適化」を実現する技術も注目を集めています。国内外の潮流を的確に捉えることが、今後の人事戦略の成否を分ける重要なポイントとなるでしょう。

人材採用・採用効率化とHRテックの関連性

企業の競争力を左右する「人材採用」においても、HRテックの活用は年々進化しています。求人掲載や候補者管理といった従来の作業を自動化するだけでなく、AIが候補者のスキルや適性を分析し、自社文化とのマッチング度を可視化するツールが普及しています。採用担当者の業務負担を軽減しつつ、採用のスピードと精度を両立できるようになりました。

さらに、応募者データを蓄積して次回以降の採用活動に生かす「タレントプール」や、SNS・ダイレクトリクルーティングを活用した母集団形成など、デジタル技術を駆使した採用施策が一般化しています。

特に、AI面接やチャットボットによる一次対応などの自動化技術は、採用候補者との接点を広げると同時に、担当者の工数削減にも大きく貢献しています。
HRテックは業務効率化のツールにとどまらず、採用戦略の質を高め、より精緻な人材配置や定着率の向上を実現する重要な役割を担っているのです。

HRテックとは

HRテックは、「Human Resources」と「Technology」を掛け合わせた造語で、人事関連のテクノロジーの総称です。

AIやビッグデータなどを活用して、より戦略的な視点で業務をサポートしてくれるものが多く、組織改善や労務管理、人材育成など幅広い業務で活用可能です。

テレワークやフレックスタイム制など、多種多様なワークスタイルが浸透している影響で、年々バックオフィス業務の業務量が増加している背景もあり、膨大な業務に対応するために導入する企業が増えています。

また、得意分野ごとに分けた展開図を「HRテックカオスマップ」とよび、多種多様なHRテックサービスの中から、導入するサービスを選定する際に活用すると、スムーズに目的に合ったサービスを選択できます。

HRテックが注目されている背景とは

正確性と改ざん防止性が高いシステムを導入する企業が増えている背景から必要性を解説します。

働き方改革・法令遵守の強化

日本では近年、長時間労働の是正や有給休暇取得の推進などを目的として、働き方改革関連法が施行されました。特に2019年以降、時間外労働の上限規制、有給休暇の年5日取得義務、同一労働同一賃金の考え方が法的に強化され、企業には労働時間を正確に管理する責任が求められています。また新型コロナの流行などにより、オフィスに出社しないリモートワークなど働き方の多様化が進んだこともあり、これまでのように紙のタイムカードやExcelによる曖昧な勤怠管理では法令を遵守できない恐れがあります。

こうした背景から、正確性と改ざん防止性が高い勤怠管理システムを導入する企業が急増しています。

人事業務の生産性向上・省人化

人事・総務部門では、勤怠集計、給与計算、雇用契約や社会保険の手続きなど多くの業務が発生します。これらは手作業で行うと負担が大きく、担当者の属人化や人的ミスも起きやすい領域です。効率化を進める上で、勤怠管理だけでなく、給与計算や人事管理など関連業務を一元化・自動化することのニーズが高まっています。

また使用する従業員としても自分のスマホで勤怠やデータが見れるなどの利便性が上がり、社内での労務担当者への問い合わせが減るというメリットがあります。

データ活用・経営の意思決定の高度化

残業時間の推移や有給休暇の取得率、離職率などの勤怠データは、従業員エンゲージメントや組織の健康状態を把握する重要な指標となります。しかし、紙や手作業で管理していてはデータの収集・分析に膨大な手間がかかり、リアルタイム性も乏しいのが実情でした。勤怠管理システムを導入することで、正確かつ最新のデータを簡単に集計し、経営判断や労務リスクの予兆把握に活用できるようになっています。

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HRtechサービスの種類

労務管理システム

労務管理システムは、労務業務に必要な情報や手続きをサポートするサービスです。

従来の業務体制では紙で申請書や契約書を扱うことが多く、作業労力や保管スペースが必要になっていましたが、HRテックのサービスを利用するとオンラインで各書類を作成可能になり、作業効率を向上できます。

以下は、労務管理システムの主な機能です。

・雇用契約管理
・社会保険手続き
・年末調整管理
・従業員情報管理
・文書管理

労務管理システムにおける、HRテックの代表的なサービス

• ジンジャー人事労務
• freee人事労務
• ジョブカン労務管理
  
  

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、PCやスマートフォン、ICカードなどによる打刻などの基本的な打刻機能に加えて、休暇や出張などの申請管理を簡素化できるサービスです。

外部のサーバーを活用する「クラウド型勤怠管理システム」と、自社のサーバーを活用する「オンプレミス型勤怠管理システム」に分けられ、それぞれメリット・デメリットが異なります。

以下が、勤怠管理システムの主な機能です。

・打刻（PC・スマホ・ICカードなど）
・シフト管理
・残業・休暇管理
・勤務状況レポート
・労働基準法対応

勤怠管理システムにおける、HRテックの代表的なサービス

• ジンジャー勤怠
• 楽楽勤怠
• KING OF TIME

給与計算システム

給与計算システムは、給与計算や口座に自動で振り込むなど、従業員の給与に関わる業務を一括管理できるサービスです。

勤怠管理システムと連動することで、従業員の打刻データを元に給料を自動計算してくれるため、給与関連の業務量を大幅に削減できます。

以下が、給与計算システムの主な機能です。

・給与計算自動化
・税金・社会保険料控除計算
・給与明細発行
・賞与計算
・振込データ作成

給与計算システムにおける、HRテックの代表的なサービス

• MoneyForwardクラウド給与
• ジョブカン給与計算
• PCAサブスク給与

ワークフローツール

ワークフローツールは、人事部門や従業員が行う申請・承認・確認といった流れを、デジタル上で一元管理・自動化できるサービスです。

単に業務をデジタル化できるだけでなく、業務フロー全体の効率化・見える化が実現可能なので、対応が滞っているなどのトラブルが発生してもすぐに対処できます。

以下が、ワークフローツールの主な機能です。

・申請・承認フロー管理
・電子決裁
・文書管理
・通知機能
・承認履歴の記録

ワークフローツールにおける、HRテックの代表的なサービス

• ジョブカンワークフロー
• MAJOR FLOW
• rakumoワークフロー

eラーニング

eラーニングは、テストやアンケート・レポート課題などの学習教材の作成や、学習の進捗情報・受講履歴をリアルタイムで確認できるサービスです。

教材費や会場費用などのコストを削減できるため、費用対効果を意識した教育カリキュラムに採用できます。

以下が、eラーニングの主な機能です。

・オンライン講座配信
・テスト・クイズ作成
・学習進捗管理
・資格取得支援
・受講履歴の記録

eラーニングにおける、HRテックの代表的なサービス

• Schoo for Business
• manebi eラーニング

サーベイ・人事評価システム

サーベイ・分析ツール

サーベイ・分析ツールは、社員の満足度やコンディション・働き方などに関するアンケート結果を収集・分析し、最適な職場や働き方などを導き出してくれるサービスです。

アンケート結果をもとに、労働環境や制度の改善に活用することで、モチベーションの向上や離職防止につながります。

以下が、サーベイ・人事評価システムの主な機能です。

・アンケート・サーベイ作成
・360度評価
・目標管理
・評価レポート作成
・データ分析

サーベイ・分析ツールにおける、HRテックの代表的なサービス

• MOTIVATION CLOUD
• LAFOOL SURVEY

人事評価システム

人事評価システムは、従業員の経歴や給与、役職をデータ化し、人事評価を効率的に実施できるサービスです。

データを元にした評価が下せるので、主観的な目線だけでなく、事実にもとづいた人事評価を実施できます。

人事評価システムにおける、HRテックの代表的なサービス

• Smart HR
• HRBrain

健康管理システム

健康管理システムは、従業員の健康状態やメンタルヘルスの情報を一元管理・分析するサービスです。

サービス上で産業医や保健師に、いつでも相談や質問ができるので、従業員のメンタルケアや健康状態の維持に役立てることが可能です。

従業員の健康を守ることは、休職や離職率を減らすことにもつながるため、事業拡大をしていくうえで重要な要素になるでしょう。

健康管理システムにおける、HRテックの代表的なサービス

• Carely
• Growbase

採用や選考で役立つツールに関して、詳しい内容を下記の記事で解説しています！

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HRテックツールを導入するメリット5つ

ここでは、HRテックツールを導入するメリットを5つ解説します。

導入前にメリットを把握しておくことで、HRテックツールを効果的に運用することにつながります。

また、カオスマップを元にある程度HRテックサービスを絞った際には、以下のメリットが得られるかどうかを比較すると、より自社にマッチしたサービスを選択可能です。

人事労務業務の効率化・ミスの防止

HRテックツールを活用すると、従業員の個人情報や各種手続き内容をデータで一元管理できるので、検索や管理の手間が大幅に減り、業務時間を短縮できます。

分野によっては、記入漏れや誤った対応を自動で指摘してくれるため、業務品質の向上も期待できます。

コスト削減

人事業務をデータ化したり自動化したりすると、作業の効率化につながるだけでなく、書類の保管スペースも必要なくなるので、設備費や残業代などのコストを削減できます。

採用や人材配置にHRテックツールを活用することで、1人ひとりの個性にあったポジションに人材を配備しやすくなるため、人材のミスマッチによる離職率を抑え、最終的には採用コストの削減にも期待できます。

従業員のエンゲージメント向上・離職率の低下

多くの企業が直面している人事課題の一つに「離職率の高さ」があります。その背景には、入社前に抱いていた理想と、実際に働き始めてからのギャップが存在します。

こうした課題を解決するためには、まず従業員が自ら成長できる環境づくりが不可欠です。社内手続きや承認フローを効率化することで、余計なストレスを排除し、業務そのものに集中できる環境を整えることができます。また、オンライン学習や研修制度を通じてキャリア形成の機会を提供することで、従業員一人ひとりが主体的にスキルを高め、自分の将来像を描けるようになります。

さらに、定期的な従業員サーベイやデータ分析を行い、従業員の声をすくい上げることで、働きやすい職場づくりやマネジメント改善につなげることが可能です。HRテックの活用によってこれらの仕組みを効率的に運用すれば、従業員とのコミュニケーションの質を高めつつ、一人ひとりが安心して成長できる土台を築くことができます。

効果的な分析が可能

HRテックツールのビッグデータ分析とAI技術を活用することで、従業員に関する膨大なデータから人材戦略が練れるようになり、客観的な情報から効果的な分析がしやすくなります。

一部のHRテックツールでは、AIを活用した予測分析によって、将来の人材ニーズや離職リスクの予測に活用されています。

経営戦略への貢献

近年注目されている「人的資本経営」は、従業員を労働力ではなく“企業価値を創出する資産”として捉え、データにもとづいた経営判断を行う考え方です。HRテックツールの導入で、従業員のスキル・キャリア・パフォーマンスなどの情報を可視化し、戦略的な人材配置や育成計画に活用できるようになります。

また、蓄積された人材データの分析により組織の生産性やエンゲージメントの傾向を把握し、経営層が将来の投資判断を行う際の根拠として活かすことが可能です。結果、人事部門が「管理部門」から「経営を支える戦略部門」へと進化し、企業全体の意思決定スピードと質の向上につながります。

さらに、企業が人的資本情報の開示を求められる時代においても、HRテックの活用で正確かつリアルタイムなデータを開示でき、投資家やステークホルダーに対する信頼性の高い情報発信を実現します。HRテックツールは業務効率化の枠を超え、経営戦略と人材マネジメントを直接結びつける重要な役割を担っているのです。

HRテック導入のステップと成功のポイント

HRテックを効果的に活用するには、導入の流れを明確に理解し、各段階で適切な判断を行うことが重要です。目的の整理から運用までのプロセスを体系的に設計すれば、定着率を高め、投資対効果を最大化できます。

導入目的と課題の明確化

HRテック導入を検討する初期段階では、達成したい目的と現状の課題を正確に把握しましょう。目的を明確化せずにシステムを導入すると期待した成果が得られず、活用が停滞する原因となります。

まず、採用・労務・育成などの人事領域においてどの業務を改善したいのかを洗い出しましょう。次に、課題の根本要因をデータや現場の声から特定し、解決の優先順位を定めることが大切です。
さらに、経営戦略や組織方針と整合する形で導入目的を設定することで、関係部門の理解を得やすくなります。

業務の棚卸しと最適化計画の策定

システム導入前には、既存の人事・労務業務の流れを可視化し、非効率な手続きを整理する必要があります。業務を細分化して実態を確認することで、どの領域にテクノロジーを適用すべきかが明確になります。

業務の棚卸しを行う際は、作業内容・担当者・処理時間を具体的に記録し、重複や属人化が生じている部分を抽出しましょう。そのうえで最適化に向けた行動計画を作成し、システム導入後の運用体制を事前に整えておくことが重要です。

サービス選定と比較のポイント

HRテックサービスは多種多様であるため、導入効果を高めるには自社の目的と課題に合致した製品の選定が欠かせません。価格や機能だけでなく、操作性やサポート体制、カスタマイズ性など複数の観点から比較検討を行いましょう。

実際に導入を進める際はデモ環境を活用し、利用者目線で操作性を確認することが有効です。また、導入企業の事例や評判の調査により、導入後のトラブルを防止できます。

加えて、社内システムとの連携可否やセキュリティ基準の適合性も重要な判断材料となります。

運用・定着フェーズでのPDCAの回し方

導入後の運用では、PDCAサイクルを確実に機能させる仕組みづくりが求められます。まず、初期設定や操作マニュアルを整備し、現場がスムーズに運用できる状態の整備が先決です。

次に、運用状況を定期的に評価し、入力漏れやデータの不整合などの課題を把握して改善策を立案します。現場担当者からのフィードバックを定期的に収集できれば、システムの活用度を高めることが可能です。

さらに、データ分析結果を経営層と共有し、業務改善や人材戦略に反映する体制を整えることも重要です。継続的なPDCAによりツールの定着だけでなく、組織全体の人事戦略における意思決定の精度向上にもつながります。

HRテックツールを活用する際の注意点

ここでは、HRテックツールを活用する際に注意したいポイントを、2つ解説します。

HRテックツールは便利なサービスですが、使用方法を誤ってしまうとデメリットを被ることもあります。

以下のポイントを把握し、HRテックツールによるトラブルを未然に防ぎましょう。

個人情報の取扱いに注意

導入するHRテックツールの種類によっては、個人情報に関するデータを入力する必要があります。

そのため、外部からのハッキングなどで情報が漏れてしまうと、不特定多数に個人情報が流出してしまう恐れがあります。

情報流出を避けるためにも、安全性が担保されているかどうかを、公式ホームページなどで必ずチェックするように心がけましょう。

最終判断をシステムに任せない

AIを活用するサービスでは、AIが出力した情報を鵜呑みすると誤った判断をしてしまう恐れがあります。

求職者や従業員から不信感を抱かれないためにも、あくまでも判断材料の1つであることを理解し、複数の観点から判断するように意識しましょう。

システム導入後の運用課題と改善方法を知る

HRテックツールは、実際の運用段階で以下のような課題が生じるケースも少なくありません。

入力や設定作業が複雑で現場担当者が使いこなせない
システム間の連携が不十分でデータが分断される
運用ルールが浸透せず入力漏れが発生する

運用における課題を防ぐには、導入初期からの「運用を定着させるための仕組みづくり」が重要です。

まずは管理者や担当者を対象に、システムの操作方法や目的を理解してもらうための教育・研修を実施しましょう。また、導入後は一定期間ごとに運用状況を振り返り、現場の声をもとに設定や運用フローを見直す「改善サイクル」を回すことが効果的です。

さらに、ツール提供会社のサポート体制やカスタマーサクセスの活用も欠かせません。定期的な相談やアップデート情報の共有を行うことで、長期的に安定した運用を維持できます。

【まとめ】HRテックは多種多様なバックオフィス業務で活用できるサービス

本記事では、人事ツールの最先端テクノロジーである「HRテック」の概要とカオスマップについて解説しました。

HRテックをうまく運用すると、労務などのバックオフィス業務の質と効率を向上させることが可能です。

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